عند استخدام تقويم المشروع مقابل الرسم البياني Gantt
عندما يتعلق الأمرتخطيط أ الجدول الزمنى للمشروعومراقبة الجدول الزمني، المشروع المديرين لديهم الكثير من الخيارات.
إن مجموعة متنوعة من الخيارات هي شيء إيجابي - إنها تمنحك المرونة التي تحتاجها للعثور على نظام يعمل بشكل جيد بالنسبة لك وفريقك. ولكن يمكن أن تكون ساحقة أيضا. مع العديد من الخيارات، كيف يمكنك تحديد التنسيق في الواقع احتياجات المشروع المحددة؟
لنبدأ بإلقاء نظرة على اثنين من الأكثر شيوعاالجدولةأدوات لتخطيط القدرة على إدارة المشاريع في التقليديةجدول المشاريع و مخطط جانت وبعد
واحد ليس بالضرورة أفضل من الآخر، بل لديهم حتى قليلا من التداخل (على سبيل المثال، يمكن كلاهما عرض مدة المهام، وأنها تجعل من السهل مراقبة تقدم المشروع).
ومع ذلك، هناك أيضا بعض الاختلافات المميزة - وهي تلك الخصائص التي تجعل كل تنسيق خيار أكثر ملاءمة في بعض السيناريوهات.
مشوش؟ لا تقلق. هنا، سنقوم بتنفض الاختلافات الأساسية بين تقويم المشروع ورسم مخطط غانت، بالإضافة إلى مخطط تفصيلي عدد قليل من السيناريوهات المحددة عندما يكون كل واحد اختيار أكثر ملاءمة.
جدول Project Vs. Gantt Chart: ما هو الفرق؟
مرة أخرى، تقاويم المشروع ومخططات غانتليس كل ما يختلف - هذه ليست حالة تفاح للبرتقال. يستخدم كلاهما لتخطيط وتتبع الجدول الزمني للمشروع الخاص بك، وقد يعمل كلاهما على الأقل مستوى أساسي في جميع المواقف.
ولكن هناك بعض الاختلافات المميزة التي يجب أن تكون على دراية بها. بالنسبة للبساطة، سنكسر هذه إلى ثلاث فئة رئيسية:
1. المظهر
لن يكشف نظرة واحدة في تقويم المشروع وجدول جانت عن الفرق الأكبر: مظهرها. لا تتخذ عينا مميزا لإدراك أنهم تبدو مختلفة تماما.
يبدو تقويم المشروع مثل التقويم التقليدي ويمكن بناؤه واستخدامه في مجموعة متنوعة من البرامج (مثل تقويم Google أو Outlook، Excel، UDN مدير المهام التقويمات، و اكثر). إليك مثال على تقويم المشروع:
في المقابل،مخطط Gantt هو تمثيل مرئي في جدول مشروعكهذا يظهر مهام المشروع مقارنة بالوقت. يتم عرض مهام محددة كشريط أفقي، ويشير طول الشريط إلى متىمهمةمن المفترض أن تأخذ.
يمكن أيضا إنشاء مخططات Gantt في مجموعة متنوعة من البرامج وبعد يختار بعض مديري المشروع إنشاء مخططات GOTLE GOTLT GONENTAR أو حتى مخططات Gantt في أوراق Google. الآخرين يختارون استخدام برنامج جانت الرسم البياني (وهو ما نوصي به!)، كما يحفظ الكثير من التحديث اليدوي عندما يتغير شيء ما مع جدول المشروع.
إليك مثال مخطط غانت بسيط يعرض المهام المعنية في إطلاق منتج جديد:
2. قابلية الاستخدام
نظرا لأن التنسيقات تبدو مختلفة، إلا أن قابلية الاستخدام عامل آخر يفصل جدول جانت من تقويم مشروع.
يمكن لمعظم الناس أن ينظروا إلى تقويم قياسي ويفهمون على الفور المعلومات التي يتم مشاركتها - مما يعني أن تقويم المشروع سيتطلب من التدريب أو التعليم القليل جدا من قبل فريقك.
مخطط Gantt ليس بديهيا، لذلك قد يستغرق الأمر القليل من العمل للحصول على فريقك حتى السرعة. ومع ذلك، فإن ما قد يفتقر إليه في سهولة الاستخدام الأولي، فإنه يشكل من حيث الوظيفة.
3. وظيفة
لذلك، دعونا نتحدث عن هذه القطعة الوظيفة من اللغز. نظرا لأن تقويمات المشروع ورسم المخططات Gantt لها الاختلافات المذكورة أعلاه، فمن الواضح أنها تحتوي على وظائف وفوائد مختلفة - مما يعني أنها تخدم أغراض فريدة من نوعها في بعض السيناريوهات.
مثل ماذا؟ أدناه، سنقوم بحفر في بعض حالات الاستخدام المختلفة عندما تريداختيار مخطط Gantt عبر تقويم مشروعأو العكس.
استخدم تقويم مشروع عند ...
تحتاج فقط لمحة عامة عن التواريخ الرئيسية
نظرا لأن التقويم التقليدي سهل الاستخدام للغاية، فمن الرائع الحصول على فهم لأهم تواريخ المشروع في لمحة.
مع تقويم مشروع، يمكنك تحديد أشياء بوضوح مثل:
إذا يتساءل عضو الفريق متى سيعزز المشروع بأكمله أو عندما تكون مساهمة الفردية مستحقة، فيمكنها الحصول على هذه المعلومات من تقويم المشروع على الفور تقريبا - دون الحاجة إلى معرفة كيفية استخدام مخطط Gantt.
تريد شيئا بسيطا للمشاركة مع أصحاب المصلحة الآخرين
يعد مخطط Gantt رائعا في عرض تعقيدات مشروعك، لكن تلك ليست تفاصيل التي يحتاجها الجميع.
ربما يحتاج مجلس الإدارة الخاص بك فقط إلى معرفة بعض التواريخ المحددة (مثل عند إكمال المشروع). أو ربما لا يريد العميل أن يتم تجديده في التفاصيل وسيحصل على تقويم بسيط فقط للحفاظ على علامات التبويب قيد التقدم.
في هذه المواقف، يكون تقويم المشروع هو خيارك الأفضل. يمنحك طريقة واضحة ومبسطة لمشاركة المعلومات الحاجة إلى المعروفة دون أشخاص ساحقين مع جميع تعقيدات الجدول الزمني للمشروع.
تحتاج إلى جدولة اجتماع
المشاريع - خاصة معقدة أو متكاملة - تنطوي على الكثير من الاجتماعات والمناقشات. هناك محادثات العصف الذهني وتحديثات الحالة وجلسات العمل التعاونية والمزيد.
هذه هي الأشياء التي لا تستحق بالضرورة بقعة مخصصة على مخطط Gantt، لأنها مخفضة قصيرة بدلا من مهام المشروع الحقيقية. على سبيل المثال، من المحتمل أن تكون هذه المحادثة حول نسخة البريد الإلكتروني مجرد جزء صغير من مهمة "مشروع نسخ البريد الإلكتروني" على مخطط Gantt، مما يعني أن الاجتماع نفسه لن يتم عرضه بشكل فردي.
ومع ذلك، فإن هذه الأنواع من الأحداث لا تزال بحاجة إلى أن تكون محددة وحضرها، وبمثلجة، سيكون لديك طريقة بسيطة للقيام بذلك. هذه الاجتماعات أسهل بكثير بالتنسيق والعرض على تقويم تقليدي بدلا من مخطط غانت.
بالإضافة إلى ذلك، اعتمادا على أداة التقويم التي تستخدمها، قد تلقيت أنت والاجتماعات المشاركين في التذكير بالاجتماع القادم - الذي لن تحصل عليه من جدول جانت.
استخدام مخطط غانت عندما ...
تحتاج إلى فهم التبعيات بين المهام
في حين أن تقويم مشروع تقليدي كافيا لتخطيط المهام الفردية، إلا أنه لا يوضح التبعيات بينهما. كيف تؤثر المهام السابقة على تلك التي تتبع؟ ما الذي يحتاج إلى الانتهاء قبل معالجة هذه المهمة المحددة؟
هذه معلومات مهمة بالنسبة لك لمعرفة من أجل التخطيط لجدول وسير عمل واقعي، ومن الأسهل بالنسبة لك معرفة استخدام مخطط Gantt.
تبعيات المهمة واضحة على الفور على مخطط غانت. هذا جزئيا لأن الرسم البياني بالكامل منظم مثل كومة من الدومينو لمساعدتك على فهم كيفية تدفق المهام والتفاعل.
ومع ذلك، فإن مخططات Gantt تأخذ التبعيات الموضحة إلى مستوى جديد من خلال وضع علامة بوضوح هذه العلاقات مع خط بين أشرطة المهام. تشير هذه الخطوط على الفور إذا كانت المهمة تعتمد على واحد آخر.
تحتاج إلى تحديد المسار الحرج للمشروع
تأتي الأشياء غير المتوقعة، مما يعني أنك تريد أن تعرف أين لديك بعض غرفة تذبذب في جدول أعمال المشروع الخاص بك، حيث يجب أن تبقى الأمور على المسار الصحيح.
أفضل طريقة للقيام بذلك هي استخدامطريقة المسار الحرج (CPM)وبعد مشروعكالمسار الحرجهو أطول خط من المهام التابعة من بداية المشروع. إذا كان هناك شيء يتخلف عن هذا المسار، فإن مشروعك بالكامل فيمخاطرةمن الانتهاء في وقت متأخر.
يستحيل المسار الحرج الخاص بك تقريبا على تقويم مشروع قياسي، لكن من السهل بشكل مدهش مع مخطط Gantt. يمكنك حرفيا تماما تتبع المهام التي تعتمد على بعضها البعض وتحديد أطول سلسلة من أنشطة المشروع التابعة.
تتيح لك هذه المعلومات البقاء رشيقة وتحويل الأولويات بسرعة عند الضرورة دون التأثير على معالمك أو الموعد النهائي. على سبيل المثال، من المرجح أن تمتد الموعد النهائي لصياغة المنشورات الاجتماعية التي تعزز الحدث الخاص بك دون تحريك تاريخ الحدث نفسه.
تحتاج إلى إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد
في كثير من الأحيان، لديك أكثر من مشروع واحد على طبقك. إنه الكثير لتتبعه، وعرض كل هذه المهام والمواعيد النهائية على تقويم واحد يكفي لتجعلك متقاطع العينين. ومع ذلك، فإن وجود تقاويم منفصلة تماما لكل مشروع مرهقة ويجعل الأمر أكثر صرامة بالنسبة لك لرصد التقدم المحرز.
Gantt Charts تجعل من السهل عرض مشاريع متعددة في وقت واحد. يمكنك الحصول على مخططات غانت منفصلة للمشاريع وأيضا طبقة لهم على رأس بعضها البعض لفهم كيف تتوافق الأمور معا.
ليس فقط هذا النهج أكثر تبسيطا بكثير (وداعا، 14 تقويمات مختلفة!) وأسهل فهم، لكنها تساعدك أيضا على فهم كيفية تداخل تلك المشاريع المختلفة المتزامنة مع بعضها البعض من منظور التوقيت حتى تتمكن من إدارة عبواد العمل والموارد وفقا لذلك.
تقويمات المشاريع ورسم مخططات غانت: معا
عندما يتعلق الأمر بتقويم المشاريع ورسم المخططات Gantt، لا أحد متفوقة عبر اللوحة. لديهم كل فوائد فريدة من نوعها وعيوب وحالات الاستخدام المحددة.
وفي الواقع، غالبا ما تكون في أفضل حالاتهم عند استخدامها لاستكمال بعضها البعض. لا توجد قاعدة تفيد بأنك لا تستطيع استخدام كل منها، ويمكن لكل منها أن يساعدك في تحقيق احتياجات محددة لمشروعك وفريقك.
لحسن الحظ، منصة إدارة العمل التعاونية مثل UDN مدير المهام - الذي يقدم كليهما UDN مدير المهام التقويمات و برنامج جانت الرسم البياني - يمنحك الفرصة لاستخدام كلا الخيارين لإدارة الجوانب المختلفة بنجاح لمشروعك.
هل تريد أن تتعلم المزيد حول استخدام التقاويم لإدارة مشاريعك؟ تحقق من هذه الموارد:
تحقق من هذه المقالات لمزيد من نصائح المخطط Gantt والحيل:
