Hvornår skal du bruge en projektkalender vs. et Gantt-diagram

Når det kommer tilplanlægning-enProjektplanog overvåge en tidslinje,projektLedere har masser af muligheder.

Denne række valg er en positiv ting - det giver dig den fleksibilitet, du har brug for for at finde et system, der fungerer godt for dig og dit team. Men det kan også være overvældende. Med så mange valg, hvordan kan du faktisk identificere hvilket format der passer til dine specifikke projektbehov?

Lad os begynde med at kigge på to af de mest almindeligeplanlægningVærktøjer tilProjektledelse Kapacitetsplanlægning : en traditionelProjektkalenderog A.Gantt kort .

Man er ikke nødvendigvis bedre end den anden, og de har endda en smule overlapning (for eksempel kan begge vise opgavernes varighed, og de gør det nemt at overvåge projektets fremskridt).

Der er dog også nogle forskellige forskelle - og det er de karakteristika, der gør hvert format et mere egnet valg i visse scenarier.

Forvirret? Bare rolig. Her vil vi nedbryde de centrale forskelle mellem en projektkalender og et Gantt-diagram, samt skitsere et par specifikke scenarier, når hver enkelt er et mere passende valg.

Projektkalender vs Gantt diagram: Hvad er forskellen?

Igen, projektkalendere ogGantt Charts.Er ikke så forskellige - det er ikke tilfældet med æbler til appelsiner. Begge bruges til at planlægge og spore din projekttidslinje, og begge kunne fungere på mindst et grundlæggende niveau i stort set alle situationer.

Men der er nogle forskellige forskelle, som du bør være opmærksom på. For enkelhed vil vi bryde disse ned i tre hovedkategorier:

1. Udseende.

Et blik på en projektkalender, og en Gantt-tidsplan vil afsløre den største forskel: deres udseende. Det tager ikke et kræsne øje for at indse, at de ser helt anderledes ud.

En projektkalender ser meget ud som en traditionel kalender og kan bygges og bruges i en række forskellige programmer (som Google eller Outlook-kalender, Excel, UDN Task ManagerKalendere, og mere). Her er et eksempel på en projektkalender:

I modsætning,Et Gantt-diagram er en visuel repræsentation af dit projekttidslinjeder viser projektopgaver i forhold til tiden. Specifikke opgaver vises som vandrette stænger, og længden af ​​linjen angiver, hvor længe detopgaveformodes at tage.

Gantt-diagrammer kan også oprettes i en række forskellige programmer. Nogle projektledere vælger at oprette Google Calendar Gantt-diagrammer eller endda Gantt-diagrammer i Google-ark. Andre vælger at brugeGantt Chart Software.(Hvilket er det, vi anbefaler!), Som det gemmer en masse manuel opdatering, når noget ændrer sig med projektets tidslinje.

Her er et simpelt Gantt-diagrameksempel, der viser de opgaver, der er involveret i at frigive et nyt produkt:

2. Usability.

Fordi formaterne ser så forskellige ud, er brugbarhed en anden faktor, der adskiller en Gantt-skema fra en projektkalender.

De fleste mennesker kan se på en standardkalender og straks forstå de oplysninger, der deles - hvilket betyder, at en projektkalender vil kræve meget lidt træning eller uddannelse, der skal bruges af dit team.

Et Gantt-diagram er ikke lige så intuitivt, så det kan tage lidt arbejde for at få dit hold til hastighed. Men hvad det måske mangler i første brugervenlighed, udgør det i form af funktion.

3. Funktion

Så lad os tale om det funktionstykke af puslespillet. Fordi projektkalendere og Gantt-diagrammer har de ovennævnte forskelle, har de naturligvis forskellige funktioner og fordele - hvilket betyder, at de tjener unikke formål i visse scenarier.

Som hvad? Nedenfor vil vi grave ind i nogle forskellige brugssager, når du vil have detAt vælge et Gantt-diagram over en projektkalendereller omvendt.

Brug en projektkalender, når ...

Du har kun brug for et overblik over nøgledataer

Fordi en traditionel kalender er så intuitiv at bruge, er det godt for at få en forståelse af de vigtigste projektdatoer et overblik.

Med en projektkalender kan du tydeligt bemærke ting som:

Hvis et holdmedlem undrer sig over, hvornår hele projektet vil lancere, eller når deres individuelle bidrag skyldes, kan de få disse oplysninger fra projektkalenderen næsten straks - uden at skulle vide, hvordan man bruger et Gantt-diagram.

Du vil have noget nemt at dele med andre interessenter

Et Gantt-diagram er fantastisk til at vise dine projekts intricacies, men det er ikke detaljer, som alle har brug for.

Måske skal dit bestyrelse kun kende et par udvalgte datoer (som når projektet vil blive gennemført). Eller måske vil klienten ikke blive slået ned i detaljerne og hellere vil have en simpel kalender bare for at holde faner på fremskridt.

I disse situationer er en projektkalender dit bedste valg. Det giver dig en retfærdig og strømlinet måde at dele behovet for at vide, uden at overvældende mennesker med alle kompleksiteterne i projektet tidslinje.

Du skal planlægge et møde

Projekter - især komplekse eller integrerede dem - involverer mange møder og diskussioner. Der er brainstorming samtaler, statusopdateringer, samarbejdspartnere og mere.

Det er ting, der ikke nødvendigvis fortjener et dedikeret sted på et Gantt-diagram, da de er korte blips i modsætning til sande projektopgaver. For eksempel er denne samtale om e-mail-kopi sandsynligvis kun en lille del af opgaven "Udkast til e-mail-kopi" på Gantt-diagrammet, hvilket betyder, at mødet selv ikke vil blive vist individuelt.

Disse typer af begivenheder skal dog stadig planlægges og deltager i, og ideelt set har du en enkel måde at gøre det på. Disse møder er meget nemmere at koordinere og vise på en traditionel kalender snarere end et Gantt-diagram.

Plus, afhængigt af det kalenderværktøj, du bruger, kan du og mødedeltagerne endda modtage en påmindelse om det kommende møde - som du ikke ville få fra en Gantt-tidsplan.

Brug et Gantt-diagram når ...

Du skal forstå afhængigheder mellem opgaver

Mens en traditionel projektkalender er tilstrækkelig til at plotte individuelle opgaver, illustrerer det ikke afhængighederne mellem dem. Hvordan påvirker de foregående opgaver dem, der følger? Hvad skal færdiggøres før den pågældende opgave kan tackles?

Dette er vigtige oplysninger for dig at vide for at planlægge en realistisk tidsplan og workflow, og det er meget lettere for dig at finde ud af ved hjælp af et Gantt-diagram.

Opgaveafhængigheder er umiddelbart tydelige på et Gantt-diagram. Dette skyldes dels, at hele diagrammet er struktureret som en stak dominoer for at hjælpe dig med at forstå, hvordan opgaver flyder og interagerer.

Imidlertid tager Gantt-diagrammer at illustrere afhængigheder til et nyt niveau ved klart at markere disse relationer med en linje mellem opgavebjælkerne. Disse linjer angiver straks, om en opgave er afhængig af en anden.

Du skal identificere dit projekts kritiske vej

Uventede ting kommer op, hvilket betyder at du vil vide, hvor du har nogle wiggle værelse i din projekt tidslinje og hvor tingene absolut nødt til at blive på rette spor.

Den bedste måde at gøre dette på er at brugeKritisk vejmetode (CPM). Dit projektskritiske vejEr den længste linje af afhængige opgaver fra projektet start til slut. Hvis noget falder bag på den vej, er hele dit projekt pårisikoaf efterbehandling sent.

Din kritiske vej er næsten umulig at identificere på en standardprojektkalender, men det er overraskende nemt med et Gantt-diagram. Du kan ret bogstaveligt talt spore de opgaver, der er afhængige af hinanden og identificerer din længste streng af afhængige projektaktiviteter.

Disse oplysninger giver dig mulighed for at blive fleksibel og hurtigt skifte prioriteter, når det er nødvendigt uden at påvirke dine milepæle eller deadline. For eksempel kan du sandsynligvis udvide fristen for udarbejdelse af de sociale stillinger, der fremmer din begivenhed uden at flytte hændelsesdatoen selv.

Du skal administrere flere projekter på én gang

Oftere end ikke, har du mere end et projekt på din tallerken. Det er meget at holde styr på, og at se alle disse opgaver og deadlines på en enkelt kalender er nok til at gøre dig tværgående øjne. Men at have helt separate kalendere for hvert projekt er besværligt og gør det hårdere for dig at overvåge fremskridt.

Gantt-diagrammer gør det nemt at se flere projekter på én gang. Du kan have separate Gantt-diagrammer for projekter og også lagde dem oven på hinanden for at forstå, hvordan tingene passer sammen.

Ikke alene er denne tilgang langt mere strømlinet (farvel, 14 forskellige kalendere!) Og lettere at forstå, men det hjælper dig også med at forstå, hvordan de forskellige, samtidige projekter overlapper hinanden fra et timingperspektiv, så du kan styre arbejdsbyrder og ressourcer i overensstemmelse hermed.

Projektkalendere og Gantt Charts: Bedre sammen

Når det kommer til projektkalendere og Gantt-diagrammer, er hverken en overlegen over tavlen. De har hver især deres unikke fordele, ulemper og specifikke brugssager.

Og i virkeligheden er de ofte i deres bedste, når de bruges til at supplere hinanden. Der er ingen regel med angivelse af, at du ikke kan bruge begge, og hver kan hjælpe dig med at opfylde specifikke behov for dit projekt og dit team.

Heldigvis er en samarbejdsarbejdsstyringsplatform somUDN Task Manager- som tilbyder begge UDN Task ManagerKalendere og Gantt Chart Software.- Giver dig mulighed for at bruge begge muligheder for at kunne administrere de forskellige aspekter af dit projekt.

Vil du lære endnu mere om at bruge kalendere til at styre dine projekter? Tjek disse ressourcer:

Tjek disse artikler til mere Gantt-diagram tips og tricks: