Kun haluat käyttää projektikalenteria vs. Gantt-kaavio

Kun se tuleesuunnittelu a Hankkeen aikatauluja seuranta aikajanan,hankeJohtajilla on runsaasti vaihtoehtoja.

Tämä valintojen valikoima on myönteinen asia - se antaa sinulle joustavuuden, sinun on löydettävä järjestelmä, joka toimii hyvin sinulle ja tiimisi. Mutta se voi olla myös ylivoimainen. Niin monilla valinnoilla, miten voit todella tunnistaa, mikä muoto sopii tiettyyn hankkeen tarpeisiin?

Aloitetaan katsomalla kaksi yleisimpiäaikataulutustyökalutProjektin hallinnan kapasiteetin suunnittelu : perinteinenProjektin kalenterija aGantt-kaavio .

Yksi ei välttämättä ole parempi kuin toinen, ja heillä on jopa melko päällekkäisyys (esimerkiksi molemmat voivat näyttää tehtävien keston, ja ne helpottavat projektin edistymistä).

Kuitenkin on myös joitain erillisiä eroja - ja se on näitä ominaisuuksia, jotka tekevät jokaisesta muodon sopivampi valinta tietyissä skenaarioissa.

Hämmentynyt? Älä huoli. Täällä hajotamme keskeiset erot projektikalenterin ja Gantt-kaavion välillä sekä hahmotella muutamia erityisiä skenaarioita, kun jokainen on sopiva valinta.

Projektin kalenteri vs. Gantt Chart: Mikä ero?

Jälleen, projektikalenterit jaGantt ChartsEivätkö kaikki erilaisia ​​- tämä ei ole omenat appelsiineja. Molempia käytetään suunnittelemaan ja seuraamaan projektin aikataulua ja molemmat voivat toimia ainakin perustasolla melko paljon kaikissa tilanteissa.

Mutta on olemassa joitakin erillisiä eroja, joita sinun pitäisi olla tietoinen. Yksinkertaisuuden vuoksi rikkomme nämä alas kolmeen pääluokkaan:

1. Ulkonäkö

Yksi silmäyksellä projektikalenteri ja Gantti-aikataulu paljastavat suurimman eron: niiden ulkonäkö. Se ei ota vaativaa silmää ymmärtämään, että ne näyttävät melko erilaisilta.

Projektikalenteri näyttää paljon perinteisen kalenterin, ja sitä voidaan rakentaa ja käyttää erilaisissa ohjelmissa (kuten Google- tai Outlook Kalenteri, Excel, UDN-tehtävähallintaKalenterit, ja enemmän). Tässä on esimerkki projektikalenterista:

Verrattuna,Gantt-kaavio on visuaalinen esitys projektin aikajanaTämä osoittaa projektin tehtäviä verrattuna ajoihin. Erityiset tehtävät näytetään horisontaalisilla palkkeiksi ja palkin pituus osoittaa, kuinka kauantehtäväon tarkoitus ottaa.

Gantt-kaavioita voidaan myös luoda useissa ohjelmissa. Jotkin projektipäälliköt haluavat luoda Google-kalenterin Gantt-kaavioita tai jopa Gantt-kaavioita Google-arkkeissa. Muut haluavat käyttääGantt Chart -ohjelmisto(Mikä on suositeltava!), sillä se säästää paljon manuaalista päivitystä, kun jotain muuttuu projektin aikajanalla.

Tässä on yksinkertainen Gantt-kaavion esimerkki, joka näyttää uuden tuotteen vapauttamiseen liittyvät tehtävät:

2. Käytettävyys

Koska formaatteja näyttävät niin erilaisilta, käytettävyys on toinen tekijä, joka erottaa Gantti-aikataulun projektikalenterista.

Useimmat ihmiset voivat tarkastella vakiokalenteria ja ymmärtää välittömästi tietoja, jotka ovat jaettuja - mikä tarkoittaa, että projektikalenteri vaatii hyvin vähän koulutusta tai koulutusta, jota tiimisi käyttää.

Gantt-kaavio ei ole yhtä intuitiivinen, joten se saattaa kestää vähän työtä saadakseen tiimisi nopeuteen. Kuitenkin, mitä se ei voi puuttua alkuvaiheessa käyttäjäystävällisyydestä, se muodostaa toiminnon.

3. Toiminto

Joten puhutaan tästä palapelin toiminnosta. Koska projektikalenterilla ja Gantt-kaavioilla on edellä mainitut erot, niillä on ilmeisesti erilaiset toiminnot ja edut - mikä tarkoittaa, että ne palvelevat ainutlaatuisia tarkoituksia tietyissä skenaarioissa.

Kuten mitä? Alla, kaivaa joitakin erilaisia ​​käyttötapauksia, kun haluatVoit valita Gantt-kaavion projektikalenterin ylitai päinvastoin.

Käytä projektikalenteria, kun ...

Tarvitset vain yleiskatsauksen avainpäivityksistä

Koska perinteinen kalenteri on niin intuitiivinen käyttää, se on hienoa saada ymmärrys tärkeimmistä projektista, joka on yhdellä silmäyksellä.

Projektikalenterin avulla voit selvästi sanoa, kuten:

Jos joukkueen jäsen ihmettelee, kun koko projekti käynnistyy tai kun heidän yksittäisen panoksensa on maksettava, he voivat saada nämä tiedot projektikalenterista lähes välittömästi - tarvitsematta tietää, miten käyttää Gantt-kaaviota.

Haluat jotain yksinkertaista jakaa muiden sidosryhmien kanssa

Gantti-kaavio on erinomainen näyttämään projektin intrifioita, mutta ne eivät ole yksityiskohtia, jotka kaikki tarvitsevat.

Ehkä hallituksesi tarvitsee vain tietää muutamat valita päivämäärät (kuten hankkeen suorittamisen jälkeen). Tai ehkä asiakkaat eivät halua olla täynnä yksityiskohtia ja mieluummin yksinkertainen kalenteri vain säilyttää välilehdet edistymisessä.

Näissä tilanteissa projektikalenteri on paras valinta. Se antaa sinulle yksinkertaisen ja virtaviivaisen tavan jakaa tarvettavia tietoja ilman ylivoimaisia ​​ihmisiä, joilla on kaikki projektin aikataulun monimutkaisuudet.

Sinun täytyy aikatauluttaa kokous

Hankkeet - erityisen monimutkaiset tai integroituneet - johon kuuluu paljon kokouksia ja keskusteluja. On olemassa aivoriihi keskusteluja, tilapäivitykset, yhteistyöhön työtilaisuudet ja paljon muuta.

Nämä ovat asioita, jotka eivät välttämättä ansaitse erityistä paikkaa Gantt-kaaviolla, koska he ovat lyhyitä blipsin vastaisesti todellisia projektin tehtäviä. Esimerkiksi sähköpostiviestin keskustelu on todennäköisesti pieni osa Gantt-kaavion "luonnosta sähköpostiosoitteesta" -tehtävästä, eli kokous itse ei näy erikseen.

Tällaisia ​​tapahtumia on kuitenkin vielä suunniteltava ja ihanteellisesti, sinulla on yksinkertainen tapa tehdä niin. Nämä kokoukset ovat paljon helpommin koordinoimaan ja näyttämään perinteisen kalenterin sijasta Gantt-kaaviota.

Plus, riippuen käytettävästä kalenterityökalustasi, sinä ja kokousosapuolet voivat jopa saada muistutuksen tulevasta kokouksesta - jota et pääse Gantt-aikataulusta.

Käytä Gantt-kaaviota, kun ...

Sinun on ymmärrettävä riippuvuudet tehtävien välillä

Vaikka perinteinen projektikalenteri on riittävä yksityisten tehtävien piirittämiseen, se ei kuvaa niiden välisiä riippuvuuksia. Miten edeltävät tehtävät vaikuttavat seuraaviin? Mitä on valmis, ennen kuin erityistä tehtävää voidaan käsitellä?

Tämä on tärkeää, että voit tietää realistisen aikataulun ja työnkulun suunnittelemiseksi, ja se on paljon helpompaa selvittää Gantt-kaaviolla.

Tehtävän riippuvuudet ovat välittömästi ilmeisiä Gantt-kaaviossa. Tämä johtuu osittain siksi, että koko kaavio on jäsennelty kuin Dominoksen pino, joka auttaa sinua ymmärtämään, miten tehtävät virtaa ja vuorovaikutuksessa.

Gantt Charts ottaa kuitenkin havainnollista riippuvuuksia uudelle tasolle selkeästi merkitsemällä nämä suhteet linjaan tehtäväpalkkien välillä. Nämä rivit osoittavat välittömästi, jos tehtävä riippuu toisesta.

Sinun täytyy tunnistaa projektin kriittinen polku

Odottamattomat asiat tulevat, mikä tarkoittaa, että haluat tietää, missä sinulla on Wiggle huone projektin aikajanalla ja missä asiat ehdottomasti jäävät radalla.

Paras tapa tehdä tämä on käyttääKriittinen polkumenetelmä (CPM). Projektikriittinen polkuon pisin rivi riippuvaisten tehtävien hankkeesta alkaa loppuun. Jos jotain putoaa tämän polun takana, koko projekti onriskimyöhässä.

Kriittinen polku on lähes mahdotonta tunnistaa vakiona projektikalenterissa, mutta se on yllättävän helppoa Gantt-kaaviolla. Voit myös jäljittää kirjaimellisesti tehtävät, jotka ovat riippuvaisia ​​toisistaan ​​ja tunnistavat pisin merkkijonon riippuvaisen projektitoiminnan.

Näiden tietojen avulla voit pysyä ketteränä ja siirtää nopeasti painopisteitä tarvittaessa ilman virstanpylväitä tai määräaikaa. Esimerkiksi voit todennäköisesti laajentaa määräaikaa, joka koskee tapahtuman edistämistä sosiaalisia virkoja siirtämättä tapahtuman päivämäärää.

Sinun täytyy hallita useita projekteja kerralla

Useimmilla ei ole, sinulla on useampi kuin yksi projekti levylläsi. Se on paljon seurattava, ja katsot kaikkia näitä tehtäviä ja määräaikoja yhdellä kalenterilla, riittää tekemään sinut ristikkäiselle. Jokaisesta hankkeesta on kuitenkin täysin erillisiä kalentereita, on hankalaa ja tekee siitä kovempaa, jotta voit seurata edistystä.

Gantt-kaaviot helpottavat monien projektien tarkastelua kerralla. Sinulla voi olla erilliset Gantt-kaaviot projektille ja myös kerros ne toistensa päälle ymmärtämään, miten asiat sopivat yhteen.

Ei vain tämä lähestymistapa paljon virtaviivaista (hyvästit, 14 eri kalenterit!) Ja helpompi ymmärtää, mutta se myös auttaa ymmärtämään, miten ne erilaiset, samanaikaiset projektit ovat päällekkäisiä keskenään ajoituksen näkökulmasta, jotta voit hallita työmäärää ja resursseja.

Projektikalenterit ja Gantt Charts: Parempi yhdessä

Hankkeen kalentereiden ja Gantt-kaavioiden osalta kumpikaan ei ole ylivoimainen koko laudalla. Heillä kaikilla on ainutlaatuiset edut, haittoja ja erityisiä käyttötapauksia.

Ja itse asiassa he ovat usein parhaimmillaan, kun niitä käytetään täydentämään toisiaan. Ei ole mitään sääntöä, että et voi käyttää molempia, ja jokainen voi auttaa sinua täyttämään hankkeen ja tiimisi erityiset tarpeet.

Onneksi yhteistoiminnallinen työnhallinta-alustaUDN-tehtävähallinta- joka tarjoaa molemmat UDN-tehtävähallintaKalenterit ja Gantt Chart -ohjelmisto- antaa sinulle mahdollisuuden käyttää molempia vaihtoehtoja onnistuneesti hallitsemaan projektin eri näkökohtia.

Haluatko oppia vielä lisää kalenterien käyttämisestä hankkeiden hallintaan? Tutustu näihin resursseihin:

Tutustu näihin artikkeleihin lisää Gantt-kaavion vinkkejä ja temppuja: