Πότε να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο έργου έναντι ενός γράφου gantt

Οταν πρόκειται γιασχεδίασηέναπρογραμματισμός έργουκαι την παρακολούθηση ενός χρονοδιαγράμματος,έργοΟι διαχειριστές έχουν πολλές επιλογές.

Αυτή η ποικιλία επιλογών είναι ένα θετικό - σας δίνει την ευελιξία που χρειάζεστε για να βρείτε ένα σύστημα που λειτουργεί καλά για εσάς και την ομάδα σας. Αλλά μπορεί επίσης να είναι συντριπτική. Με τόσες πολλές επιλογές, πώς μπορείτε πραγματικά να προσδιορίσετε ποια μορφή ταιριάζει στις συγκεκριμένες ανάγκες σας;

Ας ξεκινήσουμε κάνοντας μια ματιά σε δύο από τις πιο συνηθισμένεςχρονοδρομολόγησηεργαλεία γιαΣχεδιασμός χωρητικότητας διαχείρισης έργων : παραδοσιακόΗμερολόγιο έργουκαι έναGantt διάγραμμα .

Κάποιος δεν είναι αναγκαστικά καλύτερος από τον άλλον και έχουν ακόμη αρκετά αλληλεπικάλυψη (για παράδειγμα, και οι δύο μπορούν να εμφανίσουν τη διάρκεια των εργασιών και να διευκολύνουν την παρακολούθηση της προόδου του έργου).

Ωστόσο, υπάρχουν επίσης ξεχωριστές διαφορές - και είναι αυτά τα χαρακτηριστικά που κάνουν κάθε μορφή μια πιο κατάλληλη επιλογή σε ορισμένα σενάρια.

Ταραγμένος? Μην ανησυχείτε. Εδώ, θα καταρρεύσουμε τις βασικές διαφορές μεταξύ ενός ημερολογίου έργου και ενός γράφου Gantt, καθώς και να περιγράψει μερικά συγκεκριμένα σενάρια όταν ο καθένας είναι μια πιο κατάλληλη επιλογή.

Πρόγραμμα Ημερολόγιο Vs. Gantt Chart: Ποια είναι η διαφορά;

Και πάλι, ημερολόγια έργου καιGantt chartsΔεν είναι όλα αυτά διαφορετικά - αυτό δεν είναι περίπτωση μήλων σε πορτοκάλια. Και οι δύο χρησιμοποιούνται για το σχεδιασμό και την παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του έργου σας και οι δύο θα μπορούσαν να λειτουργήσουν σε τουλάχιστον ένα βασικό επίπεδο σε σχεδόν όλες τις καταστάσεις.

Αλλά υπάρχουν κάποιες διακριτές διαφορές που πρέπει να γνωρίζετε. Για απλότητα, θα το σπάξουμε σε τρεις κύριες κατηγορίες:

1. Εμφάνιση

Μια ματιά σε ένα ημερολόγιο του έργου και ένα πρόγραμμα Gantt θα αποκαλύψει τη μεγαλύτερη διαφορά: την εμφάνισή τους. Δεν χρειάζεται ένα απαιτητικό μάτι για να συνειδητοποιήσετε ότι φαίνονται αρκετά διαφορετικά.

Ένα ημερολόγιο έργου μοιάζει πολύ με ένα παραδοσιακό ημερολόγιο και μπορεί να χτιστεί και να χρησιμοποιηθεί σε διάφορα προγράμματα (όπως το ημερολόγιο Google ή Outlook, Excel, UDN Task ManagerΗμερολόγια, κι αλλα). Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός ημερολογίου έργου:

Σε αντίθεση,Ένα γράφημα Gantt είναι μια οπτική αναπαράσταση του χρονοδιαγράμματος του έργου σαςΑυτό δείχνει εργασίες έργου σε σύγκριση με το χρόνο. Εμφανίζονται συγκεκριμένες εργασίες ως οριζόντιες ράβδοι και το μήκος της ράβδου υποδεικνύει πόσο καιρό αυτόέργουποτίθεται ότι θα πάρει.

Τα γραφήματα Gantt μπορούν επίσης να δημιουργηθούν σε διάφορα προγράμματα. Ορισμένοι διαχειριστές έργων επιλέγουν να δημιουργήσουν Google Calendar Gantt Charts ή ακόμα και Gantt Charts στα φύλλα Google. Άλλοι επιλέγουν τη χρήσηΛογισμικό gantt chart(Ποιο είναι αυτό που συνιστούμε!), όπως αυτό εξοικονομεί πολλά χειροκίνητα ενημέρωση όταν κάτι αλλάζει με το χρονοδιάγραμμα του έργου.

Εδώ είναι ένα απλό παράδειγμα Gantt χάρτη που εμφανίζει τις εργασίες που εμπλέκονται με την απελευθέρωση ενός νέου προϊόντος:

2. Ευγνωστικότητα

Επειδή οι μορφές φαίνονται τόσο διαφορετικές, η χρηστικότητα είναι ένας άλλος παράγοντας που χωρίζει ένα χρονοδιάγραμμα gantt από ένα ημερολόγιο του έργου.

Οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να εξετάσουν ένα τυπικό ημερολόγιο και να κατανοήσουν αμέσως τις πληροφορίες που μοιράζονται - που σημαίνει ότι ένα ημερολόγιο έργου θα απαιτήσει πολύ μικρή εκπαίδευση ή εκπαίδευση που θα χρησιμοποιηθεί από την ομάδα σας.

Ένα γράφημα Gantt δεν είναι τόσο διαισθητικό, οπότε μπορεί να χρειαστεί λίγη δουλειά για να πάρετε την ομάδα σας μέχρι την ταχύτητα. Ωστόσο, αυτό που μπορεί να στερείται στην αρχική φιλικότητα προς το χρήστη, αντισταθμίζεται από την άποψη της λειτουργίας.

3. Λειτουργία

Ας μιλήσουμε για αυτό το κομμάτι λειτουργίας του παζλ. Επειδή τα ημερολόγια του έργου και τα γραφήματα Gantt έχουν τις παραπάνω διαφορές, προφανώς έχουν διαφορετικές λειτουργίες και οφέλη - πράγμα που σημαίνει ότι εξυπηρετούν μοναδικούς σκοπούς σε ορισμένα σενάρια.

Σαν τι? Παρακάτω, θα σκάψουμε σε ορισμένες διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης όταν θα θελήσετεΓια να επιλέξετε ένα γράφημα Gantt πάνω από ένα ημερολόγιο του έργουή αντιστρόφως.

Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο έργου όταν ...

Χρειάζεστε μόνο μια επισκόπηση των βασικών ημερομηνιών

Επειδή ένα παραδοσιακό ημερολόγιο είναι τόσο διαισθητικό στη χρήση, είναι ιδανικό για να κατανοήσετε τις πιο σημαντικές ημερομηνίες έργου με μια ματιά.

Με ένα ημερολόγιο έργου, μπορείτε να σημειώσετε σαφώς τα πράγματα όπως:

Εάν ένα μέλος της ομάδας αναρωτιέστε όταν το σύνολο του έργου θα ξεκινήσει ή όταν η μεμονωμένη συνεισφορά τους οφείλεται, μπορούν να πάρουν αυτές τις πληροφορίες από το ημερολόγιο του έργου σχεδόν αμέσως - χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιήσετε ένα gantt chart.

Θέλετε κάτι απλό να μοιραστείτε με άλλους ενδιαφερόμενους

Ένα διάγραμμα Gantt είναι υπέροχο στην εμφάνιση των περιπλοκών του έργου σας, αλλά αυτά δεν είναι λεπτομέρειες που χρειάζεται όλοι.

Ίσως το Διοικητικό Συμβούλιο να γνωρίζει μόνο μερικές επιλογές επιλογής (όπως όταν το έργο θα ολοκληρωθεί). Ή ίσως ο πελάτης δεν θέλει να μπερδευτεί στις λεπτομέρειες και θα προτιμούσε να έχει ένα απλό ημερολόγιο μόνο για να κρατήσει τις καρτέλες σε εξέλιξη.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένα ημερολόγιο έργου είναι η καλύτερη επιλογή σας. Σας δίνει έναν απλό και βελτιωμένο τρόπο για να μοιραστείτε τις πληροφορίες που γνωρίζουν να γνωρίζουν χωρίς συντριπτικούς ανθρώπους με όλες τις πολυπλοκότητες του χρονοδιαγράμματος του έργου.

Πρέπει να προγραμματίσετε μια συνάντηση

Έργα - Ιδιαίτερα πολύπλοκα ή ολοκληρωμένα - περιλαμβάνουν πολλές συναντήσεις και συζητήσεις. Υπάρχουν συνομιλίες Brainstorming, ενημερώσεις κατάστασης, συνεργατικές συνεδρίες εργασίας και πολλά άλλα.

Αυτά είναι πράγματα που δεν αξίζουν απαραίτητα ένα αφοσιωμένο σημείο σε ένα γράφημα Gantt, καθώς είναι σύντομα μπλάπες σε αντίθεση με τα αληθινά εργασίες του έργου. Για παράδειγμα, ότι η συνομιλία σχετικά με το αντίγραφο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιθανό απλώς ένα μικρό τμήμα του έργου "σχέδιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στο διάγραμμα Gantt, που σημαίνει ότι η ίδια η συνάντηση δεν θα εμφανιστεί ξεχωριστά.

Ωστόσο, αυτοί οι τύποι εκδηλώσεων πρέπει να προγραμματιστούν και να παρακολουθούνται, και ιδανικά, θα έχετε έναν απλό τρόπο να το κάνετε. Αυτές οι συναντήσεις είναι πολύ πιο εύκολο να συντονιστούν και να εμφανίζονται σε ένα παραδοσιακό ημερολόγιο και όχι ένα γράφημα Gantt.

Επιπλέον, ανάλογα με το εργαλείο ημερολογίου που χρησιμοποιείτε, εσείς και οι συμμετέχοντες σε συνάντηση μπορεί να λάβουν ακόμη και μια υπενθύμιση της επερχόμενης συνάντησης - την οποία δεν θα πάρετε από ένα πρόγραμμα Gantt.

Χρησιμοποιήστε ένα γράφημα Gantt όταν ...

Πρέπει να καταλάβετε εξαρτήσεις μεταξύ εργασιών

Ενώ ένα παραδοσιακό ημερολόγιο έργου είναι επαρκές για την σχεδίαση μεμονωμένων εργασιών, δεν απεικονίζει τις εξαρτήσεις μεταξύ τους. Πώς επηρεάζουν τα προηγούμενα καθήκοντα αυτά που ακολουθούν; Τι πρέπει να ολοκληρωθεί πριν από τη συγκεκριμένη εργασία;

Αυτές είναι σημαντικές πληροφορίες για να γνωρίζετε για να σχεδιάσετε ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα και ροή εργασίας και είναι πολύ πιο εύκολο να καταλάβετε χρησιμοποιώντας ένα γράφημα Gantt.

Οι εξαρτήσεις εργασιών είναι άμεσα εμφανές σε ένα γράφημα Gantt. Αυτό είναι εν μέρει επειδή ολόκληρο το διάγραμμα είναι δομημένο σαν μια στοίβα ντόμινο για να σας βοηθήσει να καταλάβετε πώς τα καθήκοντα ρέουν και αλληλεπιδρούν.

Ωστόσο, τα γραφήματα Gantt λαμβάνουν την απεικόνιση εξαρτήσεων σε ένα νέο επίπεδο, επισημαίνοντας σαφώς αυτές τις σχέσεις με μια γραμμή μεταξύ των γραμμών εργασιών. Αυτές οι γραμμές δείχνουν αμέσως εάν μια εργασία εξαρτάται από ένα άλλο.

Πρέπει να προσδιορίσετε την κρίσιμη διαδρομή του έργου σας

Απροσδόκητα πράγματα καταλήγουν, πράγμα που σημαίνει ότι θέλετε να μάθετε από πού έχετε κάποια αίθουσα wiggle στο χρονοδιάγραμμα του έργου σας και όπου τα πράγματα πρέπει να παραμείνουν σε καλό δρόμο.

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε τοΜέθοδος κρίσιμης διαδρομής (CPM). Το έργο σαςκρίσιμη διαδρομήΕίναι η μεγαλύτερη σειρά εξαρτημένων εργασιών από το έργο αρχίστε να τελειώνει. Αν κάτι πέσει πίσω σε αυτό το μονοπάτι, ολόκληρο το έργο σας είναι στοκίνδυνοςτης φινίρισμα αργά.

Η κρίσιμη πορεία σας είναι σχεδόν αδύνατη να προσδιοριστεί σε ένα τυποποιημένο ημερολόγιο του έργου, αλλά είναι εκπληκτικά εύκολο με ένα διάγραμμα gantt. Μπορείτε κυριολεκτικά να εντοπίσετε τα καθήκοντα που εξαρτώνται από το ένα το άλλο και να προσδιορίσετε τη μακρύτερη σειρά σας εξαρτημένων δραστηριοτήτων έργου.

Αυτές οι πληροφορίες σάς επιτρέπουν να παραμείνετε ευκίνητες και γρήγορα να μετατοπιστούν προτεραιότητες όταν είναι απαραίτητο χωρίς να επηρεάζετε τα ορόσημα ή την προθεσμία σας. Για παράδειγμα, πιθανόν να επεκτείνετε την προθεσμία για τη σύνταξη των κοινωνικών μηνυμάτων που προωθούν την εκδήλωσή σας χωρίς να μετακινήσετε την ίδια την ημερομηνία εκδήλωσης.

Πρέπει να διαχειριστείτε πολλά έργα ταυτόχρονα

Τις περισσότερες φορές, έχετε περισσότερα από ένα έργα στο πιάτο σας. Είναι πολλά να παρακολουθείτε και να βλέπετε όλα αυτά τα καθήκοντα και τις προθεσμίες σε ένα ενιαίο ημερολόγιο αρκεί για να σας κάνει σταυρωτά μάτια. Ωστόσο, έχοντας εντελώς χωριστά ημερολόγια για κάθε έργο είναι δυσκίνητο και καθιστά πιο σκληρό για να παρακολουθείτε την πρόοδο.

Τα διαγράμματα Gantt καθιστούν εύκολη την προβολή πολλαπλών έργων ταυτόχρονα. Μπορείτε να έχετε ξεχωριστά διαγράμματα Gantt για έργα και επίσης στρώστε τα το ένα πάνω στο άλλο για να καταλάβετε πώς τα πράγματα ταιριάζουν μαζί.

Όχι μόνο η προσέγγιση είναι πολύ πιο εξορθολογισμένη (αντίο, 14 διαφορετικά ημερολόγια!) Και πιο εύκολο να καταλάβετε, αλλά επίσης βοηθά να καταλάβετε πώς αυτά τα διαφορετικά, ταυτόχρονα έργα αλληλεπικαλύπτονται μεταξύ τους από μια προοπτική χρονισμού, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε ανάλογα τους φόρτους και τους πόρους εργασίας ανάλογα.

Ημερολόγια έργου και τα γραφήματα Gantt: Καλύτερα μαζί

Όταν πρόκειται για ημερολόγια έργου και γραφήματα Gantt, κανείς δεν είναι ανώτερη πέρα ​​από το διοικητικό συμβούλιο. Τα καθένα έχουν τα μοναδικά οφέλη, τα μειονεκτήματα και τις συγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης.

Και, στην πραγματικότητα, είναι συχνά στο καλύτερό τους όταν χρησιμοποιούνται για να συμπληρώσουν το ένα το άλλο. Δεν υπάρχει κανένας κανόνας που να αναφέρεται ότι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο και το καθένα μπορεί να σας βοηθήσει να εκπληρώσετε συγκεκριμένες ανάγκες για το έργο σας και την ομάδα σας.

Ευτυχώς, μια συνεργατική πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας όπωςUDN Task Manager- που προσφέρει και τα δύο UDN Task ManagerΗμερολόγιακαιΛογισμικό gantt chart- Σας δίνει την ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε και τις δύο επιλογές για να διαχειριστείτε με επιτυχία τις διάφορες πτυχές του έργου σας.

Θέλετε να μάθετε ακόμα περισσότερο τη χρήση ημερολογίων για τη διαχείριση των έργων σας; Ελέγξτε αυτούς τους πόρους:

Ελέγξτε αυτά τα άρθρα για περισσότερες συμβουλές και κόλπα Gantt: