Quando usar um calendário de projeto vs. um gráfico de gantt

Quando se trata deplanejamentoumacronograma do projetoe monitorar uma linha do tempo,projetoOs gerentes têm muitas opções.

Essa variedade de escolhas é uma coisa positiva - dá-lhe a flexibilidade que você precisa para encontrar um sistema que funcione bem para você e sua equipe. Mas também pode ser esmagador. Com tantas opções, como você pode identificar qual formato se adapta às suas necessidades específicas do projeto?

Vamos começar dando uma olhada em dois dos mais comunsagendamentoFerramentas paraPlanejamento de capacidade de gerenciamento de projetos : um tradicionalCalendário do projeto.e A.gráfico de Gantt .

Não é necessariamente melhor do que o outro, e eles ainda têm um pouco de sobreposição (por exemplo, ambos podem exibir a duração das tarefas, e facilitam o monitoramento do progresso do projeto).

No entanto, há também algumas diferenças distintas - e são essas características que fazem cada formato uma escolha mais adequada em certos cenários.

Confuso? Não se preocupe. Aqui, vamos quebrar as diferenças principais entre um calendário de projeto e um gráfico de Gantt, além de delinear alguns cenários específicos quando cada um é uma escolha mais adequada.

Calendário de projeto vs. Gantt Gráfico: Qual é a diferença?

Novamente, calendários de projeto eGráficos de ganttNão é tão diferente - este não é um caso de maçãs para laranjas. Ambos são usados ​​para planejar e rastrear o cronograma do seu projeto, e ambos podem funcionar em pelo menos um nível básico em praticamente todas as situações.

Mas há algumas diferenças distintas que você deve estar ciente. Por simplicidade, vamos dividir isso em três categorias principais:

1. Aparência

Um olhar para um calendário de projeto e um cronograma de Gantt revelará a maior diferença: sua aparência. Não é preciso um olho mais exigente para perceber que eles parecem bem diferentes.

Um calendário de projeto se parece muito com um calendário tradicional e pode ser construído e usado em uma variedade de programas (como o Google ou o Calendário do Outlook, Excel, Gerenciador de tarefas UDN.Calendários., e mais). Aqui está um exemplo de um calendário de projeto:

Em contraste,Um gráfico Gantt é uma representação visual da linha do tempo do projetoque mostra tarefas de projeto em comparação ao tempo. Tarefas específicas são exibidas como barras horizontais, e o comprimento da barra indica quanto tempotarefaé suposto tomar.

Gráficos de Gantt também podem ser criados em uma variedade de programas. Alguns gerentes de projeto optam por criar gráficos do Google Calendar Gantt ou até mesmo gráficos Gantt nos folhas do Google. Outros optam por usarSoftware Gantt Chart.(Qual é o que recomendamos!), Como isso economiza um monte de atualização manual quando algo muda com a linha do tempo do projeto.

Aqui está um exemplo de gráfico de Gantt simples exibindo as tarefas envolvidas em liberar um novo produto:

2. Usabilidade

Como os formatos parecem tão diferentes, a usabilidade é outro fator que separa um cronograma do Gantt de um calendário de projeto.

A maioria das pessoas pode olhar para um calendário padrão e entender imediatamente as informações que estão sendo compartilhadas - o que significa que um calendário de projeto exigirá muito pouco treinamento ou educação para ser usado pela sua equipe.

Um gráfico de Gantt não é tão intuitivo, por isso pode assumir um pouco de trabalho para acender a sua equipe. No entanto, o que pode ter na facilidade de uso inicial, compensa em termos de função.

3. Função

Então, vamos falar sobre essa peça de função do quebra-cabeça. Como os calendários de projeto e os gráficos do Gantt têm as diferenças acima, elas obviamente têm diferentes funções e benefícios - o que significa que eles servem propósitos únicos em certos cenários.

Como o quê? Abaixo, vamos cavar em alguns casos de uso diferentes quando você quiserPara optar por um gráfico de Gantt sobre um calendário de projetoou vice-versa.

Use um calendário de projeto quando ...

Você só precisa de uma visão geral das datas principais

Como um calendário tradicional é tão intuitivo de usar, é ótimo para obter uma compreensão das datas mais importantes do projeto em um relance.

Com um calendário de projeto, você pode notificar claramente coisas como:

Se um membro da equipe estiver se perguntando quando todo o projeto será lançado ou quando sua contribuição individual for devida, eles podem obter essa informação do calendário do projeto quase imediatamente - sem precisar saber como usar um gráfico de Gantt.

Você quer algo simples de compartilhar com outras partes interessadas

Um gráfico de Gantt é ótimo em exibir as complexidades do seu projeto, mas esses não são detalhes que todos precisam.

Talvez seu conselho de administração só precisa saber algumas datas selecionadas (como quando o projeto será concluído). Ou talvez o cliente não queira ser atolado nos detalhes e preferiria ter um calendário simples apenas para manter as guias em andamento.

Nestas situações, um calendário de projeto é sua melhor escolha. Dá uma maneira direta e simplificada de compartilhar as informações necessárias sem saber sem as pessoas esmagadoras com todas as complexidades da linha do tempo do projeto.

Você precisa agendar uma reunião

Projetos - particularmente complexos ou integrados - envolvem muitas reuniões e discussões. Existem conversas de brainstorming, atualizações de status, sessões de trabalho colaborativo e muito mais.

Essas são coisas que não merecem necessariamente um ponto dedicado em um gráfico de Gantt, já que eles são curtos, em oposição às tarefas verdadeiras do projeto. Por exemplo, essa conversa sobre a cópia do email é provável apenas uma pequena parte da tarefa "rascunho de e-mail copy" no gráfico de Gantt, o que significa que a própria reunião não será exibida individualmente.

No entanto, esses tipos de eventos ainda precisam ser agendados e atendidos e idealmente, você terá uma maneira simples de fazê-lo. Essas reuniões são muito mais fáceis de coordenar e exibir em um calendário tradicional em vez de um gráfico de Gantt.

Além disso, dependendo da ferramenta de calendário que você usa, você e os participantes da reunião podem até receber um lembrete da próxima reunião - que você não receberia de uma programação de Gantt.

Use um gráfico de Gantt quando ...

Você precisa entender dependências entre tarefas

Embora um calendário de projeto tradicional seja adequado para plotagem de tarefas individuais, não ilustra as dependências entre eles. Como as tarefas precedentes afetam os que seguem? O que precisa ser concluído antes que essa tarefa específica possa ser abordada?

Esta é uma informação importante para você saber para planejar uma programação realista e fluxo de trabalho, e é muito mais fácil para você descobrir usando um gráfico de Gantt.

As dependências da tarefa são imediatamente aparentes em um gráfico de Gantt. Isso é parcialmente porque o gráfico inteiro é estruturado como uma pilha de dominós para ajudá-lo a entender como as tarefas fluem e interagem.

No entanto, os gráficos do Gantt levam ilustrando dependências para um novo nível, marcando claramente essas relações com uma linha entre as barras de tarefas. Essas linhas indicam imediatamente se uma tarefa depende de outra.

Você precisa identificar o caminho crítico do seu projeto

Coisas inesperadas surgem, o que significa que você quer saber onde você tem um quarto de wiggle na linha do tempo do seu projeto e onde as coisas absolutamente têm que ficar no caminho certo.

A melhor maneira de fazer isso é usar oMétodo de caminho crítico (CPM). Seu projetocaminho críticoé a linha mais longa de tarefas dependentes do início do projeto ao fim. Se algo cair para trás nesse caminho, todo o seu projeto está emriscode terminar tarde.

Seu caminho crítico é quase impossível de identificar em um calendário de projeto padrão, mas é surpreendentemente fácil com um gráfico de Gantt. Você pode literalmente rastrear as tarefas dependentes uns dos outros e identificar sua maior cadeia de atividades de projeto dependentes.

Esta informação permite que você permaneça ágil e muda rapidamente as prioridades quando necessário sem afetar seus marcos ou prazos. Por exemplo, você provavelmente provavelmente estenderá o prazo para elaborar os postos sociais promovendo seu evento sem mover a própria data do evento.

Você precisa gerenciar vários projetos de uma só vez

Mais frequentemente do que não, você tem mais de um projeto no seu prato. É muito para acompanhar, e visualizar todas essas tarefas e prazos em um único calendário é suficiente para fazer você olhos cruzados. No entanto, tendo calendários inteiramente separados para cada projeto é incômodo e torna-o mais difícil para você monitorar o progresso.

Os gráficos do Gantt facilitam a visualização de vários projetos de uma só vez. Você pode ter gráficos de Gantt separados para projetos e também colocá-los em cima um do outro para entender como as coisas se encaixam.

Não só esta abordagem é muito mais simplificada (adeus, 14 calendários diferentes!) E mais fácil de entender, mas também ajuda você a entender como os diferentes projetos simultâneos se sobrepõem uns com os outros a partir de uma perspectiva de tempo para gerenciar cargas de trabalho e recursos de acordo.

Calendários de projeto e gráficos Gantt: melhor juntos

Quando se trata de calendários de projeto e gráficos de Gantt, nenhum deles é superior ao nosso quadro. Cada um tem seus benefícios, desvantagens e casos de uso específicos.

E, na verdade, eles geralmente estão no seu melhor quando costumavam se complementar. Não há regra informando que você não pode usar os dois, e cada um pode ajudá-lo a cumprir necessidades específicas para o seu projeto e sua equipe.

Felizmente, uma plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo comoGerenciador de tarefas UDN.- que oferece ambos Gerenciador de tarefas UDN.Calendários. e Software Gantt Chart.- Dá-lhe a oportunidade de usar as duas opções para gerenciar com êxito os diferentes aspectos do seu projeto.

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