Quand utiliser un calendrier de projet vs. A Gantt
Quand cela vient à Planification une calendrier du projet et surveiller une chronologie, projet Les gestionnaires ont beaucoup d'options.[dix]
Cette variété de choix est une chose positive - cela vous donne la flexibilité dont vous avez besoin pour trouver un système qui fonctionne bien pour vous et votre équipe. Mais cela peut aussi être écrasant. Avec tant de choix, comment pouvez-vous réellement identifier quel format convient à vos besoins spécifiques sur votre projet?[dix]
Commençons par regarder deux des plus courants Planification outils pour Planification de la capacité de gestion de projet : une traditionnelle Calendrier du projet et un diagramme de Gantt . [dix]
L'un n'est pas nécessairement meilleur que l'autre, et ils ont même un peu de chevauchement (par exemple, les deux peuvent afficher la durée des tâches, et ils facilitent le surveiller les progrès du projet).[dix]
Cependant, il existe également des différences distinctes - et c'est ces caractéristiques qui font chaque format un choix plus approprié dans certains scénarios.[dix]
Confus? Ne t'inquiète pas. Ici, nous allons décomposer les différences de base entre un calendrier de projet et un graphique de Gantt, ainsi que de contourner quelques scénarios spécifiques lorsque chacun est un choix plus approprié.[dix]
Calendrier du projet vs. Gantt Tableau: Quelle est la différence?
Encore une fois, les calendriers du projet et Les diagrammes de Gantt Tous les différents sont tous différents - ce n'est pas un cas de pommes aux oranges. Les deux sont utilisés pour planifier et suivre votre chronologie du projet, et les deux pourraient fonctionner au moins un niveau de base dans toutes les situations.[dix]
Mais il y a des différences distinctes que vous devriez être au courant. Pour la simplicité, nous allons les casser dans trois catégories principales:[dix]
1. Apparence
Un coup d'œil sur un calendrier de projet et une planification de Gantt révèlera la plus grande différence: leur apparence. Cela ne prend pas un œil perspicace pour se rendre compte qu'ils ont l'air assez différent.[dix]
Un calendrier de projet ressemble beaucoup à un calendrier traditionnel et peut être construit et utilisé dans une variété de programmes (comme Google ou Outlook Calendar, Excel, Gestionnaire de tâches UDN Calendriers , et plus). Voici un exemple de calendrier de projet:[dix]
En revanche, Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle de votre chronologie du projet qui montre des tâches de projet par rapport au temps. Les tâches spécifiques sont affichées sous forme de barres horizontales et la longueur de la barre indique combien de temps que tâche est censé prendre.[dix]
Gantt Graphiques peut également être créé dans une variété de programmes . Certains directeurs de projet choisissent de créer des diagrammes Google Calendar Gantt ou même des cartes Gantt dans Google Feuilles. D'autres optent d'utiliser Logiciel Gantt Tableau (C'est ce que nous recommandons!), comme cela permet d'économiser beaucoup de mise à jour manuelle lorsque quelque chose change avec la chronologie du projet.[dix]
Voici un exemple de graphique Gantt simple affichant les tâches impliquées dans la libération d'un nouveau produit:[dix]
2. Utilisabilité
Étant donné que les formats ont l'air si différent, la convivialité est un autre facteur qui sépare un horaire de Gantt d'un calendrier de projet.[dix]
La plupart des gens peuvent examiner un calendrier standard et comprendre immédiatement les informations qui sont partagées - ce qui signifie qu'un calendrier de projet nécessitera très peu de formation ou d'éducation à utiliser par votre équipe.[dix]
Un diagramme de Gantt n'est pas aussi intuitif, il peut donc prendre un peu de travail pour que votre équipe soit à la hauteur. Cependant, ce qu'il pourrait manquer lors de la convivialité initiale, cela compense en termes de fonction.[dix]
3. Fonction
Alors, parlons de cette fonction de fonction du puzzle. Étant donné que les calendriers du projet et les diagrammes de Gantt ont les différences ci-dessus, elles ont évidemment différentes fonctions et avantages - ce qui signifie qu'ils servent des objectifs uniques dans certains scénarios.[dix]
Comme quoi? Ci-dessous, nous allons creuser dans des cas d'utilisation différents lorsque vous voudrez Pour opter pour un diagramme de Gantt sur un calendrier de projet ou vice versa.[dix]
Utilisez un calendrier de projet lorsque ...
Vous avez seulement besoin d'un aperçu des dates clés
Parce qu'un calendrier traditionnel est tellement intuitif à utiliser, c'est génial de comprendre les dates de projet les plus importantes en un coup d'œil.[dix]
Avec un calendrier de projet, vous pouvez clairement noter des choses comme:[dix]
Si un membre de l'équipe se demande lorsque l'ensemble du projet lancera ou lorsque leur contribution individuelle est due, ils peuvent obtenir ces informations du calendrier du projet presque immédiatement - sans avoir à savoir utiliser un diagramme de Gantt.[dix]
Vous voulez quelque chose de simple à partager avec d'autres parties prenantes
Un diagramme de Gantt est excellent pour afficher les complexités de votre projet, mais ceux-ci ne sont pas des détails que tout le monde a besoin.[dix]
Peut-être que votre conseil d'administration n'a peut-être pas besoin de connaître quelques dates de sélection (comme lorsque le projet sera terminé). Ou peut-être que le client ne veuille pas être enlisé dans les détails et préférerait avoir un calendrier simple juste pour garder les onglets sur les progrès.[dix]
Dans ces situations, un calendrier de projet est votre meilleur choix. Il vous donne un moyen simple et rationalisé de partager les informations nécessaires à connaître sans que les personnes accablantes possèdent toutes les complexités de la chronologie du projet.[dix]
Vous devez planifier une réunion
Projets - particulièrement complexes ou intégrés - impliquent beaucoup de réunions et de discussions. Il existe des conversations de brainstorming, des mises à jour de statut, des sessions de travail collaboratives et plus encore.[dix]
Ce sont des choses qui ne méritent pas nécessairement un point dédié sur un diagramme de Gantt, car ils sont des blips courts par opposition aux vraies tâches de projet. Par exemple, cette conversation sur la copie par courrier électronique est probablement une petite partie de la tâche "DROCRE DE COPIÈRE EMAILLE" sur le diagramme GANTT, ce qui signifie que la réunion elle-même ne sera pas affichée individuellement.[dix]
Cependant, ces types d'événements doivent encore être programmés et assistés, et idéalement, vous aurez un moyen simple de le faire. Ces réunions sont beaucoup plus faciles à coordonner et à afficher sur un calendrier traditionnel plutôt qu'à un diagramme de Gantt.[dix]
De plus, en fonction de l'outil de calendrier que vous utilisez, vous et les participants à la réunion peuvent même recevoir un rappel de la prochaine réunion - que vous ne recevriez pas d'un horaire de Gantt.[dix]
Utilisez un diagramme de Gantt quand ...
Vous devez comprendre les dépendances entre tâches
Bien qu'un calendrier de projet traditionnel soit adéquat pour tracer des tâches individuelles, il ne montre pas les dépendances entre eux. Comment les tâches précédentes ont-elles une impact sur ceux qui suivent? Qu'est-ce qui doit être terminé avant que cette tâche spécifique puisse être abordée?[dix]
Ceci est une information importante pour vous de savoir afin de planifier un calendrier et un flux de travail réaliste, et il est beaucoup plus facile pour vous de déterminer à l'aide d'un diagramme de Gantt.[dix]
Les dépendances des tâches sont immédiatement apparentes sur un diagramme de Gantt. C'est en partie parce que l'ensemble du tableau est structuré comme une pile de dominos pour vous aider à comprendre comment les tâches circulent et interagissent.[dix]
Cependant, les diagrammes de Gantt prennent des illustrations à un nouveau niveau en marquant clairement ces relations avec une ligne entre les barres de tâches. Ces lignes indiquent immédiatement si une tâche dépend d'une autre.[dix]
Vous devez identifier le chemin critique de votre projet
Les choses inattendues montent, ce qui signifie que vous voulez savoir où vous avez une salle de guérison dans votre chronologie du projet et où les choses doivent absolument rester sur la bonne voie.[dix]
La meilleure façon de le faire est d'utiliser le Méthode de chemin critique (CPM) . Tes projets chemin critique La plus longue ligne des tâches dépendantes du projet commence-t-elle à finir. Si quelque chose tombe sur ce chemin, tout votre projet est à risque de finir tard.[dix]
Votre chemin critique est presque impossible à identifier sur un calendrier de projet standard, mais il est étonnamment facile avec un diagramme de Gantt. Vous pouvez littéralement suivre les tâches qui dépendent les unes des autres et identifient votre plus longue chaîne d'activités de projet dépendantes.[dix]
Ces informations vous permettent de rester agile et rapidement des priorités de transfert lorsque cela est nécessaire sans avoir un impact sur vos jalons ni votre échéance. Par exemple, vous pouvez probablement prolonger la date limite de rédaction des postes sociaux promouvant votre événement sans déplacer la date de l'événement lui-même. [dix]
Vous devez gérer plusieurs projets à la fois
Plus souvent que non, vous avez plus d'un projet sur votre assiette. C'est beaucoup à garder une trace et de la visualisation de toutes ces tâches et des délais sur un seul calendrier suffit à vous faire traverser. Pourtant, avoir des calendriers entièrement séparés pour chaque projet est lourde et rend plus difficile pour vous de surveiller les progrès.[dix]
Les cartes Gantt facilitent la visualisation de plusieurs projets à la fois. Vous pouvez avoir des diagrammes de Gantt séparés pour des projets et les calmer les uns sur les autres pour comprendre comment les choses correspondent ensemble.[dix]
Non seulement cette approche est beaucoup plus simplifiée (au revoir, 14 calendriers différents!) Et plus facile à comprendre, mais il vous aide également à comprendre comment ces différents projets simultanés se chevauchent dans une perspective de synchronisation afin que vous puissiez gérer des charges de travail et des ressources en conséquence.[dix]
Calendriers du projet et Gantt Graphiques: mieux ensemble
En ce qui concerne les calendriers du projet et les diagrammes de Gantt, ni l'un ni l'autre est supérieur à la Commission. Ils ont chacun leurs avantages uniques, des inconvénients et leurs cas d'utilisation spécifiques.[dix]
Et, en fait, ils sont souvent à leur mieux lorsqu'ils sont utilisés pour se compléter. Aucune règle n'indique que vous ne pouvez pas utiliser les deux, et chacun peut vous aider à répondre aux besoins spécifiques de votre projet et de votre équipe.[dix]
Heureusement, une plate-forme de gestion de travail collaborative comme Gestionnaire de tâches UDN - qui offre les deux Gestionnaire de tâches UDN Calendriers et Logiciel Gantt Tableau - Vous donne la possibilité d'utiliser les deux options pour gérer avec succès les différents aspects de votre projet.[dix]
Vous voulez apprendre encore plus sur l'utilisation de calendriers pour gérer vos projets? Consultez ces ressources:[dix]
Consultez ces articles pour plus de conseils et astuces de graphique de Gantt:[dix]
