Când să utilizați un calendar de proiect vs. o diagramă Gantt

Cand vine vorba deplanificare A programul proiectuluiși monitorizarea unei cronologii,proiectManagerii au o mulțime de opțiuni.

Această varietate de alegeri este un lucru pozitiv - vă oferă flexibilitatea de care aveți nevoie pentru a găsi un sistem care funcționează bine pentru dvs. și pentru echipa dvs. Dar poate fi, de asemenea, copleșitoare. Cu atât de multe opțiuni, cum puteți identifica de fapt ce format se potrivește nevoilor dvs. specifice proiectului?

Să începem să aruncăm o privire la două dintre cele mai frecventeprogramareInstrumente pentruPlanificarea capacității de gestionare a proiectelor : un tradiționalcalendarul proiectuluiși a.Gantt Chart. .

Unul nu este neapărat mai bun decât celălalt și chiar au un pic de suprapunere (de exemplu, ambii pot afișa durata sarcinilor și fac ușor monitorizarea progresului proiectului).

Cu toate acestea, există și unele diferențe distincte - și acele caracteristici care fac fiecare format o alegere mai potrivită în anumite scenarii.

Confuz? Nu vă faceți griji. Aici vom descompune diferențele de bază dintre calendarul proiectului și o diagramă Gantt, precum și conturând câteva scenarii specifice atunci când fiecare este o alegere mai potrivită.

Calendarul proiectului VS. Gantt Grafic: Care este diferența?

Din nou, calendarele de proiect șiGantt GraficeNu sunt toate acestea diferite - acesta nu este un caz de mere la portocale. Ambele sunt folosite pentru a planifica și urmări cronologia proiectului dvs. și ambele ar putea funcționa pe cel puțin un nivel de bază în aproape toate situațiile.

Dar există câteva diferențe distincte pe care ar trebui să le cunoașteți. Pentru simplitate, vom sparge aceste trei categorii principale:

1. Apariția

O privire la un calendar de proiect și un program Gantt va dezvălui cea mai mare diferență: aspectul lor. Nu are nici un ochi care să-și dea seama că arată destul de diferit.

Un calendar de proiect arată foarte mult ca un calendar tradițional și poate fi construit și folosit într-o varietate de programe (cum ar fi Google sau Outlook Calendar, Excel, Manager de sarcini UDN.Calendare, și altele). Iată un exemplu de calendar de proiect:

În contrast,O diagramă Gantt este o reprezentare vizuală a cronologiei proiectuluiAceasta arată sarcinile de proiect în comparație cu timpul. Sarcinile specifice sunt afișate ca bare orizontale, iar lungimea barei indică cât timpsarcinăar trebui să ia.

Gantt Grafice pot fi, de asemenea, create într-o varietate de programe. Unii manageri de proiect aleg să creeze diagrame Google Calendar Gantt sau chiar diagrame Gantt în Google Foile. Alții optează să foloseascăGantt Chart Software.(Care este ceea ce recomandăm!), Așa cum salvează o mulțime de actualizări manuale atunci când se schimbă ceva cu cronologia proiectului.

Iată un simplu exemplu de diagramă Gantt Afișarea sarcinilor implicate în eliberarea unui produs nou:

2. Utilizabilitate

Deoarece formatele arată atât de diferite, gradul de utilizare este un alt factor care separă un program Gantt dintr-un calendar al proiectului.

Majoritatea oamenilor pot examina un calendar standard și înțeleg imediat informațiile care sunt împărtășite - ceea ce înseamnă că un calendar de proiect va necesita foarte puțină instruire sau educație care va fi folosită de echipa dvs.

O diagramă Gantt nu este la fel de intuitivă, așa că ar putea face o mică lucrare pentru a-ți atinge echipa la viteză. Cu toate acestea, ceea ce ar putea lipsi în prietenia inițială a utilizatorului, aceasta face din punct de vedere al funcției.

3. FUNCȚIA

Deci, hai să vorbim despre acea funcție a puzzle-ului. Deoarece calendarele de proiect și graficele Gantt au diferențele de mai sus, evident că au funcții și beneficii diferite - ceea ce înseamnă că servesc scopuri unice în anumite scenarii.

Precum ce? Mai jos, vom săpăm în câteva cazuri de utilizare diferite când dorițiPentru a opta pentru o diagramă Gantt printr-un calendar de proiectsau vice versa.

Utilizați un calendar de proiect când ...

Aveți nevoie doar de o prezentare generală a datelor cheie

Deoarece un calendar tradițional este atât de intuitiv de utilizat, este minunat pentru a obține o înțelegere a celor mai importante date de proiect dintr-o privire.

Cu un calendar de proiect, puteți observa în mod clar lucrurile cum ar fi:

Dacă un membru al echipei se întreabă când întregul proiect va lansa sau când contribuția lor individuală este datorată, aceștia pot obține aceste informații din calendarul proiectului aproape imediat - fără a fi nevoie să știți cum să utilizați o diagramă Gantt.

Vrei ceva simplu de împărțit cu alte părți interesate

O diagramă Gantt este minunată la afișarea complicația proiectului dvs., dar acestea nu sunt detalii că toată lumea are nevoie.

Poate că consiliul dvs. de administrație trebuie doar să cunoască câteva date selectate (cum ar fi atunci când proiectul va fi finalizat). Sau poate că clientul nu dorește să fie împotmolit în detalii și ar prefera să aibă un calendar simplu doar pentru a păstra tab-urile pe progres.

În aceste situații, un calendar de proiect este cea mai bună alegere. Vă oferă o modalitate simplă și raționalizată de a împărtăși informațiile de necesitate, fără a fi copleșitoare cu toate complexitățile cronologiei proiectului.

Trebuie să programați o întâlnire

Proiecte - deosebit de complexe sau integrate - implică o mulțime de întâlniri și discuții. Există conversații de brainstorming, actualizări de stare, sesiuni de lucru colaborative și multe altele.

Acestea sunt lucruri care nu merită neapărat un loc dedicat pe o diagramă Gantt, deoarece acestea sunt scurte, spre deosebire de sarcinile reale ale proiectului. De exemplu, această conversație despre copia de e-mail este probabil doar o mică parte din sarcina "proiectul de copiere prin e-mail" pe graficul Gantt, adică întâlnirea în sine nu va fi afișată individual.

Cu toate acestea, aceste tipuri de evenimente trebuie să fie încă programate și au participat, iar în mod ideal, veți avea o modalitate simplă de a face acest lucru. Aceste întâlniri sunt mult mai ușor de coordonat și de afișat pe un calendar tradițional, mai degrabă decât o diagramă Gantt.

În plus, în funcție de instrumentul calendar pe care îl utilizați, dvs. și participanții la întâlnire pot primi chiar o reamintire a viitoarei întâlniri - pe care nu ați obține dintr-un program Gantt.

Utilizați o diagramă Gantt când ...

Trebuie să înțelegeți dependențele între sarcini

În timp ce un calendar tradițional de proiect este adecvat pentru complotarea sarcinilor individuale, nu ilustrează dependențele dintre ele. Cum influențează sarcinile precedente celor care urmează? Ce trebuie terminat înainte ca această sarcină specifică să poată fi abordată?

Acestea sunt informații importante pentru a ști pentru a planifica un program realist și un flux de lucru și este mult mai ușor să vă dați seama folosind o diagramă Gantt.

Dependențele de sarcini sunt imediat evidente pe o diagramă Gantt. Acest lucru este parțial pentru că întreaga diagramă este structurată ca un teanc de domino pentru a vă ajuta să înțelegeți modul în care sarcinile curg și interacționează.

Cu toate acestea, diagramele Gantt iau ilustrarea dependențelor la un nou nivel prin marcarea clară a acestor relații cu o linie între bare de sarcini. Aceste linii indică imediat dacă o sarcină depinde de altul.

Trebuie să identificați calea critică a proiectului

Lucrurile neașteptate apar, ceea ce înseamnă că doriți să știți unde aveți o cameră de wiggle în cronologia proiectului dvs. și unde lucrurile trebuie absolut să rămână pe drumul cel bun.

Cea mai bună modalitate de a face acest lucru este de a folosiMetoda critică a căii (CPM). Proiectul dvs. estetraiectorie criticăEste cea mai lungă linie de sarcini dependente de la proiectul începe să termine. Dacă ceva se încadrează în spatele căii, întregul proiect este lariscde finisare târziu.

Calea dvs. critică este aproape imposibilă identificarea pe un calendar standard de proiect, dar este surprinzător de ușor cu o diagramă Gantt. Puteți să urmăriți destul de literalmente sarcinile care depind unul de celălalt și să identifice cel mai lung șir de activități dependente de proiecte.

Aceste informații vă permit să rămâneți agili și să schimbați rapid prioritățile atunci când este necesar fără a afecta etapele sau termenul limită. De exemplu, puteți prelungi probabil termenul limită pentru redactarea posturilor sociale care promovează evenimentul dvs. fără a vă deplasa data însăși.

Trebuie să gestionați mai multe proiecte simultan

Mai des decât nu, aveți mai mult de un proiect pe placa dvs. Este foarte mult să urmăriți, iar vizionarea tuturor acestor sarcini și termenele limită pe un singur calendar este suficient pentru a vă face cu ochii încrucișați. Cu toate acestea, având calendare în întregime separate pentru fiecare proiect este greoaie și o face mai dificilă pentru a monitoriza progresul.

Gantt Grafice facilitează vizualizarea la un moment dat mai multe proiecte. Puteți avea grafice Gantt separate pentru proiecte și, de asemenea, le-ați strat pe partea de sus pentru a înțelege cum se potrivesc lucrurile împreună.

Nu numai că această abordare este mai raționalizată (la revedere, 14 calendare diferite!) Și mai ușor de înțeles, dar vă ajută să înțelegeți modul în care aceste proiecte diferite, concurente se suprapun între ele dintr-o perspectivă de timp, astfel încât să puteți gestiona încărcările și resursele în consecință.

Calendare de proiect și diagrame Gantt: Mai bine împreună

Când vine vorba de calendarele de proiect și graficele Gantt, nici una nu este superioară peste bord. Fiecare dintre ele au beneficii unice, dezavantaje și cazuri specifice de utilizare.

Și, de fapt, sunt adesea la cele mai bune lucruri când sunt folosite pentru a se completa unul pe altul. Nu există nicio regulă care să precizeze că nu puteți utiliza ambele și fiecare vă poate ajuta să îndepliniți nevoile specifice pentru proiectul dvs. și echipa dvs.

Din fericire, o platformă de gestionare a muncii colaborativeManager de sarcini UDN.- care oferă ambii Manager de sarcini UDN.Calendare și Gantt Chart Software.- vă oferă posibilitatea de a utiliza ambele opțiuni pentru a gestiona cu succes diferitele aspecte ale proiectului dvs.

Doriți să aflați și mai multe despre utilizarea calendarelor pentru a vă gestiona proiectele? Verificați aceste resurse:

Consultați aceste articole pentru mai multe sfaturi și trucuri Gantt: