Wanneer kan ik een Project Kalender Gebruik vs. een Gantt Chart

Als het aankomt opplanningeenproject planningen controleren van een tijdlijnprojectmanagers hebben tal van mogelijkheden.

Dat verschillende keuzemogelijkheden is een goede zaak - het geeft je de flexibiliteit die u nodig hebt om een systeem dat goed werkt voor u en uw team te vinden. Maar het kan ook overweldigend zijn. Met zo veel keuzes, hoe kun je eigenlijk welk formaat past bij uw specifieke behoeften van het project te identificeren?

Laten we beginnen door het nemen van een blik op twee van de meest voorkomendehet roosterengereedschappen voorprojectmanagement capaciteitsplanning : een traditioneleProjectkalenderen eenGantt-diagram .

Men is niet per se beter dan de andere, en ze hebben zelfs nogal wat overlap (bijvoorbeeld, kan zowel de duur van taken weer te geven, en ze maken het gemakkelijk om de monitor voortgang van het project).

Er zijn echter ook een aantal duidelijke verschillen - en het is de kenmerken die elk formaat een meer geschikte keuze in bepaalde scenario's te maken.

Verward? Maak je geen zorgen. Hier zullen we beneden de kern verschillen tussen een project kalender en een Gantt-diagram te breken, evenals een overzicht van een aantal specifieke scenario's wanneer een ieder is een meer geschikte keuze.

Project kalender vs. Gantt chart: Wat is het verschil?

Nogmaals, project kalenders enGantt-grafiekenzijn niet zo verschillend - dit is niet een geval van appels met peren. Beide worden gebruikt om plannen en bijhouden van uw project tijdlijn en beide zou kunnen functioneren op ten minste een basisniveau in vrijwel alle situaties.

Maar er zijn enkele duidelijke verschillen die je bewust van moet zijn. Voor de eenvoud, zullen wij deze in drie hoofdcategorieën te breken:

1. Verschijning

hun uiterlijk: Een blik op een project kalender en een Gantt-schema zal het grootste verschil te onthullen. Het duurt niet een kritische oog om te realiseren dat ze er heel anders uitzien.

Een project kalender lijkt veel op een traditionele kalender en kan worden gebouwd en gebruikt in een verscheidenheid van programma's (zoals Google of Outlook-agenda, Excel, Udn taakmanagerkalenders, en meer). Hier is een voorbeeld van een project kalender:

In tegenstelling tot,een Gantt-diagram is een visuele weergave van uw project tijdlijndat toont project taken in vergelijking met de tijd. Specifieke taken worden weergegeven als horizontale balken, en de lengte van de balk geeft aan hoe lang dattaakwordt verondersteld te nemen.

Gantt-grafieken kunnen ook worden gemaakt in een verscheidenheid van programma's. Sommige project managers kiezen voor Google Calendar Gantt-diagrammen of zelfs Gantt-grafieken in Google Spreadsheets. Anderen kiezen om te gebruikenGantt software(Dat is wat we raden!), Want dat scheelt een hoop handmatig bijwerken als er iets verandert met het project tijdlijn.

Hier is een eenvoudige Gantt-diagram bijvoorbeeld het weergeven van de taken die betrokken zijn bij het vrijgeven van een nieuw product:

2. Usability

Omdat de formaten ziet er zo anders, usability is een andere factor die een Gantt schema scheidt van een project kalender.

De meeste mensen kunnen kijken naar een standaard kalender en de informatie die wordt gedeeld meteen begrijpen - wat betekent dat een project kalender zeer weinig training of opleiding nodig om te worden gebruikt door uw team.

Een Gantt-diagram is niet zo intuïtief, dus het kan een beetje werk zou kunnen nemen om uw team op snelheid te komen. Maar wat het zou kunnen missen in de initiële gebruiksvriendelijkheid, maakt het voor in termen van functie.

3. Functie

Dus, laten we praten over die functie stukje van de puzzel. Omdat project kalenders en Gantt grafieken hebben de bovenstaande verschillen, ze hebben duidelijk verschillende functies en voordelen - wat betekent dat ze serveren uniek doeleinden in bepaalde scenario's.

Zoals? Hieronder zullen we graven in een aantal verschillende use cases wanneer je wiltom te kiezen voor een Gantt grafiek over een project kalenderof vice versa.

Gebruik een project kalender wanneer ...

U hebt alleen een overzicht van de sleuteldata nodig

Omdat een traditionele kalender zo intuïtief is om te gebruiken, is het geweldig om in een oogopslag een begrip te krijgen van het belangrijkste project datums.

Met een projectkalender kun je duidelijk noteren van dingen als:

Als een teamlid zich afvraagt ​​wanneer het hele project zal lanceren of wanneer hun individuele bijdrage verschuldigd is, kunnen ze die informatie vrijwel onmiddellijk van de projectkalender krijgen - zonder hoe u hoeft te weten hoe u een Gantt-diagram moet gebruiken.

Je wilt iets eenvoudigs delen met andere belanghebbenden

Een Gantt-diagram is geweldig in het weergeven van de fijnequaten van uw project, maar die zijn geen details die iedereen nodig heeft.

Misschien hoeft uw raad van bestuur alleen maar een paar selecteerdata te kennen (zoals wanneer het project zal worden voltooid). Of misschien wil de cliënt niet in de details verzanden en liever een eenvoudige kalender hebben om te blijven om de voortgang te houden.

In deze situaties is een projectkalender uw beste keuze. Het geeft je een eenvoudige en gestroomlijnde manier om de heed-to-know-informatie te delen zonder mensen met alle complexiteiten van de projecttijdlijn te overweldigen.

U moet een vergadering plannen

Projecten - bijzonder complexe of geïntegreerde - betrekken veel vergaderingen en discussies. Er zijn brainstormende gesprekken, statusupdates, collaboratieve werksessies en meer.

Dat zijn dingen die niet noodzakelijkerwijs een toegewijde plek op een Gantt-grafiek verdienen, omdat het korte blips zijn in tegenstelling tot echte projecttaken. Die gesprek over e-mailkopieën is bijvoorbeeld waarschijnlijk een klein deel van de taak "Ontsteking e-mail kopiëren" op de Gantt-diagram, wat betekent dat de vergadering zelf niet afzonderlijk wordt weergegeven.

Dit soort evenementen moeten echter nog steeds worden gepland en bijgewoond, en idealiter, u zult een eenvoudige manier hebben om dit te doen. Deze bijeenkomsten zijn veel gemakkelijker te coördineren en weer te geven op een traditionele kalender in plaats van een Gantt-diagram.

Bovendien kunnen u, afhankelijk van de kalendergereedschap die u gebruikt, u en de deelnemers van de vergadering zelfs een herinnering aan de aankomende vergadering ontvangen - die u niet van een Gantt-schema zou krijgen.

Gebruik een Gantt-kaart wanneer ...

U moet afhankelijkheden tussen taken begrijpen

Terwijl een traditionele projectkalender voldoende is voor het plotten van individuele taken, illustreert het de afhankelijkheden ertussen niet. Hoe beïnvloeden voorafgaande taken degenen die volgen? Wat moet worden afgewerkt voordat die specifieke taak kan worden aangepakt?

Dit is belangrijke informatie om te weten om een ​​realistisch schema en workflow te plannen en het is veel gemakkelijker voor u om erachter te komen met behulp van een Gantt-diagram.

Taakafhankelijkheden zijn onmiddellijk duidelijk op een Gantt-grafiek. Dit komt deels omdat de hele grafiek is gestructureerd als een stapel dominostenen om u te helpen begrijpen hoe taken stromen en communiceren.

Gantt-grafieken nemen echter afhankelijkheden op een nieuw niveau. Door deze relaties duidelijk te markeren met een lijn tussen taakbalken. Deze regels geven onmiddellijk aan of een taak afhankelijk is van een andere.

U moet het kritieke pad van uw project identificeren

Onverwachte dingen komen naar boven, wat betekent dat je wilt weten waar je wat wiggle-kamer in je projecttijdlijn hebt en waar dingen absoluut op het goede spoor moeten blijven.

De beste manier om dit te doen is om deKritieke padmethode (CPM). Je projectkritisch padis de langste lijn van afhankelijke taken van het project beginnen om te eindigen. Als er iets achterdeurt op dat pad, is je hele project oprisicovan het eindigen.

Uw kritieke pad is bijna onmogelijk om te identificeren op een standaard projectkalender, maar het is verrassend eenvoudig met een Gantt-diagram. Je kunt de taken vrij letterlijk traceren die van elkaar afhankelijk zijn en je langste reeks afhankelijke projectactiviteiten identificeren.

Met deze informatie kunt u wendbaar en snel verschuiven, indien nodig, zonder invloed op uw mijlpalen of deadline. U kunt bijvoorbeeld waarschijnlijk de deadline uitbreiden voor het opstellen van de sociale posten die uw evenement promoten zonder de gebeurtenisdatum zelf te verplaatsen.

U moet meerdere projecten tegelijkertijd beheren

Vaker dan niet, heb je meer dan één project op je bord. Het is veel om bij te houden, en het bekijken van al die taken en deadlines op een enkele kalender is genoeg om je te laten kruisen. Toch is het hebben van volledig afzonderlijke kalenders voor elk project omslachtig en maakt het moeilijker om de voortgang te bewaken.

Gantt-grafieken maken het gemakkelijk om meerdere projecten tegelijk te bekijken. U kunt gescheiden GANTT-diagrammen voor projecten hebben en ze ook lagen bovenop elkaar om te begrijpen hoe het bij elkaar past.

Niet alleen is deze aanpak veel gestroomlijnd (vaarwel, 14 verschillende kalenders!) En gemakkelijker te begrijpen, maar het helpt u ook te begrijpen hoe die verschillende, gelijktijdige projecten overlappen met elkaar vanuit een timing-perspectief, zodat u werkloads en middelen dienovereenkomstig kunt beheren.

Projectkalenders en Gantt-grafieken: beter samen

Als het gaat om projectkalenders en Gantt-diagrammen, is geen van beide superieur over het bord. Ze hebben elk hun unieke voordelen, nadelen en specifieke gebruiksgevallen.

En in feite zijn ze vaak op hun best wanneer ze elkaar worden gebruikt om elkaar aan te vullen. Er is geen regel waarin staat dat u beide niet kunt gebruiken, en elk kan u helpen om specifieke behoeften voor uw project en uw team te vervullen.

Gelukkig zoals een samenwerkingsbeheersplatform zoalsUdn taakmanager- welke aanbiedingen beide Udn taakmanagerKalenders en Gantt Chart Software- Geeft u de mogelijkheid om beide opties te gebruiken om de verschillende aspecten van uw project met succes te beheren.

Wilt u nog meer leren over het gebruik van agenda's om uw projecten te beheren? Bekijk deze bronnen:

Bekijk deze artikelen voor meer Gantt-kaarttips en -trucs: