Bir proje takvimi ve bir Gantt grafiğini kullanma
Gelinceplanlama a Proje takvimive bir zaman çizelgesini izlemek,projeYöneticilerin birçok seçeneği var.
Çeşitli seçenekler olumlu bir şeydir - size sizin ve ekibiniz için iyi çalışan bir sistem bulmanız için gereken esnekliği verir. Ancak aynı zamanda ezici olabilir. Pek çok seçenekle, hangi formatı özel projenizin ihtiyaçlarını karşıladığını nasıl belirleyebilirsiniz?
En yaygın olanlardan ikisine bir göz atarak başlayalım.planlamaiçin araçlarProje Yönetimi Kapasitesi Planlaması : gelenekselproje takvimive birGantt şeması .
Biri mutlaka diğerinden daha iyi değildir ve hatta biraz üst üste geldiler (örneğin, her ikisi de görev süresini gösterebilir ve proje ilerlemesini izlemeyi kolaylaştırır).
Bununla birlikte, bazı farklı farklılıklar da vardır - ve her formatı belirli senaryolarda daha uygun bir seçim yapan özellikler budur.
Kafası karışmış? Merak etme. Burada, bir proje takvimi ile Gantt grafiği arasındaki çekirdek farkları kıracağız, yanı sıra her biri daha uygun bir seçim olduğunda birkaç spesifik senaryoyu özetleyeceğiz.
Proje Takvimi vs. Gantt Grafiği: Fark nedir?
Yine, proje takvimleri veGantt GrafikleriHepsi farklı değil - bu, portakallara bir elma vakası değil. Her ikisi de proje zaman çizelgenizi planlamak ve izlemek için kullanılır ve her ikisi de hemen hemen her durumda en azından temel bir seviyede çalışabilir.
Ancak, farkında olmalısınız bazı farklı farklılıklar var. Basitlik için bunları üç ana kategoriye ayrılacağız:
1. Görünüm
Bir proje takvimindeki bir bakışta ve Gantt programı en büyük farkı ortaya çıkaracak: görünüşleri. Oldukça farklı göründüklerini anlamak için ayırt edici bir göz almaz.
Bir proje takvimi, geleneksel bir takvim gibi görünüyor ve çeşitli programlarda inşa edilebilir ve kullanılabilir (Google veya Outlook takvimi gibi, Excel, UDN Görev YöneticisiTakvimler, ve dahası). İşte bir proje takvimi örneği:
Tersine,Gantt grafiği, projenizin zaman çizelgenizin görsel bir gösterimidir.Bu, proje görevlerini zamana göre gösterir. Özel görevler yatay çubuklar olarak görüntülenir ve çubuğun uzunluğu ne kadar süreyle gösterirgörevalması gerekiyordu.
Gantt çizelgeleri çeşitli programlarda da oluşturulabilir. Bazı proje yöneticileri Google sayfalarında Google Takvim Gantt grafikleri veya hatta Gantt grafikleri oluşturmayı seçer. Diğerleri kullanmayı tercih ediyorGantt Grafik Yazılımı(Bu, önerdiğimiz şeydir!), bu, proje zaman çizelgesiyle bir şey değiştiğinde birçok manuel güncelleme tasarrufu sağlar.
İşte basit bir Gantt grafiği örneği, yeni bir ürünün serbest bırakılmasıyla ilgili görevleri görüntüleme:
2. Kullanılabilirlik
Formatlar çok farklı göründüğü için kullanılabilirlik, bir Gantt programını bir proje takviminden ayıran başka bir faktördür.
Çoğu insan standart bir takvime bakabilir ve derhal paylaşılan bilgileri anlayın - bir proje takviminin ekibiniz tarafından kullanılacak çok az eğitim veya eğitim gerektireceği anlamına gelir.
Gantt grafiği sezgisel olarak değil, ekibinizi hızlandırmak için biraz iş alabilir. Bununla birlikte, ilk kullanıcı dostu olmadığı şey, işlev açısından oluşturur.
3. fonksiyon
Yani, bulmacanın bu fonksiyon parçası hakkında konuşalım. Proje takvimleri ve Gantt çizelgeleri yukarıdaki farklılıklara sahip olduğundan, açıkça farklı fonksiyonlar ve faydalar vardır - bu, belirli senaryolarda benzersiz amaçlar sunmaları anlamına gelir.
Ne gibi? Aşağıda, isteyeceğiniz bazı farklı kullanım durumlarını kazacağız.Bir proje takvimi üzerinden bir Gantt grafiğini seçmekya da tam tersi.
Ne zaman bir proje takvimi kullanın ...
Sadece anahtar tarihlere genel bir bakışta ihtiyacınız var
Geleneksel bir takvimin kullanımı çok sezgisel olduğu için, bir bakışta en önemli proje tarihlerini anlamak için harika.
Bir proje takvimi ile, şöyle açıkça belirtebilirsiniz:
Bir ekip üyesi, tüm projenin başlatılacağı veya bireysel katkıları ne zaman sona erdiğinde, bu bilgileri neredeyse hemen hemen bir Gantt grafiği kullanmayı bilmemeye gerek kalmadan bu bilgiyi alabilirler.
Diğer paydaşlarla paylaşmak için basit bir şey istiyorsun
Bir Gantt grafiği, projenizin inceliklerini sergilemede harika, ancak bunlar herkesin ihtiyaç duyduğu detaylar değil.
Belki Yönetim Kurulunuzun yalnızca birkaç seçme tarihini bilmesi gerekir (projenin tamamlanacağı gibi). Veya belki de müşteri ayrıntılara batırılmak istemiyor ve sadece sekmeleri ilerlemeye devam etmek için basit bir takvim olmalı.
Bu durumlarda, bir proje takvimi en iyi seçimdir. Proje zaman çizelgesinin tüm karmaşıklıkları olan insanlarla ezilmeyen bilgileri paylaşmak için basit ve kolay bir yol sunar.
Bir toplantı planlamanız gerekir
Projeler - özellikle karmaşık veya entegre olanlar - çok fazla toplantı ve tartışma içerir. Beyin fırtınası konuşmaları, durum güncellemeleri, işbirlikçi iş oturumları ve daha fazlası var.
Bunlar mutlaka bir Gantt grafiğinde özel bir noktaya değinmeyen şeylerdir, çünkü gerçek proje görevlerinin aksine kısa uçuruldukları için. Örneğin, e-posta kopyası ile ilgili konuşmanın muhtemelen Gantt Grafikteki "Taslak E-posta Kopyası" görevinin sadece küçük bir kısmıdır, yani toplantının kendisi bireysel olarak gösterilmeyecektir.
Ancak, bu tür olayların hala planlanmalı ve katılması gerekir ve ideal olarak, bunu yapmanın basit bir yoluna sahip olacaksınız. Bu toplantılar, Gantt grafiğinden ziyade geleneksel bir takvimde koordine etmek ve göstermek çok daha kolaydır.
Ayrıca, kullandığınız takvim aracına bağlı olarak, siz ve toplantı katılımcıları, bir Gantt programından alamayacağınız yaklaşan toplantının bir hatırlatıcısını bile alabilirler.
Ne zaman bir Gantt grafiği kullanın ...
Görevler arasındaki bağımlılıkları anlamanız gerekir
Geleneksel bir proje takvimi bireysel görevleri çizmek için yeterli olsa da, aralarındaki bağımlılıkları göstermez. Önceki görevler, takip edenleri nasıl etkiler? Bu belirli bir görevin ele alınmasından önce bitmesi gerekenler?
Bu, gerçekçi bir program ve iş akışı planlamak için bilmeniz için önemli bilgilerdir ve bir Gantt grafiği kullanarak çözmeniz çok daha kolaydır.
Görev bağımlılıkları hemen bir Gantt grafiğinde belirgindir. Bu kısmen, tüm grafik, işlerin nasıl aktığını ve etkileşimde bulunduğunu anlamanıza yardımcı olacak bir domino yığını gibi yapılandırılmıştır.
Bununla birlikte, Gantt çizelgeleri, bu ilişkileri açıkça görev çubukları arasındaki bir çizgi ile açıkça işaretleyerek, bağımlılıkları yeni bir seviyeye çıkarır. Bu çizgiler derhal bir görevin bir başkasına bağlı olup olmadığını gösterir.
Projenizin kritik yolunu tanımlamanız gerekir.
Beklenmedik şeyler ortaya çıkıyor, bu, proje zaman çizelgenizdeki bazı küf odanızın nerede olduğunu ve işlerin kesinlikle yolda kalmak zorunda kaldığını bilmek istediğiniz anlamına gelir.
Bunu yapmanın en iyi yolu kullanmaktır.Kritik Yol Yöntemi (CPM). Projenizinkritik yolProjeden en uzun bağımlı görevlerin bittiği en uzun süredir. Bir şey o yolda geride kalırsa, tüm projenizriskgeç bitirme.
Kritik yolunuz standart bir proje takviminde tanımlamak neredeyse imkansızdır, ancak bir Gantt grafiği ile şaşırtıcı derecede kolaydır. Tam anlamıyla birbirine bağımlı olan görevleri izleyebilir ve en uzun bağımlı proje faaliyetlerinizi belirleyebilirsiniz.
Bu bilgiler, dönüm noktalarını veya son tarihinizi etkilemeden gerektiğinde çevik kalmanıza ve hızlı bir şekilde geçiş yapmanızı sağlar. Örneğin, olay tarihinin kendisini taşıymadan etkinliğinizi tanıtmak için sosyal mesajları hazırlamak için son tarihi genişletebilirsiniz.
Birden fazla projeyi bir kerede yönetmeniz gerekir.
Daha sık değil, tabağınızda birden fazla projeniz var. Bunu takip etmek ve bu görevlerin tümünü ve son tarihlerini tek bir takvimdeki tümünü görüntülemek çok şey var. Yine de her proje için tamamen ayrı takvimlere sahip olmak hantal ve ilerlemeyi izlemenizi zorlaştırıyor.
Gantt çizelgeleri, bir kerede birden fazla projeyi görüntülemeyi kolaylaştırır. Projeler için ayrı Gantt çizelgelerine sahip olabilirsiniz ve bunları nasıl birbirine uyduğunu anlamak için birbirlerinin üstüne yerleştirebilirsiniz.
Bu yaklaşım sadece daha düzenli değil (Hoşçakal, 14 farklı takvim!) Ve anlaşılması daha kolaydır, ancak bu farklı, eşzamanlı projelerin nasıl bir zamanlama perspektifinden birbirleriyle örtüşmesini anlamanıza yardımcı olur, böylece iş yüklerini ve kaynakları buna göre yönetebilirsiniz.
Proje Takvimleri ve Gantt Grafikleri: Birlikte daha iyi
Proje takvimleri ve Gantt çizelgeleri söz konusu olduğunda, hiçbiri kurulun karşısındaki ikisi de. Her biri kendine özgü faydaları, dezavantajları ve özel kullanım durumları vardır.
Ve aslında, birbirlerini tamamlamak için kullanıldığında sıklıkla ellerinden gelenin en iyisini yapıyorlar. Her ikisini de kullanamayacağınızı belirten bir kural yoktur ve her biri projeniz ve ekibiniz için özel ihtiyaçları yerine getirmenize yardımcı olabilir.
Neyse ki, işbirlikçi bir iş yönetimi platformu gibiUDN Görev Yöneticisi- her ikisini de teklif eder UDN Görev YöneticisiTakvimler ve Gantt Grafik Yazılımı- Projenizin farklı yönlerini başarılı bir şekilde yönetmek için her iki seçeneği de kullanma fırsatı verir.
Projelerinizi yönetmek için takvimleri kullanma hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Bu kaynaklara göz atın:
Daha fazla Gantt grafiği ipuçları ve püf noktaları için bu makaleleri inceleyin:
