Project CalendarとGanthtチャートを使用する場合

それが来るとき企画 a プロジェクトスケジュールタイムラインの監視、事業管理者にはたくさんのオプションがあります。

さまざまな選択肢は前向きなものです - それはあなたとあなたのチームのためにうまく機能するシステムを見つける必要がある柔軟性をあなたに与えます。しかし、それはまた圧倒的になることがあります。非常に多くの選択肢で、どのようなフォーマットが特定のプロジェクトのニーズに合っているかを実際に識別する方法を実際に識別できますか？

最も一般的な2つを見て始めましょうスケジュール用具用ツールプロジェクト管理能力計画 ： 伝統的なプロジェクトカレンダーそしてAガントチャート 。

一方は他方よりも優れておらず、かなりのオーバーラップさえもあります（たとえば、両方ともタスクの期間を表示でき、プロジェクトの進行状況を簡単に監視できます）。

しかし、いくつかの異なる違いもあります - そしてそれは特定のシナリオで各フォーマットをより適切な選択にする特性です。

混乱している？心配しないでください。ここでは、プロジェクトカレンダーとガントチャートのコアの違いを分解し、それぞれがより適切な選択肢の場合はいくつかの特定のシナリオを概説します。

プロジェクトカレンダーとガントチャート：違いは何ですか？

再びプロジェクトのカレンダーとガントチャートそれほど異なりません - これはオレンジへのリンゴの場合ではありません。どちらもプロジェクトのタイムラインを計画し追跡するために使用され、両方とも、少なくともすべての状況で少なくとも基本レベルで機能することができます。

しかし、あなたが知っているべきであるという明確な違いがいくつかあります。簡単にするために、これらを3つの主要なカテゴリに分割します。

外観

プロジェクトカレンダーとガントスケジュールで一目が一目で、最大の違いが明らかになります。それは彼らがかなり違うように見えることを理解するために目の目を取っていません。

プロジェクトカレンダーは伝統的なカレンダーのように見え、さまざまなプログラムで構築して使用することができます（GoogleまたはOutlook Calendar、Excelなど）。 UDNタスクマネージャーカレンダー、もっと）。これがプロジェクトカレンダーの例です。

対照的に、ガントチャートはあなたのプロジェクトのタイムラインの視覚的表現ですそれは時間と比較してプロジェクトタスクを示しています。特定のタスクは水平バーとして表示され、バーの長さはそれだけの時間を示します。タスク取ることになっています。

ガントチャートはさまざまなプログラムでも作成できます。一部のプロジェクトマネージャは、GoogleカレンダーガントチャートまたはGoogleシートのGanttチャートでさえ作成することを選択します。他の人は使いやすいですガントチャートソフトウェアプロジェクトのタイムラインで何かが変更されたときに多くの手動更新を節約するように、（これが私たちがお勧めします）を保存します。

これは、新しい製品の解放に関連するタスクを表示する単純なガントチャートです。

2.使いやすさ

フォーマットはそんなに異なるように見えるので、ユーザビリティはプロジェクトのカレンダーからガントスケジュールを分離するもう1つの要因です。

ほとんどの人は標準のカレンダーを見ることができ、共有されている情報をすぐに理解することができます - プロジェクトカレンダーがあなたのチームによって使用されるべきトレーニングや教育がほとんどないことを意味します。

ガントチャートは直感的なものではないので、チームがスピードアップするために少し仕事をするかもしれません。ただし、初期のユーザーの親しみやすさに欠けている可能性があるのは、機能の観点から構成します。

3.機能

それで、パズルのその機能片について話しましょう。プロジェクトカレンダーとガントチャートは上記の違いを持ち、それらは明らかに異なる機能と利点を持っています - それらは特定のシナリオで独自の目的を果たすことを意味します。

どのような？以下では、必要に応じていくつかの異なるユースケースに掘り下げますプロジェクトカレンダーの上にガントチャートを選択するまたはその逆も同様です。

プロジェクトカレンダーを使用してください...

鍵日付の概要は必要です

伝統的なカレンダーは非常に直感的であるため、一目で最も重要なプロジェクトの日付を理解するのに最適です。

プロジェクトカレンダーを使えば、次のようなものを明確に表記することができます。

チームメンバーがプロジェクト全体が起動したとき、または個々の貢献が期限切れになると、その情報をほぼすぐにその情報を入手することができます。ガントチャートの使い方を知ることはできません。

あなたは他の利害関係者と共有するのが簡単に必要です

ガントチャートはあなたのプロジェクトの複雑さを表示するのが素晴らしいですが、それらは誰もが必要とする詳細ではありません。

多分あなたの取締役会は、いくつかの選択日を知るだけでよい（プロジェクトが完成するときに）。またはおそらくクライアントは詳細で停止したくないため、タブを進行中に保存するためだけに単純なカレンダーがあります。

このような状況では、プロジェクトカレンダーはあなたの最良の選択です。プロジェクトのタイムラインのすべての複雑さを伴わずに、知識のない情報を共有するための直接的で合理的な方法を提供します。

あなたは会議をスケジュールする必要があります

プロジェクト - 特に複雑で統合されたもの - 多くの会議や議論を伴います。ブレインストーミング会話、ステータスアップデート、共同作業セッションなどがあります。

それらは、真のプロジェクトのタスクとは対照的に、短いブリックであるため、ガントチャートでは必ずしも専用のスポットに値するものではないものです。たとえば、電子メールコピーに関する会話は、ガントチャートの「ドラフトメールコピー」の小さな部分だけである可能性があるため、会議自体が個別に表示されないことを意味します。

ただし、これらのタイプのイベントはまだスケジュールされ参加する必要があり、理想的には簡単な方法があります。これらの会議は、ガントチャートではなく、伝統的なカレンダーに調整して表示する方がはるかに簡単です。

さらに、使用するカレンダーツールに応じて、あなたと会議参加者は今後の会議を思い出させることさえあります - あなたはガントスケジュールから得られないでしょう。

ガントチャートを使用してください...

タスク間の依存関係を理解する必要があります

従来のプロジェクトカレンダーが個々のタスクをプロットするのに十分である間、それらの間の依存関係は説明しません。先行のタスクはどのようにしてそれに続くものに影響を与えるのですか？その特定のタスクを取り組むことができる前に、何が終了する必要がありますか？

これはあなたが現実的なスケジュールとワークフローを計画するために知ることが重要な情報であり、ガントチャートを使って把握することがはるかに簡単です。

タスクの依存関係は、ガントチャートですぐに明らかです。これは部分的にチャート全体がドミノのスタックのように構造化されているため、タスクの流れややり取り方法を理解するのに役立ちます。

ただし、ガントチャートは、これらの関係をタスクバー間の行と明確にマークすることによって、新しいレベルへの依存関係を示す。これらの行は、タスクが別のものに依存しているかどうかをすぐに示します。

あなたはあなたのプロジェクトのクリティカルパスを識別する必要があります

予想外の物事が起きています。これは、プロジェクトのタイムラインにWiggle Roomがどこにあるかを知りたいと思っています。

これを行う最善の方法はクリティカルパスメソッド（CPM）。あなたのプロジェクトのクリティカルパスプロジェクトの開始から終了までの依存タスクの最長行です。何かがそのパスの後ろに落ちるならば、あなたのプロジェクト全体は危険遅く仕上げ

あなたのクリティカルパスは、標準のプロジェクトカレンダーを識別することはほとんど不可能ですが、それはガントチャートで驚くほど簡単です。文字通り互いに依存しているタスクをかなりトレースして、最長のプロジェクト活動の一番長い文字列を識別できます。

この情報では、マイルストーンや期限に影響を与えることなく、必要に応じて優先順位を迅速にシフトさせることができます。たとえば、イベントの日付自体を動かさずに、イベントを宣伝する社会投稿を作成するための締め切りを拡大する可能性があります。

あなたはすぐに複数のプロジェクトを管理する必要があります

もっと多くの場合、あなたはあなたのプレートに複数のプロジェクトを持っています。それは、単一のカレンダーでそれらのタスクと締め切りのすべてを追跡し、あなたを交差させるのに十分であることはたくさんあります。それでも、各プロジェクトに完全に別々のカレンダーを持つことは面倒であり、進捗状況を監視するために困難になります。

ガントチャートは、一度に複数のプロジェクトを簡単に表示できます。あなたはプロジェクトのための別々のガントチャートを持つことができ、それらを互いの上に階層化することができます。

このアプローチは、このアプローチだけでなく（さようなら、14の異なるカレンダー！）と理解しやすいですが、それはタイミングの観点から異なる並行プロジェクトがどのように重なっているかを理解するのにも役立ちます。それに応じて作業負荷やリソースを管理できます。