Когда использовать календарь проекта против диаграммы Gantt

Когда дело доходит допланирование а. расписание проектаи мониторинг временной шкалы,проектУ руководителей есть много вариантов.

Этот выбор вариантов является позитивным - это дает вам гибкость, вам нужно найти систему, которая хорошо работает для вас и вашей команды. Но это также может быть подавляющим. С таким большим количеством вариантов, как вы можете определить, какой формат соответствует вашим конкретным потребностям проекта?

Давайте начнем с взгляда на два из наиболее распространенныхпланированиеинструменты дляПланирование потенциала управления проектами : традиционныйкалендарь проектаи аДиаграмма Ганта Отказ

Одно не обязательно лучше, чем у другого, и они даже имеют довольно много перекрытия (например, оба могут отображать продолжительность задач, и они облегчают мониторинг прогресса проекта).

Тем не менее, существуют также некоторые различные различия - и это те характеристики, которые делают каждый формат более подходящим выбором в определенных сценариях.

Смущенный? Не волнуйся. Здесь мы распустим разницы в основные между календарем проекта и диаграммой Ганта, а также наброски нескольких конкретных сценариев, когда каждый является более подходящим выбором.

Календарь проекта против ГАНТТ-графики: какая разница?

Опять же, календари проекта иГАНТТ ГрафикиРазве все это разные - это не случай яблок к апельсинам. Оба используются для планирования и отслеживания графика вашего проекта, и оба могут функционировать по меньшей мере на базовом уровне в значительной степени все ситуации.

Но есть некоторые различные различия, о которых вы должны знать. Для простоты мы нарушим их на три основных категория:

1. Внешний вид

Один взгляд на календарь проекта и расписанию ГАНТТ раскроет самую большую разницу: их внешний вид. Не предпринимает взыскательный взгляд, чтобы понять, что они выглядят совсем разными.

Календарь проекта очень похож на традиционный календарь и может быть построен и используется в различных программах (например, календарь Google или Outlook, Excel, Диспетчер задач UDNКалендари, и больше). Вот пример календаря проекта:

Напротив,График Gantt - это визуальное представление вашей временной шкале проектаЭто показывает задачи проекта по сравнению со временем. Конкретные задачи отображаются как горизонтальные стержни, а длина полоса указывает, как долгозадачадолжен взять.

Графики Gantt также могут быть созданы в различных программахОтказ Некоторые менеджеры проекта выбирают создание графиков Google Calendar Gantt или даже диаграммы Gantt в Google Pailets. Другие должны использоватьGANTT Chart Proofform(Что мы рекомендуем!), Как это экономит много ручного обновления, когда что-то меняется с графиком проекта.

Вот простой пример диаграммы Gantt, отображающий задачи, связанные с выпуском нового продукта:

2. Юзабитель

Поскольку форматы выглядят так разными, удобство использования - это еще один фактор, который отделяет график GANTT из календаря проекта.

Большинство людей могут посмотреть на стандартный календарь и сразу же понимают информацию, которая разделяется - означает, что календарь проекта потребует очень мало обучения или образования, которое будет использоваться вашей командой.

График Gantt не так интуитивно понятен, поэтому может потребоваться небольшая работа, чтобы получить вашу команду до скорости. Однако то, что это может не хватало в первоначальном удобстве для пользователя, он состоит в том, чтобы с точки зрения функции.

3. Функция

Итак, давайте поговорим об этой функциональной части головоломки. Поскольку календари проекта и диаграммы Gantt имеют вышеуказанные различия, они, очевидно, имеют разные функции и выгоды - что означает, что они служат уникальными целями в определенных сценариях.

Как что? Ниже мы рассмотрим некоторые разные случаи использования, когда вы хотитеЧтобы выбрать диаграмму Gantt над календарем проектаили наоборот.

Используйте календарь проекта, когда ...

Вам нужен только обзор ключевых дат

Поскольку традиционный календарь так интуитивно использовать, он отлично подходит для понимания наиболее важных дат проекта с первого взгляда.

С календарем проекта вы можете четко заметить такие вещи, как:

Если член команды задается вопросом, когда весь проект будет запущен или когда их индивидуальный вклад, они могут получить эту информацию от календаря проекта практически немедленно - без необходимости знать, как использовать график Gantt.

Вы хотите что-то простое, чтобы поделиться с другими заинтересованными сторонами

График Gantt отлично отображать тонкости вашего проекта, но это не подробно, которые всем нужны.

Возможно, ваша совет директоров должен знать только несколько выбора дат (например, когда проект будет завершен). Или, возможно, клиент не хочет быть увязшим в деталях, и будет иметь простой календарь, чтобы сохранить вкладки о прогрессе.

В этих ситуациях календарь проекта - ваш лучший выбор. Это дает вам простой и упорядоченный способ поделиться информацией о необходимости знать без подавляющих людей со всеми слоями сроки проекта.

Вам нужно запланировать встречу

Проекты - особенно сложные или интегрированные - включают много встреч и обсуждений. Существуют разговоры мозгового штурма, обновления состояния, совместные рабочие сессии и многое другое.

Это вещи, которые не обязательно заслугают выделенное место на графике гантта, поскольку они короткие откидывания в отличие от истинных задач проекта. Например, этот разговор о копии электронной почты, вероятно, скорее всего лишь небольшая часть задачи «Вершина электронной почты» на графике GANTT, что означает, что сама встреча не будет отображаться индивидуально.

Тем не менее, эти типы событий все еще должны быть запланированы и присутствовать, а в идеале у вас будет простой способ сделать это. Эти встречи намного проще для координации и отображения на традиционном календаре, а не на графике Gantt.

Кроме того, в зависимости от использования календаря, вы используете, вы и участники встречи могут даже получить напоминание о предстоящей встрече - который вы не получили от графика Ганта.

Используйте график Gantt, когда ...

Вам нужно понимать зависимости между задачами

Хотя традиционный календарь проекта является адекватным для построения индивидуальных задач, она не проиллюстрирует зависимости между ними. Как предшествующие задачи влияют на те, которые следуют? Что нужно закончить до того, как эта конкретная задача может быть решена?

Это важная информация для вас, чтобы узнать, чтобы планировать реалистичное расписание и рабочий процесс, и вам намного проще выяснить, используя диаграмму GANTT.

Задача зависимостей сразу очевидны на графике Gantt. Это частично, потому что вся диаграмма структурирована, как стог домино, чтобы помочь вам понять, как задачи текут и взаимодействуют.

Тем не менее, графики Gantt принимают иллюстрирующие зависимости на новый уровень, четко разметки этих отношений с линией между планками задач. Эти линии сразу указывают на то, что задача зависит от другой.

Вам нужно определить критический путь вашего проекта

Неожиданные вещи придумывают, что означает, что вы хотите знать, где у вас есть какая-то комната Wiggle в тройке проекта, и где все абсолютно должны оставаться на трассе.

Лучший способ сделать это - использоватьКритический путь путь (CPM)Отказ Ваш проекткритический путьСамая длинная линия зависимых задач от проекта начала закончить. Если что-то отстает на этом пути, весь ваш проект находится врискзаканчивая поздно.

Ваш критический путь практически невозможен идентифицировать на стандартном календаре проекта, но оно удивительно легко с графиком Gantt. Вы можете буквально проследить задачи, которые зависят друг от друга и определяют вашу самую длинную строку зависимых проектных мероприятий.

Эта информация позволяет вам оставаться провоим и быстро сдвигать приоритеты при необходимости, не влияя на ваши вехи или крайний срок. Например, вы, вероятно, можете продлить срок для разработки социальных постов, продвигающих ваше мероприятие, не перемещая дату события.

Вам нужно управлять несколькими проектами одновременно

Чаще всего у вас есть более одного проекта на вашем тарелке. Многое, чтобы отслеживать, а просмотр всех этих задач и сроков в одном календаре достаточно, чтобы заставить вас скреститься. Тем не менее, имея совершенно отдельные календари для каждого проекта громоздка и делает его жесткой для вас мониторинга прогресса.

Графики Gantt позволяют легко просматривать несколько проектов одновременно. Вы можете иметь отдельные диаграммы Gantt для проектов, а также слойте их друг на друга, чтобы понять, как все соответствует.

Не только этот подход гораздо более оптимизирован (до свидания, 14 разных календарей!) И проще понять, но он также помогает вам понять, как разные одновременные проекты перекрываются друг с другом от перспективы синхронизации, чтобы вы могли соответственно управлять рабочими нагрузками и ресурсами.

Календари проекта и диаграммы Gantt: лучше вместе

Когда дело доходит до календарей проекта и графиков Gantt, ни один из них не превосходит через доску. У каждого из них есть свои уникальные преимущества, недостатки и конкретные случаи использования.

И, на самом деле, они часто в лучшем случае, когда используются для того, чтобы дополнить друг друга. Нет никакого правила, указанного, что вы не можете использовать оба, и каждый может помочь вам выполнить конкретные потребности в вашем проекте и вашей команде.

К счастью, платформа управления совместной работой, какДиспетчер задач UDN- который предлагает оба Диспетчер задач UDNКалендариа такжеGANTT Chart Proofform- Дает вам возможность использовать оба варианта, чтобы успешно управлять различными аспектами вашего проекта.

Хотите узнать еще больше о использовании календарей для управления вашими проектами? Проверьте эти ресурсы:

Проверьте эти статьи для большего количества советов и трюков Gantt графиков: