Wann verwenden Sie einen Projektkalender vs. ein Gantt-Diagramm

Wenn es darum gehtPlanungeinProjektplanund Überwachung einer Zeitleiste,ProjektManager haben viele Möglichkeiten.

Diese Vielfalt der Entscheidungen ist eine positive Sache - es gibt Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen, um ein System zu finden, das für Sie und Ihr Team gut funktioniert. Es kann aber auch überwältigend sein. Wie können Sie mit so vielen Optionen tatsächlich identifizieren, welches Format zu Ihrem spezifischen Projektanforderungen passt?

Beginnen wir mit einem Blick auf zwei der häufigstenPlanungWerkzeuge fürProjektmanagement-Kapazitätsplanung : ein traditionellesProjektkalender.und einGantt-Diagramm .

Man ist nicht unbedingt besser als der andere, und sie haben sogar ein ganzes Überlappung (zum Beispiel, beide können die Dauer der Aufgaben anzeigen, und sie machen es einfach, den Projektfortschritt zu überwachen).

Es gibt jedoch auch einige verschiedene Unterschiede - und es ist diese Eigenschaften, die jedes Format in bestimmten Szenarien eine geeignetere Wahl machen.

Verwirrt? Mach dir keine Sorge. Hier setzen wir die Kernunterschiede zwischen einem Projektkalender und einem Gantt-Diagramm ab, sowie ein paar spezifische Szenarien, wenn jeder eine besser geeignete Wahl ist.

Projektkalender vs. Gantt-Diagramm: Was ist der Unterschied?

Wieder, Projektkalender undGantt-DiagrammeSind nicht nur anders - dies ist kein Fall von Äpfeln für Orangen. Beide werden verwendet, um Ihre Projekt-Timeline zu planen und zu verfolgen, und beide konnten auf mindestens einem grundlegenden Niveau in ziemlich allen Situationen funktionieren.

Es gibt jedoch einige verschiedene Unterschiede, von denen Sie wissen sollten. Zur Vereinfachung brechen wir diese in drei Hauptkategorien ab:

1. Aussehen

Ein Blick auf einen Projektkalender und ein Gantt-Zeitplan zeigen den größten Unterschied: ihr Aussehen. Es dauert nicht ein anspruchsvolles Auge, um zu erkennen, dass sie ganz anders aussehen.

Ein Projektkalender sieht viel wie ein traditioneller Kalender aus und kann in einer Vielzahl von Programmen gebaut und verwendet werden (wie Google oder Outlook-Kalender, Excel, UDN-Task-ManagerKalender, und mehr). Hier ist ein Beispiel für einen Projektkalender:

Im Gegensatz,Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung Ihrer Projektzeitleistedas zeigt Projektaufgaben im Vergleich zur Zeit. Spezifische Aufgaben werden als horizontale Balken angezeigt, und die Länge der Bar zeigt an, wie lange das istAufgabesoll nehmen.

Gantt-Charts können auch in einer Vielzahl von Programmen erstellt werden. Einige Projektmanager entscheiden sich für Google Calendar Gantt-Diagramme oder sogar Gantt-Diagramme in Google-Blättern. Andere entscheiden sich zu verwendenGantt-Diagrammsoftware.(Was wir empfehlen, empfehlen wir!), dass ein so manuelle Aktualisierung speichert, wenn sich etwas mit der Projektzeitleiste ändert.

Hier ist ein einfaches Gantt-Diagramm-Beispiel, das die Aufgaben anzeigt, die an der Freigabe eines neuen Produkts angezeigt werden:

2. Benutzerfreundlichkeit.

Da die Formate so unterschiedlich aussehen, ist die Benutzerfreundlichkeit ein weiterer Faktor, der einen Gantt-Zeitplan von einem Projektkalender trennt.

Die meisten Menschen können einen Standardkalender ansehen und sofort die Informationen verstehen, die geteilt werden, was bedeutet, dass ein Projektkalender eine sehr geringe Ausbildung oder Ausbildung erfordert, um von Ihrem Team verwendet zu werden.

Ein Gantt-Diagramm ist nicht ganz so intuitiv, so dass es ein wenig Arbeit dauert, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen. Was jedoch bei der anfänglichen Benutzerfreundlichkeit fehlt, macht sie jedoch in Bezug auf Funktion aus.

3. Funktion

Lassen Sie uns also über dieses Funktionsstück des Puzzles sprechen. Da Projektkalender und Gantt-Charts die obigen Unterschiede haben, haben sie offensichtlich unterschiedliche Funktionen und Vorteile - was bedeutet, dass sie in bestimmten Szenarien einzigartige Zwecke servieren.

Wie was? Nachfolgend graben wir in einigen unterschiedlichen Anwendungsfällen, wenn Sie möchtenfür ein Gantt-Diagramm über einem Projektkalender entscheidenoder umgekehrt.

Verwenden Sie einen Projektkalender, wenn ...

Sie benötigen nur einen Überblick über Schlüsseldaten

Da ein traditioneller Kalender so intuitiv ist, ist es groß, das wichtigste Projektdaten auf einen Blick zu verstehen.

Mit einem Projektkalender können Sie die Dinge eindeutig nennen:

Wenn sich ein Teammitglied sich fragt, wenn sich das gesamte Projekt lanciert oder wenn ihr individueller Beitrag fällig ist, können sie diese Informationen fast sofort vom Projektkalender erhalten - ohne zu wissen, wie man ein Gantt-Diagramm verwenden muss.

Sie möchten etwas einfaches mit anderen Stakeholdern teilen

Ein Gantt-Diagramm ist großartig, um die Feinheiten Ihres Projekts anzuzeigen, aber diese dabei sind keine Angaben, die jeder braucht.

Möglicherweise muss Ihr Verwaltungsrat nur ein paar auswählende Termine kennen (wie beim Abschluss des Projekts). Oder vielleicht möchte der Kunde nicht in den Details festgefahren sein und lieber einen einfachen Kalender haben, nur um Registerkarten auf dem Laufenden zu bleiben.

In diesen Situationen ist ein Projektkalender Ihre beste Wahl. Es gibt Ihnen eine unkomplizierte und stromlinienförmige Möglichkeit, die benötigten Informationen ohne überwältigende Menschen mit allen Komplexitäten der Projektzeitleiste zu teilen.

Sie müssen ein Treffen einplanen

Projekte - besonders komplexe oder integrierte - beinhalten viele Besprechungen und Diskussionen. Es gibt Brainstorming-Gespräche, Statusaktualisierungen, kollaborative Arbeitssitzungen und mehr.

Das sind Dinge, die nicht unbedingt einen dedizierten Ort auf einem Gantt-Diagramm verdienen, da sie kurze Blips sind, im Gegensatz zu echten Projektaufgaben. Dieses Gespräch über E-Mail-Kopie ist beispielsweise wahrscheinlich nur ein kleiner Teil des Tasks "E-Mail Copy" im Gantt-Diagramm, dh das Treffen selbst wird nicht einzeln angezeigt.

Diese Arten von Ereignissen müssen jedoch noch geplant und besucht werden, und Sie haben idealerweise einen einfachen Weg, dies zu tun. Diese Treffen sind viel einfacher, auf einem herkömmlichen Kalender anstelle eines Gantt-Diagramms zu koordinieren und anzuzeigen.

Außerdem erhalten Sie je nach dem Kalender-Werkzeug, das Sie verwenden, und die Treffpunkte können sogar eine Erinnerung an das bevorstehende Treffen erinnern - die Sie nicht von einem Gantt-Zeitplan bekommen würden.

Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, wenn ...

Sie müssen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben verstehen

Während ein herkömmlicher Projektkalender für das Plotten einzelner Aufgaben angemessen ist, wird die Abhängigkeiten zwischen ihnen nicht veranschaulicht. Wie wirkt sich Vorgaben auf die folgenden Aufgaben aus? Was muss beendet sein, bevor diese spezifische Aufgabe angegangen werden kann?

Dies ist wichtig, dass Sie wissen, um einen realistischen Zeitplan und einen Workflow zu planen, und es ist viel einfacher, dass Sie mit einem Gantt-Diagramm herausfinden können.

Aufgabenabhängigkeiten sind auf einem Gantt-Diagramm sofort ersichtlich. Dies ist zum Teil daran, dass das gesamte Diagramm wie ein Stapel von Dominostapel strukturiert ist, um Ihnen zu verstehen, wie Aufgaben fließen und interagieren.

Gantt-Diagramme veranschaulichen jedoch Abhängigkeiten auf ein neues Niveau, indem sie diese Beziehungen mit einer Linie zwischen Taskleisten eindeutig markieren. Diese Zeilen zeigen sofort, ob eine Aufgabe von einem anderen abhängig ist.

Sie müssen den kritischen Weg Ihres Projekts identifizieren

Unerwartete Dinge kommen auf, was bedeutet, dass Sie wissen möchten, wo Sie in Ihrer Projektzeitleiste einen Wackelraum haben und wo die Dinge absolut auf dem Weg bleiben müssen.

Der beste Weg, dies zu tun, ist, das zu verwendenKritische Pfadmethode (CPM). Ihr Projekt istkritischer PfadIst die längste Linie von abhängigen Aufgaben von Projektstart, um zu beenden. Wenn etwas auf diesem Weg zurückfällt, ist Ihr gesamtes Projekt beiRisikoverspätet.

Ihr kritischer Weg ist fast unmöglich, sich auf einem Standard-Projektkalender zu identifizieren, aber es ist überraschend einfach mit einem Gantt-Diagramm. Sie können die aufeinander abhängigen Aufgaben buchstäblich verfolgen und Ihre längste Saite von abhängigen Projektaktivitäten ermitteln.

Mit dieser Information können Sie bei Bedarf agile und schnell verschieben, ohne dass Ihre Meilensteine ​​oder Frist auftreten. Sie können beispielsweise die Frist für die Ausarbeitung der sozialen Beiträge, die Ihre Veranstaltung fördern, nicht erweitern, ohne das Ereignis-Datum selbst zu bewegen.

Sie müssen mehrere Projekte gleichzeitig verwalten

Öfter als nicht, haben Sie mehr als ein Projekt auf Ihrem Teller. Es ist viel zu verfolgen und alle diese Aufgaben und Fristen in einem einzigen Kalender zu sehen, reicht aus, um Sie zu kreuzigen. Wenn Sie bisher völlig separate Kalender für jedes Projekt zu trennen, ist jedoch umständlich und lässt es für Sie stärkern, um den Fortschritt zu überwachen.

Gantt-Diagramme machen es einfach, mehrere Projekte gleichzeitig anzuzeigen. Sie können separate Gantt-Diagramme für Projekte verfügen und sie auch aufeinander aufstellen, um zu verstehen, wie die Dinge zusammenpassen.

Dieser Ansatz ist nicht nur weit schneller (auf Wiedersehen, 14 verschiedene Kalender!) Und leichter zu verstehen, aber es hilft Ihnen auch, zu verstehen, wie diese unterschiedlichen, gleichzeitigen Projekte aus einem Timing-Perspektiven überlappen, damit Sie Workloads und Ressourcen entsprechend verwalten können.

Projektkalender und Gantt-Diagramme: besser zusammen

Wenn es um Projektkalender und Gantt-Diagramme geht, ist keiner über den Vorstand überlegen. Sie haben jeweils ihre einzigartigen Vorteile, Nachteile und spezifische Anwendungsfälle.

Und in der Tat sind sie oft am besten, wenn sie sich um einander ergänzen. Es gibt keine Regel, dass Sie nicht beide verwenden können, und jeder kann Ihnen dabei helfen, spezifische Anforderungen Ihres Projekts und Ihres Teams zu erfüllen.

Glücklicherweise ist eine kollaborative Arbeitsmanagementplattform wieUDN-Task-Manager- was beide anbietet UDN-Task-ManagerKalenderundGantt-Diagrammsoftware.- gibt Ihnen die Möglichkeit, beide Optionen zu verwenden, um die verschiedenen Aspekte Ihres Projekts erfolgreich zu verwalten.

Möchten Sie noch mehr zur Verwendung von Kalendern lernen, um Ihre Projekte zu verwalten? Überprüfen Sie diese Ressourcen:

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