Коли використовувати календар проекту VS.

Коли справа доходить допланування a графік проектуі моніторинг часової шкали,проектМенеджери мають багато варіантів.

Що різноманітність вибору - це позитивна річ - це дає вам гнучкість, яку потрібно знайти систему, яка добре працює для вас та вашої команди. Але це також може бути переважним. З такою кількістю вибору, як ви можете визначити, який формат відповідає вашим конкретним потребам проекту?

Почнемо, подивіться на двох найбільш поширенихплануванняінструменти дляПланування можливостей управління проектами : традиційнийКалендар проектуі aГрафік Gantt .

Один не обов'язково краще, ніж інший, і вони навіть мають досить трохи перекриття (наприклад, обидва можуть відображати тривалість завдань, і вони дозволяють легко контролювати прогрес проекту).

Однак є також деякі чіткі відмінності - і це ті характеристики, які роблять кожен формат більш підходящим вибором у певних сценаріях.

Заплутаний? Не хвилюйтеся. Тут ми зламаємо основні відмінності між календарем проекту та діаграмою GANTT, а також окреслити кілька конкретних сценаріїв, коли кожен є більш підходящим вибором.

Календар проекту VS. Gantt CHART: Яка різниця?

Знову ж таки, календарі проекту таГрафіки GanttНе все, що різні - це не випадок яблук до апельсинів. Обидва використовуються для планування та відстеження часової шкали проекту, і обидва могли б функціонувати принаймні основний рівень у всіх ситуаціях.

Але є деякі чіткі відмінності, які ви повинні знати. Для простоти, ми розбиваємося з трьома основними категоріями:

1. Зовнішній вигляд

Один з погляду на календар проекту та графік гант буде виявити найбільшу різницю: їх зовнішній вигляд. Це не бере уважного ока, щоб зрозуміти, що вони виглядають зовсім іншим.

Календар проекту виглядає як традиційний календар і може бути побудований та використаний у різних програмах (наприклад, Google або Outlook календаря, Excel, Диспетчер завдань UDNКалендарі, і більше). Ось приклад календаря проекту:

У контрасті,Графік Gantt - це візуальне представлення покажчика вашого проектуЦе показує завдання проекту порівняно з часом. Конкретні завдання відображаються як горизонтальні смуги, а довжина смуги вказує, як довго цезавданняпередбачається взяти.

Графіки Gantt також можуть бути створені в різних програмах. Деякі керівники проектів вирішили створити діаграми Google Calendar Gantt або навіть діаграми Gantt у Google Lees. Інші вибираютьПрограмне забезпечення Gantt Chart(Це те, що ми рекомендуємо!), Як це економить багато ручного оновлення, коли щось зміниться з графікою проекту.

Ось простий приклад діаграми Gantt, що відображає завдання, пов'язані з випуском нового продукту:

2. Юса правління

Оскільки формати виглядають настільки різними, зручність використання є ще одним фактором, який відокремлює графік Gantt з календаря проекту.

Більшість людей можуть подивитися на стандартний календар і негайно зрозуміти інформацію, яка є спільною - це означає, що календар проекту потребує дуже мало тренінгів або освіти, яка буде використовуватися вашою командою.

Графік Gantt не зовсім інтуїтивно зрозумілий, тому це може зайняти трохи роботи, щоб отримати свою команду до швидкості. Однак, що це може не вистачати в первинній користувачевій зручності, вона складається з точки зору функції.

3. Функція

Отже, давайте поговоримо про цю функцію частини головоломки. Оскільки календарі проекту та діаграми Gantt мають вищезгадані відмінності, вони, очевидно, мають різні функції та переваги, що означає, що вони служать унікальними цілями в певних сценаріях.

Як що? Нижче ми копаємося в деякі різні випадки використання, коли ви хочетеЩоб вибрати діаграму Gantt над календарем проектуабо навпаки.

Використовуйте календар проекту, коли ...

Вам потрібен лише огляд ключових дат

Оскільки традиційний календар настільки інтуїтивно зрозумілий для використання, це чудово, щоб отримати розуміння найважливіших дат проекту з погляду.

За допомогою календаря проекту ви можете чітко повідомити такі речі:

Якщо член команди дивується, коли весь проект запускає або коли їхній індивідуальний внесок, вони можуть отримати цю інформацію з календаря проекту, практично негайно - не потребуючи знати, як використовувати діаграму Gantt.

Ви хочете щось просто поділитися з іншими зацікавленими сторонами

Графік Gantt чудово підходить для відображення тонкощі вашого проекту, але ті, що не деталізують, що всі потребують.

Можливо, ваша рада директорів потрібно лише знати кілька виборчих дат (наприклад, коли проект буде завершено). Або, мабуть, клієнт не хоче, щоб забитий у деталях і скоріше має простий календар, щоб зберегти вкладки на прогрес.

У цих ситуаціях календар проекту - це ваш найкращий вибір. Це дає вам простий і обтічний спосіб, щоб поділитися інформацією про необхідність, без переважних людей з усіма складностями часової шкала.

Вам потрібно запланувати зустріч

Проекти - особливо складні або інтегровані - залучають багато зустрічей та обговорень. Є мозкові розмови, оновлення статусу, спільні робочі сесії тощо.

Це речі, які не обов'язково заслуговують на участь у діаграмі Gantt, оскільки вони короткі блюз, на відміну від справжніх завдань проекту. Наприклад, ця бесіда про копію електронної пошти, ймовірно, лише невелика частина "проекту електронної пошти" завдання "на схемі Gantt, що означає, що сама зустріч не буде відображатися окремо.

Однак ці типи подій все ще повинні бути заплановані та відвідати, і в ідеалі, у вас буде простий спосіб зробити це. Ці зустрічі набагато простіше координувати та відображати на традиційному календарі, а не діаграму Gantt.

Крім того, залежно від використовуваного інструменту календаря, ви та учасники зустрічі можуть навіть отримувати нагадування про майбутні зустрічі, - які ви не отримаєте від графіку Ганту.

Використовуйте діаграму Gantt, коли ...

Вам потрібно розуміти залежності між завданнями

Хоча традиційний календар проекту є адекватним для побудови окремих завдань, він не ілюструє залежності між ними. Як попередні завдання впливають на ті, що слідують? Що потрібно закінчити до цього конкретного завдання?

Це важлива інформація для вас знати, щоб планувати реалістичний графік та робочий процес, і вам набагато простіше з'ясувати, використовуючи діаграму Gantt.

Залежність завдань негайно очевидні на діаграмі Gantt. Це частково тому, що вся діаграма структурована, як стек доміно, щоб допомогти вам зрозуміти, як потік та взаємодії.

Однак діаграми Gantt беруть ілюструючі залежності до нового рівня, чітко позначивши ці відносини з рядком між барами завдань. Ці лінії негайно вказують, якщо завдання залежить від іншого.

Вам потрібно визначити критичний шлях вашого проекту

Несподівані речі виходять, що означає, що ви хочете знати, де у вас є певна кімната у вашому проекті та де речі абсолютно повинні залишатися на шляху.

Найкращий спосіб зробити це - це використовуватиМетод критичного шляху (CPM). Ваш проекткритичний шляхє найдовшою лінією залежних завдань з проекту, починаючи обробляти. Якщо щось відстає від цього шляху, ваш весь проектризикзакінчення пізно.

Ваш критичний шлях практично неможливо визначити на стандартному календарі проекту, але це дивно легко з діаграмою Gantt. Ви можете буквально простежити завдання, які залежать від одного і визначають вашу довгу рядок залежної діяльності проекту.

Ця інформація дозволяє вам залишатися гнучким і швидко перекладу пріоритетів, коли це необхідно, не впливаючи на ваші етапи або термін. Наприклад, ви, мабуть, ви, мабуть, ви можете подовжити термін для розробки соціальних посад, які сприяють вашій події, не переміщаючи саму подія.

Вам потрібно одночасно керувати кількома проектами

Частіше, ніж ні, у вас є більше одного проекту на вашій тарілці. Це дуже багато, щоб відстежувати, і переглядати всі ці завдання та терміни на одному календарі, щоб зробити вас перехресними очима. Однак, що мають цілком окремі календарі для кожного проекту, є громіздким і робить його жорсткішим для вас, щоб стежити за прогресом.

Графіки Gantt дозволяє легко переглядати кілька проектів одночасно. Ви можете мати окремі діаграми Gantt для проектів, а також їх на вершині один одного, щоб зрозуміти, як справляються разом.

Це не тільки цей підхід набагато більш обтічний (до побачення, 14 різних календарів!) І легше зрозуміти, але це також допомагає зрозуміти, як ті різні, одночасні проекти перекриваються один з одним з перспективи часу, щоб ви могли керувати робочими навантаженнями та ресурсами відповідно.

Календарі проекту та діаграми Gantt: краще разом

Коли мова йде про проектні календарі та діаграми Gantt, ніхто не перевершує дошку. Кожен з них мають свої унікальні вигоди, недоліки та спеціальні випадки використання.

І, по суті, вони часто в кращих, коли вони використовуються, доповнюють один одного. Немає жодного правила, що ви не можете використовувати обидва, і кожен може допомогти вам виконати конкретні потреби для вашого проекту та вашої команди.

На щастя, платформа управління спільною роботоюДиспетчер завдань UDN- що пропонує обидва Диспетчер завдань UDNКалендарі і Програмне забезпечення Gantt Chart- дає вам можливість використовувати обидва варіанти, щоб успішно керувати різними аспектами вашого проекту.

Хочете дізнатися ще більше про використання календарів, щоб керувати своїми проектами? Ознайомтеся з цими ресурсами:

Ознайомтеся з цими статтями для більш графічних порад та трюків Gantt: