Hoe te Totally Nail Uw Project Delivery Timeline

Stel je voor dat je zou gaan om een huis te bouwen. Zou je springt recht in en een gat graven voor de kelder, kruisen van je vingers dat je dingen zou uitzoeken als je ging mee? Waarschijnlijk niet. Alvorens dit te veel als het oppakken van een enkele tool, zou je een plan te vormen.

Je zou een goed begrip van alle van de verschillende stappen en de teams die betrokken zou zijn te krijgen. Je zou achterhalen wat de volgorde waarin taken die nodig zijn om te worden uitgevoerd in (immers, kunt u niet op een dak voordat je muren). En, belangrijker nog, je zou een tijdslijn om al deze bewegende stukken in goede banen te creëren.

Het belang vanplanningligt voor de hand in deze context, nietwaar?

Terwijl u misschien niet de bouw van huizen, als eenprojectmanager, je bent nog steeds verantwoordelijk voor het krijgen van projecten tot stand gebracht op een effectieve en efficiënte manier. Het planningsproces is van cruciaal belang voor het verwijderen van blokkades, effectief gebruik te maken van uw middelen, en het leveren van projecten op tijd en binnen budget.

Dit is precies waar uw project levering tijdlijn komt. Laten we praten over wat dit is en hoe u kunt een account maken, zodat u kunt voorkomen dat het bouwen van een huis (err ... project) op een wankele basis.

Wat is precies een project levering tijdlijn?

Deze tijdlijn (vaak in de vorm van eenGantt-diagram) Specificeert alle stappen die nodig zijn om een project af te maken, vanaf de aftrap de hele weg naar het project leveringsproces.

Dat de levering eindpunt is het belangrijk om kennis te nemen. U moet uw tijdlijn niet eindigen wanneer de stukken van het project zijn afgerond en het is allemaal samengesteld.

Dus, bijvoorbeeld, een marketingbureau moet niet te overwegen van een cliënt eBook project compleet als ze eenmaal een ontworpen PDF in de hand. Het is pas klaar wanneer het is afgeleverd - wat betekent dat de cliënt heeft feedback, afgetekend op, en het is officieel gelanceerd op hun website.

Levering is een belangrijke (misschien wel het belangrijkste) laatste stap. In feite, tal van organisaties hebben eigenlijk een project levering manager die verantwoordelijk is voor het zien van het project tot het einde, in aanvulling op een project manager die coördineert en houdt toezicht op de voortgang.

Wat als je niet beide rollen hebben? Geen zorgen te maken. Uw project levering tijdlijn helpt u een overkoepelende uitzicht over de hele project te houden, zodat u kunt ervoor zorgen krijg je eigenlijk het over de finish (in tegenstelling tot ergens in de buurt van het).

6 stappen om uw project levering tijdlijn ace

De tijdlijn is belangrijk, maar het is echt alleen effectief als het correct gedaan.

Wat heb je nodig om te weten om je eigen te maken en ace de kritiekeproject managementAfleverings-proces? Hier zijn 6 stappen te volgen.

1. Bepaal uw omvang van het werk

Voordat u in kaart brengen kunt beginnen met uit elke vorm van planning voor uw project, moet je wetenhoe je een project visie te definiërenen hebben een stevige greep op wat deliverables het omvat. Dit helpt u bij het plannen van een vakantie, maar ook om iedereen op uw project team op dezelfde pagina over wat er bij.

Begin met het schrijven van een korteProject Scope-verklaring. Deze kunnen variëren van eenvoudige tot complexe (afhankelijk van de complexiteit van het project). Echter, op een zeer basaal niveau, jeProject Scope-verklaringzou moeten bevatten:

Veeldomeinstatements omvatten ook zaken als budget, stakeholders,beperkingenof beperkingen, uitsluitingen en veronderstellingen. Maar laten we houden het eenvoudig voor nu.

Vasthouden aan onze voorbeeld van een marketingbureau produceren van een eBook voor een klant, hier is een voorbeeld van wat een simpel productscope statementeruit zou kunnen zien:

Zie je die kerncomponenten in dat product scope statement? Daar zijn ze:

Vooral als je te popelen om te rollen op uw project te krijgen bent, zou deze stap lijkt een overbodige formaliteit. Maar het is ongelooflijk behulpzaam om ervoor te zorgen iedereen werkt met gedeelde verwachtingen en instructies.

Zie het als het beslissen wat voor soort huis je gaat bouwen voordat u begint met het in kaart brengen blauwdrukken. Boerderij? 2-verhaal? Craftsman? Colonial? Dat is belangrijk context te hebben voordat ze verder gaan met iets anders.

2. Maak uw work breakdown structure (WBS)

Nu je je belangrijkste leverbare hebt geïdentificeerd, is het tijd om dat in te breken in zelfs kleinere deliverables. EENWerkonderbrekingsstructuurkan luxe of intimiderend klinken, maar het hoeft niet te zijn.

Tijdens dit proces moet u alleen maar nadenken over welke mijlpalen uiteindelijk tot uw voltooide project leiden. Verwar deze niet met individuele taken of verantwoordelijkheden - ze moeten actuele, tastbare deliverables zijn met betrekking tot uw project.

Dus voor ons eBook-voorbeeld, weten we dat de kernlevering een voltooide 12-pagina-e-boek is. Maar tijdens het projectproces hebben we verschillende kleinere deliverables, waaronder:

Die 4 deliverables moeten worden voltooid om het hele project samen te komen. Breek je eigen project naar beneden in vergelijkbare emmers werk.

3. Maak een lijst van uw taken

Nu in plaats van alleen je grote project, heb je die 4 mijlpalen waarmee je werkt (je inhoudsontwerp, ontworpen ontwerp, bestemmingspagina en lanceer e-mail).

Met die meer beheersbare structuur op zijn plaats, hebt u een eenvoudiger tijd die en alle taken die verband houden met uw project identificeren. Denk na over welke taken betrokken zijn bij elk van die kleinere deliverables. Welke stappen moeten worden genomen voor elk van die om te voltooien?

Om bijvoorbeeld het ontwerp van de eBook-inhoud te voltooien, moet dat team:

Herhaal dit zelfde proces voor elk van de deliverables die u hebt geïdentificeerd. Je eindigt met een uitgebreide lijst met taken die allemaal bij elkaar komen om je project te maken.

4. Identificeer eventuele taakafhankelijkheid

Op zichzelf lijkt taken mogelijk eenvoudig genoeg. Maar alle projectmanagers weten dat ze eigenlijk zwaar onderling verbonden zijn, waardoor het hele project veel complexer is.

Dit spreekt tot het belang van het vroeg in deze planningsfasen te spotten - voordat u zelfs uw projectbezorgingsperiode in kaart brengt. Door te begrijpen welke taken afhankelijk zijn van elkaar, kunt u een projectorder instellen die veel sensischer en efficiënter is.

Gewapend met uw lijst met taken, neem dan eens hoe ze met elkaar zijn verbonden. Het ontwerpteam moet diagrammen en infographics voor het e-boek maken. Maar kunnen ze die beginnen voordat ze de tekst en statistieken van het contentteam hebben? Waarschijnlijk niet.

Let nu op van dit soort afhankelijkheden, zodat u ze tijdens de volgende stappen in gedachten kunt houden.

5. Schat de tijd die nodig is voor taken

Om een ​​te makenproject tijdlijnDat is zo nauwkeurig mogelijk, je moet op zijn minst een ruig begrip hebben van hoe lang elk van deze taken zal duren. Door dit te doen, kunt u realistischer zijn over uw planning en uw deadlines.

Laten we het onder ogen zien - het schatten van de tijd die nodig is om een ​​te voltooientaakKan een uitdaging zijn, vooral wanneer de dolprits zoals de planningsfruidigheid en de voorspanningsvoorspanning spelen. Om u te helpen dit aangeboren idealisme te bestrijden dat u inspireert om ononderbroken deadlines in te stellen, moet u uw projectspelers in dit proces inhouden.

6. Kaart uw Gantt-diagram in kaart

Je bent bewapend met jeprojectdoelen, uw deliverables, uw taken, uw afhankelijkheden en uw tijdschattingen. Dat betekent dat u alles hebt wat u nodig heeft om uw projectbezorgingstijdlijn te maken - in de vorm van eenGantt-diagram .

Als u er niet mee bent, geeft een Gantt-diagram projectgerelateerde taken weer in vergelijking met de tijd. Op het diagram worden taken weergegeven door horizontale balken. De lengte van die staven geeft de geschatte hoeveelheid tijd aan dat de taak moet worden voltooid. Deze diagram is een nuttig visueel voor begrip (en tracking!) Uw tijdlijn, evenals het begrijpen van de algehele stroom van uw project.

Tijdens de levenscyclus van het project kan een projectmanager een Gantt-diagram gebruiken om de duur, deadlines en afhankelijkheden aan te passen aan het uitlijnen van de wisselende prioriteiten en vermijd potentiële vertragingen.

Voor maximale impact moet uw Gantt-diagram worden gedeeld met alle leden van het projectteam aan het begin van het project (in plaats van wanneer hun individuele stukken in het spel komen). Dit maakt gebruik van een meer geïntegreerde projectafgiftewerkwijze, die een zeer collaboratieve aanpak is waar alle projectorganen bij het begin betrokken zijn, in tegenstelling tot gebracht in verschillende fasen. Dit verbetert de transparantie en verhoogt de verantwoording in uw team

Verwen de levering niet

Uw project is technisch niet voltooid totdat het is afgeleverd, wat waarschijnlijk is waarom projectbezorgingbeheer een volledig afzonderlijke functie is binnen tal van organisaties. Deze laatste stap is belangrijk - veel.

Wees echter gerust, je hebt niet noodzakelijkerwijs een apart teamlid nodig dat is toegewijd aan levering om deze belangrijke stap te aas.

De tijdlijn van uw projectbezorging kan u helpen bij het maken van een behulpzaam plan, toezicht op de voortgang van uw hele project en zorgt ervoor dat u het daadwerkelijk over de finishlijn krijgt. Voor meer informatie over projecttijdlijnen, kijk uitWaarom is uw projecttijdlijn onnauwkeurig (en hoe het te repareren) .