Como pregar totalmente o cronograma de entrega do projeto

Imagine que você ia construir uma casa. Você pularia direto e cavará um buraco para o porão, cruzando os dedos que você deseja descobrir as coisas como você foi? Provavelmente não. Antes tanto quanto pegar uma única ferramenta, você formaria um plano.

Você teria uma compreensão de todas as diferentes etapas e equipes que estariam envolvidas. Você descobriria a ordem em que as tarefas precisavam ser realizadas (afinal de contas, você não pode colocar um telhado antes de ter paredes). E, mais importante, você criaria uma linha do tempo para manter todas essas peças em movimento no caminho certo.

A importância deplanejamentoParece óbvio nesse contexto, não é?

Enquanto você pode não estar construindo casas, comoprojetoGerente, você ainda é responsável por obter projetos realizados de forma eficaz e eficiente. O processo de planejamento é crucial para remover obstáculos, fazendo uso efetivo de seus recursos e entregar projetos no prazo e no orçamento.

Isto é exatamente onde vem a linha do tempo de entrega de projeto. Vamos falar sobre o que é e como você pode criar um para que você possa evitar construir uma casa (Projeto Err ...) em uma Fundação Shaky.

O que exatamente é uma linha do tempo de entrega de projeto?

Esta linha do tempo (muitas vezes na forma de umgráfico de Gantt) Detalhes todas as etapas necessárias para concluir um projeto, desde o pontapé inicial até o processo de entrega do projeto.

Esse ponto de extremidade de entrega é importante notar. Você não deve terminar sua linha do tempo quando as peças do projeto forem concluídas e todas são compiladas.

Assim, por exemplo, uma agência de marketing não deve considerar o projeto de ebook de um cliente, uma vez que eles tenham um PDF projetado na mão. Ele acabou quando foi entregue - o que significa que o cliente forneceu feedback, assinado, e é lançado oficialmente em seu site.

A entrega é uma etapa final importante (indiscutivelmente, mais importante). De fato, várias organizações realmente têm um gerente de entrega de projeto responsável por ver o projeto até o final, além de um gerente de projeto que coordena e supervisiona o progresso.

E se você não tiver ambos os papéis? Não se preocupe. A linha do tempo de entrega do projeto ajuda a manter uma visão abrangente de todo o projeto para que você possa certificar-se de recebê-lo sobre a linha de chegada (em oposição a algum lugar perto dela).

6 passos para ace sua linha do tempo de entrega de projeto

A linha do tempo é importante, mas é realmente eficaz quando é feito corretamente.

O que você precisa saber para criar seu próprio e ace o críticoGerenciamento de ProjetosProcesso de entrega? Aqui estão 6 etapas a seguir.

1. Determine seu escopo de trabalho

Antes que você possa começar a mapear qualquer tipo de programação para o seu projeto, você precisa saberComo definir uma visão do projetoe ter uma compreensão sólida sobre quais entregas engloba. Isso ajuda você a planejar de acordo, enquanto também está recebendo todos em sua equipe de projeto na mesma página sobre o que está envolvido.

Começar escrevendo um curtodeclaração do escopo do projeto. Estes podem variar de simples a complexos (dependendo das complexidades do projeto). No entanto, em um nível muito básico, o seudeclaração do escopo do projetodeveria incluir:

Váriosalcancedeclarações também incluem coisas como orçamento, partes interessadas,restriçõesou limitações, exclusões e suposições. Mas vamos manter as coisas simples por agora.

Ajudando com nosso exemplo de uma agência de marketing que produz um ebook para um cliente, aqui está um exemplo de que um produto simplesdeclaração do escopopoderia parecer:

Você vê esses componentes principais nessa declaração de escopo do produto? Aqui estão eles:

Particularmente quando você está ansioso para se enrolar em seu projeto, esse passo pode parecer uma formalidade desnecessária. Mas é incrivelmente útil para garantir que todos estejam operando com expectativas e instruções compartilhadas.

Pense nisso como decidir que tipo de casa você vai construir antes de começar a mapear plantas. Rancho? 2 andares? Artesão? Colonial? Esse é importante contexto para ter antes de avançar com qualquer outra coisa.

2. Crie sua estrutura de avaria de trabalho (WBS)

Agora que você identificou sua principal entrega, é hora de quebrar isso em entregas ainda menores. UMATrabalhoDemolirEstruturapode parecer fantasia ou intimidante, mas não precisa ser.

Durante este processo, você só precisa pensar sobre quais marcos eventualmente levam ao seu projeto concluído. Não confunda estes com tarefas ou responsabilidades individuais - elas devem ser entregas reais e tangíveis relacionadas ao seu projeto.

Então, para o nosso exemplo de eBook, sabemos que o núcleo entregável é um eBook completo de 12 páginas. Mas durante todo o processo de projeto, teremos várias entregas menores, incluindo:

Esses 4 entregas precisam ser preenchidos para todo o projeto se unirem. Quebre seu próprio projeto em baldes de trabalho semelhantes.

3. Listar suas tarefas

Agora, em vez de apenas seu grande projeto, você tem esses 4 marcos que você está trabalhando (seu rascunho, projetou o rascunho, a página de destino e o lançamento do email).

Com essa estrutura mais gerenciável no lugar, você terá um tempo mais fácil identificar todas e todas as tarefas relacionadas ao seu projeto. Pense em quais tarefas estão envolvidas com cada uma dessas entregas menores. Que medidas precisam ser tomadas para que cada um deles seja concluída?

Por exemplo, para concluir o rascunho do conteúdo do eBook, essa equipe precisará:

Repita este mesmo processo para cada uma das entregas que você identificou. Você vai acabar com uma lista abrangente de tarefas que se reúnem para criar seu projeto.

4. Identifique quaisquer dependências da tarefa

Por conta própria, as tarefas podem parecer simples o suficiente. Mas todos os gerentes de projeto sabem que eles são realmente fortemente interconectados, o que torna todo o projeto muito mais complexo.

Isso fala com a importância de descobrir quaisquer dependências do projeto no início desses estágios de planejamento - antes mesmo de mapear a linha do tempo de entrega do projeto. Ao entender quais tarefas dependem uns dos outros, você pode estabelecer uma ordem de projeto muito mais sensica e eficiente.

Armado com sua lista de tarefas, dê uma olhada em como eles estão conectados um ao outro. A equipe de design precisa criar gráficos e infográficos para o eBook. Mas eles podem começar aqueles antes de terem o texto e as estatísticas da equipe de conteúdo? Provavelmente não.

Anote esses tipos de dependências agora, para que você possa mantê-los em mente durante as seguintes etapas.

5. Tempo estimado necessário para tarefas

Para criar umcronograma do projetoIsso é tão preciso quanto possível, você precisa ter pelo menos uma compreensão aproximada de quanto tempo cada uma dessas tarefas será necessário. Ao fazer isso, você pode ser mais realista sobre sua programação e seus prazos.

Vamos enfrentá-lo - estimando o tempo necessário para completar umtarefaPode ser desafiador, particularmente quando culpados como o planejamento de falácia e o viés do otimismo estão em jogo. Para ajudá-lo a combater este idealismo inato que o inspira a definir prazos inatriados, envolva seus players de projeto neste processo.

6. mapear seu gráfico de Gantt

Você está armado com o seuObjetivos do projeto, suas entregas, suas tarefas, suas dependências e suas estimativas de tempo. Isso significa que você tem tudo o que precisa para criar seu cronograma de entrega de projeto - sob a forma de umgráfico de Gantt .

Se você não estiver familiarizado com isso, um gráfico Gantt exibe tarefas relacionadas ao projeto em comparação ao tempo. No gráfico, as tarefas são representadas por barras horizontais. A duração dessas barras indica a quantidade estimada de tempo que a tarefa deve ser concluída. Este gráfico é útil para a compreensão (e rastreamento!) Sua linha do tempo, além de entender o fluxo geral do seu projeto.

Durante o ciclo de vida do projeto, um gerente de projeto pode utilizar um gráfico de Gantt para ajustar durações, prazos e dependências para alinhar com a mudança de prioridades e evitar possíveis atrasos.

Para o impacto máximo, seu gráfico de Gantt deve ser compartilhado com todos os membros da equipe do projeto no início do projeto (em vez de quando suas peças individuais entrarem em jogo). Isso emprega um método de entrega de projeto mais integrado, que é uma abordagem altamente colaborativa, onde todos os membros do projeto estão envolvidos desde o início, em vez de serem trazidos em diferentes fases. Isso melhora a transparência e aumenta a responsabilidade em toda a sua equipe

Não negligencie o parto

Seu projeto tecnicamente não é concluído até que seja entregue, o que é provável que o gerenciamento de entrega de projeto seja uma função totalmente separada dentro de inúmeras organizações. Este passo final é importante - muito.

No entanto, tenha certeza de que você não precisa necessariamente de um membro da equipe separado dedicado à entrega para ace esse passo importante.

A linha do tempo de entrega de projeto pode ajudá-lo a criar um plano útil, supervisionar o progresso inteiro do seu projeto e garantir que você realmente obtenha a linha de chegada. Para mais sobre cronogramas de projeto, confiraPor que o cronograma do seu projeto é impreciso (e como corrigi-lo) .