Jak zcela nehet vaše časová osa doručení projektu
Představte si, že jste budovali dům. Skočili byste přímo dovnitř a kopat díru pro suterén, přes prsty, které byste postavili věci, jak jste šel spolu? Asi ne. Před tolik jako vyzvednutí jednoho nástroje, vytvoříte plán.
Dostali byste pochopení všech různých kroků a týmů, které by byly zapojeny. Zjistíte, že jsou úkoly potřebné k dosažení (koneckonců, nemůžete dát na střechu, než budete mít stěny). A co je nejdůležitější vytvořit časovou osu, abyste udrželi všechny tyto pohyblivé kousky na trati.
DůležitostplánováníZdá se, že v této souvislosti není zřejmé, že?
I když možná nebudete stavět domy, jakoprojektManažer, jste stále zodpovědný za získání projektů dosažených efektivním a efektivním způsobem. Proces plánování je klíčový pro odstranění zátarovných bloků, což činí účinné využívání vašich zdrojů a doručování projektů včas a v rozpočtu.
To je přesně tam, kde přichází vaše časová osa doručení projektu
Co přesně je časová osa doručení projektu?
Tato časová osa (často ve formě aGanttův diagram) Podrobnosti Všechny kroky potřebné k dokončení projektu, z výkopu až do procesu doručení projektu.
Tento koncový bod dodávky je důležitý pro vědomí. Neměli byste ukončit časovou osu, když jsou kusy projektu dokončeny a je to všechno zkompilovaný.
Takže například marketingová agentura by neměla zvážit eBook klienta úplný, jakmile mají navržený PDF v ruce. Je dokončeno pouze tehdy, když byl dodán - což znamená, že klient poskytl zpětnou vazbu, odhlášen na něm, a to je oficiálně zahájeno na svých webových stránkách.
Dodávka je důležitým (pravděpodobně nejdůležitějším) posledním krokem. Ve skutečnosti, četné organizace skutečně mají správce doručování projektu odpovědný za zobrazení projektu až do konce, kromě projektového manažera, který koordinuje a dohlíží na pokrok.
Co když nemáte obě tyto role? Neboj se. Vaše časová osa doručení projektu vám pomůže udržet přehřátý pohled na celý projekt, abyste se ujistili, že jste vlastně dostali přes cílovou čáru (na rozdíl od někam blízko IT).
6 kroků k eso své časové ose
Časová osa je důležitá, ale je to opravdu efektivní, když to udělá správně.
Co potřebujete vědět, abyste vytvořili své vlastní a eso kriticképrojektový managementDodací proces? Zde je 6 kroků.
1. Určete svůj rozsah práce
Než začnete mapovat jakýkoliv režim projektu, musíte vědětJak definovat vizi projektua mají pevný uchopení, jaké výsledky zahrnuje. To vám pomůže naplánovat tedy, zatímco také dostávám každého na váš projektový tým na stejné stránce o tom, co se jedná.
Začněte napsat zkratProhlášení o rozsahu projektu. Ty se mohou pohybovat od jednoduchých až po komplexní (v závislosti na intrikážích projektu). Nicméně, na velmi základní úrovni, vašeProhlášení o rozsahu projektuby měly zahrnovat:
MnohorozsahProhlášení také zahrnují věci jako rozpočet, zúčastněné strany,omezenínebo omezení, vyloučení a předpoklady. Ale pojďme teď věci přímočaré.
Lepení s naším příkladem marketingové agentury produkující ebook pro klienta, zde je příklad toho, co jednoduchý produktProhlášení o rozsahumohl vypadat:
Vidíte ty základní komponenty v tomto prohlášení o rozsahu produktu? Zde jsou:
Zvláště když se dychtivíte, abyste se na svém projektu mohli valit, může se zdát jako zbytečná formalita. Ale je to neuvěřitelně užitečné pro zajištění toho, že každý pracuje se společnými očekáváními a pokyny.
Přemýšlejte o tom, jak se rozhodne, jaký typ domu budete stavět dříve, než začnete mapovat plány. Ranč? 2-příběh? Řemeslník? Koloniální? To je důležitý kontext, než se předcházejí vpřed s čímkoliv jiným.
2. Vytvořte strukturu poruchy práce (WBS)
Nyní, když jste identifikovali své hlavní dodávky, je čas prolomit, že dolů do ještě menších dodávek. AStruktura poruch prácemůže zvonit fantazie nebo zastrašování, ale nemusí to být.
Během tohoto procesu je třeba přemýšlet o tom, jaké míry nakonec vedou k dokončenému projektu. Nezaměňujte je s jednotlivými úkoly nebo odpovědností - měly by být skutečné, hmatatelné výstupy týkající se vašeho projektu.
Takže pro náš Ebook příklad víme, že jádro dodáváte je dokončená 12-stránková ebook. Ale v průběhu procesu projektu budeme mít několik menších dodávek, včetně:
Tyto 4 dodávky musí být dokončeny, aby se celý projekt spojil. Zlomit svůj vlastní projekt dolů do podobných kbelíků práce.
3. Vyjmenujte své úkoly
Nyní namísto svého velkého projektu máte tyto 4 milníky, s nimiž pracujete (váš návrh, navržený návrh, přistávací stránka a spuštění e-mailu).
S tím více zvládnutelnou strukturou na místě budete mít jednodušší čas identifikovat všechny všechny úkoly, které souvisí s vaším projektem. Přemýšlejte o tom, jaké úkoly jsou zapojeny s každým z těchto menších dodávek. Jaké kroky je třeba přijmout, aby každý z těch, kteří mají být dokončeni?
Chcete-li například dokončit návrh obsahu eKnihy, bude tento tým třeba:
Tento stejný proces opakujte pro každou ze zásilek, které jste identifikovali. Skončete s komplexním seznamem úkolů, které se všichni spojují a vytvoří váš projekt.
4. Identifikujte všechny závislosti na úkolu
Na vlastní pěst si mohou být úkoly zdánlivé. Ale všichni projektoví manažeři vědí, že jsou vlastně silně propojeni, což činí celý projekt mnohem složitější.
To mluví o důležitosti špinění všech závislostí projektu brzy v těchto plánovacích fázích - předtím, než vymapujete časovou osu. Porozumění, jaké úkoly jsou závislé na sobě, můžete rozložit projekt, který je mnohem silnější a efektivnější.
Zbaveno se seznamem úkolů, podívejte se, jak jsou navzájem spojeni. Designový tým musí vytvořit grafy a infografiky pro ebook. Ale mohou začít ty, než budou mít text a statistiky z týmu obsahu? Asi ne.
Uvědomte si tyto typy závislostí nyní, abyste je mohli udržet na paměti během následujících kroků.
5. Odhad potřebný pro úkoly
Pro vytvoření aČasová osa projektuTo je co nejpřesnější, musíte mít alespoň hrubé porozumění, jak dlouho bude každý z těchto úkolů trvat. Tímto způsobem můžete být realističtější o vašem rozvrhu a vaše termíny.
Pojďme tváří - odhad, který je potřebný k dokončeníúkolMůže být náročné, zejména když viníky, jako je plán plánování a ohrožení optimismu jsou ve hře. Abychom vám pomohli bojovat proti tomuto vrozenému idealismu, který vás inspiruje k nastavení nedodržených termínů, zapojit své hráče projektu v tomto procesu.
6. Mapujte svůj graf Gantt
Jste vyzbrojeni svýmcíle projektu, vaše výstupy, vaše úkoly, vaše závislosti a odhady času. To znamená, že máte vše, co potřebujete vytvořit časovou osu projektu - ve formě aGanttův diagram .
Pokud s ním neznámý, graf Gantt zobrazuje úkoly související s projektem ve srovnání s časem. Na grafu jsou úkoly reprezentovány horizontálními tyčemi. Délka těchto tyčí označuje odhadovanou dobu, kterou má úkol požadovat. Tento graf je užitečný vizuální pro pochopení (a sledování!) Vaše časová osa, stejně jako pochopení celkového toku vašeho projektu.
Během životního cyklu projektu může manažer projektu využít ganttový graf pro úpravu trvání, termínů a závislostí, aby se sladěny se změnou priorit a vyhnout se potenciálním zpožděním.
Pro maximální dopad by měl být váš ganttový diagram sdílen se všemi členy projektového týmu na začátku projektu (spíše než když jejich jednotlivé kusy přicházejí do hry). To zaměstnává integrovanější metodu pro doručování projektu, která je vysoce spolupracujícím přístupem, kde jsou všichni členové projektu zapojeni z počátku, na rozdíl od přivedených v různých fázích. To zlepšuje transparentnost a zvyšuje odpovědnost v rámci vašeho týmu
Nezanedbávejte doručení
Váš projekt technicky není dokončen, dokud nebude dodán, což je pravděpodobné, proč projekt doručení projektu je zcela samostatná funkce v mnoha organizacích. Toto poslední kroky - hodně.
Nicméně, odpočinek zajistíte, nemusíte nutně potřebovat samostatný člen týmu, který je věnován doručení, aby byl tento důležitý krok eso.
Vaše časová osa doručení projektu vám může pomoci vytvořit užitečný plán, dohlížet si pokrok celý projekt a zajistit, abyste ji vlastně dostali přes cílovou čáru. Další informace o časových lhůtách podívejte se naProč je časová osa projektu nepřesná (a jak ji opravit) .
