कैसे अपनी परियोजना वितरण समयरेखा को पूरी तरह से नाखून करने के लिए

कल्पना कीजिए कि आप एक घर बनाने जा रहे थे। क्या आप सही तरीके से कूदेंगे और बेसमेंट के लिए एक छेद खोद सकते हैं, अपनी उंगलियों को पार कर सकते हैं कि आप चीजों को समझेंगे जैसे आप साथ गए थे? शायद नहीं। एक ही उपकरण लेने के रूप में इतना पहले, आप एक योजना तैयार करेंगे।

आपको उन सभी अलग-अलग चरणों और टीमों की समझ मिलेगी जो शामिल होंगे। आप उस आदेश को समझ पाएंगे कि कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है (आखिरकार, आप दीवारों से पहले छत पर नहीं डाल सकते हैं)। और, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप इन सभी चलती टुकड़ों को ट्रैक पर रखने के लिए एक समयरेखा तैयार करेंगे।

की अहमियत योजना इस संदर्भ में स्पष्ट लगता है, है ना?

जबकि आप घरों का निर्माण नहीं कर सकते हैं, एक के रूप में परियोजना प्रबंधक, आप अभी भी एक प्रभावी और कुशल तरीके से परियोजनाओं को पूरा करने के लिए जिम्मेदार हैं। योजना प्रक्रिया रोडब्लॉक को हटाने, अपने संसाधनों का प्रभावी उपयोग करने और समय पर और बजट में परियोजनाओं को वितरित करने के लिए महत्वपूर्ण है।

यह वही है जहां आपकी प्रोजेक्ट डिलीवरी टाइमलाइन आती है। आइए इस बारे में बात करें कि यह क्या है और आप कैसे बना सकते हैं ताकि आप एक शकी नींव पर एक घर (गलती ... परियोजना) के निर्माण से बच सकें।

एक परियोजना वितरण समयरेखा वास्तव में क्या है?

यह समयरेखा (अक्सर एक के रूप में गैंट चार्ट ) विवरण परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी चरणों, किकऑफ से परियोजना वितरण प्रक्रिया तक सभी तरह से।

उस डिलीवरी एंडपॉइंट को नोट करना महत्वपूर्ण है। जब आप परियोजना के टुकड़े पूरा हो जाते हैं तो आपको अपनी टाइमलाइन समाप्त नहीं करनी चाहिए और यह सब संकलित है।

इसलिए, उदाहरण के लिए, एक विपणन एजेंसी को एक ग्राहक की ईबुक प्रोजेक्ट पर विचार नहीं करना चाहिए जब उनके पास एक डिज़ाइन किया गया पीडीएफ है। यह केवल समाप्त हो गया है जब इसे वितरित किया गया है - जिसका अर्थ है कि ग्राहक ने फीडबैक प्रदान किया है, उस पर हस्ताक्षर किए हैं, और आधिकारिक तौर पर उनकी वेबसाइट पर लॉन्च किया गया है।

डिलिवरी एक महत्वपूर्ण (तर्कसंगत, सबसे महत्वपूर्ण) अंतिम चरण है। वास्तव में, कई संगठनों में वास्तव में एक परियोजना वितरण प्रबंधक होता है जो परियोजना को अंत तक देखने के लिए जिम्मेदार होता है, एक परियोजना प्रबंधक के अलावा जो प्रगति को निर्देशित करता है और प्रगति करता है।

क्या होगा यदि आपके पास इन दोनों भूमिकाएं नहीं हैं? कोइ चिंता नहीं। आपकी प्रोजेक्ट डिलीवरी टाइमलाइन आपको पूरे प्रोजेक्ट के अत्यधिक दृश्य को रखने में मदद करती है ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप वास्तव में इसे फिनिश लाइन पर प्राप्त करते हैं (इसके पास कहीं भी इसके विपरीत)।

अपने प्रोजेक्ट डिलीवरी टाइमलाइन को ऐस करने के लिए 6 कदम

टाइमलाइन महत्वपूर्ण है, लेकिन यह वास्तव में केवल प्रभावी है जब यह सही तरीके से किया जाता है।

अपनी खुद की बनाने और महत्वपूर्ण बनाने के लिए आपको क्या पता होना चाहिए परियोजना प्रबंधन वितरण की प्रक्रिया? पालन ​​करने के लिए यहां 6 कदम हैं।

1. काम के अपने दायरे का निर्धारण करें

इससे पहले कि आप अपनी परियोजना के लिए किसी भी प्रकार के शेड्यूल को मैपिंग शुरू कर सकें, आपको पता होना चाहिए एक परियोजना दृष्टि को कैसे परिभाषित करें और उस पर एक ठोस समझ लें कि इसमें कौन से डिलिवरेबल्स शामिल हैं। यह आपको तदनुसार योजना बनाने में मदद करता है, जबकि इसमें आपके प्रोजेक्ट टीम में सभी को एक ही पृष्ठ पर शामिल करने के बारे में भी शामिल है।

एक छोटा लिखकर शुरू करें परियोजना दायर बयान । ये सरल से जटिल (परियोजना की जटिलताओं के आधार पर) तक हो सकते हैं। हालांकि, एक बहुत ही बुनियादी स्तर पर, आपका परियोजना दायर बयान शामिल करना चाहिए:

बहुत दायरा बयान में बजट, हितधारकों जैसी चीजें भी शामिल हैं, प्रतिबंध या सीमाएं, बहिष्करण, और धारणाएं। लेकिन चलो अब के लिए चीजों को सीधा रखें।

एक ग्राहक के लिए एक ईबुक का उत्पादन करने वाली मार्केटिंग एजेंसी के हमारे उदाहरण के साथ चिपके हुए, यहां एक साधारण उत्पाद का एक उदाहरण है स्कोप स्टेटमेंट जैसा दिख सकता है:

क्या आप उन मूल घटकों को उस उत्पाद के दायरे के बयान में देखते हैं? वे यहाँ हैं:

विशेष रूप से जब आप अपनी परियोजना पर रोलिंग करने के लिए उत्सुक होते हैं, तो यह कदम एक अनावश्यक औपचारिकता की तरह लग सकता है। लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए अविश्वसनीय रूप से सहायक है कि हर कोई साझा अपेक्षाओं और निर्देशों के साथ काम कर रहा है।

इसके बारे में सोचें कि आप ब्लूप्रिंट को मैप करने से पहले किस प्रकार का घर बनाने जा रहे हैं। खेत? 2-कहानी? शिल्पकार? औपनिवेशिक? किसी और चीज के साथ आगे बढ़ने से पहले यह महत्वपूर्ण संदर्भ है।

2. अपना काम ब्रेकडाउन संरचना बनाएं (डब्लूबीएस)

अब जब आपने अपने मुख्य डिलिवरेबल की पहचान की है, तो यह भी छोटे डिलिवरेबल्स में इसे तोड़ने का समय है। ए कार्य विश्लेषण संरचना फैंसी या डरावना लग सकता है, लेकिन यह होना जरूरी नहीं है।

इस प्रक्रिया के दौरान, आपको बस इस बारे में सोचना चाहिए कि कौन से मील का पत्थर अंततः आपके पूर्ण परियोजना तक पहुंचते हैं। अलग-अलग कार्यों या जिम्मेदारियों के साथ इन्हें भ्रमित न करें - वे आपके प्रोजेक्ट से संबंधित वास्तविक, मूर्त वितरण योग्य होना चाहिए।

तो हमारे ईबुक उदाहरण के लिए, हम जानते हैं कि कोर डिलिवरेबल एक पूर्ण 12-पेज ईबुक है। लेकिन परियोजना प्रक्रिया में, हमारे पास कई छोटे डिलिवरेबल्स होंगे, जिनमें निम्न शामिल हैं:

उन 4 डिलिवरेबल्स को पूरी परियोजना को एक साथ आने के लिए पूरा करने की आवश्यकता है। अपनी खुद की परियोजना को काम की समान बाल्टी में तोड़ दें।

3. अपने कार्यों को सूचीबद्ध करें

अब आपकी बड़ी परियोजना के बजाय, आपके पास उन 4 मील का पत्थर हैं जिनके साथ आप काम कर रहे हैं (आपके सामग्री ड्राफ्ट, डिज़ाइन ड्राफ्ट, लैंडिंग पेज और लॉन्च ईमेल)।

उस और अधिक प्रबंधनीय संरचना के साथ, आपके पास आपके प्रोजेक्ट से संबंधित किसी भी और सभी कार्यों की पहचान करने में आसान समय होगा। उन छोटे डिलिवरेबल्स में से प्रत्येक के साथ कौन से कार्य शामिल हैं, इस बारे में सोचें। उनमें से प्रत्येक को पूरा करने के लिए क्या कदम उठाने की आवश्यकता है?

उदाहरण के लिए, ईबुक सामग्री के मसौदे को पूरा करने के लिए, उस टीम को यह करने की आवश्यकता होगी:

आपके द्वारा पहचाने गए प्रत्येक डिलिवरेबल्स के लिए इसी प्रक्रिया को दोहराएं। आप उन कार्यों की एक विस्तृत सूची के साथ समाप्त हो जाएंगे जो आपके प्रोजेक्ट को बनाने के लिए एक साथ आते हैं।

4. किसी भी कार्य निर्भरता की पहचान करें

अपने दम पर, कार्य काफी सरल लग सकते हैं। लेकिन सभी परियोजना प्रबंधकों को पता है कि वे वास्तव में भारी रूप से जुड़े हुए हैं, जो पूरी परियोजना को और अधिक जटिल बनाता है।

यह इन योजना चरणों में शुरुआती परियोजना निर्भरताओं को देखने के महत्व से बात करता है - इससे पहले कि आप अपनी परियोजना वितरण समयरेखा को भी मानचित्रित करें। यह समझकर कि कौन से कार्य एक-दूसरे पर निर्भर हैं, आप एक प्रोजेक्ट ऑर्डर दे सकते हैं जो कहीं अधिक संवेदनशील और कुशल है।

कार्यों की अपनी सूची के साथ सशस्त्र, एक नज़र डालें कि वे एक दूसरे से कैसे जुड़े हुए हैं। डिजाइन टीम को ईबुक के लिए चार्ट और इन्फोग्राफिक्स बनाने की आवश्यकता है। लेकिन क्या वे सामग्री टीम से टेक्स्ट और आंकड़े होने से पहले उन लोगों को शुरू कर सकते हैं? शायद नहीं।

अब इन प्रकार की निर्भरताओं का ध्यान रखें, ताकि आप उन्हें निम्नलिखित चरणों के दौरान ध्यान में रख सकें।

5. कार्यों के लिए आवश्यक समय निर्धारित करें

एक बनाने के लिए परियोजना घटनाक्रम यह यथासंभव सटीक है, आपको कम से कम एक मोटा समझ होना चाहिए कि इनमें से प्रत्येक कार्य कितना समय लगेगा। ऐसा करके, आप अपने शेड्यूल और आपकी समय सीमा के बारे में अधिक यथार्थवादी हो सकते हैं।

आइए इसका सामना करते हैं - एक पूरा करने के लिए आवश्यक समय का अनुमान लगाना टास्क चुनौतीपूर्ण हो सकता है, खासकर जब नियोजन की गिरावट और आशावाद पूर्वाग्रह जैसे अपराधी खेल में हैं। इस सहज आदर्शवाद का मुकाबला करने में आपकी सहायता के लिए जो आपको अनैच्छिक समय सीमा निर्धारित करने के लिए प्रेरित करता है, इस प्रक्रिया में अपने प्रोजेक्ट प्लेयर को शामिल करता है।

6. अपने गैंट चार्ट को मानचित्र करें

तुम अपने साथ सशस्त्र हो परियोजना के उद्देश्यों , आपके डिलिवरेबल्स, आपके कार्य, आपकी निर्भरता, और आपके समय अनुमान। इसका मतलब है कि आपके पास अपनी परियोजना डिलीवरी टाइमलाइन बनाने के लिए आवश्यक सब कुछ है - ए के रूप में गैंट चार्ट ।

यदि आप इससे अपरिचित हैं, तो एक गैंट चार्ट समय की तुलना में परियोजना से संबंधित कार्यों को प्रदर्शित करता है। चार्ट पर, कार्य क्षैतिज सलाखों द्वारा दर्शाए जाते हैं। उन सलाखों की लंबाई अनुमानित समय को इंगित करती है कि कार्य को पूरा करने की आवश्यकता होनी चाहिए। यह चार्ट आपकी टाइमलाइन को समझने (और ट्रैकिंग!) के लिए एक उपयोगी दृश्य है, साथ ही साथ आपकी परियोजना के समग्र प्रवाह को समझना।

प्रोजेक्ट लाइफ साइकिल के दौरान, एक प्रोजेक्ट मैनेजर एक गैंट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं ताकि प्रक्रियाओं, समय सीमा और निर्भरताओं को बदलती प्राथमिकताओं के साथ संरेखित करने और संभावित देरी से बचने के लिए।

अधिकतम प्रभाव के लिए, आपके गैंट चार्ट को परियोजना की शुरुआत में सभी परियोजना टीम के सदस्यों के साथ साझा किया जाना चाहिए (जब उनके व्यक्तिगत टुकड़े खेल में आते हैं)। यह एक और एकीकृत परियोजना वितरण विधि को नियोजित करता है, जो एक बेहद सहयोगी दृष्टिकोण है जहां सभी परियोजना सदस्य शुरुआत से शामिल होते हैं, क्योंकि विभिन्न चरणों में लाए जाने के विपरीत। यह पारदर्शिता में सुधार करता है और आपकी टीम में जवाबदेही बढ़ाता है

डिलीवरी की उपेक्षा मत करो