Πώς να καρφώσετε το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου σας

Φανταστείτε ότι επρόκειτο να χτίσετε ένα σπίτι. Θα πήγαινατε δεξιά και να σκάψετε μια τρύπα για το υπόγειο, διασχίζοντας τα δάχτυλά σας που θα σχεδιάσατε τα πράγματα έξω όπως πήγατε μαζί; Πιθανώς όχι. Πριν από την παραλαβή ενός ενιαίου εργαλείου, θα δημιουργήσετε ένα σχέδιο.

Θα έχετε την κατανόηση όλων των διαφορετικών βημάτων και ομάδων που θα συμμετείχαν. Θα μπορούσατε να υπολογίσετε τη σειρά που χρειάζεστε για να επιτευχθούν καθήκοντα (μετά από όλα, δεν μπορείτε να βάλετε σε μια στέγη πριν έχετε τοίχους). Και, το πιο σημαντικό, θα δημιουργούσατε ένα χρονοδιάγραμμα για να διατηρήσετε όλα αυτά τα κινούμενα κομμάτια σε καλό δρόμο.

Η σημασία τωνσχεδίασηφαίνεται προφανές σε αυτό το πλαίσιο, έτσι δεν είναι;

Ενώ δεν μπορείτε να κατασκευάσετε σπίτια, ως αέργοΔιευθυντής, είστε ακόμα υπεύθυνοι για την πραγματοποίηση έργων που επιτυγχάνονται με αποτελεσματικό και αποτελεσματικό τρόπο. Η διαδικασία σχεδιασμού είναι ζωτικής σημασίας για την αφαίρεση οδοφράγματα, καθιστώντας την αποτελεσματική χρήση των πόρων σας και την παράδοση έργων εγκαίρως και στον προϋπολογισμό.

Αυτό ακριβώς συμβαίνει το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου σας. Ας μιλήσουμε για το τι είναι αυτό και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα για να αποφύγετε την κατασκευή ενός σπιτιού (ERR ... Project) σε ένα Shaky Ίδρυμα.

Τι ακριβώς είναι ένα χρονοδιάγραμμα παράδοσης έργου;

Αυτό το χρονοδιάγραμμα (συχνά με τη μορφή ενόςGantt διάγραμμα) Λεπτομέρειες Όλα τα βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου, από το kickoff σε όλη τη διαδρομή προς τη διαδικασία παράδοσης του έργου.

Αυτό το τελικό σημείο παράδοσης είναι σημαντικό να σημειωθεί. Δεν πρέπει να τερματίσετε το χρονοδιάγραμμά σας όταν ολοκληρωθούν τα κομμάτια του έργου και όλα καταρτίζονται.

Έτσι, για παράδειγμα, μια υπηρεσία μάρκετινγκ δεν θα πρέπει να θεωρεί ότι το έργο eBook του πελάτη ολοκληρώθηκε μόλις έχει σχεδιαστεί PDF στο χέρι. Έχει τελειώσει μόνο όταν έχει παραδοθεί - που σημαίνει ότι ο πελάτης έχει παράσχει ανατροφοδότηση, υπογεγραμμένο σε αυτό και κυκλοφορεί επίσημα στην ιστοσελίδα τους.

Η παράδοση είναι ένα σημαντικό (αναμφισβήτητα, το πιο σημαντικό) τελικό βήμα. Στην πραγματικότητα, πολλοί οργανισμοί έχουν πράγματι έναν διαχειριστή παράδοσης έργου που είναι υπεύθυνο για να δει το έργο μέχρι το τέλος, εκτός από έναν διαχειριστή έργου που συντονίζει και επιβλέπει την πρόοδο.

Τι γίνεται αν δεν έχετε και τους δύο αυτούς τους ρόλους; Μην ανησυχείς. Το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου σας βοηθά να διατηρήσετε μια γενική άποψη ολόκληρου του έργου, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το παίρνετε πραγματικά πάνω από τη γραμμή τερματισμού (σε αντίθεση με κάπου κοντά του).

6 βήματα για το ACE το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου σας

Το χρονοδιάγραμμα είναι σημαντικό, αλλά είναι πραγματικά αποτελεσματικό όταν γίνεται σωστά.

Τι πρέπει να ξέρετε για να δημιουργήσετε το δικό σας και το κρίσιμοδιαχείριση έργουΔιαδικασία παράδοσης; Εδώ είναι 6 βήματα για να ακολουθήσετε.

1. Καθορίστε το πεδίο εργασίας σας

Πριν μπορέσετε να ξεκινήσετε την αντιστοίχιση οποιουδήποτε είδους προγραμματισμού για το έργο σας, πρέπει να γνωρίζετεΠώς να ορίσετε ένα όραμα έργουκαι να έχετε ένα στερεό πιάσει για τα παραδοτέα που περιλαμβάνει. Αυτό σας βοηθά να σχεδιάσετε ανάλογα, ενώ πάρετε όλοι όλοι στην ομάδα του έργου σας στην ίδια σελίδα σχετικά με το τι εμπλέκεται.

Ξεκινήστε γράφοντας ένα σύντομοΔήλωση πεδίου εφαρμογής. Αυτά μπορεί να κυμαίνονται από απλό έως πολύπλοκο (ανάλογα με τις περιπλοκές του έργου). Ωστόσο, σε ένα πολύ βασικό επίπεδο, σαςΔήλωση πεδίου εφαρμογήςθα πρέπει να περιλαμβάνει:

Πολλάπεδίο εφαρμογήςΟι δηλώσεις περιλαμβάνουν επίσης πράγματα όπως ο προϋπολογισμός, τα ενδιαφερόμενα μέρη,περιορισμοίή περιορισμοί, εξαιρέσεις και υποθέσεις. Αλλά ας κρατήσουμε τα πράγματα απλά για τώρα.

Κολλήσει με το παράδειγμα ενός οργανισμού μάρκετινγκ που παράγει ένα ebook για έναν πελάτη, εδώ είναι ένα παράδειγμα αυτού που ένα απλό προϊόνΔήλωση πεδίου εφαρμογήςθα μπορούσε να μοιάζει με:

Βλέπετε αυτά τα βασικά στοιχεία σε αυτή τη δήλωση πεδίου εφαρμογής του προϊόντος; Εδώ είναι:

Ιδιαίτερα όταν είστε πρόθυμοι να κάνετε τροχαίο στο έργο σας, αυτό το βήμα μπορεί να φαίνεται σαν μια περιττή τυπικότητα. Αλλά είναι απίστευτα χρήσιμο για την εξασφάλιση όλων να λειτουργεί με κοινές προσδοκίες και οδηγίες.

Σκεφτείτε το ως αποφασίζοντας ποιος τύπος σπιτιού πρόκειται να χτίσετε πριν αρχίσετε να χαρτογραφείτε τα σχέδια. Ράντσο? 2 ιστορία; Τεχνίτης? Αποικιακός? Αυτό είναι σημαντικό πλαίσιο που πρέπει πριν προχωρήσουμε με οτιδήποτε άλλο.

2. Δημιουργήστε τη δομή διακοπής της εργασίας σας (WBS)

Τώρα που έχετε εντοπίσει το κύριο παραδοτέο σας, ήρθε η ώρα να σπάσουμε αυτό σε ακόμη μικρότερα παραδοτέα. ΕΝΑαναλυτική δομή εργασιώνμπορεί να ακούγεται φανταχτερό ή εκφοβιστικό, αλλά δεν χρειάζεται να είναι.

Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, απλά πρέπει να σκεφτείτε ποια ορόσημα τελικά οδηγούν στο ολοκληρωμένο έργο σας. Μην συγχέετε τα μεμονωμένα καθήκοντα ή ευθύνες - θα πρέπει να είναι πραγματικά, απτά παραδοτέα που σχετίζονται με το έργο σας.

Έτσι, για το παράδειγμα του eBook μας, γνωρίζουμε ότι ο πυρήνας παραδοτέος είναι ένα ολοκληρωμένο ebook 12 σελίδων. Αλλά σε όλη τη διαδικασία του έργου, θα έχουμε πολλά μικρότερα παραδοτέα, όπως:

Αυτά τα 4 παραδοτέα πρέπει να ολοκληρωθούν για να έρθει μαζί ολόκληρο το έργο. Σπάστε το δικό σας έργο κάτω σε παρόμοιους κάδους εργασίας.

3. Καταχωρίστε τα καθήκοντά σας

Τώρα αντί για το μεγάλο σας έργο, έχετε αυτά τα 4 ορόσημα που εργάζεστε με (το σχέδιο περιεχομένου, σχεδιασμένο σχέδιο, σελίδα προορισμού και ξεκινήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο).

Με αυτή τη μεγαλύτερη διαχειρίσιμη δομή στη θέση τους, θα έχετε έναν ευκολότερο χρόνο να προσδιορίσετε οποιαδήποτε και όλες τις εργασίες που σχετίζονται με το έργο σας. Σκεφτείτε ποια καθήκοντα εμπλέκονται σε κάθε ένα από αυτά τα μικρότερα παραδοτέα. Ποια μέτρα πρέπει να ληφθούν για να ολοκληρωθούν για κάθε ένα από αυτά που θα ολοκληρωθούν;

Για παράδειγμα, προκειμένου να ολοκληρωθεί το σχέδιο του περιεχομένου eBook, η ομάδα αυτή θα χρειαστεί να:

Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για κάθε ένα από τα παραδοτέα που εντοπίσατε. Θα καταλήξετε σε μια ολοκληρωμένη λίστα των καθηκόντων που έρχονται όλοι μαζί για να δημιουργήσετε το έργο σας.

4. Προσδιορίστε τις εξαρτήσεις των εργασιών

Από μόνα τους, τα καθήκοντα μπορεί να φαίνονται αρκετά απλά. Αλλά όλοι οι διαχειριστές έργων γνωρίζουν ότι είναι πραγματικά διασυνδεδεμένοι, γεγονός που καθιστά ολόκληρο το έργο πολύ πιο περίπλοκο.

Αυτό μιλάει στη σημασία της εντοπισμού οποιωνδήποτε εξαρτήσεων από έργα νωρίς σε αυτά τα στάδια προγραμματισμού - προτού να χαρτογραφήσετε το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου σας. Με την κατανόηση των καθηκόντων εξαρτώνται ο ένας από τον άλλο, μπορείτε να κάνετε μια εντολή έργου που είναι πολύ πιο αισθητική και αποτελεσματική.

Ενόπλων με τη λίστα των καθηκόντων σας, ρίξτε μια ματιά στο πώς συνδέονται μεταξύ τους. Η ομάδα σχεδιασμού πρέπει να δημιουργήσει διαγράμματα και infographics για το ebook. Αλλά μπορούν να ξεκινήσουν αυτά πριν έχουν το κείμενο και στατιστικά στοιχεία από την ομάδα περιεχομένου; Πιθανώς όχι.

Σημειώστε τους τύπους εξαρτήσεων τώρα, ώστε να μπορείτε να τα κρατήσετε κατά νου κατά τη διάρκεια των παρακάτω βημάτων.

5. Εκτιμήστε το χρόνο που απαιτείται για εργασίες

Για να δημιουργήσετε έναΧρονοδιάγραμμα έργουΑυτό είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερο, πρέπει να έχετε τουλάχιστον μια ακατέργαστη κατανόηση για το πόσο καιρό θα πάρετε καθένα από αυτά τα καθήκοντα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε πιο ρεαλιστές για το πρόγραμμά σας και τις προθεσμίες σας.

Ας το αντιμετωπίσουμε - εκτιμώντας τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενόςέργοΜπορεί να είναι δύσκολο, ιδιαίτερα όταν οι ένοχοι όπως η πλάνη σχεδιασμού και η προκατάληψη αισιοδοξίας είναι στο παιχνίδι. Για να σας βοηθήσουμε να καταπολεμήσετε αυτόν τον έμφυτο ιδεαλισμό που σας εμπνέει να ορίσετε τις ανατροπές προθεσμίες, να εμπλέξετε τους παίκτες του έργου σας σε αυτή τη διαδικασία.

6. Χάρτης έξω το διάγραμμα gantt

Είσαι οπλισμένος με το δικό σουστόχοι του έργου, τα παραδοτέα σας, τα καθήκοντά σας, τις εξαρτήσεις σας και τις εκτιμήσεις του χρόνου σας. Αυτό σημαίνει ότι έχετε όλα όσα χρειάζεστε για να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου σας - με τη μορφή ενόςGantt διάγραμμα .

Εάν είστε εξοικειωμένοι με αυτό, ένα διάγραμμα Gantt εμφανίζει εργασίες που σχετίζονται με το έργο σε σύγκριση με το χρόνο. Στο διάγραμμα, οι εργασίες αντιπροσωπεύονται από οριζόντιες ράβδους. Το μήκος αυτών των ράβδων υποδεικνύει τον εκτιμώμενο χρονικό διάστημα που πρέπει να απαιτείται η εργασία. Αυτό το γράφημα είναι μια χρήσιμη οπτική για την κατανόηση (και την παρακολούθηση!) Το χρονοδιάγραμμά σας, καθώς και η κατανόηση της συνολικής ροής του έργου σας.

Κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου, ένας διαχειριστής έργου μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα διάγραμμα Gantt για να προσαρμόσει τις διάρκειες, τις προθεσμίες και τις εξαρτήσεις για να ευθυγραμμιστεί με τις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες και να αποφύγει πιθανές καθυστερήσεις.

Για μέγιστη πρόσκρουση, το διάγραμμα Gantt πρέπει να μοιράζεται με όλα τα μέλη της ομάδας έργου στην αρχή του έργου (και όχι όταν τα μεμονωμένα κομμάτια τους μπαίνουν στο παιχνίδι). Αυτό απασχολεί μια πιο ολοκληρωμένη μέθοδο παράδοσης έργου, η οποία είναι μια εξαιρετικά συνεργατική προσέγγιση όπου όλα τα μέλη του έργου εμπλέκονται από την αρχή, σε αντίθεση με την εμφάνισή τους σε διαφορετικές φάσεις. Αυτό βελτιώνει τη διαφάνεια και αυξάνει τη λογοδοσία σε ολόκληρη την ομάδα σας

Μην παραμελούν την παράδοση

Το έργο σας τεχνικά δεν ολοκληρώνεται μέχρι να παραδοθεί, η οποία είναι πιθανή για τον οποίο η διαχείριση της παράδοσης του έργου είναι μια εντελώς ξεχωριστή λειτουργία μέσα σε πολλούς οργανισμούς. Αυτό το τελικό βήμα έχει σημασία - πολλά.

Ωστόσο, είστε σίγουροι, δεν χρειάζεστε απαραίτητα ένα ξεχωριστό μέλος της ομάδας αφιερωμένο στην παράδοση για να Ace αυτό το σημαντικό βήμα.

Το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου σας μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα χρήσιμο σχέδιο, να επιβλέπει την πρόοδο ολόκληρου του έργου σας και να βεβαιωθείτε ότι το παίρνετε στην πραγματικότητα πάνω από τη γραμμή τερματισμού. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα χρονοδιαγράμματα έργων, ελέγξτε έξωΓιατί το χρονοδιάγραμμα του έργου σας είναι ανακριβές (και πώς να το διορθώσετε) .