Slik nagler du hele prosjektet ditt

Tenk deg at du skulle bygge et hus. Ville du hoppe rett inn og grave et hull for kjelleren, og krysse fingrene som du vil finne ut ting som du gikk sammen? Sannsynligvis ikke. Før så mye som å plukke opp et enkelt verktøy, vil du danne en plan.

Du vil få en forståelse av alle de forskjellige trinnene og lagene som ville være involvert. Du vil finne ut hvilken oppgave som oppgaver som trengs for å bli oppnådd i (tross alt, du kan ikke sette på et tak før du har vegger). Og viktigst, du vil lage en tidslinje for å holde alle disse bevegelige stykkene på sporet.

Viktigheten av planlegger virker åpenbart i denne sammenheng, ikke sant?

Mens du kanskje ikke er konstruert hus, som en prosjekt[1. 3]Manager, du er fortsatt ansvarlig for å få prosjekter som er oppnådd på en effektiv og effektiv måte. Planleggingsprosessen er avgjørende for å fjerne veibeskytter, og effektiv bruk av ressursene dine, og levere prosjekter i tide og i budsjett.

Dette er nøyaktig hvor prosjektets leveringstidslinje kommer inn. La oss snakke om hva dette er og hvordan du kan lage en slik at du kan unngå å bygge et hus (Err ... prosjektet) på et rystet fundament.

Hva er egentlig en prosjektleveranse tidslinje?

Denne tidslinjen (ofte i form av a Gantt Chart. ) Detaljer alle trinnene som trengs for å fullføre et prosjekt, fra Kickoff hele veien til prosjektleveringsprosessen.

At leveringens sluttpunkt er viktig å merke seg. Du bør ikke avslutte tidslinjen når prosjektets deler er fullført, og det er alt sammensatt.

Så for eksempel, et markedsføringsbyrå bør ikke vurdere et klientens ebook-prosjekt fullført når de har en designet PDF i hånden. Det er bare ferdig når det er levert - noe som betyr at klienten har gitt tilbakemelding, signert på den, og det er offisielt lansert på deres hjemmeside.

Levering er et viktig (uten tvil det viktigste) siste trinnet. Faktisk har mange organisasjoner faktisk en prosjektleveranser som er ansvarlig for å se prosjektet til slutten, i tillegg til en prosjektleder som koordinerer og overvåker fremdriften.

Hva om du ikke har begge disse rollene? Ikke vær redd. Prosjektleveransen Tidslinje hjelper deg med å holde en overordnet utsikt over hele prosjektet, slik at du kan sørge for at du faktisk får den over målstreken (i motsetning til et sted i nærheten av det).

6 trinn for å akke prosjektets leveringstidslinje

Tidslinjen er viktig, men det er egentlig bare effektivt når det er gjort riktig.

Hva trenger du å vite for å lage din egen og ess den kritiske prosjektledelse[1. 3]Leveringsprosess? Her er 6 trinn å følge.

1. Bestem ditt omfang av arbeidet

Før du kan begynne å kartlegge noen form for tidsplan for prosjektet, må du vite Slik definerer du et prosjektvisjon og ha en solid forståelse på hva som leverer det omfatter. Dette hjelper deg med å planlegge tilsvarende, samtidig som du også får alle på prosjektgruppen din på samme side om hva som er involvert.

Begynn med å skrive en kort Prosjekt Scope-erklæring . Disse kan variere fra enkle til komplekse (avhengig av prosjektets intricacies). Men på et veldig grunnleggende nivå, din Prosjekt Scope-erklæring bør inkludere:

Mange omfang Erklæringer inkluderer også ting som budsjett, interessenter, begrensninger eller begrensninger, eksklusjoner og forutsetninger. Men la oss holde ting rettferdig for nå.

Stikker med vårt eksempel på et markedsføringsbyrå som produserer en eBok for en klient, her er et eksempel på hva et enkelt produkt scope uttalelse kan se ut:

Ser du de kjernekomponentene i det produktsystemet Her er de:

Spesielt når du er ivrig etter å bli rullende på prosjektet ditt, kan dette trinnet virke som en unødvendig formalitet. Men det er utrolig nyttig for å sikre at alle opererer med delte forventninger og instruksjoner.

Tenk på det som å bestemme hvilken type hus du skal bygge før du begynner å kartlegge blueprints. Ranch? 2-etasjers? Håndverker? Koloniale? Det er viktig kontekst å ha før de går videre med noe annet.

2. Lag din arbeidsdownstruktur (WBS)

Nå som du har identifisert din hovedleverbare, er det på tide å bryte det ned i enda mindre leveranser. EN Arbeidsskifting Struktur kan høres fancy eller skremmende, men det trenger ikke å være.

Under denne prosessen trenger du bare å tenke på hvilke milepæler som til slutt fører opp til ditt gjennomførte prosjekt. Ikke forveksle disse med individuelle oppgaver eller ansvar - de bør være faktiske, konkrete leveranser knyttet til prosjektet ditt.

Så for vårt ebook-eksempel vet vi at kjernen leveres er en fullført 12-siders eBok. Men i hele prosjektprosessen har vi flere mindre leveranser, inkludert:

De 4 leveransen må fylles ut for at hele prosjektet skal komme sammen. Bryt ditt eget prosjekt ned i lignende arbeidsplasser.

3. Oppgi oppgavene dine

Nå i stedet for bare ditt store prosjekt, har du de 4 milepæler som du jobber med (ditt innholdsutkast, designet utkast, destinasjonsside og lanserings-e-post).

Med den mer håndterbare strukturen på plass, har du en lettere tid å identifisere alle oppgaver som er relatert til prosjektet ditt. Tenk på hvilke oppgaver som er involvert i hver av de mindre leveransene. Hvilke skritt må tas for at hver av dem skal fylles ut?

For eksempel, for å fullføre utkastet til eBok-innholdet, må det teamet måtte:

Gjenta denne samme prosessen for hver av de leveransene du identifiserte. Du vil ende opp med en omfattende liste over oppgaver som alle kommer sammen for å skape prosjektet ditt.

4. Identifiser eventuelle oppgaveravhengigheter

På egenhånd kan oppgaver virke enkle nok. Men alle prosjektledere vet at de faktisk er tungt sammenkoblet, noe som gjør hele prosjektet langt mer komplisert.

Dette snakker til viktigheten av å spotte eventuelle prosjektavhengigheter tidlig i disse planleggingsstadiene - før du til og med kartlegger prosjektets leveringstidslinje. Ved å forstå hvilke oppgaver som er avhengige av hverandre, kan du legge ut en prosjektordre som er langt mer sensical og effektiv.

Bevæpnet med listen over oppgaver, ta en titt på hvordan de er koblet til hverandre. Designteamet må skape diagrammer og infographics for ebook. Men kan de starte dem før de har teksten og statistikken fra innholdsteamet? Sannsynligvis ikke.

Legg merke til disse typer avhengigheter nå, slik at du kan holde dem i tankene i løpet av de følgende trinnene.

5. Estimatid som kreves for oppgaver

For å skape en prosjektet tidslinje Det er så nøyaktig som mulig, du må ha minst en grov forståelse av hvor lenge hver av disse oppgavene vil ta. Ved å gjøre det, kan du være mer realistisk om timeplanen din og dine tidsfrister.

La oss innse det - estimerer tiden som kreves for å fullføre en oppgave Kan være utfordrende, spesielt når skyldige som planleggingsfalliet og optimismen er på spill. For å hjelpe deg med å bekjempe denne medfødte idealismen som inspirerer deg til å sette uoppnåelige tidsfrister, involvere dine prosjektspillere i denne prosessen.

6. Kart ut ditt Gantt-diagram

Du er bevæpnet med din prosjektmål , leveranser, oppgavene dine, avhengighetene dine og dine tidsestimater. Det betyr at du har alt du trenger for å lage prosjektleveringstidslinjen - i form av a Gantt Chart. .

Hvis du ikke er kjent med det, viser et Gantt-diagram prosjektrelaterte oppgaver i forhold til tid. På diagrammet er oppgaver representert av horisontale barer. Lengden på de stolpene indikerer den estimerte mengden tid som oppgaven skal kreve å fullføre. Dette diagrammet er en nyttig visuell for forståelse (og sporing!) Din tidslinje, samt forstå den samlede strømmen av prosjektet ditt.

Under prosjektets livssyklus kan en prosjektleder benytte et Gantt-diagram for å justere varigheter, tidsfrister og avhengigheter til å justere seg med endrede prioriteringer og unngå potensielle forsinkelser.

For maksimal innvirkning skal Gantt-diagrammet deles med alle prosjektgruppemedlemmer i begynnelsen av prosjektet (i stedet for når deres individuelle stykker kommer inn i spill). Dette sysselsetter en mer integrert prosjektleveringsmetode, som er en svært samarbeidende tilnærming der alle prosjektmedlemmer er involvert i begynnelsen, i motsetning til å bli innført på ulike faser. Dette forbedrer gjennomsiktigheten og øker ansvarligheten over teamet ditt

Ikke forsøm levering

Prosjektet ditt er ikke fullført før det er levert, noe som sannsynligvis er en helt separat funksjon innenfor en rekke organisasjoner. Dette siste trinnet betyr noe - mye.

Men vær sikker på at du ikke nødvendigvis trenger et eget lagmedlem som er dedikert til levering for å ce dette viktige trinnet.

Prosjektleveringens tidslinje kan hjelpe deg med å skape en nyttig plan, overvåke hele prosjektets fremgang, og sørge for at du faktisk får den over målstreken. For mer om prosjektet tidslinjer, sjekk ut Hvorfor prosjektet ditt tidslinje er unøyaktig (og hvordan å fikse det) .