6 roadblocks para colaboração criativa e como evitá-los

Há um estado especial que toda equipe está tentando alcançar. São esses momentos mágicos em que todos têm clareza, objetivos estão sendo atendidos, e a equipe como um todo está em perfeito alinhamento. Atletas chamam isso de ser "na zona". Techies chamam isso em "sincronizar". Psicólogos chamam isso " . "

A capacidade de entrar e permanecer no fluxo é absolutamente crítica para equipes criativas. É aqui que as ideias mais criativas, maior produtividade e maior sensação de satisfação do trabalho existem. Psicólogo , que pioneira em pesquisa sobre o estado de fluxo, descreve assim:

Quando o fluxo é interrompido, toda a equipe sofre. Os prazos são perdidos, a clareza é perdida, e o momentum moita para parar. Trabalhando com milhares de equipes criativas, identificamos seis roadblocks que sabotar a colaboração criativa. E desenhando sobre os insights dos especialistas, também descobrimos as chaves para superá-las:

RoadBlock # 1: Pedidos confusos e vagos

O trabalho criativo geralmente começa com uma solicitação ou que descreve os requisitos de umprojeto. Quando esta solicitação não é clara ou incompleta, o tempo é desperdiçado tentando decifrar o que está sendo convidado. Pior ainda, o pedido poderia ser mal entendido completamente. Mal-entendidos como esses são caros, perdendo tempo e recursos fazendo trabalhos que não podem ser usados.

A solução:Crie um processo oficial de solicitação. Mapear os tipos de solicitações que sua equipe receba e todas as informações necessárias para concluir as tarefas, certifique-se de que todos que trabalham com sua equipe entenda o novo processo e saiba exatamente onde encontrar os formulários de solicitação relevantes. A parte difícil é manter as pessoas responsáveis ​​por usá-lo. Se as ideias são discutidas em reuniões ou informalmente em corredores, o trabalho não deve começar até que um pedido formal seja feito. Ao adiar o processo, você economizará você mesmo e sua equipe algumas dores de cabeça sérias.

Roadblock # 2: comentários e iterações sem fim

A chave para o grande trabalho criativo está recebendo e agindo em feedback. É fundamental procurar uma perspectiva externa porque ajudará você a cortar seu próprio viés pessoal. Mas quando esses loops de feedback são deixados desmarcados, os projetos podem acabar no limbo de iteração. O feedback vago e conflitante pode parar projetos, introduzindo atrito desnecessário em sua organização.

A solução:Procure tanta clareza quanto possível desde o começo. Um processo de solicitação bem crafted é o primeiro passo, mas o trabalho não termina lá. Você precisará identificar suas partes interessadas e garantir que o grupo de decisões permaneça pequeno o suficiente para impedir que os projetos pareçam. Quando se trata de feedback, especifique exatamente o que você precisa de feedback e definir prazos para quando as pessoas podem compartilhar seus pensamentos. Isso garante que você obtenha o feedback em tempo hábil com o espaço suficiente para implementá-lo antes que seu trabalho seja devido.

RoadBlock # 3: Equipes paradas

É sempre uma luta para manter uma equipe conectada e em um fluxo, mas é especialmente difícil durante períodos de alto crescimento. Como as organizações se expandem, a forma de silos e a colaboração sofrem. Antes de você saber, as mensagens se perdem, as pessoas perdem uma sensação de quem está trabalhando no que, e a comunicação se divide. A confusão resultante é um assassino de momentum.

A solução:Líderes de equipe precisam intensificar e definir o exemplo para os outros. Quando as equipes vêem a gerência trabalhando juntos, elas seguirão. Se possível, traga todos juntos no mesmo espaço para o início do projeto, então as atribuições são claras e todos sabem quem eles podem se virar para ajuda. Alavancar ferramentas de colaboração de trabalho para manter a comunicação fluindo. Segure as atualizações regulares onde todos compartilham seu progresso, o que fornece visibilidade a outras equipes. Os check-ins regulares podem se sentir um pouco laboriosos e demorados, mas impedem as avarias de comunicação, garantindo um progresso constante e economizam tempo a longo prazo.

Roadblock # 4: muitas ferramentas

A Internet permitiu um nível de colaboração que era impossível há poucos anos. Mas mesmo que tanto seja possível, a complexidade de colaborar em trabalho digital entre as equipes distribuídas ainda é um desafio. Equipes criativas modernas precisam editar arquivos em tempo real, compartilhar documentos, discutir o progresso e rastrear várias versões de ativos. Quando as ferramentas de sua equipe são supervorradas ou excessivamente fragmentadas, o progresso para a frente pode diminuir para um rastreamento.

A solução:Concordar com as ferramentas, formatos de arquivos e convenções de nomeação do projeto antes do início do trabalho. Uma vez que estes estão no lugar, defina um fluxo de trabalho colaborativo e garantir que todos no projeto a compreenda. Em seguida, implante as ferramentas que você usará e fornecerá treinamento, se necessário. Por fim, use umaGerenciamento de Projetosou trabalhe ferramenta de colaboração como sua única fonte de verdade. Isso garante que todos os arquivos e dados estejam em um local facilmente acessível.

RoadBlock # 5: Falta de automação

Há um mito generalizado que . No entanto, o trabalho "novo" é geralmente construído sobre o trabalho anterior, que por sua vez pode ser rapidamente revisado para atender às necessidades atuais. Modelos, macros e predefinições personalizadas são ferramentas criativas úteis. Mais e mais, os criativos usam automação para cuidar de tarefas repetitivas que o tempo de entupimento. Mas quando não há nenhuma automação, as equipes podem queimar recriando o trabalho passado que os deixa com menos tempo para fazer um trabalho mais impactado para o negócio. Quando as equipes passam a maior parte do tempo fazendo trabalho ocupado, a colaboração sofre.

A solução:Construir automação em seus processos sempre que possível. Crie modelos para tarefas repetíveis. Simplifique as solicitações com . Configurar fluxos de trabalho personalizados que atribuam automaticamente datas e tarefas em seuSistema de gerenciamento de trabalho. Alavancar a tecnologia para lidar com tarefas administrativas e de baixo nível libera sua equipe, o que lhes dá mais tempo para colaborar no trabalho que realmente importa.

Roadblock # 6: visibilidade limitada

Como as equipes crescem e começam a trabalhar com outros departamentos, é fundamental ter uma visão aérea do que está sendo realizado. A confiança é construída quando todos vêem o progresso, sabem quem está fazendo o que, e sente que o tempo e os recursos estão sendo colocados em melhor uso. A visibilidade cresce mais difícil à medida que mais pessoas estão envolvidas e quando as equipes são distribuídas em todo o mundo. Os gargalos misteriosos podem aparecer, e ressentimento e desconfiança podem tomar raízes.

A solução:Invista em uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração de trabalho. Construa painéis que destacam as principais métricas e compartilhe-as com todos os envolvidos no projeto. Relatório sobre o progresso regularmente, então os problemas podem ser identificados cedo. Construir uma cultura de abertura e compartilhamento irá construir confiança entre sua equipe, permitindo que eles façam seu melhor trabalho.

Encontre o seu fluxo

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