6 langkah untuk membuat template evaluasi kinerja (dengan contoh)
Ringkasan
Evaluasi kinerja adalah proses check-in formal yang digunakan untuk mengevaluasi kemajuan anggota tim. Meskipun evaluasi dapat membuat stres, templat evaluasi kinerja dapat membantu menstandarkan proses. Ketika anggota tim Anda tahu persis apa yang akan Anda diskusikan, mereka dapat mempersiapkan dan memiliki percakapan yang lebih produktif. Plus, jika Anda memasangkan evaluasi dengan pengaturan tujuan, Anda dapat memfokuskan percakapan tidak hanya pada dampak saat ini, tetapi juga tujuan masa depan. Dalam artikel ini, pelajari bagaimana templat evaluasi kinerja dapat menyederhanakan dan meningkatkan proses umpan balik.
Evaluasi kinerja dapat memunculkan ingatan ketika Anda adalah anggota tim baru di kursi panas. Antisipasi sebelum pertemuan 1: 1 kemungkinan stres jika Anda tidak tahu seperti apa formatnya atau apa yang akan Anda bicarakan. Tetapi sekarang Anda seorang manajer, Anda dapat melihat hal-hal dari perspektif yang berbeda dan menciptakan pengalaman yang lebih positif.
Evaluasi Kinerja adalah alat yang berharga karena mereka membantu menyediakan struktur dan kejelasan untuk proses umpan balik. Mereka juga cara yang bagus untuk memfokuskan kembali pengalaman penilaian pada masa depansasaran, daripada kesalahan masa lalu. Dalam bagian ini, Anda akan belajar cara membuat template evaluasi kinerja, yang dapat Anda pasangkan dengan perangkat lunak pengaturan tujuan untuk mendukung tim Anda saat mereka tumbuh.
Apa itu evaluasi kinerja?
Evaluasi kinerja adalah proses check-in formal yang digunakan untuk mengevaluasi anggota tim berdasarkan pekerjaan masa lalu mereka dan untukberikan umpan balikuntuk kesuksesan di masa depan. Kadang-kadang disebut tinjauan kinerja, evaluasi kinerja biasanya terjadi pada siklus triwulanan, dua tahunan, atau tahunan.
Selama evaluasi kinerja, Anda akan meninjau kinerja keseluruhan masing-masing anggota tim dan memecah kompetensi yang mereka tuju untuk dikuasai. Anda dan karyawan Anda akan berjalan melalui contoh-contoh spesifik hal-hal yang dilakukan anggota tim Anda dengan baik dan area di mana mereka memiliki ruang untuk perbaikan. Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak evaluasi kinerja virtual, tetapi Anda juga dapat melalui proses tanpa menggunakan alat manajemen SDM khusus.
Evaluasi kinerja sebagai penilaian mandiri
Evaluasi kinerja adalah peluang untuk pertumbuhan. Mereka adalah kesempatan untuk melakukan percakapan tentang dampak anggota tim dan bagaimana mereka dapat bergerak maju dalam peran mereka.
Seringkali, template evaluasi kinerja akan memiliki komponen penilaian mandiri. Ini memberi anggota tim Anda kesempatan untuk mengendarai karir mereka sendiri dengan berbagi kesuksesan dan tujuan masa depan mereka. Anda kemudian dapat memulai percakapan evaluasi kinerja dengan meminta mereka untuk membagikan apa yang mereka pikir baik-baik saja dan area di mana mereka berpikir mereka perlu perbaikan. Ini dapat membuat evaluasi merasa kurang meneliti dan lebih seperti dialog.
Bagaimana Anda menulis evaluasi kinerja?
Templat evaluasi kinerja dapat membantu Anda mempersiapkan proses evaluasi dengan memberi Anda format standar untuk diikuti. Meskipun Anda harus menyesuaikan template ini dengan tujuan tim Anda, pastikan anggota tim Anda melihat templat terlebih dahulu sehingga mereka tahu tentang apa percakapan. Ini memungkinkan mereka untuk mempersiapkan dan mendorong percakapan tentang cara bergerak maju. Pendekatan kolaboratif akan merasa kurang menakutkan daripada bentuk evaluasi kinerja satu sisi tradisional.
1. Identifikasi kompetensi inti
Meskipun Anda ingin template evaluasi kinerja Anda untuk memenuhi kebutuhan anggota tim Anda, penting juga untuk menstandarkan template Anda untuk memberikan penilaian yang adil di seluruh papan. Ini berarti mengingat kompetensi apa yang paling masuk akal bagi seluruh departemen Anda.
Kompetensi inti yang dapat mengukur kinerja untuk berbagaiperan timtermasuk:
Pengetahuan tentang keterampilan kerja
Kualitas / kuantitas pekerjaan
Keterampilan Layanan Pelanggan
Kehadiran
Prakarsa
Inklusif
Selain kategori-kategori ini, Anda dapat memasukkan area dalam bentuk evaluasi untuk pengaturan tujuan tertentu dan diskusi lebih lanjut. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan lebih banyak pribadi dengan setiap anggota tim ketika Anda bertemu dengan mereka secara individual.
Tip:Anda dapat menambahkan sub-kompetensi di bawah setiap kategori untuk membuat evaluasi kinerja Anda lebih detail. Misalnya, dengan kompetensi "Kualitas / Jumlah Kerja", tambahkan hal-hal seperti: mencari cara untuk meningkatkan kualitas, melakukan berbagai tugas, mencapai tujuan, dan memenuhi tenggat waktu.
2. Pilih skala penilaian
Setelah Anda memilih kompetensi untuk template evaluasi kinerja Anda, pilih bagaimana Anda ingin menilai anggota tim Anda. Ada dua nilai utama dari skala peringkat:
Memberikan bahasa bersama untuk membahas keberhasilan dan kekuatan vs. bidang peluang.
Menyediakan sesuatu untuk melihat kembali dan melihat pertumbuhan karir anggota tim.
Namun, hindari skala numerik jika memungkinkan. Dengan begitu, anggota tim lebih sedikit fokus pada "nilai" mereka dan lebih pada kompetensi mereka. Kunci skala penilaian Anda adalah memastikannya jelas bagi semua orang.
Contoh skala penilaian:
Melebihi Ekspektasi
Sering melebihi harapan
Secara konsisten memenuhi harapan
Membutuhkan pengembangan
Pastikan Anda menyelaraskan tim Anda tentang apa arti skala penilaian. Misalnya, dua orang mungkin mendefinisikan secara mental "secara konsisten memenuhi harapan" secara berbeda, jadi menjaga semua orang di halaman yang sama dapat mengatur panggung untuk percakapan evaluasi yang sehat dan produktif.
3. Tetapkan siklus evaluasi
Mengatur siklus evaluasi Anda akan memungkinkan Anda dan anggota tim Anda tahu berapa banyak waktu yang harus Anda persiapkan di antara sesi. Siklus tinjauan umum adalah triwulanan, dua tahun, dan setiap tahun, dan perusahaan Anda dapat menentukan ini. Tetapi jika Anda memiliki pilihan, Anda dapat memilih berdasarkan sifat tempat kerja Anda. Misalnya, jika budaya kerja Anda lepas landas, Anda dapat mengadakan evaluasi kinerja bulanan untuk memastikan anggota tim sering mendapat umpan balik. Jika budaya kerja Anda sangat kolaboratif, tim Anda mungkin tidak perlu ulasan yang sering.
Beberapa periode ulasan lebih baik untukTujuan jangka pendekSementara yang lain fokustujuan jangka panjang. Misalnya, periode tinjauan triwulanan memberikan cukup waktu antara evaluasi bagi anggota tim Anda untuk mengambil umpan balik melewati dan mengerjakan tujuan apa pun yang telah Anda atur bersama. Setelah Anda mengatur siklus evaluasi, penting untuk tetap melakukannya sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan bergerak maju.
Tip:Anda juga dapat memanfaatkan waktu yang Anda miliki antara siklus evaluasi untuk mengamati kinerja pekerjaan dalam tindakan dan menawarkan peluang untukpengembangan profesional. Membantu anggota tim Anda memenuhi tujuan kinerja mereka menguntungkan seluruh tim.
4. Siapkan daftar pertanyaan
Sekarang Anda telah memakukan dasar-dasar template evaluasi kinerja Anda, Anda dapat mempersiapkan diri untuk pertemuan individu yang Anda miliki dengan anggota tim Anda. Dalam pertemuan ini, Anda ingin memiliki daftar pertanyaan untuk ditanyakan yang dapat memindahkan percakapan ke depan. Beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan meliputi:
Apa sesuatu dari kuartal yang Anda banggakan?
Tujuan mana yang Anda temui? Tujuan mana yang gagal?
Apa dua atau tiga hal yang dapat Anda fokuskan pada kuartal berikutnya untuk membantu Anda tumbuh secara profesional?
Untuk memudahkan tekanan pertemuan evaluasi, menstandarkan pertanyaan-pertanyaan ini untuk semua anggota tim.
Tip:Pastikan Anda memilih pertanyaan yang membuat anggota tim memikirkan kemajuan dan tujuan pekerjaan mereka. Sedangkan sistem peringkat pada evaluasi kinerja berguna untuk perbandingan jangka panjang, pembicaraan adalah di mana anggota tim Anda dapat memverbalisasi masalah dan merasa baik tentang prestasi mereka.
5. Bagikan pertanyaan di muka
Hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk menyiapkan anggota tim untuk pertemuan evaluasi kinerja adalah untuk memberi tahu mereka di muka bahwa itu terjadi dan persis apa yang dapat mereka harapkan. Berbagi pertanyaan yang Anda siapkan sebelumnya dapat memberi semua orang untuk memikirkannya dan memprosesnya. Ini mengurangi saraf dan menjadikannya percakapan yang lebih kolaboratif dan konstruktif.
Anda juga dapat berbagi format ulasan dengan mereka sehingga mereka bisa mendapatkan gambaran tentang bagaimana percakapan akan pergi. Misalnya, apakah Anda akan mengharapkan mereka untuk berbagi dulu atau akan Anda pimpin?
Tip:Selain berbagi pertanyaan dengan anggota tim Anda, Anda dapat memberi tahu mereka apa yang diharapkan dengan menanyakan tentang pencapaian mereka selama interim antara siklus evaluasi.
6. Miliki percakapan
Sisihkan waktu khusus di luar pertemuan tradisional Anda untuk memiliki pertemuan evaluasi kinerja Anda. Rencanakan untuk bertemu secara individual dengan setiap anggota tim selama antara 30 dan 45 menit. Jika memungkinkan, berikan anggota tim Anda tentang pemberitahuan seminggu sehingga mereka dapat merencanakannya.
Tip:Jangan lupa untuk meminta anggota tim untuk pendapat mereka selama percakapan. Selain dari pertanyaan standar tentang kinerja masa lalu dan tujuan masa depan, mintalah umpan balik tentang Andagaya manajemenataubudaya perusahaan. Anda juga dapat bertanya di mana atau apakah mereka berharap untuk tumbuh di perusahaan jangka panjang.
7. Buat Kerangka Pengaturan Tujuan
Pertanyaan yang Anda minta anggota tim selama evaluasi harus mengalir ke sesi pengaturan tujuan. Ketika Anda mengakhiri proses peninjauan kinerja dengan tujuan yang ditetapkan, anggota tim memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang mereka butuhkan untuk bekerja di antara evaluasi. Dua opsi pengaturan tujuan termasukTujuan Cerdas.danOkrs. :
Tujuan Cerdas:
Spesifik
Terukur
Dapat dicapai
Relevan
Dibatasi waktu
OKRS:
Objective 1.
Hasil Kunci 1.
Hasil Kunci 2.
Hasil Kunci 3.
Setelah Anda memberi anggota tim kerangka kerja untuk mengikuti, biarkan mereka menjadi visionaris dari tujuan mereka saat Anda memfasilitasi.
Tip:Ketika Anda mengambil kursi belakang dalam proses pengaturan tujuan, anggota tim Anda akan merasa lebih mengendalikan pertumbuhan masa depan mereka. Ini juga dapat membuat evaluasi lebih menyenangkan karena menjadi kurang birokratis.
8. Terbuka untuk umpan balik
Anda harus selalu meminta anggota tim tentang kinerja Anda sebagai manajer sehingga Anda dapat terus memenuhi kebutuhan mereka. Kadang-kadang, anggota tim tidak akan merasa nyaman memberikan umpan balik yang jujur dalam pertemuan 1: 1. Jadi jika Anda ingin tanggapan asli, pertimbangkan untuk meminta umpan balik secara anonim. Kamu bisa:
Kirim survei anonim
Siapkan kotak komentar fisik atau virtual
Mengadakan pertemuan umpan balik tim
Tekankan bahwa Anda terbuka untuk umpan balik yang dimiliki anggota tim Anda untuk Anda, apakah itu positif atau konstruktif. Anda dapat menggunakan umpan balik mereka untuk menjadi manajer yang lebih baik dan meningkatkan evaluasi kinerja di masa depan.
Tip:Jika Anda kesulitan memikirkan cara untuk mendapatkan umpan balik tim, tanyakan pada rekan kerja Anda metode apa yang mereka gunakan. Manajer lain mungkin memiliki strategi untuk berbagi dan ide untuk templat evaluasi juga. Jika Anda melihat area yang tumpang tindih antara departemen Anda, Anda dapat meminjam ide untuk formulir ulasan kinerja Anda.
Template evaluasi kinerja (dan contoh)
Di bawah ini Anda akan melihat contoh yang diisi dari seperti apa template evaluasi kinerja. Anda dapat menawarkan template ini sebagai penilaian diri untuk anggota tim, yang harus memicu diskusi yang berarti tentang kemajuan kerja dan tujuan masa depan mereka.
Anda dapat mengunduh versi kosong dari template evaluasi kinerja di bawah ini untuk menyesuaikan untuk perusahaan dan departemen Anda.
Bangun kepercayaan tim dengan efektif 1: 1s
Template evaluasi kinerja dapat membantu untuk mencatat catatan selama pertemuan tatap muka, tetapi dengan banyak tim yang pindah kekerja jarak jauh, perangkat lunak online lebih bermanfaat dari sebelumnya. Virtual 1: 1 Agenda pertemuan mengklarifikasi bahwa Anda di sini untuk anggota tim Anda dan selalu bersedia mengobrol. Mereka adalah tempat yang bagus untuk umpan balik santai dan membangun keamanan dan kepercayaan psikologis. Dengan mengembangkan hubungan ini dengan laporan langsung Anda, Anda dapat mengatur diri Anda untuk sukses ketika Anda memiliki percakapan ulasan kinerja yang lebih besar.
Bahkan jika Anda bekerja secara langsung, Anda dapat menggunakan agenda pertemuan 1: 1 untuk tetap terhubung dengan anggota tim sepanjang tahun.
Proyek 1: 1 juga memberi anggota tim kesempatan untuk memilih apa yang ingin mereka bicarakan dengan Anda. Pikirkan 1: 1 sebagai waktu mereka. Anda telah menetapkan 30 menit ke samping untuk digunakan dengan cara apa pun yang paling bermanfaat bagi mereka. Kadang-kadang, mereka mungkin ingin berbicara tentang acara TV favorit mereka karena mereka perlu waktu untuk bersantai. Di lain waktu, Anda mungkin masuk ke dalam brainstorming serius atau pemecahan masalah bersama.
Mengapa evaluasi kinerja penting
Evaluasi kinerja penting bagi pengelola dan anggota tim karena ketika pekerjaan menjadi sibuk,komunikasibisa gagal. "Pekerjaan yang baik" di sini dan ada jalan panjang, tetapi anggota tim perlu facetime terjadwal untuk umpan balik individu untuk tetap di jalur dan tumbuh.
Evaluasi kinerja dapat memberikan manfaat berikut:
Untuk manajer:
Menginformasikan praktik perekrutan
Menawarkan umpan balik tentang gaya manajemen
Menyediakan pembaruan tentang kesejahteraan anggota tim
Untuk anggota tim:
Meningkatkan komunikasi dengan kepemimpinan
Menyediakan ruang aman untuk mengatasi masalah
Menawarkan umpan balik tentang kinerja individu
Sementara evaluasi kinerja dapat merasakan kegelisahan yang menegangkan, mereka juga memotivasi dan memberikan kejelasan anggota tim tentang cara meningkatkan. Seiring waktu, kinerja bijaksana menghindari membangun kepercayaan dan menunjukkan kepada anggota tim Anda yang mendukung mereka dan karir mereka.
Tingkatkan evaluasi kinerja dengan perangkat lunak penetapan tujuan
DenganUDN Task Manager.Perangkat lunak pengaturan tujuan, tim Anda dapat menerima pembaruan lebih sering tentang cara yang mereka lakukan, yang mengurangi tekanan pada semua orang ketika evaluasi kinerja berguling-guling.
Pengaturan tujuan meningkatkan proses evaluasi kinerja dengan lebih memfokuskan kemajuan di masa depan. Ketika tim Anda dapat menonton kemajuan mereka beraksi, mereka akan merasa lebih berinvestasi dalam melakukan pekerjaan terbaik mereka.
