Hur man skapar en vinnande design Team Workflow

”Kan du utforma denna webbsida? Jag behöver det ASAP.”

”Jag behöver denna händelse banner för en social tjänst. SÅ FORT SOM MÖJLIGT."

”Vi bestämde knapparna på vår produkt ska vara grönt och inte blått. Kan du ändra det ASAP?”

Är ditt huvud snurrar ännu?

Designteam är överväldigade av begäran. Det är inte bara det stora antalet hopar sig, var och en med förfallodagen ASAP heller. Design förfrågningar lag fält från olika lag som alla har sina egna processer, behov och interna språk.

I själva verket, designers ofta att fungera som översättare. På en nivå, måste de omsätta idéer till design. På en annan, de översätta ett brett spektrum av förfrågningar - ofta saknas nyckelkomponenter - i projekt. På ännu en, måste de översättas prioriteringar i en process som kan producera utmärkta arbete snabbt. Utan en design arbetsflöde för att stödja design team, vad är resultatet? Förlorat i översättningen.

UDN Task Manager’S designteam bly,David MekerishviliAktier hur hans lag tacklar dessa alltför välbekanta smärtpunkter. Genom att bygga ett designteam arbetsflöde, som drivs avUDN Task ManagerVåra designers balans struktur och frihet så att de kan fokusera på kreativitet och leverera polerade design utan stress. Men först, låt oss gräva i farorna med att inte ha en design arbetsflöde.

Vanliga huvudvärk för designers utan en process

Enligt David, har varje steg sina egna utmaningar - från att ta emot en begäran att utforma design, att presentera den slutligalevererbar. Men han säger, utan en uppsättning process ”Kärnelementen hotade ärplanera, Arbetsflöde, samverkan, och synlighet. Designteam behöver anpassning för att effektivisera processer, förstärkningskontroll med synlighet, förbättra kommunikationen och minska slöseri distraktioner.”

Utan justering, lagriskdålig prioritering, kaos, saknas tidsfrister, blåser budgetar, och helt enkelt inte kunna producera designen behövs. David tillägger: ”Det är nyckeln till att ha enprojektledningverktyg för att standardisera dessa processer. Varjeprojektär komplex och bräcklig. Framgång beror på molekylär nivå av detaljer - och vi vet alla hur lätt det är att förlora dessa uppgifter med icke-skalbar, ad-hoc typ, oorganiserad arbete ”.

TeamUDN Task ManagerS strategi för att bygga en konstruktion arbetsflöde

En av de bästa delarna om att vara en designer är att få till arbete med varje annan avdelning. En väl integrerad design team håller varumärket sammanhängande och underlättar nyskapande kreativitet.

Dock har varje ros sina taggar. David förklarar att ”Tidigare använde vi olika arbetsflöden och processer för att tillgodose laget vi arbetade med. Detta orsakade en enda röra i vårt team och gjortresursfördelningsvår. Vi upptäckte att skapa en design team arbetsflöde inte bara hjälpt optimera arbete, men det hjälpte också utanför lagen bättre förmedla sin vision så att vi kan ge dem exakt vad de vill -. Och snabbare” Nedan vi bryter ner vadUDN Task Manager’S designteam flödet ser ut.

UDN Task Manager’S Design Team Workflow

Kick off design arbetsflöde med en dynamisk begäran

När David fick frågan hur han drar igång arbetsflödet, svarade han, ”One begäran om att utesluta dem alla ...” An excellent ”Sagan om Ringen” referens! Skämt åsido, det är exakt hur designteamet inleder sin process. De har en UDN Task Managerformuläret för begäranför lag för att fylla ut. Det dynamiska så att designteamet kan samla specifika krav som behövs beroende på vilken levereras söks. När begäran är klarUDN Task Managerautomatiskt leder in rätt mapp ochkalender tidslinje din kreativa projekt .

"Att ha en enda källa för att ta emot projekt gör det sömlöst för oss att trampa nya projekt i våra befintliga arbetsbelastningar", förklarar David. "Med den här processen kan vi fokusera på vårt arbete - inte längre är vi distraherade av förvirrande e-postmeddelanden, snabbmeddelanden, sett kalkylblad eller andra anmälningar som finns i detta eller parallella universum." (Som Middle Earth, kanske?). "Vår produktivitet har skyrocketed."

Pro Tips: Vill du bygga en begäran formulär för ditt lags arbetsflöde?Här är 10 begäran formulär mallarFör att hjälpa dig att komma igång.

Ange processer för att hantera projekt och designers arbetsbelastningar

I dag,En rapporterad 70% av människor globaltArbeta på distans minst en gång i veckan. Det i synnerhet designfältet ser en ökning avfjärrarbete . I buffertens 2018-tillstånd av fjärrarbetsundersökning, 10% av de avlägsna svarande arbetar i design. När det finns detaljer är det så kritiska, att kunna kommunicera och hålla sig organiserade från olika platser är nyckeln till framgång.

UDN Task ManagerS designteam är ingen främling till utmaningarna hos avlägsna arbetstagare. Faktum är att de får cirka 100 projekt varje vecka från hela världen. Med förfrågningar som sin sanningskälla kontrollerar de hur, när och där de trampar nya projekt. Till exempel,UDN Task ManagerS Design Team recensioner Nya projekt på måndagar och distribuerar dem bland de specialiserade designers som får fullt ägande.

Kolla in dessa 3 sätt att ställa in din kreativa agenturens filstruktur

Håll reda på projektets framsteg med anpassade arbetsflödesstatus

När du ställer in ditt arbetsflöde går du igenom några olika iterationer. Ha tålamod! Poängen är inte att vara perfekt utan att ständigt förbättra effektiviteten.

Faktum är att David delar det, "vårt designteam testade olika versioner och fortsätter att växa. Vi använder olika statuser för att spåra vårt nuvarande arbetsflöde. Statuserna hjälper till att fostra ägande och synlighet mellan designers och begära ägare. De hjälper oss att kommunicera vad som behövs för att hålla projektet att flytta, identifiera flaskhalsar och hålla alla inriktade. Det handlar om synlighet och samarbete. "

MedUDN Task Manager, du kan öppna den relevantauppgiftoch se den färskaste informationen -Projektstatus, Designtillgångar, innehåll, kommentarer och nya uppdateringar - minska onödig sökning.

Här är en uppdelning avUDN Task ManagerArbetsflöde:

Hantera revisionsprocessen med samarbete, inte frustration

I vårt designteam arbetsflöde, statusenVäntar på andraHjälper ledare se var nudging behövs. KunnaGranska och godkänna inom ett verktygLåt oss begära att ägarna ger tydlig, specifik feedback direkt på bilder och dokument. Detta håller alla kommentarer och förslag på ett ställe och låter alla se varandras feedback.

I en ny undersökning, 40% av de citerade "För mycket feedback från för många människor"Som sin största samarbetsutmaning. Det finns många orsaker till detta. Till exempel har människor ofta en knä-jerk reaktion på visuella mönster, så vårt teamger beställare ett par dagar "fönsterAtt samla sina tankar och ge feedback. På så sätt tar laget exakt vad kunden letar efter, vilket hjälper till att undvika flera iterationer, oändliga revisioner och för mycket inmatning.

Mät och optimera designteamets arbetsflöde med rapporter och instrumentbrädor

I ett kreativt yrke, som design, är det viktigt att designteamoch byråer har projekthanteringsverktygatt mäta effekterna av deras arbete.UDN Task ManagerS designteamet undersöker ständigt sätt att förbättra sitt design arbetsflöde.

"En sak jag älskar omUDN Task Manager, "David Aktier" är att varje begäran lämnas in har data som startat datum, slutdatum, innehavare, uppgiftsförfattare, författarens avdelning, design Asset Type och mer. Denna information gör det möjligt för mig att bygga rapporter. Vi kan se hur lång tid det tar att producera en ebook, till exempel för olika designers, jämföra, skala, göra prognoser, vilket hjälper till med resursplanering. Möjligheterna är oändliga."

När du frågade om hans favoritfunktion, sade David: "För närvarande är min favoritUDN Task Managerfunktionen är instrumentpaneler. Jag älskar att en skärm kan visa dig arbetsbelastningen på 12 designers på den aktuella veckan, nästa vecka och de närmaste två veckorna utan att behöva bläddra. Och ... Vänta på det ... Du kan omplacera eller flytta uppgifter med ett enkelt drag och droppe! Det är lego iProjekthanteringsverktyg. Det låter dig bygga processen exakt som du vill. "

Klar för att vända högar med obestridliga förfrågningar i en jämn flytande arbetsström?

UDN Task ManagerHjälper designteamet hitta kompromissen mellan struktur och frihet. När du börjar skapa ditt eget designteam arbetsflöde, läsvår guideutformad för att hjälpa kreativa lag att hitta . Vi erbjuder 7 viktiga frågor att överväga när du bygger ditt designteam arbetsflöde och en funktionschecklista för att hjälpa dig att hitta rätt verktyg för att hjälpa till.