12 lời khuyên tuyệt vời cho danh sách kiểm tra quản lý dự án
Danh sách kiểm tra quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án vẫn hiệu quả. Ngay cả khi bạn đang khởi động dự án của mình từ đầu hoặc chạy dự án đang diễn ra, danh sách kiểm tra này sẽ hỗ trợ bạn có hiệu quả trong việc thực thi dự án và không có gì!
Nếu bạn đã có một danh sách kiểm tra quản lý dự án trong tầm tay, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và sẽ có thể giảm bớt các vấn đề xuất hiện trong dự án.
Một danh sách kiểm tra để quản lý dự án cung cấp điểm chuẩn cho hướng thực hiện dự án của bạn. Đó là một cách tiếp cận sẽ chỉ ra những việc cần làm trong các dự án và cho bạn biết nếu bạn đã đáp ứng chất lượng dự án.
Hướng dẫn kiểm tra quản lý dự án này sẽ giúp bạn thực hiện các dự án của mình thành công với những nỗ lực tối thiểu.
Đối với bất kỳ dự án, nghiên cứu là một phần không thể thiếu trong những gì diễn ra trong kế hoạch dự án sau này. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã quen thuộc với tất cả các sự kiện, số liệu, số liệu thống kê và điều khoản có sẵn. Điều này cũng giúp làm việc của bạn Đường cơ sở dự án và thiết lập của bạn Dự án số liệu .
Dành thời gian trong nghiên cứu dự án bằng cách xem xét các báo cáo ngành, tài liệu về các dự án bạn đã thực hiện trước đây, đọc về các phương pháp dự án khác nhau và đặt câu hỏi sẽ giúp bạn trong dự án.
Nguồn
Xóa nhận dạng và hiểu biết về các bên liên quan được yêu cầu để điều hành một dự án mượt mà. Điều này sẽ giúp giảm xung đột lợi ích bằng cách biết nhu cầu của tất cả các bên liên quan, đặc biệt là; Khách hàng, nhà đầu tư, người quản lý, đội dự án và lãnh đạo đội.
Đặt ưu tiên cho các bên liên quan của bạn là rất quan trọng để thúc đẩy thành công dự án. Tài liệu như sau khi nghiên cứu về các bên liên quan:
Nguồn
Có một sự hiểu biết rõ ràng về vai trò của chính bạn trong quản lý dự án rất quan trọng đối với một dự án không có rào cản. Rất nhiều lần, một người quản lý dự án đang đồng thời cố gắng xử lý một số thứ hoàn toàn. Những tình huống này có thể trở nên bận rộn khá nhanh chóng, với khả năng thua lỗ hơn là chiến thắng.
Nó được coi là thực hành tốt để ghi lại trách nhiệm của bạn trên một tờ giấy và chia sẻ nó với các bên liên quan khác để khuyến khích sự minh bạch và trách nhiệm.
Giống như bất kỳ tuyên bố thị giác kinh doanh nào, bạn nên đặt tầm nhìn dự án có thể hoạt động như một chuẩn mực cho nhóm dự án của bạn đạt đến cấp độ này. Mục tiêu trong tầm nhìn cao hơn, càng nhiều nỗ lực, nhóm của bạn sẽ gặp nhau để đáp ứng tầm nhìn của Set.
Bạn nên tạo một tuyên bố tầm nhìn toàn diện nói về những điều sau đây:
Tầm nhìn dự án đôi khi cũng được gọi là một 'Điều lệ dự án' . Mỗi dự án thành công có một tầm nhìn rõ ràng mang lại tất cả các yếu tố liên quan cùng nhau trong một tuyên bố.
Làm thế nào để viết một điều lệ dự án hiệu quả?[số 8]
Mục đích cốt lõi của việc quản lý một dự án là đáp ứng các mục tiêu của dự án. Để có một kịch bản thành tích mục tiêu tốt và ghi điểm đang diễn ra, bạn nên thiết lập các mục tiêu có thể đạt được (cho bạn tài nguyên, thời gian và bộ kỹ năng) thông minh trong tự nhiên. Bạn cần đặt mục tiêu và mục tiêu dự án về ưu tiên hàng đầu. Và sau đó thảo luận với họ với các bên liên quan của bạn. Làm như vậy sẽ giúp bạn đảm bảo sử dụng đầy đủ Nguyên tắc thông minh .
Các thành phần phổ biến của các mục tiêu thông minh là, nhưng không giới hạn ở những điều sau đây. Hãy nhớ rằng các thành phần này có thể thay đổi như tất cả các dự án và ngành công nghiệp là khác nhau về tính chất:
Trong khi đặt mục tiêu dự án của bạn, bạn sẽ cần phải trả lời những gì bạn đang cố gắng đạt được với dự án của mình? Dự án của bạn sẽ giải quyết vấn đề gì? Đây là những điều cơ bản của quản lý dự án. Bạn nên ghi nhớ để xác định rõ ràng của bạn các mục tiêu ngắn hạn[số 8]và mục tiêu dài hạn.
Trong khi bạn đang ở đó, đây là một khuyến nghị bổ sung về cài đặt mục tiêu:
Làm thế nào để viết công ty okrs để thiết lập mục tiêu hiệu quả?[số 8]
Bạn cũng có thể nhận trợ giúp của một ứng dụng quản lý dự án được các nhà quản lý dự án thông minh sử dụng, chẳng hạn như; Quản lý tác vụ UDN[số 8] , để giúp thiết lập mục tiêu và mục tiêu cho dự án của bạn với sự hợp tác theo dõi trực tiếp và theo thời gian thực. Quản lý tác vụ UDN[số 8]Ứng dụng sẽ giúp bạn tạo các phụ thuộc và cột mốc cũng như quản lý dự án mượt mà.
Nguồn
Ở giai đoạn này, bạn đã thu thập đủ thông tin để tạo ra Kế hoạch dự án[số 8]. Một kế hoạch dự án 'là một tài liệu rộng lớn hơn nói về các mục tiêu, mục tiêu, tầm nhìn, phạm vi và cung cấp dự án một cách kịp thời. Nó nhấn mạnh tất cả các hoạt động, quy trình công việc và nhiệm vụ của dự án.
Bạn có thể nhận trợ giúp từ Tấm Excel Hoặc sử dụng các công cụ lập kế hoạch dự án để tạo kế hoạch dự án của bạn bằng cách thêm tất cả thông tin dự án để trang bị cho mình để bắt đầu dự án.
Kế hoạch dự án của bạn nên bao gồm những điều sau đây:
Kiểm tra điều này:
12 công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất năm 2022[số 8]
Ngân sách dự án là một ước tính ràng buộc thời gian về tất cả các chi phí sẽ phải chịu trong dự án của bạn; cả chi phí trực tiếp và gián tiếp. Đây là một thách thức lớn nhất đối với người quản lý tài khoản và quản lý dự án để tạo ngân sách dự án. Nếu có sự khác biệt cao, điều đó có nghĩa là ngân sách không hiệu quả.
Ngân sách nên đề cập đến lý tưởng Mất bao lâu để hoàn thành dự án và các tài nguyên cần thiết cho một dự án suôn sẻ đang chạy. Ngân sách dự án có thể được chuẩn bị theo các giai đoạn khác nhau, từ các số ước tính ban đầu trước dự án và sau khi thực hiện dự án.
Ngân sách dự án rất quan trọng đối với thành công của dự án, vì vậy có một danh sách kiểm tra quản lý dự án thực sự quan trọng. Thành công của bạn trong dự án phụ thuộc vào việc dự án được thực hiện theo ngân sách hoặc tại thời điểm nhất định.
Quản lý tác vụ UDN[số 8]Cung cấp cho bạn khả năng đặt ngân sách dự án dựa trên giá cả cố định, thời gian và tài liệu và ngân sách không được hóa đơn cho khách hàng. Đăng ký cho Quản lý tác vụ UDN[số 8] Bây giờ để đặt ngân sách dự án của bạn!
Nguồn
Đây là một phần của ngân sách, nhưng nó được coi là một danh sách kiểm tra quản lý dự án riêng biệt vì điều này sẽ giúp bạn trong các tài khoản và tính toán dự án.
Chi phí trực tiếp dự án bao gồm:
Các chi phí gián tiếp của dự án cũng đã bao gồm các yếu tố sau:
Quyết định phân bổ tài nguyên nên được thực hiện một cách khôn ngoan. Bạn sẽ phải gán nhiệm vụ cho các thành viên nhóm liên quan tùy thuộc vào bộ kỹ năng của họ. Ngoài nguồn nhân lực, bạn sẽ phải phân bổ thiết bị, vật liệu sản xuất và phần mềm quản lý dự án trong nhóm của bạn để chạy đơn hoặc nhiều dự án.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo tài liệu kế hoạch tài nguyên sẽ đưa ra lời giải thích về tất cả các tài nguyên có sẵn với mô tả đầy đủ để giúp đỡ không hiệu quả phân bổ tài nguyên . Bao gồm phân bổ tài nguyên trong danh sách kiểm tra quản lý dự án của bạn sẽ giúp căn chỉnh tài nguyên của bạn cho dự án của bạn.
Tạo dòng thời gian hoặc lịch trình dự án sẽ giúp nhóm dự án của bạn có một cái nhìn rõ ràng khi bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ trong dự án của bạn. Bằng cách này, cơ hội đáp ứng thời hạn dự án sẽ tăng lên. Bạn sẽ có thể tạo lịch trình dự án khi bạn đã quyết định các nhiệm vụ cần thiết để được thực hiện với các khung thời gian của họ.
Một lịch trình dự án rõ ràng sẽ mô tả mức độ nỗ lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ và cách thực hiện nhiệm vụ cụ thể đó. Hoạt động lập kế hoạch dự án liên quan đến việc ước tính thời gian hoàn thành từng hoạt động trong dự án và cho một ngày hoàn thành dự án thực tế. Quản lý tác vụ UDN[số 8]Cung cấp cho bạn một cơ hội để đặt lịch trình dự án, bằng cách cho phép đặt:
Đọc blog này:
Làm thế nào để quản lý một dự án từ đầu đến cuối?[số 8]
Dự án không thể thành công trừ khi bạn có một kế hoạch giao tiếp vững chắc để theo dõi thông qua. Giao tiếp là yếu tố chính giúp cung cấp các dự án đúng hạn cho các nhà quản lý dự án.
Kế hoạch truyền thông nên được thực hiện cho tất cả những người có cổ phần trong dự án, từ quản lý hàng đầu đến Line Worker. Sau các cuộc họp khởi động và quy trình Sprint sẽ giúp cải thiện tiến độ dự án của bạn.
Bạn sẽ làm gì nếu nhà cung cấp trì hoãn lô hàng của bạn? Hoặc nếu thành viên nhóm của bạn rời khỏi dự án? Điều này sẽ tăng chi phí dự án của bạn và nó có thể dẫn đến thất bại của dự án. Bất cứ điều gì có thể sai trong một dự án.
Có nhu cầu quản lý những tình huống này gọi là 'Quản lý rủi ro'. Kế hoạch quản lý rủi ro nên xác định các rủi ro dự án hiện tại và trong tương lai, xác suất xảy ra rủi ro và cách giảm tác động của nó.
Nếu tỷ lệ kè nhân viên của bạn là 20% trong năm qua, điều đó có nghĩa là cả hai trong số mười thành viên của nhóm rời khỏi dự án. Bạn có thể xem xét yếu tố này và lập kế hoạch cho các biện pháp khắc phục trước.
Quản lý tác vụ UDN[số 8]có thể giúp bạn quản lý rủi ro của bạn Bằng cách đặt ưu tiên rủi ro dự án của bạn và hiển thị nó trên Ma trận rủi ro. Sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8]Để tổ chức rủi ro dự án của bạn ở một nơi và giảm tác động của nó.
Sử dụng dữ liệu rủi ro, bạn yếu tố trong gói dự án của bạn và đi kèm với một Kế hoạch dự phòng để ổn định hiệu suất dự án của bạn.
Đọc thêm về Đánh giá rủi ro:
Cách sử dụng ma trận đánh giá rủi ro trong quản lý dự án[số 8]
Giờ đến lượt bạn…
Danh sách kiểm tra quản lý dự án này sẽ giảm bớt công việc của bạn như một người quản lý dự án và giúp đảm bảo rằng bạn bắt đầu dự án theo đúng hướng. Danh sách kiểm tra quản lý dự án sẽ tìm ra lỗi trong dự án của bạn trước trước khi tạo vấn đề cho bạn.
