12 grandes consejos para la lista de verificación de gestión de proyectos

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La lista de verificación de gestión de proyectos ayuda a los gerentes de proyectos a seguir siendo productivos. Incluso si está saliendo de su proyecto desde cero o ejecutando un proyecto en curso, esta lista de verificación lo ayudará a obtener eficiencia en la ejecución de proyectos y en qué no sea.

Si ya tiene una lista de verificación de gestión de proyectos en cuestión, ahorrará tiempo, dinero y podrá reducir los problemas que surjan durante el proyecto.

Una lista de verificación para la gestión de proyectos proporciona un punto de referencia para su dirección de ejecución del proyecto. Es un enfoque que mostrará qué hacer en los proyectos y le permite saber si ha cumplido con la calidad del proyecto.

Esta guía de lista de verificación de gestión de proyectos le ayudará a que sus proyectos tengan un éxito con los esfuerzos mínimos.

Para cualquier proyecto, la investigación es una parte integral de lo que sucede en el plan del proyecto más tarde. Debe asegurarse de que está familiarizado con todos los hechos, cifras, estadísticas y términos disponibles. Esto también ayuda a elaborar su Proyecto de referencia y poniendo su métricas de proyectos .

Pase algún tiempo en la investigación del proyecto al observar los informes de la industria, la documentación de los proyectos que ha realizado antes, lea las diferentes metodologías de proyectos y haga preguntas que lo ayuden en el proyecto.

Fuente

Se requiere una identificación clara y la comprensión de las partes interesadas para ejecutar un proyecto suave. Esto ayudará a reducir el conflicto de intereses al conocer las necesidades de todas las partes interesadas, especialmente; Clientes, inversores, gerentes, equipos de proyectos y clientes potenciales.

Establecer prioridades para sus partes interesadas es crucial para alimentar el éxito del proyecto. Documentar lo siguiente al investigar sobre las partes interesadas:

[sesenta y cinco]

Tener una comprensión cristalina de su propio papel en la gestión de proyectos es importante para un proyecto libre de obstáculos. Muchas veces, un gerente de proyecto está tratando simultáneamente de manejar en total varias cosas. Estas situaciones pueden ser agitadas bastante rápido, con una mayor probabilidad de perder en lugar de ganar.

Se considera una buena práctica para documentar sus responsabilidades en un pedazo de papel y compartirlo con otras partes interesadas para fomentar la transparencia y la responsabilidad.

Al igual que cualquier declaración de visión de negocios, debe establecer la visión del proyecto que puede funcionar como un punto de referencia para su equipo de proyecto para llegar a este nivel. Cuanto más alto sea el objetivo en la visión, más esfuerzos que su equipo pondrá para cumplir con la visión establecida.

La visión del proyecto también se llama a veces un 'Carta del proyecto' . Cada proyecto exitoso tiene una visión clara que reúne todos los elementos relevantes en una declaración.

El objetivo principal de administrar un proyecto es cumplir con los objetivos del proyecto. Para tener un buen escenario de logros de objetivos y puntuar, debe establecer objetivos alcanzables (dados los recursos, tiempo y conjunto de habilidades) que son de naturaleza inteligente. Debe establecer las metas y objetivos del proyecto en la primera prioridad. Y luego discutirlos con sus partes interesadas. Hacerlo lo ayudará a asegurar el uso completo de Principios inteligentes .

Los constituyentes comunes de los objetivos inteligentes son, entre otros, los siguientes. Tenga en cuenta que estos constituyentes pueden variar según todos los proyectos e industrias son de naturaleza diferente:

Al establecer los objetivos de su proyecto, deberá responder lo que está tratando de lograr con su proyecto? ¿Qué problemas resolverá su proyecto? Estos son los conceptos básicos de la gestión de proyectos. Debe tener en cuenta que definir claramente su metas a corto plazo y metas a largo plazo.

Mientras está en ello, aquí hay una recomendación adicional sobre el establecimiento de objetivos:

También puede tomar la ayuda de una aplicación de administración de proyectos utilizada por los administradores de proyectos inteligentes, tales como; Gestor de tareas UDN , para ayudar a establecer objetivos y metas para su proyecto con seguimiento en vivo y colaboración en el equipo en tiempo real. Gestor de tareas UDN La aplicación le ayudará a crear dependencias y hitos también para la gestión de proyectos sin problemas.

En esta etapa, ha reunido suficiente información para crear su plan de proyecto . Un 'plan de proyecto' es un documento más amplio que habla sobre los objetivos, los objetivos, la visión, el alcance y los entregables del proyecto de manera oportuna. Destaca todas las actividades del proyecto, flujos de trabajo y tareas.

Puedes tomar ayuda de Hojas de Excel O Use las herramientas de planificación del proyecto para crear su plan de proyecto agregando toda la información del proyecto para equiparme para iniciar el proyecto.

Un presupuesto de proyecto es una estimación en el plazo de todos los costos que incurrirá en su proyecto; Costos directos e indirectos. Este es el mayor desafío para el administrador de cuentas y los gerentes de proyectos para crear el presupuesto del proyecto. Si hay altas discrepancias, significa que el presupuesto no es efectivo.

El presupuesto debe mencionar idealmente cuánto tiempo tomará completar el proyecto y los recursos requeridos para un proyecto sin problemas. Se puede preparar un presupuesto de proyecto en diferentes fases, desde los números estimados inicialmente antes del proyecto y después de la ejecución del proyecto.

El presupuesto del proyecto es crucial para el éxito del proyecto, por lo que tener una lista de verificación de gestión de proyectos es realmente importante. Su éxito en el proyecto depende de si el proyecto se realizó bajo el presupuesto o en el momento dado.

Gestor de tareas UDN Le brinda la capacidad de establecer el presupuesto del proyecto según el precio fijo, el tiempo y los materiales, y el presupuesto que no es factible a un cliente. Matricularse en Gestor de tareas UDN ¡Ahora para establecer su presupuesto de proyecto!

Esto es parte del presupuesto, pero se trata como un elemento de lista de verificación de gestión de proyectos separados porque esto lo ayudará en las cuentas y los cálculos del proyecto.

La decisión de asignación de recursos debe hacerse sabiamente. Tendrá que asignar tareas a los miembros del equipo en cuestión dependiendo de sus conjuntos de habilidades. Además de los recursos humanos, deberá asignar equipos, material de producción y software de gestión de proyectos entre su equipo para ejecutar proyectos solteros o múltiples.

Puede comenzar a crear un documento de plan de recursos que dará una explicación sobre todos los recursos disponibles con una descripción completa para ayudar a ineficiente Asignación de recursos . Incluyendo la asignación de recursos en la lista de verificación de administración de proyectos, ayudará a alinear sus recursos para su proyecto.

Crear una línea de tiempo o programación del proyecto ayudará a su equipo de proyecto a tener una visión clara de cuándo comenzar y finalizar cada tarea en su proyecto. Por esto, las posibilidades de cumplir con la fecha límite del proyecto aumentarán. Podrá crear el programa de proyectos cuando haya decidido las tareas que se deben realizar con sus plazos.

Un programa de proyecto claro representará el nivel de esfuerzo requerido para finalizar las tareas y cómo realizará esa tarea en particular. La actividad de programación de proyectos implica estimar el tiempo para completar cada actividad en el proyecto y se le da una fecha realista de finalización de proyectos. Gestor de tareas UDN le da la oportunidad de establecer el programa de proyectos, permitiendo establecer:

El proyecto no puede tener éxito a menos que y hasta que tenga un plan de comunicación sólido para seguir adelante. La comunicación es el elemento clave que ayuda a entregar proyectos a tiempo para los gerentes de proyectos.

El plan de comunicación debe hacerse para todos los que tengan una participación en el proyecto, desde la alta dirección hasta el trabajador de la línea. Siguiendo las reuniones del inicio y el proceso Sprint ayudarán a mejorar el progreso de su proyecto.

¿Qué va a hacer si el proveedor demora su envío? ¿O si su miembro del equipo abandona el proyecto? Esto aumentará el costo de su proyecto y podría resultar en un error del proyecto. Cualquier cosa puede ir mal durante un proyecto.

Viene la necesidad de administrar estas situaciones llamadas 'Gestión de riesgos'. El Plan de Gestión de Riesgos debe identificar los riesgos presentes y futuros del proyecto, la probabilidad de ocurrencia de riesgo y cómo reducir su impacto.

Si su tarifa de batición de su empleado es del 20% durante el año pasado, significa que cada dos de cada diez miembros del equipo abandonan el proyecto. Puede tomar este factor en consideración y planificar el remedio por adelantado.

Gestor de tareas UDN puede ayudarte a Administra tus riesgos Al establecer prioridades de riesgo de su proyecto y mostrarla en la matriz de riesgo. Utilizar Gestor de tareas UDN Para organizar el riesgo de su proyecto en un solo lugar y reducir su impacto.

Usando los datos de riesgo, usted tiene un factor que en su plan de proyecto y viene con un plan de contingencia Para estabilizar su rendimiento del proyecto.

Ahora te toca…

Esta lista de verificación de administración de proyectos facilitará su trabajo como gerente de proyecto y ayudará a asegurarse de que inicie el proyecto en la dirección correcta. La lista de verificación de gestión de proyectos descubrirá fallas en su proyecto con anticipación antes de crear un problema para usted.