12 Tips Hebat untuk Daftar Periksa Manajemen Proyek
Daftar periksa manajemen proyek membantu manajer proyek tetap produktif. Bahkan jika Anda menendang proyek Anda dari awal atau menjalankan proyek yang sedang berlangsung, daftar periksa ini akan membantu Anda dalam mendapatkan efisien dalam eksekusi proyek dan yang lainnya!
Jika Anda sudah memiliki daftar periksa manajemen proyek, Anda akan menghemat waktu, uang, dan dapat mengurangi masalah yang muncul selama proyek.
Daftar periksa untuk manajemen proyek memberikan tolok ukur untuk arah eksekusi proyek Anda. Ini adalah pendekatan yang akan menunjukkan apa yang harus dilakukan dalam proyek dan memberi tahu Anda jika Anda telah memenuhi kualitas proyek.
Panduan Daftar Periksa Manajemen Proyek ini akan membantu Anda membuat proyek Anda sukses dengan upaya minimal.
Untuk proyek apa pun, penelitian adalah bagian integral dari apa yang terjadi dalam rencana proyek nanti. Anda perlu memastikan bahwa Anda terbiasa dengan semua fakta, angka, statistik, dan ketentuan yang tersedia. Ini juga membantu dalam menyusun AndaProject Baseline.dan mengaturmetrik proyek .
Luangkan waktu dalam penelitian proyek dengan melihat laporan industri, dokumentasi proyek yang telah Anda lakukan sebelumnya, baca pada metodologi proyek yang berbeda dan ajukan pertanyaan yang akan membantu Anda dalam proyek.
Sumber
Identifikasi dan pemahaman yang jelas tentang pemangku kepentingan diperlukan untuk menjalankan proyek yang lancar. Ini akan membantu mengurangi konflik kepentingan dengan mengetahui kebutuhan semua pemangku kepentingan, terutama; Klien, investor, manajer, tim proyek, dan tim tim.
Menetapkan prioritas untuk para pemangku kepentingan Anda sangat penting untuk memicu keberhasilan proyek. Dokumentasikan Berikut Saat Meneliti Pemangku Kepentingan:
Sumber
Memiliki pemahaman yang jernih tentang peran Anda sendiri dalam manajemen proyek penting untuk proyek hurdle-free. Sering kali, seorang manajer proyek secara bersamaan berusaha menangani beberapa hal sama sekali. Situasi-situasi ini bisa menjadi sibuk agak cepat, dengan probabilitas kehilangan daripada menang.
Ini dianggap sebagai praktik yang baik untuk mendokumentasikan tanggung jawab Anda di selembar kertas dan membaginya dengan pemangku kepentingan lain untuk mendorong transparansi dan akuntabilitas.
Sama seperti pernyataan visi bisnis apa pun, Anda harus menetapkan visi proyek yang dapat bekerja sebagai tolok ukur untuk tim proyek Anda untuk mencapai level ini. Semakin tinggi tujuan dalam visi, semakin banyak upaya yang akan dimasukkan tim Anda untuk memenuhi visi yang ditetapkan.
Anda harus membuat pernyataan visi komprehensif yang berbicara tentang hal-hal berikut:
Visi proyek juga kadang-kadang disebut a'Piagam Proyek'. Setiap proyek yang sukses memiliki visi yang jelas yang membawa semua elemen yang relevan bersama dalam satu pernyataan.
Bagaimana cara menulis piagam proyek yang efektif?
Tujuan inti dari mengelola proyek adalah untuk memenuhi tujuan proyek. Untuk memiliki skenario prestasi tujuan yang baik dan skor terjadi, Anda harus menetapkan tujuan yang dapat dicapai (mengingat sumber daya, waktu, dan keterampilan) yang cerdas. Anda perlu mengatur tujuan dan tujuan proyek pada prioritas pertama. Dan kemudian mendiskusikan mereka dengan para pemangku kepentingan Anda. Melakukan hal itu akan membantu Anda untuk memastikan penggunaan penuhPrinsip-prinsip cerdas .
Konstituen umum dari tujuan cerdas adalah, tetapi tidak terbatas pada hal-hal berikut. Ingatlah bahwa konstituen ini dapat bervariasi karena semua proyek dan industri berbeda di alam:
Saat menetapkan tujuan proyek Anda, Anda harus menjawab apa yang ingin Anda capai dengan proyek Anda? Masalah apa yang akan dipecahkan proyek Anda? Ini adalah dasar-dasar manajemen proyek. Anda harus ingat untuk mendefinisikan dengan jelas Tujuan jangka pendekdan tujuan jangka panjang.
Saat Anda melakukannya, inilah rekomendasi tambahan tentang pengaturan gawang:
Bagaimana cara menulis perusahaan OKR untuk pengaturan tujuan yang efektif?
Anda juga dapat mengambil bantuan aplikasi manajemen proyek yang digunakan oleh manajer proyek cerdas, seperti; UDN Task Manager. , Untuk membantu menetapkan tujuan dan tujuan untuk proyek Anda dengan pelacakan langsung dan kolaborasi tim real-time.UDN Task Manager.Aplikasi akan membantu Anda menciptakan dependensi dan tonggak sejarah juga untuk manajemen proyek yang mulus.
Sumber
Pada tahap ini, Anda telah mengumpulkan informasi yang cukup untuk membuat Andarencana proyek. 'Rencana proyek' adalah dokumen yang lebih luas yang berbicara tentang tujuan, tujuan, visi, ruang lingkup, dan hasil proyek secara tepat waktu. Ini menyoroti semua kegiatan proyek, alur kerja, dan tugas.
Anda dapat menerima bantuan dariLembar Excel.Atau gunakan alat perencanaan proyek untuk membuat rencana proyek Anda dengan menambahkan semua informasi proyek untuk melengkapi diri Anda untuk memulai proyek.
Rencana proyek Anda harus mencakup yang berikut:
Lihat ini:
12 alat perencanaan proyek terbaik tahun 2022
Anggaran proyek adalah estimasi yang terikat waktu dari semua biaya yang akan dikenakan dalam proyek Anda; baik biaya langsung dan tidak langsung. Ini adalah salah satu tantangan terbesar bagi manajer akun dan manajer proyek untuk membuat anggaran proyek. Jika ada perbedaan tinggi, itu berarti bahwa anggaran tidak efektif.
Anggaran idealnya disebutkan seberapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan sumber daya yang diperlukan untuk proyek yang lancar. Anggaran proyek dapat disiapkan dalam fase yang berbeda, mulai dari perkiraan angka-angka sebelum proyek dan setelah pelaksanaan proyek.
Anggaran proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek, sehingga memiliki daftar periksa manajemen proyek sangat penting. Keberhasilan Anda dalam proyek ini tergantung pada jika proyek dilakukan berdasarkan anggaran atau pada waktu yang diberikan.
UDN Task Manager.Memberi Anda kemampuan untuk menetapkan anggaran proyek berdasarkan harga tetap, waktu dan bahan, dan anggaran yang tidak dapat ditagih ke klien. Mendaftar untuk UDN Task Manager. Sekarang untuk menetapkan anggaran proyek Anda!
Sumber
Ini adalah bagian dari penganggaran, tetapi diperlakukan sebagai item daftar periksa manajemen proyek yang terpisah karena ini akan membantu Anda dalam akun dan perhitungan proyek.
Biaya langsung proyek meliputi:
Biaya proyek tidak langsung juga inklusif dari faktor-faktor berikut:
Keputusan alokasi sumber daya harus dibuat dengan bijak. Anda harus menetapkan tugas-tugas kepada anggota tim yang bersangkutan tergantung pada keahlian mereka. Terlepas dari sumber daya manusia, Anda harus mengalokasikan peralatan, bahan produksi, dan perangkat lunak manajemen proyek di antara tim Anda untuk menjalankan satu atau beberapa proyek.
Anda dapat mulai dengan membuat dokumen rencana sumber daya yang akan memberikan penjelasan tentang semua sumber daya yang tersedia dengan deskripsi lengkap untuk membantu tidak efisienalokasi sumber daya. Termasuk alokasi sumber daya dalam daftar periksa manajemen proyek Anda akan membantu menyelaraskan sumber daya Anda untuk proyek Anda.
Membuat timeline atau jadwal proyek akan membantu tim proyek Anda untuk memiliki pandangan yang jelas kapan harus memulai dan menyelesaikan setiap tugas dalam proyek Anda. Dengan ini, peluang untuk memenuhi batas waktu proyek akan meningkat. Anda akan dapat membuat jadwal proyek ketika Anda telah memutuskan tugas-tugas yang diperlukan untuk dilakukan dengan kerangka waktu mereka.
Jadwal proyek yang jelas akan menggambarkan tingkat upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan bagaimana akan melakukan tugas tertentu. Aktivitas penjadwalan proyek melibatkan memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan dalam proyek dan diberi tanggal penyelesaian proyek yang realistis. UDN Task Manager.Memberi Anda kesempatan untuk menetapkan jadwal proyek, dengan memungkinkan untuk mengatur:
Baca blog ini:
Bagaimana mengelola proyek dari awal hingga selesai?
Proyek tidak dapat berhasil kecuali dan sampai Anda memiliki rencana komunikasi yang solid untuk menindaklanjuti. Komunikasi adalah elemen kunci yang membantu dalam memberikan proyek tepat waktu bagi manajer proyek.
Rencana komunikasi harus dibuat untuk semua orang yang memiliki saham dalam proyek, dari manajemen puncak ke pekerja lini. Setelah pertemuan kickoff dan proses sprint akan membantu meningkatkan kemajuan proyek Anda.
Apa yang akan Anda lakukan jika pemasok menunda pengiriman Anda? Atau jika anggota tim Anda meninggalkan proyek? Ini akan meningkatkan biaya proyek Anda dan mungkin mengakibatkan kegagalan proyek. Apa pun bisa salah selama proyek.
Ada kebutuhan untuk mengelola situasi-situasi ini yang disebut 'Manajemen Risiko'. Rencana manajemen risiko harus mengidentifikasi risiko proyek saat ini dan masa depan, probabilitas terjadinya risiko dan cara mengurangi dampaknya.
Jika tingkat churn karyawan Anda 20% untuk tahun lalu, itu berarti bahwa setiap dua dari sepuluh anggota tim meninggalkan proyek tersebut. Anda dapat mempertimbangkan faktor ini dan merencanakan pemulihan sebelumnya.
UDN Task Manager.dapat membantu AndaKelola Risiko AndaDengan menetapkan prioritas risiko proyek Anda dan menunjukkannya pada matriks risiko. MenggunakanUDN Task Manager.Untuk mengatur risiko proyek Anda di satu tempat dan mengurangi dampaknya.
Menggunakan data risiko, Anda faktor dalam rencana proyek Anda dan datang denganrencana cadanganuntuk menstabilkan kinerja proyek Anda.
Baca lebih lanjut tentang Penilaian Risiko:
Cara menggunakan matriks penilaian risiko dalam manajemen proyek
Sekarang giliran Anda…
Daftar periksa manajemen proyek ini akan memudahkan pekerjaan Anda sebagai manajer proyek dan membantu memastikan bahwa Anda memulai proyek ke arah yang benar. Daftar Periksa Manajemen Proyek akan mencari tahu kekurangan dalam proyek Anda terlebih dahulu sebelum membuat masalah untuk Anda.
