Organisationen schaffen heute einen massiven Betrag von Dokumenten und Daten, da sie mit Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern tätig sind. Auch so viele
Erwägen Sie, papierlos zu machen
, erstellen, erhalten sie weiterhin Dokumente von ihren vielen Workflows und Systemen.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Organisationen schaffen heute einen massiven Betrag von Dokumenten und Daten, da sie mit Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern tätig sind. Auch so viele
Erwägen Sie, papierlos zu machen
, erstellen, erhalten sie weiterhin Dokumente von ihren vielen Workflows und Systemen.
Dokumente erstellen und zusammenstellen ist vergleichsweise einfach. Organisieren und Speichern von ihnen, damit sie zugänglich und sicher sind, ist, wo die meisten Teams Probleme auftreten. Dieser Artikel teilt alles, was Sie wissen müssen, um Dokumente in Ihrer Organisation sicher zu verwalten. Wir gehen durch, wie Sie ein Dokumentenverwaltungssystem implementieren, Herausforderungen, die Sie konfrontieren können, und wichtige Funktionen, um auf ein Dokumentenverwaltungssystem zu suchen.
Was ist das Dokumentenmanagement?
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Dokumentenmanagement ist, wie eine Organisation Dokumente im Geschäft verwendet, verwaltet und speichert. Diese Dokumente können in verschiedenen Formaten kommen, z. B. PDFs, Bilder, Videos, Audio, Tabellenkalkulationen, Codepakete usw.
Die meisten Dokumentenverwaltungssysteme konzentrieren sich auf digitale Dateien, während andere physische Gegenstände oder beides speichern. Dokumentenmanagementsysteme dienen als einzelne Wahrscheinlichkeit für die Informationen und Archive Ihres Unternehmens. Wenn jemand mit dem richtigen Zugang etwas braucht, wissen sie, wohin ich suchen soll.
Die Verwendung von Dokumentenverwaltungssoftware erleichtert den Dokumentenlebenszyklusverwaltungsprozess weitgehend. Sie können automatisierte Arbeitsabläufe und -prozesse einrichten, um Dokumente gemeinsam zu verwalten, zu aktualisieren, zu aktualisieren und zu speichern, die in der Firma verwendet und verwendet werden. Dokumentmanagement hilft auch bei der Erhaltung:
Was ist der Zweck eines Aktionsplans?
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Bei der Implementierung eines neuen Dokumentenverwaltungssystems oder der Aktualisierung Ihrer vorhandenen sollten Sie zunächst planen, wie der Prozess fließen soll. Sie möchten klar sein, wie Informationen hinzugefügt, organisiert, gespeichert und abgerufen werden.
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Aktionsplan
Mit Ihren Teams, um sicherzustellen, dass alle die Richtlinien folgen, die sich vorwärts bewegen. Ihr Aktionsplan sollte das Management vorhandener und neuer Dokumente und digitale und physische Kopien berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass Sie das neue System in einem kleinen Maßstab testen, bevor Sie es an die gesamte Organisation rollen.
Wie funktioniert ein Dokumentenverwaltungssystem?
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Ein Dokumentenverwaltungssystem organisiert Ihre Dokumente in vielerlei Hinsicht, z. B. Dateityp, Datentyp, Sicherheit oder Prioritätsniveau. Wenn neue Dokumente empfangen oder erstellt werden, werden sie erfasst und in das System verschoben.
Das Dokumentenverwaltungssystem fügt möglicherweise automatisch weitere Informationen zu der Datei, z. B. internen Tags, Etiketten und Metadaten, z. B., die ein Dokument erstellt oder hochgeladen haben, und wann.
Dokumentenverwaltungssysteme sortieren und speichern dann das neue Dokument oder die Daten basierend auf zuvor festgelegten Regeln. Sie können Berechtigungen und Readact-Informationen in sensiblen Dokumenten einschränken, sodass nur genehmigte Benutzer sie anzeigen oder Änderungen vornehmen können.
Was ist ein Dokumenten-Repository?
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Ein Dokument-Repository ist der Speicherarm eines Dokumentenverwaltungssystems. Obwohl seine Hauptfunktion Dokumente speichert, ist es mehr als ein einfacher Aktenkabbinet. Dokumenten-Repositories sichern und richten Sie den Zugriff auf interne Unternehmensdokumente ein und richten Sie den Zugriff auf interne Unternehmensdokumente ein, indem sie auf den einzelnen Kriterien angestrebten Berechtigungsniveaus bereitgestellt werden.
Wenn Teams mit einem Dokument-Repository arbeiten, minimieren sie widersprüchliche Daten, Kommunikationsunternehmen und Fehlinformationen in der Organisation. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit externen Parteien und Mitarbeitern wie Anbieter von Drittanbietern arbeiten. Moderne Dokumenten-Repositorys reinigen und aktualisieren Ihre Datenbank automatisch, wodurch doppelte Einträge und Redundanzen entfernt werden.
Warum benötigen Unternehmen Dokumentenmanagementsystemsoftware?
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In der heutigen Geschäftslandschaft, mit den anhaltenden Auswirkungen von COVID-19 und Umschalten auf
Hybrid- oder Fernbedienung
, innovative Unternehmer und -manager sind eine lange Vergangenheit mit Ad-hoc-Systemen zum Verwalten, Speicher und Teilen von Dokumenten.
Unternehmen implementieren Dokumentenverwaltungssysteme, um die Kontrolle und Erkenntnisse aus Dokumenten und Daten einzuführen und die Organisation zu verlassen. Ob
fern arbeiten
Oder im Büro möchten Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die neuesten und aktuellsten Versionen von Dokumenten verwenden, mit denen sie ohne zu viel Mundungen oder Rücken- und Weiter-E-Mails arbeiten.
Teammitglieder können in der Document Management System-Software problemlos Kommentare, Vorschläge und Anmerkungen hinzufügen, wodurch die Zusammenarbeit, Kommunikation, Überprüfung und Berechtigung der Arbeit leicht hinzugefügt werden kann.
Die Software-Software der Dokumentenverwaltung löst auch Sicherheits- und Datenauditprobleme, indem er Trails eines Dokumentenlebenszyklus von der Erstellung auf Modifikation und Verteilung erstellt. Dies ist nützlich für die interne Verantwortlichkeit oder eine Eingabeaufforderung für eine externe Prüfung aus den Industriebehörden.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen?
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Die Vorteile der Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen sind signifikant und mischt sich schnell - der Marktwert der Dokumentenmanagementsysteme wird projiziert
Erhöhung auf 6,78 Milliarden US-Dollar bis 2023
. Wichtige Vorteile der Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems umfassen:
Was sind die Herausforderungen der Dokumentenverwaltung?
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Mit all den Vorteilen der Dokumentenverwaltung gibt es immer noch einige Herausforderungen, auf die Sie aufpassen können. Diese schließen ein:
So implementieren Sie ein Dokumentenverwaltungssystem
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Die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems ist ein unkomplizierter Prozess. Folgen Sie den folgenden Schritten, um zu beginnen.
1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Dokumentenverwaltungsprozess
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Der erste Schritt besteht darin, das zu überprüfen, was Ihre Organisation an seinem aktuellen Dokumentenmanagementsystem fehlt. Berücksichtigen Sie jeden Schritt in den Lebenszyklus eines Dokuments: Welche Teammitglieder erstellen oder erhalten diese Dokumente? Wie werden sie geteilt und verwendet? Wer hat Zugriff und können Änderungen vornehmen? Welche Art von Änderungen können sie machen?
Klären, wie jedes Teammitglied mit Unternehmensdokumenten nutzen, verwalten und zusammenarbeiten kann, hilft, festzustellen, wie Ihr Dokumentenverwaltungssystem funktioniert.
2. Testen Sie und wählen Sie ein Dokumentenverwaltungssystem anhand Ihrer Anforderungen
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Lesen Sie die Kundenrezensionen und testen Sie Dokumentenmanagementsysteme in einem kleinen Maßstab, bevor Sie in der gesamten Organisation starten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie nicht in ein System investieren, das nicht zu Ihren Bedürfnissen passt. Fragen zur Bewertung, wenn ein Dokumentenverwaltungssystem richtig ist, für Sie ist:
Wenn Sie ein System finden, das für Sie funktioniert, bringen Sie das IT-Team mit, um ihn zu überprüfen, bevor Sie ihn einstellen.
3. Richten Sie Ihre Dokumentenverwaltungsregeln ein
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Der nächste Schritt besteht darin, Prozeduren für jede Aktion zu erstellen, die innerhalb des Dokumentenverwaltungssystems ergriffen werden könnten. Dazu gehört alles vom Hochladen und Hinzufügen von Metadaten, um Änderungen, Herunterladen und Abrufen archivierter Informationen vorzunehmen. Sobald Ihre Prozeduren und Richtlinien vorhanden sind, laden Sie vorhandene Dokumente in das System hoch und sortieren Sie es Ihren Teams, damit Ihre Teams mit dem System beginnen können.
Testen Sie das neue System weiter für die ersten paar Wochen oder Monate. Richten Sie die Review-Sitzungen mit Teamleitungen und Teammitgliedern ein, um Feedback zu sammeln, und stellen Sie sicher, dass das System wie erwartet funktioniert. Überprüfen Sie den gesamten Workflow der Dokumentenverwaltung, einschließlich automatisierter Aspekte und Human-Dateneingabepunkte.
Funktionen, um in Dokumentenverwaltungsdiensten zu suchen
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Das richtige Dokumentenmanagementsystem für Sie ist stark von Ihren organisatorischen Bedürfnissen abhängig. Die in Ihrem aktuellen System festgestellten Lücken sollten die wichtigsten Funktionen Ihres neuen Systems diktieren. Zu den grundlegenden Funktionen in Dokumentenmanagementsystemen gehören:
Wie viel kostet ein Dokumentenmanagementsystem?
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Wie bei jeder Art von Softwaresysteme variieren die Preise von Dokumentenmanagementsystemen. Sie können Abonnementdienste verwenden oder eine ewige Lizenz kaufen. Die Preise hängen von der Funktionalität, des Volumens und der Größe von Dokumenten, der Anzahl der Teammitglieder ab, und wie / wo die Software gehostet wird.
Abonnementdokumentmanagementdienste reichen von 15 USD / Monat am Benutzer bis etwa 200 US-Dollar. Einige Systeme verfügen über einen kostenlosen oder Freemium-Plan, dies ist jedoch oft nicht ausreichend, um langfristige Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Die meisten Document Management System-Softwarelösungen sind Cloud-Hosted, einige bieten jedoch eine On-Premise-Installationsoption an.
Wer ist für Dokumentenmanagementsysteme verantwortlich?
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Größere Unternehmen können eine Person haben, die für die Überwachung von Aktivitäten im Dokumentenmanagementsystem verantwortlich ist. Diese Person kann ein Records-Manager- oder Dokumentensteuerungsadministrator sein. In kleineren Unternehmen kann der Office-Manager oder der Geschäftsbesitzer verantwortlich sein.
Viele Unternehmen fallen irgendwo in der Mitte, mit einem ausgewiesenen Teammitglied, das das System läuft, typischerweise ein IT- oder HR-Abteilungsleiter. Die Mitarbeiter in diesen Rollen sind bei der Verwendung von Management-Software, um ihre Arbeitssoftware zu verwenden, und verfügen über eine starke Anerkennung für die Datensicherheit und die regulatorische Vorschriften.
Wer würde von einem Dokumentenverwaltungssystem profitieren?
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Verwenden eines leistungsstarken Dokumentenverwaltungssystems Leistungen Groß- und Kleinbetriebe. Es ist eine ideale Lösung für Unternehmen, in denen Dokumente, Dateien und Daten, erstellt, erstellt, erstellt und ständig geteilt werden.
Benutzer von Dokumentenmanagementsystemen Vorteil - Mitarbeiter können ihren Job unabhängig davon, woher sie arbeiten, ihren Job mit Leichtigkeit ausführen, und jeder weiß, wann ein Dokument geändert hat.
Wie benutzt man[fünfzehn]UDN-Task-Manager
Als Dokumentenverwaltungssystem
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Es ist sinnvoll, Ihr Dokumentenmanagementsystem zu kombinieren und
Projekt
Verwaltungssoftware in eine synchronisierte Plattform, um die Arbeit von Teams zu erleichtern, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
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'S
Collaborative Project Management-Lösung
Macht es den Mitarbeitern leicht, problemlose Dateien problemlos und sicher freizusetzen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern, da jedes Teammitglied in der Schleife in Bezug auf alle Projektänderungen ist.
Zusätzlich zum Teilen und Verwalten von Dokumenten,[fünfzehn]UDN-Task-Manager
Integriert mit anderen geschäftskritischen Anwendungen wie Google-Blättern und Google Mail, um neue automatisierte Prozesse zu erstellen, um Ihre Geschäftsabläufe zu beschleunigen und die Aufgaben mit niedrigem Wert zu beseitigen.[fünfzehn]UDN-Task-Manager
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