Mi a dokumentumkezelő rendszer (DMS)?
A szervezetek ma nagy mennyiségű dokumentumot és adatokat hoznak létre, mivel működnek és kapcsolatot tartanak az ügyfelekkel, a partnerekkel és más érdekeltekkel. Még annyifontolja meg a papírmentesEzek továbbra is olyan, fogadni, és megosztás dokumentumok a sok munkafolyamatok és rendszerek.
A dokumentumok létrehozása és összeállítása viszonylag egyszerű. Annak érdekében, hogy azok hozzáférhetőek és biztonságosak legyenek, ahol a legtöbb csapat problémákba ütközik. Ez a cikk megosztja mindazt, amire szüksége van, hogy biztonságosan kezelje a szervezetben lévő dokumentumokat. Meg fogjuk menni, hogyan kell végrehajtani a dokumentumkezelő rendszert, a kihívásokat, amelyekkel szembesülhetnek, és a kulcsfontosságú funkciókat a dokumentumkezelő rendszer megjelenítéséhez.
Mi a dokumentumkezelés?
A dokumentumkezelés az, hogy egy szervezet hogyan használja, kezeli és tárolja az üzleti dokumentumokat. Ezek a dokumentumok különböző formátumok, például PDF-ek, képek, videók, hang, táblázatkezések, kódcsomagok stb.
A legtöbb dokumentumkezelő rendszer a digitális fájlokra összpontosít, míg mások fizikai elemeket tárolnak vagy mindkettőt. A dokumentumkezelő rendszerek egyetlen igazságforrásként szolgálnak az összes vállalat információjához és archívumához. Amikor valaki a megfelelő hozzáféréssel rendelkezik, szüksége van valamire, tudják, hol kell nézni.
A dokumentumkezelő szoftver használata nagymértékben egyszerűsíti a dokumentum életcikluskezelési folyamatot. Beállíthatja az automatizált munkafolyamatokat és folyamatokat a vállalatban megosztott és használt dokumentumok kezelésére, frissítésére és tárolására. A dokumentumkezelés segít a karbantartásban:
Mi a célja a cselekvési tervnek?
Új dokumentumkezelő rendszer végrehajtásakor vagy a meglévő frissítésénél először meg kell terveznie, hogy a folyamat hogyan áramlik. Nyilvánvaló, hogy az információk hozzáadódnak, szervezettek, tárolódnak és lekérdezhetők.
Oszd megakciótervA csapatokkal annak biztosítása érdekében, hogy mindenki követi az előre haladó iránymutatásokat. A cselekvési tervnek figyelembe kell vennie a meglévő és új dokumentumok és a digitális és fizikai másolatok kezelését. Győződjön meg róla, hogy az új rendszert kis mértékben tesztelje, mielőtt az egész szervezetre gördülne.
Hogyan működik egy dokumentumkezelő rendszer
A dokumentumkezelő rendszer számos módon szervezi meg a dokumentumokat, például fájltípust, adattípusokat, biztonságot vagy elsőbbségi szintet. Amikor új dokumentumokat kapnak vagy létrehoznak, elfogták és a rendszerbe kerülnek.
A dokumentumkezelő rendszer automatikusan hozzáadni további információk a fájlt ezen a ponton, például a belső tag, címkék és metaadatokat, például, aki létrehozott vagy feltöltött egy dokumentumot, és mikor.
Dokumentumkezelő rendszerek majd rendezni, és tárolja az új dokumentum vagy adat alapján korábban meghatározott szabályokat. Korlátozza az engedélyeket és az információt az érzékeny dokumentumokban, így csak a jóváhagyott felhasználók megtekinthetik őket, vagy módosíthatják.
Mi az a dokumentum tároló?
A dokumentum-tároló egy dokumentumkezelő rendszer tárolási karja. Bár a fő funkciója a dokumentumok tárolása, ez több, mint egy egyszerű bejelentő szekrény. Dokumentum tárolók biztonságos és korlátozza a hozzáférést a belső vállalati dokumentumok biztosításával többszintű jogosultsági szintek alapján mindegyik kritériumainak.
Amikor a CSATLAKOZÓK A DOKUMENTRÁCIÓBÓL SZÁRMAZÓK, MINIMIZÁLT A SZERZŐDÉSI ADATOK, KOMMUNIKÁCIÓSÍTÉSEK ÉS A MISINSIDÁCIÓK A SZERVEZETBEN. Ez különösen akkor hasznos, ha külső felek és munkatársak, mint a harmadik féltől származó gyártók. A modern dokumentumtárak automatikusan tisztítják és frissítik az adatbázisát, eltávolítják az ismétlődő bejegyzéseket és az elbocsátásokat.
Miért kell a vállalatok dokumentumkezelő rendszerszoftverre?
A mai üzleti táj, a COVID-19 folyamatos hatása és a kapcsolódáshibrid vagy távoli munkaInnovatív vállalkozások tulajdonosai és vezetői hosszú idő segítségével ad-hoc rendszerek kezelésére, tárolására és megosztására dokumentumokat.
A vállalatok a dokumentumkezelő rendszereket hajtják végre, hogy ellenőrizzék és betekintést nyerjenek a szervezetek belépő dokumentumokból és adatokból. Akártávolról dolgozikvagy az irodában, azt szeretné, hogy minden alkalmazott használja a legújabb és up-to-date a dokumentumok különböző változatait is működnek anélkül, hogy túl sok gond, vagy ide-oda e-mailezés.
A csapat tagjai könnyedén hozzáadhatnak észrevételeket, javaslatokat és megjegyzéseket a dokumentumkezelő rendszer szoftverében, így könnyű együttműködni, kommunikálni, felülvizsgálni és jóváhagyni a munkát.
A dokumentumkezelő rendszer szoftvere a biztonsági és adatvizsgálati kérdéseket is megoldja a dokumentum életciklusának nyomvonalak létrehozásával a létrehozás és a forgalmazás érdekében. Ez hasznos a belső elszámoltathatósághoz vagy az ipari hatóságok külső ellenőrzéséhez.
Milyen előnyökkel jár a dokumentumkezelő rendszerek?
A dokumentumkezelő rendszerek végrehajtásának előnyei jelentősek és gyorsan összetettek - a dokumentumkezelő rendszerek piaci értéke várható2023-ra 6,78 milliárd dollárra emelkedik. A dokumentumkezelő rendszer végrehajtásának legfontosabb előnyei:
Melyek a dokumentumkezelés kihívásai?
A dokumentumkezelés minden előnyével még mindig vannak olyan kihívások, amelyekkel figyelni kell. Ezek tartalmazzák:
A dokumentumkezelő rendszer végrehajtása
A dokumentumkezelő rendszer végrehajtása egyszerű folyamat. Kövesse az alábbi lépéseket.
1. Tekintse át az aktuális dokumentumkezelési folyamatát
Az első lépés az, hogy áttekintjük azt, amit a szervezet hiányzik a jelenlegi dokumentumkezelő rendszerében. Fontolja meg a dokumentum életciklusának minden lépését: melyik csapat tagja hozza létre vagy fogadja ezeket a dokumentumokat? Hogyan osztják meg és használják? Ki fér hozzá, és módosíthatja? Milyen módosításokat tehetnek?
Tisztázza, hogy minden csapat tagja használhatja, kezelje és együttműködjön a vállalati dokumentumokkal, segít meghatározni, hogy a dokumentumkezelő rendszer hogyan fog működni.
2. Vizsgálja meg és válassza ki a dokumentumkezelő rendszert az Ön igényei alapján
Olvassa el az ügyfelek véleményét, és tesztelje a dokumentumkezelő rendszereket egy kis léptékben, mielőtt elindulna a szervezeten keresztül. Ez a megközelítés biztosítja, hogy ne fektessen be olyan rendszerbe, amely nem illeszkedik az Ön igényeinek. Kérdések, amelyek azt kérik, hogy értékeljék, ha egy dokumentumkezelő rendszernek megfelelő az Ön számára:
Ha olyan rendszert talál, amely az Ön számára működik, hozza be az informatikai csapatot, hogy vizsgálja felül, mielőtt felállítja.
3. Állítsa be a dokumentumkezelési szabályokat
A következő lépés az, hogy minden olyan akciót hozzon létre, amelyet a dokumentumkezelő rendszeren belül lehet venni. Ez magában foglalja a metaadatok feltöltését és hozzáadását a változtatások, a letöltés és az archivált információk lekérdezéséhez. Miután az Ön eljárásai és politikái vannak érvényben, feltölteni és rendezni a meglévő dokumentumokat a rendszerben, és lehetővé teszi a csapatok számára a rendszer használatát.
Folytassa az új rendszert az első pár hétig vagy hónapra. Állítsa be az áttekintést a csapatvezetékekkel és a csapattagokkal, hogy visszajelzést gyűjtsön, és gondoskodjon arról, hogy a rendszer a várt módon működik. Tekintse át az egész dokumentumkezelő munkafolyamatot, beleértve az automatizált szempontokat és az emberi adatbeviteli pontokat.
Jellemzők a dokumentumkezelési szolgáltatások kereséséhez
A megfelelő dokumentumkezelő rendszer nagymértékben függ a szervezeti igényektől. A jelenlegi rendszerben észlelt hiányosságoknak meg kell diktálniuk az új rendszer legfontosabb jellemzőit. Az alapvető funkciók a dokumentumkezelő rendszerek kereséséhez tartoznak a következők:
Mennyibe kerül egy dokumentumkezelő rendszer?
Mint bármilyen típusú szoftverrendszer, a dokumentumkezelő rendszerek árai eltérnek. Használhat előfizetési szolgáltatásokat, vagy vásárolhat egy örök engedélyt. Az árak a dokumentumok funkcionalitásától, mennyiségétől és méretétől függenek, a csapat tagjai száma, valamint a szoftver tárolása.
Az előfizetés dokumentumkezelő szolgáltatásai 15 dollár / hónap és körülbelül 200 dollár között mozognak. Egyes rendszerek szabad vagy szabadtéri tervvel rendelkeznek, de ez gyakran nem elegendő ahhoz, hogy megfeleljen a hosszú távú üzleti igényeknek. A legtöbb dokumentumkezelő rendszer szoftver megoldásai felhőtlenek, de egyesek egy előfeltételes telepítési lehetőséget kínálnak.
Ki felelős a dokumentumkezelő rendszerekért?
A nagyobb vállalatoknak rendelkezhetnek a dokumentumkezelő rendszer felügyeletéért felelős személyek felügyeletéért. Ez a személy lehet egy rekordkezelő vagy dokumentumvezérlő rendszergazda. A kisebb vállalkozásoknál az irodaigazgató vagy az üzleti tulajdonos felelős lehet.
Sok vállalat valahol közepén esik, egy kijelölt csapat tagja, amely a rendszert futtatja, jellemzően egy informatikai vagy HR osztálykezelőt. Az ilyen szerepek munkatársai a kezelési szoftverek használatával foglalkoznak, hogy elvégezzék munkájukat, és erős elismeréssel rendelkezzenek az adatbiztonság és a szabályozási megfelelés érdekében.
Ki részesülne egy dokumentumkezelő rendszerből?
Hatékony dokumentumkezelő rendszer használata A vállalkozások nagy és kicsi. Ez egy ideális megoldást kínálnak, ahol fájlokat, dokumentumokat és adatokat, kapott, létrehozott és megosztott folyamatosan.
A dokumentumkezelő rendszerek felhasználói előnyei - A munkavállalók könnyedén elvégezhetik munkájukat, függetlenül attól, hogy hol dolgoznak, és mindenki tudja, hogy amikor egy dokumentum megváltozott.
Hogyan kell használniUDN feladatkezelőDokumentumkezelő rendszerként
Értelme van a dokumentumkezelő rendszerének és aprojektA menedzsment szoftver egy szinkronizált platformba, hogy könnyebbé tegye a munkákat, függetlenül attól, hogy hol vannak.
UDN feladatkezelő s Collakorative Project Management megoldásKönnyűvé teszi a munkavállalók számára, hogy könnyen és biztonságosan megoszthassák a projekthez kapcsolódó fájlokat, növeljék az együttműködést és a kommunikációt, mivel minden egyes csapat tagja a projekt változásai tekintetében a hurokban van.
A dokumentumok megosztása és kezelése mellett,UDN feladatkezelőIntegrálja a többi üzleti kritikus alkalmazásokat, mint például a Google lapok és a gmail, így könnyű új automatizált folyamatok létrehozása az üzleti munkafolyamatok felgyorsításához és az alacsony értékű feladatok megszüntetéséhez.UDN feladatkezelő„S program túlmutat a projekt menedzsment, a rendkívül biztonságos együttműködési funkciók egy értékes digitális munkaterületet a csapatok bármilyen méretben.
Készen állsz arra, hogy a dokumentumkezelési folyamatot rendeljen? Kezdje aszabad próbaUDN feladatkezelő Ma.
