文書管理システム（DMS）とは何ですか？

組織は今日、顧客、パートナー、および他の利害関係者と運営し、継続的なものとして大量の文書とデータを作成します。たとえもペーパーレスに行くことを検討してください彼らは、彼らの多くのワークフローとシステムから文書を作成、受信、および共有し続けます。

文書の作成とコンパイルは比較的簡単です。それらを整理して保存して保存し、安全なものはほとんどのチームが問題に遭遇する場所です。この記事では、組織内の文書を安全に管理することを知っておく必要があるのはすべて共有しています。文書管理システムを実装する方法、あなたが直面する可能性のある課題、そして文書管理システムを探すための主な機能を実行する方法。

文書管理とは

文書管理は、組織がビジネス内の文書を使用、管理、および保存する方法です。これらの文書は、PDF、イメージ、ビデオ、オーディオ、スプレッドシート、コードパッケージなどのような異なるフォーマットで来ることがあります。

ほとんどの文書管理システムはデジタルファイルに焦点を当てていますが、他のものは物理項目やその両方を保存します。文書管理システムは、すべての会社の情報やアーカイブのための単一の真実源として機能します。適切なアクセスを持つ人が何かを必要とするとき、彼らはどこへの探しのか知っています。

ドキュメント管理ソフトウェアの使用は、文書ライフサイクル管理プロセスを大幅に簡素化するのに役立ちます。自動化されたワークフローとプロセスを、共有して使用している文書を管理、更新、および保存するためのプロセスを設定できます。ドキュメント管理は、維持も役立ちます。

行動計画の目的は何ですか？

新しい文書管理システムを実装するか既存のものを更新するときは、最初にプロセスがどのように流れすべきかを計画する必要があります。情報がどのように追加され、整理、保存、および取得されたかについて明確になりたいです。

あなたを共有します行動計画あなたのチームと一緒に、誰もが前進するガイドラインに従うことを確実にするために。あなたの行動計画は、既存の文書とデジタルコピーと物理的なコピーの管理を説明する必要があります。組織全体にロールアウトする前に、新しいシステムを小規模でテストすることを確認してください。

文書管理システムの仕組み

文書管理システムは、例えば、ファイルの種類、データ型、セキュリティ、または優先順位レベルで多くの方法であなたの文書を編成します。新しい文書が受信または作成されると、キャプチャしてシステムに移動します。

文書管理システムは、この時点で、例えば、文書を作成またはアップロードした場合など、この時点でファイルにさらに情報を追加することができます。

文書管理システムは、以前に設定されたルールに基づいて、新しい文書またはデータを並べ替えて保存します。機密文書内の権限と情報を編集することができるため、承認されたユーザーのみがそれらを表示したり変更を加えたりすることができます。

文書リポジトリとは何ですか？

文書リポジトリは、文書管理システムの記憶域です。その主な機能は文書を記憶していますが、それは単純なファイリングキャビネット以上のものです。ドキュメントのリポジトリは、各基準に基づいて階層化された権限レベルを提供することによって、内部会社の文書へのアクセスを安全で制限します。

チームが文書リポジトリを操作するとき、彼らは矛盾するデータ、コミュニケーションの理事会、および組織内の誤った情報を最小限に抑えます。これは、第三者のベンダーのような外部の関係者や共同担当者と協力するときに特に役立ちます。最新の文書リポジトリは、データベースを自動的に削除して更新し、重複したエントリと冗長性を削除します。

なぜ企業は文書管理システムソフトウェアを必要とするのですか？

今日のビジネスランドスケープでは、COVID-19の継続的な影響とスイッチングハイブリッドまたはリモート勤務、文書を管理、保存、共有するためのアドホックシステムを使用して、革新的な事業所有者と管理者が長い過去です。

企業は、組織に出入りする文書やデータからコントロールや洞察を得るための文書管理システムを実装します。どうにかリモートで作業するまたはOfficeでは、すべての従業員が自分が取り組んでいない最新のバージョンのドキュメントを使用することを確認したいと考えています。

チームメンバーは、ドキュメント管理システムソフトウェアにコメント、提案、および注釈を簡単に追加でき、作業を容易にし、通信、確認し、承認することができます。

ドキュメント管理システムソフトウェアはまた、作成から修正および配布への文書ライフサイクルの証跡を作成することによって、セキュリティとデータ監査の問題を解決します。これは、内部の説明責任や業界局からの外部監査の迅速なものに役立ちます。

文書管理システムの利点は何ですか？

文書管理システムを実装する利点は重要で、迅速に配合されています - 文書管理システム業界の市場価値は予測されています。2023年までに678億ドルの増加。文書管理システムを実装することの主な利点は次のとおりです。

文書管理の課題は何ですか？

文書管理のすべての利点を備えて、まだ注意する課題があります。これらは次のとおりです。

文書管理システムの実装方法

文書管理システムの実装は直接的なプロセスです。以下の手順に従ってください。

1.現在の文書管理プロセスを確認してください

最初のステップは、現在の文書管理システムであなたの組織が欠けているものを見直すことです。文書のライフサイクルのすべてのステップを検討してください。どのチームメンバーがこれらの文書を作成または受信しますか？彼らはどのように共有されていますか？誰がアクセスして変更を加えることができますか？彼らはどのような変更を加えることができますか？

すべてのチームメンバーが会社の文書とどのように使用、管理、および協力できるかを明確にして、あなたの文書管理システムがどのように機能するかを決定するのに役立ちます。

2.ニーズに基づいて文書管理システムをテストして選択する

カスタマーレビューを読み、組織全体で起動する前に、小規模でドキュメント管理システムをテストしてください。このアプローチはあなたがあなたのニーズに合わないシステムに投資しないことを保証します。文書管理システムが正しいかどうかを評価するように依頼するための質問。

あなたのために機能するシステムが見つかると、ITチームを設定する前にそれを確認してください。

3.文書管理規則を設定します

次のステップは、ドキュメント管理システム内で実行できるすべてのアクションの手順を作成することです。これには、アーカイブされた情報の変更、ダウンロード、ダウンロード、および取得のためのメタデータのアップロードと追加からすべてが含まれます。手順やポリシーが整ったら、システム内の既存の文書をアップロードして並べ替えて、チームがシステムの使用を開始できるようにします。

最初の2週間または数ヶ月間新しいシステムのテストを続けます。フィードバックを収集し、システムが期待通りに機能していることを確認するために、チームリードおよびチームメンバーでレビューセッションを設定します。自動化された側面や人間のデータ入力ポイントを含む、ドキュメント管理ワークフロー全体を確認してください。

ドキュメント管理サービスで探す機能

あなたのための正しい文書管理システムはあなたの組織のニーズに大きく依存しています。現在のシステムで気付いたギャップは、新しいシステムのための最も重要な機能を決定する必要があります。文書管理システムで探すための基本的な機能は次のとおりです。

文書管理システムの費用はいくらですか。

どのような種類のソフトウェアシステムと同様に、文書管理システムの価格は異なります。購読サービスを使用するか、または永久ライセンスを購入することができます。価格は、文書の機能、ボリューム、サイズ、チームメンバーの数、およびソフトウェアがホストされている/場所によって異なります。

サブスクリプションドキュメント管理サービスは、ユーザーごとに1ヶ月$ 15から約200ドルの範囲です。一部のシステムには無料またはフリーミアムプランがありますが、これは長期的なビジネスニーズを満たすのに不十分です。ほとんどの文書管理システムソフトウェアソリューションはクラウドホストされていますが、一部のオファーインストールオプションを提供します。

誰がドキュメント管理システムに責任がありますか？

より大きな企業は、文書管理システムにおける活動を監督する責任がある人があるかもしれません。この人は、Records ManagerまたはDocument Control管理者です。より小さな企業では、事務局長または事業主は責任を負う可能性があります。

多くの企業が中央のどこかで、システムを実行していると指定されたチームメンバー、通常はITまたはHR部門マネージャーがあります。これらの役割の従業員は、経営ソフトウェアを使用して自分の仕事をするために熟練しており、データセキュリティと規制遵守に強い感謝を抱えています。

誰が文書管理システムから恩恵を受けるでしょうか？

強力な文書管理システムを使用すると、大小の企業が大小の企業を使用しています。文書、ファイル、データが常に受信、作成、共有されている会社に理想的なソリューションです。

ドキュメント管理システムのユーザーの利点 - 従業員は、自分が働いている場所に関係なく、簡単に仕事をすることができ、誰もが文書が変更されたときに知っています。

使い方UDNタスクマネージャー文書管理システムとして

文書管理システムを組み合わせることは理にかなります 事業 1つの同期プラットフォームへの管理ソフトウェアは、それらがどこにあるのかにかかわらず、チームのために簡単に作業を容易にします。

UDNタスクマネージャー s 共同プロジェクト管理ソリューション従業員がプロジェクト関連のファイルを簡単かつ安全に共有し、各チームメンバーがプロジェクトの変更に関するループ内にあるため、コラボレーションとコミュニケーションの強化を容易にします。

文書の共有と管理に加えて、UDNタスクマネージャーGoogleシートやGmailなどの他のビジネスクリティカルなアプリケーションと統合され、ビジネスワークフローをスピードアップして低価値のタスクを排除するための新しい自動プロセスを簡単に作成できます。UDNタスクマネージャーのソフトウェアは、プロジェクト管理を超えています。

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