ما هو نظام إدارة المستندات (DMS)؟
تنشئ المنظمات اليوم قدرا كبيرا من الوثائق والبيانات لأنها تعمل وتلاشى مع العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرين. حتى أكبر عدد ممكنالنظر في الذهاب بلا أوراق، يواصلون إنشاء مستندات وتلقيها ومشاركتها من العديد من سير العمل وأنظمتها.
إنشاء وثائق تجميع سهلة نسبيا. تنظيم وتخزينها حتى يتمكنوا من الوصول إليها وتأمين هي حيث تنفذ معظم الفرق في مشاكل. تشارك هذه المقالة كل ما تحتاج إلى معرفته لإدارة المستندات بشكل آمن في مؤسستك. سنذهب إلى كيفية تنفيذ نظام إدارة المستندات، والتحديات التي قد تواجهها، والميزات الرئيسية للبحث عن نظام إدارة المستندات.
ما هي إدارة الوثائق؟
إدارة المستندات هي كيفية استخدام المنظمة والتدير وتخزين المستندات في العمل. قد تأتي هذه المستندات بتنسيقات مختلفة، مثل PDF، والصور، ومقاطع الفيديو، والصوت، وجداول البيانات، وحزم الرمز، إلخ.
تركز معظم أنظمة إدارة المستندات على الملفات الرقمية، في حين تخزن آخرون العناصر المادية أو كليهما. تعمل أنظمة إدارة الوثائق بمثابة مصدر حقيقي للحقيقة لجميع معلومات الشركة وأحشيف شركتك. عندما يحتاج أي شخص بالوصول الصحيح إلى شيء ما، يعرفون أين تبدو.
يساعد استخدام برنامج إدارة المستندات على تبسيط عملية إدارة دورة حياة المستند إلى حد كبير. يمكنك إعداد سير العمل والعمليات الآلية لإدارة المستندات والتحديث وتخزينها وتستخدمها في الشركة. تساعد إدارة الوثائق أيضا في الحفاظ على:
ما هو الغرض من خطة العمل؟
عند تنفيذ نظام جديد لإدارة المستندات أو تحديث واحد موجود، يجب عليك أولا أن تخطط كيفية تتدفق العملية. تريد أن تكون واضحا حول كيفية إضافة المعلومات، المنظمة، المخزنة، واسترجاعها.
شارك الخاص بكخطة عملمع فرقك لضمان ذلك يتبع الجميع المبادئ التوجيهية المضي قدما. يجب أن تمثل خطة عملك لإدارة المستندات القائمة والجديدة والنسخ الرقمية والفيزيائية. تأكد من اختبار النظام الجديد على نطاق صغير قبل تدويره إلى المؤسسة بأكملها.
كيف يعمل نظام إدارة المستندات
ينظم نظام إدارة المستندات المستندات الخاصة بك بطرق عديدة، على سبيل المثال، نوع الملف أو نوع البيانات أو الأمان أو المستوى الأولوية. عند استلام مستندات جديدة أو تم إنشاؤها، يتم التقاطها وانتقلت إلى النظام.
قد يضيف نظام إدارة المستندات تلقائيا مزيدا من المعلومات إلى الملف عند هذه النقطة، على سبيل المثال، العلامات الداخلية والعلامات الداخلية والبيانات الوصفية مثل من قام بإنشاء أو تحميل مستند ومتى.
أنظمة إدارة المستندات ثم فرز وتخزين المستند أو البيانات الجديدة المستندة إلى القواعد المحددة مسبقا. يمكنك الحد من الأذونات وتقلص المعلومات في المستندات الحساسة، لذلك يمكن للمستخدمين المعتمدين فقط عرضها أو إجراء تغييرات.
ما هو مستودع المستندات؟
مستودع المستندات هو ذراع التخزين لنظام إدارة المستندات. على الرغم من أن وظيفتها الرئيسية هي تخزين المستندات، فهي أكثر من خزانة ملفات بسيطة. مستودعات المستندات آمنة وتقييد الوصول إلى وثائق الشركة الداخلية من خلال توفير مستويات إذن متدرجة بناء على معايير كل واحد.
عندما تعمل الفرق مع مستودع المستندات، فإنها تقلل من البيانات المتناقضة وحوادث الاتصالات والتضليل داخل المنظمة. هذا مفيد بشكل خاص عند العمل مع الأطراف الخارجية والمتعاونين مثل بائعي الطرف الثالث. مستودعات المستندات الحديثة تقوم بتنظيف وتحديث قاعدة البيانات الخاصة بك تلقائيا وإزالة الإدخالات المكررة والطلاءات.
لماذا تحتاج الشركات برامج نظام إدارة المستندات؟
في المناظر الطبيعية التجارية اليوم، مع تأثير استمرار Covid-19 والتبديل إلى الهجين أو عن بعد العمل وأصحاب الأعمال والمديرين المبتكرين هم الماضيون في الماضي باستخدام أنظمة مخصصة لإدارة المستندات وتخزينها وتبادلها.
تقوم الشركات بتنفيذ أنظمة إدارة الوثائق لاكتسابها ورؤى من المستندات والدخول في البيانات وتغادر المنظمة. سواء، ما اذا العمل عن بعدأو في المكتب، تريد التأكد من أن جميع الموظفين يستخدمون أحدث الإصدارات الحديثة من المستندات التي يعملون معها دون الكثير من المتاعب أو البريد الإلكتروني والخلف.
يمكن لأعضاء الفريق إضافة التعليقات والاقتراحات بسهولة في برنامج نظام إدارة المستندات، مما يجعل من السهل التعاون والتواصل والمراجعة والموافقة عليها.
يحل برنامج نظام إدارة المستندات أيضا مشكلات تدقيق الأمان والبيانات عن طريق إنشاء مسارات دورة حياة المستندات من إنشاء وتعديل وتوزيعها. هذا مفيد للمساءلة الداخلية أو موجه لتدقيق خارجي من سلطات الصناعة.
ما هي فوائد أنظمة إدارة المستندات؟
فوائد تنفيذ نظم إدارة المستندات مهمة ومضاعفة بسرعة - من المتوقع أن تكون القيمة السوقية لصناعة أنظمة إدارة الوثائقزيادة إلى 6.78 مليار دولار بحلول عام 2023وبعد تشمل الفوائد الرئيسية لتنفيذ نظام إدارة المستندات ما يلي:
ما هي تحديات إدارة الوثائق؟
مع كل فوائد إدارة المستندات، لا تزال هناك بعض التحديات التي يجب مراعاتها ل. وتشمل هذه:
كيفية تنفيذ نظام إدارة المستندات
تنفيذ نظام إدارة المستندات هو عملية واضحة. اتبع الخطوات أدناه للبدء.
1. مراجعة عملية إدارة المستندات الحالية
الخطوة الأولى هي مراجعة ما تفتقر إليه مؤسستك في نظام إدارة المستندات الحالية. النظر في كل خطوة في دورة حياة المستند: أي أعضاء فريق ينشئون أو تلقي هذه المستندات؟ كيف يتم مشاركتها واستخدامها؟ من لديه وصول ويمكن إجراء تغييرات؟ ما نوع التغييرات التي يمكن أن تجعلها؟
توضيح كيفية استخدام كل عضو في الفريق، وإدارة، والتعاون مع مستندات الشركة يساعد في تحديد كيفية عمل نظام إدارة المستندات.
2. اختبار واختيار نظام إدارة المستندات بناء على احتياجاتك
اقرأ مراجعات العملاء وأنظمة إدارة المستندات على نطاق صغير قبل الإطلاق عبر المنظمة. يضمن هذا النهج أنك لا تستثمر في نظام لا يناسب احتياجاتك. الأسئلة التي يجب طرحها لطرح تقييم إذا كان نظام إدارة المستندات مناسب لك:
عندما تجد نظام يعمل من أجلك، أحضر فريق تكنولوجيا المعلومات لمراجعته قبل إعداده.
3. قم بإعداد قواعد إدارة المستندات الخاصة بك
والخطوة التالية هي إنشاء إجراءات لكل إجراء يمكن اتخاذها داخل نظام إدارة المستندات. يتضمن ذلك كل شيء من تحميل وإضافة بيانات التعريف لإجراء تغييرات وتحميل واسترداد المعلومات المؤرشفة. بمجرد إنشاء إجراءاتك وسياساتك، قم بتحميل وفرز المستندات الموجودة في النظام والسماح لفرقك بالبدء في استخدام النظام.
مواصلة اختبار النظام الجديد لأول أسبوعين أو أشهر. قم بإعداد جلسات مراجعة مع تقدم الفريق وأعضاء الفريق لجمع التعليقات التلقحي والتأكد من أن النظام يعمل كما هو متوقع. راجع سير عمل إدارة المستندات بأكمله، بما في ذلك الجوانب الآلية ونقاط دخول البيانات البشرية.
ميزات للبحث عنها في خدمات إدارة المستندات
يعتمد نظام إدارة المستندات المناسبة لك عاليا على احتياجاتك التنظيمية. يجب أن يملي الفجوات التي تلاحظها في نظامك الحالي أهم الميزات لنظامك الجديد. تشمل الميزات الأساسية للبحث عنها في أنظمة إدارة المستندات ما يلي:
كم تكلف نظام إدارة المستندات؟
كما هو الحال مع أي نوع من نظام البرامج، تختلف أسعار أنظمة إدارة المستندات. يمكنك استخدام خدمات الاشتراك أو شراء ترخيص دائم. تعتمد الأسعار على الوظائف، وحجم وحجم المستندات، وعدد أعضاء الفريق، وكيف / حيث يتم استضافة البرنامج.
تتراوح خدمات إدارة وثائق الاشتراك من 15 دولارا في الشهر لكل مستخدم إلى حوالي 200 دولار. تحتوي بعض الأنظمة على خطة مجانية أو فاميوم، ولكن هذا غالبا ما يكون كافيا لتلبية احتياجات العمل على المدى الطويل. معظم حلول برمجيات نظام إدارة المستندات هي استضافة سحابة، ولكن بعضها يقدم خيار تثبيت في الفرضية.
من المسؤول عن أنظمة إدارة الوثائق؟
قد يكون لدى الشركات الكبرى شخص مسؤول عن الإشراف على الأنشطة في نظام إدارة المستندات. قد يكون هذا الشخص مدير سجلات أو مسؤول تحكم المستندات. في الشركات الأصغر، قد يكون مدير المكتب أو صاحب العمل مسؤولا.
تقع العديد من الشركات في مكان ما في المنتصف، مع عضو فريق معين يدير النظام، عادة ما يكون مدير قسم الموارد البشرية. إن الموظفين في هذه الأدوار بارعون في استخدام برنامج الإدارة للقيام بوظائفهم ولديهم تقدير قوي لأمن البيانات والامتثال التنظيمي.
من سيستفيد من نظام إدارة المستندات؟
باستخدام مزايا نظام إدارة المستندات القوي للشركات الكبيرة والصغيرة. إنه حل مثالي للشركات حيث يتم استلام المستندات والملفات والبيانات، التي تم إنشاؤها، ومشاركتها باستمرار.
يستفيد مستخدمو أنظمة إدارة المستندات - يمكن للموظفين إجراء وظيفتهم بسهولة بغض النظر عن المكان الذي يعملون فيه، والجميع يعرف متى تغيرت وثيقة.
كيف تستعمل UDN مدير المهام كمنظمة لإدارة الوثائق
من المنطقي الجمع بين نظام إدارة المستندات الخاص بك و المشروع برنامج الإدارة في منصة واحدة متزامنة لجعل العمل أسهل بالنسبة للفرق، بغض النظر عن مكان وجودهم.
UDN مدير المهام 'س حل إدارة المشاريع التعاونية يجعل من السهل على الموظفين مشاركة الملفات ذات الصلة بالمشروع بسهولة وأمان، وتعزيز التعاون والتواصل مع كل عضو في الفريق في الحلقة فيما يتعلق بأي تغييرات للمشروع.
بالإضافة إلى تقاسم وإدارة المستندات، UDN مدير المهام يتكامل مع التطبيقات الأخرى الحرجة للأعمال مثل أوراق Google و Gmail، مما يجعل من السهل إنشاء عمليات آلية جديدة لتسريع سير عمل عملك وإزالة المهام ذات القيمة المنخفضة. UDN مدير المهام ينتقل البرنامج إلى أبعد من إدارة المشاريع، مع وجود ميزات تعاونية آمنة للغاية إنشاء مساحة عمل رقمية قيمة للفرق من أي حجم.
هل أنت مستعد للحصول على عملية إدارة المستندات الخاصة بك بالترتيب؟ ابدأ بنسخة تجريبية مجانية UDN مدير المهام اليوم.
