ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) คืออะไร

องค์กรปัจจุบันสร้างเอกสารและข้อมูลจำนวนมหาศาลขณะที่ดำเนินงานและติดต่อประสานงานกับลูกค้าคู่ค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ แม้กระทั่งมากพิจารณาไปไร้กระดาษพวกเขายังคงสร้างรับและแบ่งปันเอกสารจากเวิร์กโฟลว์และระบบต่างๆ

การสร้างและรวบรวมเอกสารนั้นค่อนข้างง่าย การจัดระเบียบและเก็บไว้เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้และปลอดภัยคือที่ที่ทีมส่วนใหญ่ประสบปัญหา บทความนี้แบ่งปันสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยในองค์กรของคุณ เราจะทำตามวิธีการใช้ระบบการจัดการเอกสารความท้าทายที่คุณอาจต้องเผชิญและคุณสมบัติที่สำคัญในการค้นหาระบบการจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารคืออะไร

การจัดการเอกสารเป็นวิธีการที่องค์กรใช้จัดการและเก็บเอกสารในธุรกิจ เอกสารเหล่านี้อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกันเช่น PDF, รูปภาพ, วิดีโอ, เสียง, สเปรดชีต, แพคเกจรหัส ฯลฯ

ระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่ไฟล์ดิจิตอลในขณะที่อื่น ๆ เก็บของทางกายภาพหรือทั้งสองอย่าง ระบบการจัดการเอกสารทำหน้าที่เป็นแหล่งเดียวของความจริงสำหรับข้อมูลและคลังของ บริษัท ของคุณทั้งหมด เมื่อใครก็ตามที่มีการเข้าถึงที่เหมาะสมต้องการบางสิ่งบางอย่างพวกเขารู้ว่าจะมองที่ไหน

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดการวงจรชีวิตของเอกสารให้ง่ายขึ้นในระดับใหญ่ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและกระบวนการในการจัดการอัปเดตและเก็บเอกสารที่แชร์และใช้ใน บริษัท การจัดการเอกสารยังช่วยรักษา:

จุดประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไร?

เมื่อใช้ระบบการจัดการเอกสารใหม่หรืออัปเดตที่มีอยู่ของคุณคุณควรวางแผนขั้นตอนแรกว่ากระบวนการควรไหลอย่างไร คุณต้องการที่จะชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มข้อมูลจัดระเบียบจัดเก็บและดึงข้อมูล

แบ่งปันของคุณแผนปฏิบัติการกับทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามแนวทางที่ก้าวไปข้างหน้า แผนปฏิบัติการของคุณควรคำนึงถึงการจัดการเอกสารที่มีอยู่และใหม่และสำเนาดิจิทัลและทางกายภาพ ให้แน่ใจว่าคุณทดสอบระบบใหม่ในขนาดเล็กก่อนที่จะกลิ้งออกไปยังองค์กรทั้งหมด

ระบบการจัดการเอกสารทำงานอย่างไร

ระบบการจัดการเอกสารจัดระเบียบเอกสารของคุณในหลาย ๆ ด้านเช่นประเภทไฟล์ประเภทข้อมูลความปลอดภัยหรือระดับลำดับความสำคัญ เมื่อได้รับเอกสารใหม่หรือสร้างขึ้นพวกเขาจะถูกจับและย้ายเข้าสู่ระบบ

ระบบการจัดการเอกสารอาจเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในไฟล์โดยอัตโนมัติ ณ จุดนี้เช่นแท็กภายในป้ายกำกับและข้อมูลเมตาเช่นผู้ที่สร้างหรืออัพโหลดเอกสารและเมื่อใด

ระบบการจัดการเอกสารจากนั้นจัดเรียงและจัดเก็บเอกสารหรือข้อมูลใหม่ตามกฎที่ตั้งไว้ก่อนหน้านี้ คุณสามารถ จำกัด สิทธิ์และการลบข้อมูลในเอกสารที่ละเอียดอ่อนดังนั้นผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติเท่านั้นจึงสามารถดูหรือทำการเปลี่ยนแปลงได้

ที่เก็บเอกสารคืออะไร

ที่เก็บเอกสารคือแขนเก็บของระบบการจัดการเอกสาร แม้ว่าหน้าที่หลักคือการจัดเก็บเอกสาร แต่เป็นมากกว่าตู้เก็บเอกสารที่เรียบง่าย ที่เก็บเอกสารปลอดภัยและ จำกัด การเข้าถึงเอกสารของ บริษัท ภายในโดยให้ระดับการอนุญาตแบบฉัตรตามเกณฑ์ของแต่ละเกณฑ์

เมื่อทีมทำงานกับที่เก็บเอกสารพวกเขาจะลดข้อมูลที่ขัดแย้งการสื่อสารอุบัติเหตุและข้อมูลที่ผิดภายในองค์กร สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานกับบุคคลภายนอกและผู้ทำงานร่วมกันเช่นผู้ขายของบุคคลที่สาม ที่เก็บเอกสารที่ทันสมัยทำความสะอาดและอัปเดตฐานข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติการลบรายการที่ซ้ำกันและความซ้ำซ้อน

ทำไม บริษัท ต้องใช้ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสาร

ในภูมิทัศน์ทางธุรกิจในปัจจุบันด้วยผลกระทบต่อเนื่องของ Covid-19 และเปลี่ยนไปใช้ไฮบริดหรือการทำงานระยะไกล, เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่เป็นนวัตกรรมเป็นที่ผ่านมายาวนานโดยใช้ระบบ AD-HOC สำหรับการจัดการการจัดเก็บและแบ่งปันเอกสาร

บริษัท ต่างๆใช้ระบบการจัดการเอกสารเพื่อควบคุมและข้อมูลเชิงลึกจากเอกสารและข้อมูลที่ป้อนและออกจากองค์กร ไม่ว่าทำงานจากระยะไกลหรือในสำนักงานคุณต้องการให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนใช้เอกสารล่าสุดและทันสมัยที่สุดที่พวกเขาทำงานโดยไม่ต้องยุ่งยากหรือส่งอีเมลกลับไปมากเกินไป

สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มความคิดเห็นคำแนะนำและคำอธิบายประกอบในซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายทำให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกันสื่อสารตรวจสอบและอนุมัติงาน

ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารยังแก้ปัญหาความปลอดภัยและข้อมูลการตรวจสอบข้อมูลโดยการสร้างเส้นทางของวงจรชีวิตเอกสารจากการสร้างเพื่อการปรับเปลี่ยนและการกระจาย สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับความรับผิดชอบภายในหรือพรอมต์สำหรับการตรวจสอบภายนอกจากหน่วยงานอุตสาหกรรม

ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารคืออะไร?

ประโยชน์ของการดำเนินการระบบการจัดการเอกสารมีความสำคัญและการประนอมอย่างรวดเร็ว - มูลค่าตลาดของอุตสาหกรรมระบบการจัดการเอกสารคาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็น 6.78 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2566. ประโยชน์ที่สำคัญของการใช้ระบบการจัดการเอกสารรวมถึง:

ความท้าทายของการจัดการเอกสารคืออะไร?

ด้วยประโยชน์ทั้งหมดของการจัดการเอกสารยังมีความท้าทายบางอย่างที่ต้องระวัง เหล่านี้รวมถึง:

วิธีการใช้ระบบการจัดการเอกสาร

การใช้ระบบการจัดการเอกสารเป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมา ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเริ่มต้น

1. ตรวจสอบกระบวนการจัดการเอกสารปัจจุบันของคุณ

ขั้นตอนแรกคือการตรวจสอบสิ่งที่องค์กรของคุณขาดอยู่ในระบบการจัดการเอกสารปัจจุบัน พิจารณาทุกขั้นตอนในวงจรชีวิตของเอกสาร: สมาชิกในทีมที่สร้างหรือรับเอกสารเหล่านี้? พวกเขาแบ่งปันและใช้งานอย่างไร ใครมีการเข้าถึงและสามารถเปลี่ยนแปลงได้? การเปลี่ยนแปลงประเภทใดที่พวกเขาสามารถทำได้

ชี้แจงว่าสมาชิกทุกทีมสามารถใช้จัดการและทำงานร่วมกับเอกสารของ บริษัท ได้อย่างไรช่วยในการพิจารณาว่าระบบการจัดการเอกสารของคุณจะทำงานอย่างไร

2. ทดสอบและเลือกระบบการจัดการเอกสารตามความต้องการของคุณ

อ่านบทวิจารณ์ของลูกค้าและทดสอบระบบการจัดการเอกสารในขนาดเล็กก่อนที่จะเปิดตัวทั่วทั้งองค์กร วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ได้ลงทุนในระบบที่ไม่เหมาะกับความต้องการของคุณ คำถามที่ขอให้ประเมินว่าระบบการจัดการเอกสารเหมาะสำหรับคุณรวมถึง:

เมื่อคุณพบระบบที่เหมาะกับคุณให้นำทีมไอทีมาทานก่อนที่จะทำการตั้งค่า

3. ตั้งค่ากฎการจัดการเอกสารของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างขั้นตอนสำหรับทุกการกระทำที่สามารถดำเนินการภายในระบบการจัดการเอกสาร ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การอัปโหลดและเพิ่มข้อมูลเมตาเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงดาวน์โหลดและดึงข้อมูลที่เก็บถาวร เมื่อกระบวนการและนโยบายของคุณอยู่ในสถานที่อัปโหลดและเรียงลำดับเอกสารที่มีอยู่ในระบบและอนุญาตให้ทีมของคุณเริ่มใช้ระบบ

ดำเนินการต่อเพื่อทดสอบระบบใหม่สำหรับสองสามสัปดาห์แรกหรือเดือน ตั้งค่าการทบทวนกับผู้นำทีมและสมาชิกในทีมเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะและให้แน่ใจว่าระบบทำงานตามที่คาดไว้ ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารทั้งหมดรวมถึงประเด็นอัตโนมัติและจุดป้อนข้อมูลของมนุษย์

คุณสมบัติที่จะมองหาบริการการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมสำหรับคุณขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรของคุณ ช่องว่างที่คุณสังเกตเห็นในระบบปัจจุบันของคุณควรกำหนดคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดสำหรับระบบใหม่ของคุณ คุณสมบัติพื้นฐานในการมองหาในระบบการจัดการเอกสารรวมถึง:

ระบบการจัดการเอกสารมีราคาเท่าไหร่?

เช่นเดียวกับระบบซอฟต์แวร์ประเภทใด ๆ ราคาระบบการจัดการเอกสารแตกต่างกันไป คุณสามารถใช้บริการสมัครสมาชิกหรือซื้อใบอนุญาตตลอดกาล ราคาขึ้นอยู่กับฟังก์ชันการทำงานปริมาณและขนาดของเอกสารจำนวนสมาชิกในทีมและวิธีการที่ซอฟต์แวร์โฮสต์

บริการจัดการเอกสารการสมัครสมาชิกมีตั้งแต่ $ 15 / เดือนต่อผู้ใช้ประมาณ $ 200 บางระบบมีแผนฟรีหรือ Freemium แต่มักจะไม่เพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการทางธุรกิจในระยะยาว โซลูชันซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่เป็นโฮสต์บนคลาวด์ แต่บางคนเสนอตัวเลือกการติดตั้งในสถานที่

ใครเป็นผู้รับผิดชอบระบบการจัดการเอกสาร

บริษัท ขนาดใหญ่อาจมีบุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลกิจกรรมในระบบการจัดการเอกสาร บุคคลนี้อาจเป็นผู้จัดการบันทึกหรือผู้ดูแลระบบควบคุมเอกสาร ในธุรกิจขนาดเล็กผู้จัดการสำนักงานหรือเจ้าของธุรกิจอาจรับผิดชอบ

หลาย บริษัท อยู่ตรงกลางที่อยู่ตรงกลางโดยมีสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายที่ใช้ระบบโดยทั่วไปแล้วผู้จัดการแผนก IT หรือ HR พนักงานในบทบาทเหล่านี้มีความเชี่ยวชาญในการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเพื่อทำงานของพวกเขาและมีการชื่นชมอย่างมากสำหรับความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ใครจะได้ประโยชน์จากระบบการจัดการเอกสาร

การใช้ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพประโยชน์ที่ธุรกิจมีขนาดใหญ่และขนาดเล็ก มันเป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบสำหรับ บริษัท ที่ได้รับเอกสารไฟล์และข้อมูลสร้างขึ้นและแบ่งปันอย่างต่อเนื่อง

ผู้ใช้ระบบการจัดการเอกสารได้รับประโยชน์ - พนักงานสามารถทำงานได้อย่างง่ายดายโดยไม่คำนึงถึงว่าพวกเขาทำงานที่ไหนและทุกคนรู้ว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

วิธีใช้ผู้จัดการงาน UDNเป็นระบบการจัดการเอกสาร

มันสมเหตุสมผลที่จะรวมระบบการจัดการเอกสารของคุณและโครงการซอฟต์แวร์การจัดการเป็นแพลตฟอร์มที่ซิงโครไนซ์หนึ่งแผ่นเพื่อให้การทำงานง่ายขึ้นสำหรับทีมโดยไม่คำนึงถึงว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน

ผู้จัดการงาน UDNแล้วโซลูชันการจัดการโครงการร่วมกันทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้อย่างง่ายดายและปลอดภัยเพิ่มการทำงานร่วมกันและการสื่อสารในขณะที่สมาชิกในทีมแต่ละคนอยู่ในวงเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโครงการใด ๆ

นอกเหนือจากการแบ่งปันและการจัดการเอกสารผู้จัดการงาน UDNผสานรวมกับแอปพลิเคชั่นที่สำคัญทางธุรกิจอื่น ๆ เช่น Google Sheets และ Gmail ทำให้ง่ายต่อการสร้างกระบวนการอัตโนมัติใหม่เพื่อเพิ่มความเร็วเวิร์กโฟลว์ธุรกิจของคุณและกำจัดภารกิจที่มีมูลค่าต่ำผู้จัดการงาน UDNซอฟต์แวร์ดำเนินการนอกเหนือจากการจัดการโครงการด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ปลอดภัยมากในการสร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่มีค่าสำหรับทีมทุกขนาด

คุณพร้อมที่จะรับกระบวนการจัดการเอกสารของคุณแล้วหรือยัง? เริ่มต้นด้วยทดลองใช้ฟรีของผู้จัดการงาน UDN วันนี้.