Belge Yönetim Sistemi (DMS) nedir?
Kuruluşlar bugün, müşteriler, ortaklar ve diğer paydaşlarla çalıştıkları ve irtibat kurdukları gibi büyük miktarda belge ve veri yaratır. Hatta bileKağıtsız gitmeyi düşünün, birçok iş akışından ve sistemlerinden belgeleri oluşturmaya, alma ve paylaşmaya devam ediyorlar.
Belgeleri oluşturmak ve derlemek nispeten kolaydır. Onları organize etmek ve saklamak, böylece erişilebilir ve güvenli olmaları için çoğu takımın sorun yaşadığı yerdir. Bu makale, kuruluşunuzdaki belgeleri güvenli bir şekilde yönetmeyi bilmeniz gereken her şeyi paylaşır. Bir belge yönetim sisteminin nasıl uygulanacağını, karşılaşabileceğiniz zorluklar ve bir belge yönetim sistemine bakmak için önemli özellikler yapacağız.
Belge yönetimi nedir?
Belge yönetimi, bir kuruluşun işdeki belgeleri nasıl kullandığı, yönettiği ve sakladığıdır. Bu belgeler, PDF'ler, görüntüler, videolar, ses, elektronik tablolar, kod paketleri vb. Gibi farklı formatlarda olabilir.
Belge yönetimi sistemlerinin çoğu dijital dosyalara odaklanırken, diğerleri fiziksel eşyaları veya her ikisini de saklar. Belge Yönetim Sistemleri, tüm şirketinizin bilgi ve arşivleri için tek bir gerçek kaynağı olarak hizmet vermektedir. Doğru erişimin bir şeye ihtiyacı olduğunda, nereye bakacağını biliyorlar.
Belge Yönetimi yazılımını kullanarak, belge yaşam döngüsü yönetim işlemini büyük ölçüde basitleştirmeye yardımcı olur. Şirkette paylaşılan ve kullanılan belgeleri yönetmek, güncellemek ve saklamak için otomatik iş akışlarını ve işlemlerini ayarlayabilirsiniz. Belge Yönetimi de devam ettirir:
Bir eylem planının amacı nedir?
Yeni bir belge yönetim sistemi uygularken veya mevcut olanınızı güncellerken, önce işlemin nasıl akması gerektiğini planlamalısınız. Bilginin eklendiği, organize, depolandığı ve alındığı hakkında net olmak istiyorsunuz.
Seninkini paylaşhareket planıTakımlarınızla, herkesin ileriye dönük kılavuzları izlemesini sağlamak için. Eylem Planınız, mevcut ve yeni belgeleri ve dijital ve fiziksel kopyaları yönetmek için hesap vermelidir. Tüm organizasyona yuvarlanmadan önce yeni sistemi küçük bir ölçekte test ettiğinizden emin olun.
Bir Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?
Bir belge yönetim sistemi, belgelerinizi birçok yönden, örneğin, dosya türü, veri türü, güvenlik veya öncelik seviyesinde düzenler. Yeni belgeler alındığında veya oluşturulduğunda, yakalandılar ve sisteme taşındılar.
Belge Yönetim Sistemi, bu noktada dosyaya otomatik olarak daha fazla bilgi ekleyebilir, örn.
Belge Yönetim Sistemleri daha sonra yeni belgeyi veya verileri önceden belirlenmiş kurallara göre sıralayın ve saklayın. İzinleri sınırlandırabilir ve bilgiyi hassas belgelerde sınırlayabilirsiniz, bu nedenle yalnızca onaylanmış kullanıcılar onları görüntüleyebilir veya değişiklikler yapabilir.
Belge havuzu nedir?
Bir belge deposu, bir belge yönetim sisteminin depolama koludur. Ana işlevi belgeleri saklamak olmasına rağmen, basit bir dosyalama dolabından daha fazlası. Belge havuzları, her birinin kriterlerine dayanarak katmanlı izin seviyeleri sağlayarak dahili şirket belgelerine erişimi güvende ve kısıtlar.
Takımlar bir belge havuzuyla çalıştığında, çelişkili verileri, iletişim bozuklarını ve kuruluş içindeki yanlış bilgilendirmeyi en aza indirirler. Bu, özellikle üçüncü taraf satıcılar gibi dış taraflar ve işbirlikçileri ile çalışırken özellikle yararlıdır. Modern belge havuzları, veri tabanınızı otomatik olarak temizleyin ve günceller, yinelenen girişleri ve fazlalıkları kaldırır.
Şirketlerin neden belge yönetim sistemi yazılımına ihtiyacı var?
Günümüzün iştahında, Covid-19'un devam eden etkisiyle vehibrit veya uzaktan çalışma, yenilikçi işletme sahipleri ve yöneticileri, belgeleri yönetmek, depolamak ve paylaşmak için geçici sistemleri kullanarak uzun zamandır geçmiştir.
Şirketler, organizasyona giren ve terk eden belgelerden ve verilerden kontrol ve görüşler kazanmak için belge yönetim sistemlerini uygulayın. İkisinden biriuzaktan çalışmaYa da ofiste, tüm çalışanların, çalıştıkları belgelerin en yeni ve güncel sürümlerini çok fazla sorunsuz ya da geri dönüşlü e-posta göndermeden kullanmalarını sağlamak istiyorsunuz.
Ekip üyeleri, belge yönetim sistemi yazılımında kolayca yorum, öneriler ve açıklamalar ekleyebilir, işbirliği yapmayı, iletişim kurmayı, incelemesini ve onaylamayı kolaylaştırabilir.
Belge Yönetim Sistemi Yazılımı ayrıca, yaratılmadan değişiklik ve dağıtıma kadar bir belge yaşam döngüsünün yollarını oluşturarak güvenlik ve veri denetim sorunlarını da çözer. Bu, iç hesap verebilirlik veya endüstri makamlarından dış denetim için bir bilgi istemi için kullanışlıdır.
Doküman yönetim sistemlerinin faydaları nelerdir?
Doküman yönetim sistemlerinin uygulanmasının faydaları önemlidir ve hızlı bir şekilde bileşiktir - Doküman Yönetim Sistemlerinin piyasa değeri,2023 yılına kadar 6.78 milyar dolara yükseltir. Bir belge yönetim sisteminin uygulanmasının temel faydaları şunlardır:
Belge yönetiminin zorlukları nelerdir?
Belge yönetiminin tüm avantajları ile, izlemek için hala bazı zorluklar var. Bunlar şunlardır:
Bir Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Uygulanır?
Bir belge yönetim sisteminin uygulanması basit bir işlemdir. Başlamak için aşağıdaki adımları izleyin.
1. Mevcut belge yönetimi sürecinizi gözden geçirin
İlk adım, kuruluşunuzun mevcut belge yönetim sisteminde neler olmadığını gözden geçirmektir. Bir belgenin yaşam döngüsünde her adımı düşünün: Hangi takım üyeleri bu belgeleri oluşturur veya alır? Nasıl paylaşılır ve kullanıyorlar? Kim erişebilir ve değişiklik yapabilir? Ne tür değişiklikler yapabilirler?
Her takım üyesinin şirket belgeleriyle nasıl kullanabileceğini, yönetebileceği ve işbirliği yapabileceğini netleştirmek, belge yönetim sisteminizin nasıl çalışacağını belirlemeye yardımcı olur.
2. İhtiyaçlarınıza göre bir belge yönetim sistemi testi yapın ve seçin
Kuruluşun karşısında başlamadan önce müşteri yorumlarını okuyun ve belge yönetim sistemlerini küçük bir ölçekte test edin. Bu yaklaşım, ihtiyaçlarınızı karşılamayan bir sisteme yatırım yapmamanızı sağlar. Bir belge yönetim sisteminin sizin için doğru olup olmadığını değerlendirmek istediğiniz sorular:
Sizin için çalışan bir sistem bulduğunuzda, ayarlamadan önce onu incelemek için BT ekibini getirin.
3. Belge Yönetimi kurallarınızı ayarlayın
Bir sonraki adım, belge yönetim sistemi içinde alınabilecek her eylem için prosedürler oluşturmaktır. Bu, değişiklik yapmak, indirmek ve arşivlenmiş bilgileri almak için meta veri yüklenmesi ve eklenmesini içerir. Prosedürleriniz ve politikalarınız varsa, sistemdeki mevcut belgeleri yükleyin ve sıralayın ve ekiplerinizin sistemi kullanmaya başlamasına izin verin.
Yeni sistemi ilk birkaç hafta veya aydır test etmeye devam edin. Geribildirim toplamak ve sistemin beklendiği gibi çalışmasını sağlamak için takım yolları ve ekip üyeleri ile inceleme oturumları ayarlayın. Otomatik yönler ve insan veri giriş noktaları da dahil olmak üzere tüm belge yönetimi iş akışını gözden geçirin.
Belge Yönetimi Hizmetlerinde Aramak İçin Özellikler
Sizin için doğru belge yönetim sistemi, organizasyon ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Mevcut sisteminizde fark ettiğiniz boşluklar, yeni sisteminiz için en önemli özellikleri belirlemelidir. Belge yönetim sistemlerinde aramak için temel özellikler şunlardır:
Bir belge yönetim sistemi ne kadara mal olur?
Herhangi bir tür yazılım sisteminde olduğu gibi, belge yönetim sistemleri fiyatları değişir. Abonelik hizmetlerini kullanabilir veya sürekli bir lisans satın alabilirsiniz. Fiyatlar, işlevselliğe, hacmine ve büyüklüğün boyutuna, ekip üyelerinin sayısı ve yazılımın nasıl / nerede barındırılmasına bağlıdır.
Abonelik belge yönetimi hizmetleri, kullanıcı başına 15 $ / aydan yaklaşık 200 ABD doları arasında değişmektedir. Bazı sistemler ücretsiz veya freemium planı vardır, ancak bu genellikle uzun vadeli iş ihtiyaçlarını karşılamak için yetersizdir. Çoğu belge yönetimi sistemi yazılımı çözümleri bulut barındırılmıştır, ancak bazıları şirket içi kurulum seçeneği sunar.
Belge Yönetim Sistemlerinden Kim Sorumlu?
Büyük şirketler Doküman Yönetim Sistemindeki etkinliklerin denetlenmesinden sorumlu bir kişiye sahip olabilir. Bu kişi bir kayıt yöneticisi veya belge kontrol yöneticisi olabilir. Daha küçük işletmelerde, ofis müdürü veya işletme sahibi sorumlu olabilir.
Birçok şirket ortada bir yere düşer, sistemi yöneten bir ekip üyesi, tipik olarak bir BT veya İK departmanı müdürü. Bu rollerdeki çalışanlar, işlerini yapmak ve veri güvenliği ve düzenleyici uyum için güçlü bir takdire sahip olmak için yönetim yazılımını kullanma konusunda ustadır.
Kim bir belge yönetim sisteminden yararlanacak?
Güçlü bir belge yönetim sistemi kullanmak, büyük ve küçük işletmelerin faydaları. Sürekli olarak belgelerin, dosyaların ve verilerin alındığı, oluşturulduğu ve paylaşıldığı şirketler için ideal bir çözümdür.
Doküman Yönetim Sistemleri Yardımı kullanıcıları - çalışanlar, işlerini nerede çalıştıklarından bağımsız olarak kolaylıkla gerçekleştirebilir ve herkes bir belgenin ne zaman değiştiğini biliyor.
Nasıl kullanılırUDN Görev YöneticisiBelge Yönetim Sistemi olarak
Belge yönetim sisteminizi birleştirmek mantıklıdır veprojeYönetim yazılımı, nerede olduklarına bakılmaksızın, ekipler için daha kolay çalışmayı kolaylaştırmak için bir senkronize platforma.
UDN Görev Yöneticisi 's İşbirlikçi Proje Yönetimi ÇözümüÇalışanların, proje ile ilgili dosyaları kolayca ve güvenli bir şekilde paylaşmalarını kolaylaştırır, her takım üyesinin her bir proje değişikliğine ilişkin döngüde olduğu gibi işbirliğini ve iletişimi arttırır.
Belgeleri paylaşmanın ve yönetmenin yanı sıra,UDN Görev YöneticisiGoogle Levhalar ve Gmail gibi diğer iş-kritik uygulamalarla bütünleşir, iş işlerini hızlandırmak ve düşük değerli görevleri ortadan kaldırmak için yeni otomatik işlemler oluşturmayı kolaylaştırır.UDN Görev YöneticisiSoftware'in yazılımı, her boyutta ekipler için değerli bir dijital çalışma alanı oluşturan son derece güvenli bir işbirlikçi özellikleri olan proje yönetiminin ötesine geçiyor.
Belge yönetimi sürecinizi sırayla almaya hazır mısınız? İle başlaücretsiz denemeUDN Görev Yöneticisi bugün.
