O que é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS)?

As organizações hoje criam uma enorme quantidade de documentos e dados à medida que operam e ligam com clientes, parceiros e outras partes interessadas. Mesmo maisconsidere ir sem papel, eles continuam a criar, receber e compartilhar documentos de seus muitos fluxos de trabalho e sistemas.

Criar e compilar documentos é comparativamente fácil. Organizando e armazenando-os para que eles sejam acessíveis e seguros é onde a maioria das equipes se encontram em problemas. Este artigo compartilha tudo o que você precisa saber para gerenciar documentos com segurança em sua organização. Nós vamos passar por como implementar um sistema de gerenciamento de documentos, desafios que você pode enfrentar e os principais recursos para procurar um sistema de gerenciamento de documentos.

O que é o gerenciamento de documentos?

Gerenciamento de documentos é como uma organização usa, gerencia e armazena documentos no negócio. Esses documentos podem vir em diferentes formatos, como PDFs, imagens, vídeos, áudio, planilhas, pacotes de código, etc.

A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos se concentra em arquivos digitais, enquanto outros armazenam itens físicos ou ambos. Os sistemas de gerenciamento de documentos servem como uma única fonte de verdade para todas as informações e arquivos da sua empresa. Quando alguém com o acesso certo precisa de algo, eles sabem onde procurar.

Usando o software de gerenciamento de documentos ajuda a simplificar o processo de gerenciamento do ciclo de vida do documento em grande medida. Você pode configurar fluxos de trabalho automatizados e processos para gerenciar, atualizar e armazenar documentos compartilhados e usados ​​na empresa. O gerenciamento de documentos também ajuda a manter:

Qual é o propósito de um plano de ação?

Ao implementar um novo sistema de gerenciamento de documentos ou atualizando seu existente, você deve primeiro planejar como o processo deve fluir. Você quer ser claro sobre como as informações são adicionadas, organizadas, armazenadas e recuperadas.

Compartilhe seuplano de açãoCom suas equipes para garantir que todos se segue as diretrizes avançando. Seu plano de ação deve explicar o gerenciamento de documentos existentes e novos e cópias digitais e físicas. Certifique-se de testar o novo sistema em pequena escala antes de lançá-lo para toda a organização.

Como funciona um sistema de gerenciamento de documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos organiza seus documentos de várias maneiras, por exemplo, tipo de arquivo, tipo de dados, segurança ou nível de prioridade. Quando novos documentos são recebidos ou criados, eles são capturados e movidos para o sistema.

O sistema de gerenciamento de documentos pode adicionar automaticamente mais informações ao arquivo neste ponto, por exemplo, tags internas, etiquetas e metadados, como quem criou ou carregou um documento e quando.

Sistemas de gerenciamento de documentos, em seguida, classifique e armazene o novo documento ou dados com base em regras previamente definidas. Você pode limitar as permissões e redigir informações em documentos confidenciais, portanto, os usuários aprovados podem visualizá-los ou fazer alterações.

O que é um repositório de documentos?

Um repositório de documentos é o braço de armazenamento de um sistema de gerenciamento de documentos. Embora sua função principal esteja armazenando documentos, é mais do que um arquivo simples. Os repositórios do documento protegem e restringem o acesso aos documentos internos da empresa, fornecendo níveis de permissão em forma baseados nos critérios de cada um.

Quando as equipes trabalham com um repositório de documentos, eles minimizam dados contraditórios, contratempos de comunicação e desinformação dentro da organização. Isso é especialmente útil ao trabalhar com partes externas e colaboradores, como fornecedores de terceiros. Os repositórios de documentos modernos limpos e atualizam seu banco de dados, removendo entradas e redundâncias duplicadas.

Por que as empresas precisam de software de sistema de gerenciamento de documentos?

Na paisagem de negócios de hoje, com o impacto contínuo da Covid-19 e mudar paratrabalhando híbrido ou remoto, Proprietários e gerentes inovadores de empresas são longos usando sistemas ad-hoc para gerenciar, armazenar e compartilhar documentos.

As empresas implementam sistemas de gerenciamento de documentos para obter controle e insights de documentos e dados que entram e deixando a organização. SeTrabalhando remotamenteOu no escritório, você deseja garantir que todos os funcionários usem as versões mais recentes e atualizadas dos documentos que trabalham sem muito incômodo ou e-mail.

Os membros da equipe podem facilmente adicionar comentários, sugestões e anotações no software do sistema de gerenciamento de documentos, facilitando a colaboração, comunicar, revisar e aprovar o trabalho.

O software do sistema de gerenciamento de documentos também resolve problemas de auditoria de segurança e dados criando trilhas de um ciclo de vida do documento da criação para modificação e distribuição. Isso é útil para a responsabilidade interna ou um prompt para uma auditoria externa das autoridades da indústria.

Quais são os benefícios dos sistemas de gerenciamento de documentos?

Os benefícios da implementação de sistemas de gerenciamento de documentos são significativos e compostos rapidamente - o valor de mercado da indústria de sistemas de gerenciamento de documentos é projetado paraAumentar para US $ 6,78 bilhões até 2023. Os principais benefícios da implementação de um sistema de gerenciamento de documentos incluem:

Quais são os desafios do gerenciamento de documentos?

Com todos os benefícios do gerenciamento de documentos, ainda há alguns desafios a cuidar. Esses incluem:

Como implementar um sistema de gerenciamento de documentos

A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos é um processo direto. Siga os passos abaixo para começar.

1. Revise seu processo atual de gerenciamento de documentos

O primeiro passo é revisar o que sua organização não tem em seu atual sistema de gerenciamento de documentos. Considere cada passo no ciclo de vida de um documento: quais membros da equipe criam ou recebem esses documentos? Como eles são compartilhados e usados? Quem tem acesso e pode fazer alterações? Que tipo de alterações eles podem fazer?

Esclarecendo como cada membro da equipe pode usar, gerenciar e colaborar com documentos da empresa ajuda a determinar como seu sistema de gerenciamento de documentos funcionará.

2. Teste e escolha um sistema de gerenciamento de documentos com base em suas necessidades

Leia os comentários de clientes e teste os sistemas de gerenciamento de documentos em pequena escala antes de lançar a organização. Essa abordagem garante que você não invista em um sistema que não se adequa às suas necessidades. Perguntas para solicitar para avaliar se um sistema de gerenciamento de documentos é correto para você incluir:

Quando você encontrar um sistema que funcione para você, traga a equipe de TI para revisá-la antes de configurá-lo.

3. Configure suas regras de gerenciamento de documentos

O próximo passo é criar procedimentos para cada ação que possa ser tomada dentro do sistema de gerenciamento de documentos. Isso inclui tudo, desde o upload e adicionar metadados a fazer alterações, fazer o download e recuperação de informações arquivadas. Uma vez que seus procedimentos e políticas estiverem em vigor, faça o upload e classifique os documentos existentes no sistema e permitam que suas equipes comecem a usar o sistema.

Continue a testar o novo sistema para o primeiro par de semanas ou meses. Configurar sessões de revisão com leads de equipe e membros da equipe para coletar feedback e garantir que o sistema esteja funcionando como esperado. Revise todo o fluxo de trabalho de gestão de documentos, incluindo aspectos automatizados e pontos de entrada de dados humanos.

Recursos para procurar nos serviços de gerenciamento de documentos

O sistema certo de gerenciamento de documentos para você é altamente dependente de suas necessidades organizacionais. As lacunas que você percebe em seu sistema atual devem ditar os recursos mais importantes do seu novo sistema. Recursos fundamentais para procurar nos sistemas de gerenciamento de documentos incluem:

Quanto custa um sistema de gerenciamento de documentos?

Como em qualquer tipo de sistema de software, os preços dos sistemas de gerenciamento de documentos variam. Você pode usar serviços de assinatura ou comprar uma licença perpétua. Os preços dependem da funcionalidade, volume e tamanho de documentos, número de membros da equipe e como / onde o software está hospedado.

Os serviços de gerenciamento de documentos de assinatura variam de US $ 15 / mês por usuário para cerca de US $ 200. Alguns sistemas têm um plano gratuito ou de freemium, mas isso geralmente é insuficiente para atender às necessidades de negócios de longo prazo. A maioria das soluções de software do sistema de gerenciamento de documentos são hospedadas em nuvem, mas algumas oferecem uma opção de instalação no local.

Quem é responsável pelos sistemas de gerenciamento de documentos?

Empresas maiores podem ter uma pessoa responsável por supervisionar as atividades no sistema de gerenciamento de documentos. Essa pessoa pode ser um administrador de registros ou administrador de controle de documentos. Em empresas menores, o gerente do escritório ou o empresário pode ser responsável.

Muitas empresas caem em algum lugar no meio, com um membro da equipe designado executando o sistema, normalmente um gerente de departamento de TI ou RH. Os funcionários nesses papéis são adeptos de usar o software de gerenciamento para fazer seus trabalhos e ter uma forte apreciação de segurança de dados e conformidade regulatória.

Quem se beneficiaria de um sistema de gestão de documentos?

Usando um poderoso sistema de gerenciamento de documentos beneficia as empresas grandes e pequenas. É uma solução ideal para empresas onde documentos, arquivos e dados, são recebidos, criados e compartilhados constantemente.

Os usuários dos sistemas de gerenciamento de documentos se beneficiam - os funcionários podem realizar seu trabalho com facilidade, independentemente de onde trabalham, e todos sabem quando um documento mudou.

Como usarGerenciador de tarefas UDN.Como um sistema de gerenciamento de documentos

Faz sentido combinar seu sistema de gerenciamento de documentos eprojetoSoftware de gerenciamento em uma plataforma sincronizada para tornar o trabalho mais fácil para as equipes, independentemente de onde eles estão.

Gerenciador de tarefas UDN.'S.Solução de gerenciamento de projetos colaborativostorna mais fácil para os funcionários compartilhar arquivos relacionados ao projeto de maneira fácil e segura, melhorando a colaboração e a comunicação à medida que cada membro da equipe está no loop sobre alterações de projeto.

Além de compartilhar e gerenciar documentos,Gerenciador de tarefas UDN.Integra-se com outros aplicativos críticos de negócios como o Google Sheets e o Gmail, facilitando a criação de novos processos automatizados para acelerar seus fluxos de trabalho de negócios e eliminar tarefas de baixo valor.Gerenciador de tarefas UDN.O software vai além do gerenciamento de projetos, com recursos colaborativos altamente seguros criando um espaço de trabalho digital valioso para equipes de qualquer tamanho.

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