Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là gì?
Các tổ chức ngày nay tạo ra một lượng lớn tài liệu và dữ liệu khi họ vận hành và liên lạc với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác. Thậm chí nhiều như vậyxem xét đi giấy không cần giấy, họ tiếp tục tạo, nhận và chia sẻ tài liệu từ nhiều quy trình công việc và hệ thống của họ.
Tạo và biên dịch tài liệu tương đối dễ dàng. Tổ chức và lưu trữ chúng để họ có thể truy cập và bảo mật là nơi hầu hết các đội gặp vấn đề. Bài viết này chia sẻ tất cả những gì bạn cần biết để quản lý an toàn các tài liệu trong tổ chức của bạn. Chúng tôi sẽ thông qua cách thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu, những thách thức bạn có thể đối mặt và các tính năng chính để tìm kiếm hệ thống quản lý tài liệu.
Quản lý tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu là cách một tổ chức sử dụng, quản lý và lưu trữ các tài liệu trong kinh doanh. Các tài liệu này có thể có các định dạng khác nhau, chẳng hạn như PDF, hình ảnh, video, âm thanh, bảng tính, gói mã, v.v.
Hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu tập trung vào các tệp kỹ thuật số, trong khi các hệ thống khác lưu trữ các mục vật lý hoặc cả hai. Hệ thống quản lý tài liệu phục vụ như một nguồn sự thật duy nhất cho tất cả thông tin và tài liệu lưu trữ của công ty bạn. Khi bất cứ ai có quyền truy cập đúng cần một cái gì đó, họ biết nơi để tìm kiếm.
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu giúp đơn giản hóa quy trình quản lý vòng đời tài liệu ở một mức độ lớn. Bạn có thể thiết lập quy trình công việc và quy trình tự động để quản lý, cập nhật và lưu trữ các tài liệu được chia sẻ và sử dụng trong công ty. Quản lý tài liệu cũng giúp duy trì:
Mục đích của một kế hoạch hành động là gì?
Khi thực hiện hệ thống quản lý tài liệu mới hoặc cập nhật cái hiện tại của bạn, trước tiên bạn nên lên kế hoạch cho cách xử lý sẽ diễn ra. Bạn muốn rõ ràng về cách thông tin được thêm vào, được sắp xếp, lưu trữ và lấy.
Chia sẻ của bạnkế hoạch hành độngVới các nhóm của bạn để đảm bảo mọi người theo hướng dẫn tiến về phía trước. Kế hoạch hành động của bạn nên chiếm quản lý các tài liệu hiện có và tài liệu mới và bản sao kỹ thuật số và vật lý. Đảm bảo bạn kiểm tra hệ thống mới ở quy mô nhỏ trước khi đưa nó ra toàn bộ tổ chức.
Làm thế nào một hệ thống quản lý tài liệu hoạt động
Một hệ thống quản lý tài liệu tổ chức các tài liệu của bạn theo nhiều cách, e.g., loại tệp, kiểu dữ liệu, bảo mật hoặc mức độ ưu tiên. Khi các tài liệu mới được nhận hoặc tạo, chúng bị bắt và chuyển vào hệ thống.
Hệ thống quản lý tài liệu có thể tự động thêm nhiều thông tin vào tệp tại thời điểm này, e.g., thẻ nội bộ, nhãn và siêu dữ liệu như người đã tạo hoặc tải lên một tài liệu và khi nào.
Các hệ thống quản lý tài liệu sau đó sắp xếp và lưu trữ tài liệu hoặc dữ liệu mới dựa trên các quy tắc đã đặt trước đó. Bạn có thể giới hạn quyền và thanh toán lại thông tin trong các tài liệu nhạy cảm, vì vậy chỉ có người dùng được phê duyệt mới có thể xem chúng hoặc thực hiện thay đổi.
Kho lưu trữ tài liệu là gì?
Một kho lưu trữ tài liệu là cánh tay lưu trữ của một hệ thống quản lý tài liệu. Mặc dù chức năng chính của nó là lưu trữ tài liệu, thì đó là nhiều hơn một tủ nộp đơn đơn giản. Kho lưu trữ tài liệu an toàn và hạn chế quyền truy cập vào các tài liệu của công ty nội bộ bằng cách cung cấp các cấp quyền của Tiered dựa trên tiêu chí của mỗi người.
Khi các đội hoạt động với một kho lưu trữ tài liệu, họ giảm thiểu dữ liệu mâu thuẫn, tai nạn giao tiếp và thông tin sai lệch trong tổ chức. Điều này đặc biệt hữu ích khi làm việc với các bên và cộng tác viên bên ngoài như các nhà cung cấp của bên thứ ba. Các kho lưu trữ tài liệu hiện đại tự động làm sạch và cập nhật cơ sở dữ liệu của bạn, xóa các mục trùng lặp và dự phòng.
Tại sao các công ty cần phần mềm hệ thống quản lý tài liệu?
Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, với tác động tiếp tục của Covid-19 và chuyển sanghybrid hoặc làm việc từ xa, chủ sở hữu và quản lý kinh doanh sáng tạo đã qua quá khứ sử dụng các hệ thống ad-hoc để quản lý, lưu trữ và chia sẻ tài liệu.
Các công ty thực hiện các hệ thống quản lý tài liệu để giành quyền kiểm soát và hiểu biết từ các tài liệu và dữ liệu vào và rời khỏi tổ chức. Cho dùlàm việc từ xaHoặc trong văn phòng, bạn muốn đảm bảo rằng tất cả nhân viên sử dụng các phiên bản tài liệu gần đây và cập nhật nhất mà họ làm việc mà không có quá nhiều rắc rối hoặc gửi email qua lại.
Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng thêm nhận xét, đề xuất và chú thích trong phần mềm hệ thống quản lý tài liệu, giúp bạn dễ dàng cộng tác, giao tiếp, xem xét và phê duyệt công việc.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu cũng giải quyết các vấn đề kiểm toán dữ liệu và bảo mật bằng cách tạo các dấu vết của vòng đời tài liệu từ việc tạo để sửa đổi và phân phối. Điều này rất hữu ích cho trách nhiệm nội bộ hoặc lời nhắc về kiểm toán bên ngoài từ các cơ quan công nghiệp.
Những lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu rất đáng kể và hợp chất nhanh chóng - giá trị thị trường của ngành hệ thống quản lý tài liệu được dự kiếntăng lên 6,78 tỷ đô la vào năm 2023. Lợi ích chính của việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu bao gồm:
Những thách thức của quản lý tài liệu là gì?
Với tất cả những lợi ích của quản lý tài liệu, vẫn còn một số thách thức để coi chừng. Bao gồm các:
Cách thực hiện hệ thống quản lý tài liệu
Thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu là một quá trình đơn giản. Thực hiện theo các bước dưới đây để bắt đầu.
1. Xem lại quy trình quản lý tài liệu hiện tại của bạn
Bước đầu tiên là xem xét những gì tổ chức của bạn thiếu trong hệ thống quản lý tài liệu hiện tại của nó. Hãy xem xét từng bước trong vòng đời của tài liệu: Các thành viên trong nhóm nào tạo ra hoặc nhận các tài liệu này? Làm thế nào chúng được chia sẻ và sử dụng? Ai có quyền truy cập và có thể thay đổi? Những loại thay đổi họ có thể thực hiện?
Làm rõ cách mọi thành viên trong nhóm có thể sử dụng, quản lý và cộng tác với các tài liệu của công ty giúp xác định cách hệ thống quản lý tài liệu của bạn sẽ hoạt động.
2. Kiểm tra và chọn một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên nhu cầu của bạn
Đọc đánh giá của khách hàng và kiểm tra các hệ thống quản lý tài liệu trên một quy mô nhỏ trước khi khởi chạy trên toàn tổ chức. Cách tiếp cận này đảm bảo bạn không đầu tư vào một hệ thống không phù hợp với nhu cầu của bạn. Các câu hỏi để yêu cầu đánh giá nếu hệ thống quản lý tài liệu phù hợp với bạn bao gồm:
Khi bạn tìm thấy một hệ thống phù hợp với bạn, hãy mang theo nhóm CNTT để xem lại trước khi thiết lập nó.
3. Thiết lập quy tắc quản lý tài liệu của bạn
Bước tiếp theo là tạo các thủ tục cho mọi hành động có thể được thực hiện trong hệ thống quản lý tài liệu. Điều này bao gồm tất cả mọi thứ từ tải lên và thêm siêu dữ liệu để thực hiện thay đổi, tải xuống và truy xuất thông tin lưu trữ. Khi các thủ tục và chính sách của bạn được đặt ra, hãy tải lên và sắp xếp các tài liệu hiện có trong hệ thống và cho phép các nhóm của bạn bắt đầu sử dụng hệ thống.
Tiếp tục kiểm tra hệ thống mới trong vài tuần hoặc tháng đầu tiên. Thiết lập các phiên đánh giá với đội khách hàng tiềm năng và các thành viên trong nhóm để thu thập phản hồi và đảm bảo hệ thống đang hoạt động như mong đợi. Xem lại toàn bộ quy trình quản lý tài liệu, bao gồm các khía cạnh tự động và điểm nhập dữ liệu của con người.
Các tính năng để tìm kiếm trong Dịch vụ quản lý tài liệu
Hệ thống quản lý tài liệu phù hợp cho bạn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu tổ chức của bạn. Các khoảng trống bạn nhận thấy trong hệ thống hiện tại của bạn sẽ chỉ ra các tính năng quan trọng nhất cho hệ thống mới của bạn. Các tính năng cơ bản để tìm kiếm trong các hệ thống quản lý tài liệu bao gồm:
Hệ thống quản lý tài liệu có giá bao nhiêu?
Như với bất kỳ loại hệ thống phần mềm, hệ thống quản lý tài liệu giá cả khác nhau. Bạn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký hoặc mua giấy phép vĩnh viễn. Giá phụ thuộc vào chức năng, khối lượng và quy mô tài liệu, số lượng thành viên trong nhóm và cách phần mềm được lưu trữ.
Dịch vụ quản lý tài liệu đăng ký dao động từ $ 15 / tháng cho mỗi người dùng khoảng 200 đô la. Một số hệ thống có kế hoạch miễn phí hoặc Freemium, nhưng điều này thường không đủ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh lâu dài. Hầu hết các giải pháp phần mềm hệ thống quản lý tài liệu đều được lưu trữ trên đám mây, nhưng một số cung cấp tùy chọn cài đặt tại chỗ.
Ai chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý tài liệu?
Các công ty lớn hơn có thể có một người chịu trách nhiệm cho các hoạt động giám sát trong hệ thống quản lý tài liệu. Người này có thể là một quản lý hồ sơ hoặc quản trị viên kiểm soát tài liệu. Trong các doanh nghiệp nhỏ hơn, người quản lý văn phòng hoặc chủ doanh nghiệp có thể chịu trách nhiệm.
Nhiều công ty rơi ở đâu đó ở giữa, với một thành viên nhóm được chỉ định chạy hệ thống, điển hình là một người quản lý Cục CNTT hoặc nhân sự. Nhân viên trong các vai trò này là lão luyện tại việc sử dụng phần mềm quản lý để thực hiện công việc của họ và có sự đánh giá cao về bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định.
Ai sẽ được hưởng lợi từ một hệ thống quản lý tài liệu?
Sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Đây là một giải pháp lý tưởng cho các công ty nơi các tài liệu, tệp và dữ liệu, được nhận, tạo và chia sẻ liên tục.
Người dùng của hệ thống quản lý tài liệu có lợi - nhân viên có thể thực hiện công việc dễ dàng bất kể nơi họ làm việc và mọi người đều biết khi nào một tài liệu đã thay đổi.
Cách sử dụngQuản lý tác vụ UDNLà một hệ thống quản lý tài liệu
Nó có ý nghĩa để kết hợp hệ thống quản lý tài liệu của bạn vàdự ánPhần mềm quản lý thành một nền tảng được đồng bộ hóa để giúp các đội dễ dàng hơn, bất kể họ đang ở đâu.
Quản lý tác vụ UDN 'S Giải pháp quản lý dự án hợp tácLàm cho dễ dàng cho nhân viên chia sẻ các tệp liên quan đến dự án một cách dễ dàng và an toàn, nâng cao sự hợp tác và liên lạc vì mỗi thành viên trong nhóm nằm trong vòng lặp liên quan đến bất kỳ thay đổi dự án nào.
Ngoài việc chia sẻ và quản lý tài liệu,Quản lý tác vụ UDNTích hợp với các ứng dụng quan trọng kinh doanh khác như Google Sheets và Gmail, giúp bạn dễ dàng tạo các quy trình tự động mới để tăng tốc độ công việc kinh doanh của bạn và loại bỏ các tác vụ có giá trị thấp.Quản lý tác vụ UDNPhần mềm của quản lý dự án vượt xa dự án, với các tính năng hợp tác an toàn cao tạo không gian làm việc kỹ thuật số có giá trị cho các đội có bất kỳ kích thước nào.
Bạn đã sẵn sàng để có được quá trình quản lý tài liệu của bạn theo thứ tự? Bắt đầu với A.dùng thử miễn phíQuản lý tác vụ UDN hôm nay.
