Jaki jest system zarządzania dokumentami (DMS)?

Organizacje tworzą dzisiaj ogromną ilość dokumentów i danych, ponieważ działają i współpracują z klientami, partnerami i innymi interesariuszami. Nawet tylerozważyć badanie papieru, nadal tworzą, odbierają i udostępniają dokumenty z wielu przepływów pracy i systemów.

Tworzenie i kompilowanie dokumentów jest stosunkowo łatwe. Organizowanie i przechowywanie ich, aby były dostępne i bezpieczne, gdzie większość zespołów wpadła na problemy. Ten artykuł dzieli się wszystkim, co musisz wiedzieć, aby bezpiecznie zarządzać dokumentami w Twojej organizacji. Przeprowadzimy sposób wdrożenia systemu zarządzania dokumentami, wyzwania, przed którymi można zmierzyć, oraz kluczowe funkcje, które należy zwrócić uwagę na system zarządzania dokumentami.

Jakie jest zarządzanie dokumentami?

Zarządzanie dokumentami jest jak korzysta z organizacji, zarządza i przechowuje dokumenty w biznesie. Dokumenty te mogą występować w różnych formatach, takich jak PDF, obrazy, filmy, audio, arkusze kalkulacyjne, pakiety kodów itp.

Większość systemów zarządzania dokumentami koncentrują się na plikach cyfrowych, podczas gdy inne przechowują przedmioty fizyczne lub oba. Systemy zarządzania dokumentami służą jako pojedyncze źródło prawdy dla wszystkich informacji i archiwów Twojej firmy. Kiedy ktoś z właściwym dostępem potrzebuje czegoś, wiedzą, gdzie spojrzeć.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania dokumentami pomaga w dużym stopniu uprościć proces zarządzania cyklem cyklu dokumentu. Możesz skonfigurować automatyczne przepływy pracy i procesy, aby zarządzać, aktualizować i przechowywać dokumenty udostępniane i używane w firmie. Zarządzanie dokumentami pomaga również utrzymać:

Jaki jest cel planu działania?

Przy wdrażaniu nowego systemu zarządzania dokumentami lub aktualizowanie istniejącego, należy najpierw zaplanować sposób przepływu procesu. Chcesz być jasny o tym, jak dodaje się informacje, zorganizowane, przechowywane i pobierane.

Podziel się Twoimplan działaniaZ twoimi zespołami, aby zapewnić, że wszyscy podążają za wytycznymi do przodu. Twój plan działania powinien stanowić zarządzanie istniejącymi i nowymi dokumentami oraz kopiami cyfrowymi i fizycznymi. Upewnij się, że przetestujesz nowy system na małą skalę przed wejściem do całej organizacji.

Jak działa system zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami organizuje dokumenty na wiele sposobów, np. Typ pliku, typ danych, bezpieczeństwo lub poziom priorytetu. Gdy nowe dokumenty są odbierane lub tworzone, są przechwytywane i przeniesione do systemu.

System zarządzania dokumentami może automatycznie dodać więcej informacji do pliku w tym momencie, np. Wewnętrzne tagi, etykiety i metadane, takie jak utworzone lub przesyłane dokument i kiedy.

Systemy zarządzania dokumentami następnie posortuj i przechowują nowy dokument lub dane na podstawie wcześniej ustawionych zasad. Można ograniczyć uprawnienia i redaktowe informacje we wrażliwych dokumentach, więc tylko zatwierdzonych użytkowników mogą je oglądać lub wprowadzać zmiany.

Co to jest repozytorium dokumentu?

Repozytorium dokumentu jest ramieniem przechowywania systemu zarządzania dokumentami. Chociaż jej główną funkcją jest przechowywanie dokumentów, to więcej niż prosta szafka do złożenia. Repozytoria dokumentów Bezpieczne i ograniczają dostęp do dokumentów wewnętrznych firmy poprzez zapewnienie wielopoziomowych poziomów uprawnień w oparciu o każde kryteria.

Kiedy zespoły współpracują z repozytorium dokumentów, zminimalizują one sprzeczne dane, mitki komunikacyjne i dezinformację w organizacji. Jest to szczególnie przydatne podczas pracy z partiami zewnętrznymi i współpracownikami, takimi jak dostawcy stron trzecich. Nowoczesne repozytoria dokumentów automatycznie czyszczą i aktualizują bazę danych, usuwanie duplikatów wpisów i zwolnień.

Dlaczego firmy wymagają oprogramowania systemu zarządzania dokumentami?

W dzisiejszym krajobrazie biznesowym, z ciągłym wpływem COVID-19 i przełączenieHybrydowa lub zdalna praca, Innowacyjne właściciele firm i menedżerowie są długie z wykorzystaniem systemów ad-hoc do zarządzania, przechowywania i udostępniania dokumentów.

Firmy wdrażają systemy zarządzania dokumentami, aby uzyskać kontrolę i spostrzeżenia z dokumentów i danych wchodzących i opuszczających organizację. Czypracujący zdalnieLub w biurze, chcesz zapewnić, że wszyscy pracownicy korzystają z najnowszych i aktualnych wersji dokumentów, z którymi pracują bez zbyt dużej ilości bezproblemowych lub naprzód e-maili.

Członkowie zespołu mogą łatwo dodawać komentarze, sugestie i adnotacje w oprogramowaniu systemu zarządzania dokumentami, co ułatwia współpracę, komunikowanie, przegląd i zatwierdzenie pracy.

Oprogramowanie systemu zarządzania dokumentami również rozwiązuje problemy z branżą bezpieczeństwa i kontroli danych, tworząc szlaki cyklu życia dokumentu z tworzenia do modyfikacji i dystrybucji. Jest to przydatne do odpowiedzialności wewnętrznej lub monit o audyt zewnętrzny z władz branżowych.

Jakie są zalety systemów zarządzania dokumentami?

Korzyści z wdrażania systemów zarządzania dokumentami są znaczące i szybkie łączenia - przewiduje się wartość rynkowa przemysłu zarządzania dokumentamizwiększyć do 6,78 mld USD do 2023 roku. Kluczowe zalety wdrażania systemu zarządzania dokumentami obejmuje:

Jakie są wyzwania zarządzania dokumentami?

Ze wszystkimi korzyściami z zarządzania dokumentami, nadal istnieją pewne wyzwania. Obejmują one:

Jak wdrożyć system zarządzania dokumentami

Wdrażanie systemu zarządzania dokumentami jest prosty proces. Wykonaj poniższe kroki, aby rozpocząć.

1. Przejrzyj aktualny proces zarządzania dokumentami

Pierwszym krokiem jest przejrzenie, do czego brakuje Twoja organizacja w obecnym systemie zarządzania dokumentami. Rozważ każdy krok w cyklu życia dokumentu: który członkowie zespołu tworzą lub otrzymują te dokumenty? Jak są dzielone i używane? Kto ma dostęp i może wprowadzać zmiany? Jaki rodzaj zmian może zrobić?

Wyjaśnienie, jak każdy członek zespołu może użyć, zarządzać i współpracować z dokumentami firmy pomaga określić, w jaki sposób system zarządzania dokumentami będzie działać.

2. Sprawdź i wybierz system zarządzania dokumentami na podstawie Twoich potrzeb

Przeczytaj opinie klientów i testowanie systemów zarządzania dokumentami na małą skalę przed uruchomieniem przez organizację. Takie podejście zapewnia, że ​​nie inwestujesz w system, który nie pasuje do Twoich potrzeb. Pytania, które należy zadać ocenę, jeśli system zarządzania dokumentami jest odpowiedni do Ciebie:

Po znalezieniu systemu, który działa dla Ciebie, przynieś zespół IT, aby przejrzeć go przed ustawieniem.

3. Skonfiguruj zasady zarządzania dokumentami

Kolejnym krokiem jest tworzenie procedur dla każdego działania, które można podjąć w systemie zarządzania dokumentami. Obejmuje to wszystko, od przesyłania i dodawania metadanych do wprowadzania zmian, pobierania i pobierania zarchiwizowanych informacji. Po wprowadzeniu procedur i zasad przesyłają i sortują istniejące dokumenty w systemie i umożliwiają rozpoczęcie swoich zespołów za pomocą systemu.

Kontynuuj przetestowanie nowego systemu przez pierwsze kilka tygodni lub miesięcy. Skonfiguruj sesje przeglądowe z przewodami zespołu i członkami zespołami, aby zbierać informacje zwrotne i upewniają się, że system pracuje zgodnie z oczekiwaniami. Przejrzyj cały przepływ pracy zarządzania dokumentami, w tym zautomatyzowane aspekty i punkty wprowadzania danych ludzkich danych.

Cechy szukają w usługach zarządzania dokumentami

Odpowiedni system zarządzania dokumentami jest bardzo uzależniony od potrzeb organizacyjnych. W bieżącym systemie zauważyłeś w swoim obecnym systemie, powinni dyktować najważniejsze funkcje nowego systemu. Fundamentalne funkcje poszukiwania w systemach zarządzania dokumentami obejmują:

Ile kosztuje system zarządzania dokumentami?

Podobnie jak w przypadku każdego rodzaju systemu oprogramowania, ceny zarządzania dokumentami różnią się. Możesz użyć usług subskrypcyjnych lub kupić licencję wieczystą. Ceny zależą od funkcjonalności, wolumenu i wielkości dokumentów, liczby członków zespołu i jak / gdzie jest hostowane oprogramowanie.

Subskrypcja Usługi zarządzania dokumentami wynoszą od 15 USD / miesiąc na użytkownika do około 200 USD. Niektóre systemy mają bezpłatny lub fremium plan, ale często jest to niewystarczające do spełnienia długoterminowych potrzeb biznesowych. Większość rozwiązań oprogramowania do zarządzania dokumentami są hostowane w chmurze, ale niektóre oferują opcję instalacji w terenie.

Kto jest odpowiedzialny za systemy zarządzania dokumentami?

Większe przedsiębiorstwa mogą mieć osobę odpowiedzialną za nadzorowanie działań w systemie zarządzania dokumentami. Osoba ta może być menedżerem rekordów lub administrator kontroli dokumentów. W mniejszych przedsiębiorstwach może być odpowiedzialny za kierownika biurowego lub właściciel firmy.

Wiele firm zajmuje gdzieś pośrodku, z wyznaczonym członkiem zespołu prowadzącym system, zazwyczaj kierownika IT lub HR. Pracownicy w tych rolach są biegły w stosowaniu oprogramowania do zarządzania, aby wykonać swoje zadania i mają silne uznanie dla bezpieczeństwa danych i zgodności regulacyjnej.

Kto skorzystałby z systemu zarządzania dokumentami?

Korzystanie z potężnego systemu zarządzania dokumentami korzyści dla firm dużych i małych. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, w których otrzymywane są dokumenty, pliki i dane, tworzone i stale dzielone.

Użytkownicy systemów zarządzania dokumentami korzyści - pracownicy mogą wykonywać swoją pracę z łatwością niezależnie od tego, gdzie działają, a wszyscy wiedzą, gdy dokument się zmienił.

Jak używaćMenedżer zadań UDN.Jako system zarządzania dokumentami

Ma sens, aby połączyć system zarządzania dokumentami iprojektOprogramowanie do zarządzania w jednej zsynchronizowanej platformie, aby ułatwić pracę dla zespołów, niezależnie od tego, gdzie są.

Menedżer zadań UDN. 's Rozwiązanie do zarządzania projektami współpracyUłatwia pracownikom łatwe udostępnianie plików związanych z projektami łatwo i bezpiecznie wzmacniającą współpracę i komunikacji, ponieważ każdy członek zespołu jest w pętli dotyczących zmian projektu.

Oprócz udostępniania i zarządzania dokumentami,Menedżer zadań UDN.Integruje się z innymi aplikacjami krytycznymi biznesowymi, takimi jak arkusze Google i Gmail, co ułatwia tworzenie nowych zautomatyzowanych procesów, aby przyspieszyć przepływy pracy i wyeliminować zadania niskiej wartości.Menedżer zadań UDN.Oprogramowanie wykracza poza zarządzanie projektami, z bardzo bezpiecznymi funkcjami współpracy tworząc cenną cyfrową roboczych dla zespołów dowolnej wielkości.

Czy jesteś gotowy, aby uzyskać proces zarządzania dokumentami? Zacznij od A.bezpłatna wersja próbnaMenedżer zadań UDN. Dziś.