Vad är ett dokumenthanteringssystem (DMS)?

Organisationer skapar idag en massiv mängd dokument och data som de är verksamma och kontakt med kunder, partners och andra intressenter. Även så mångaöverväga att gå papperslös, de fortsätter att skapa, ta emot och dela dokument från sina många arbetsflöden och system.

Att skapa och sammanställa dokument är relativt enkelt. Att organisera och lagra dem så att de är tillgängliga och säkra är där de flesta lagen går i problem. Denna artikel delar allt du behöver veta för att säkert hantera dokument i din organisation. Vi går igenom hur du implementerar ett dokumenthanteringssystem, utmaningar du kan möta och nyckelfunktioner att se upp för ett dokumenthanteringssystem.

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering är hur en organisation använder, hanterar och lagrar dokument i verksamheten. Dessa dokument kan komma i olika format, till exempel PDF-filer, bilder, videor, ljud, kalkylblad, kodpaket etc.

De flesta dokumenthanteringssystem fokuserar på digitala filer, medan andra lagrar fysiska föremål eller båda. Dokumenthanteringssystem fungerar som en enda källa till sanning för hela ditt företags information och arkiv. När någon med rätt tillgång behöver något, vet de vart man ska titta.

Med hjälp av dokumenthanteringsprogramvara hjälper till att förenkla dokumentets livscykelhanteringsprocess i stor utsträckning. Du kan ställa in automatiserade arbetsflöden och processer för att hantera, uppdatera och lagra dokument som delas och användas i bolaget. Dokumenthantering hjälper också till att upprätthålla:

Vad är syftet med en handlingsplan?

När du implementerar ett nytt dokumenthanteringssystem eller uppdaterar din befintliga, bör du först planera hur processen ska flöda. Du vill vara tydlig om hur information läggs till, organiserad, lagrad och hämtas.

Dela dinhandlingsplanMed dina lag för att säkerställa att alla följer de riktlinjer som går framåt. Din handlingsplan bör redogöra för att hantera befintliga och nya dokument och digitala och fysiska kopior. Se till att du testar det nya systemet i liten skala innan du rullar ut det till hela organisationen.

Hur ett dokumenthanteringssystem fungerar

Ett dokumenthanteringssystem organiserar dina dokument på många sätt, t.ex., filtyp, datatyp, säkerhet eller prioriteringsnivå. När nya dokument är mottagna eller skapade, är de fångade och flyttas in i systemet.

Dokumenthanteringssystemet kan automatiskt lägga till mer information till filen vid denna tidpunkt, t.ex. interna taggar, etiketter och metadata som som skapade eller laddat upp ett dokument och när.

Dokumenthanteringssystem Sortera och lagra det nya dokumentet eller data baserat på tidigare inställda regler. Du kan begränsa behörigheter och redigera information i känsliga dokument, så endast godkända användare kan se dem eller göra ändringar.

Vad är ett dokumentförvar?

Ett dokumentförvaring är lagringsarmen i ett dokumenthanteringssystem. Även om huvudfunktionen lagrar dokument är det mer än ett enkelt arkivskåp. Dokumentförråd är säkra och begränsa tillgången till interna företagsdokument genom att tillhandahålla tiered behörighetsnivåer baserade på varandras kriterier.

När lag arbetar med ett dokumentförvar, minimerar de motsägelsefulla data, kommunikationsolyckor och felaktig information inom organisationen. Detta är särskilt användbart när man arbetar med externa parter och samarbetspartners som leverantörer från tredje part. Moderna dokumentförvaror rengör automatiskt och uppdaterar din databas, tar bort dubbla poster och uppsägningar.

Varför behöver företagen dokumenthanteringssystemprogram?

I dagens affärslandskap, med den fortsatta effekten av COVID-19 och byter tillhybrid eller fjärrkontrollInnovativa företagare och chefer är långt förbi med hjälp av ad hoc-system för hantering, lagring och delning av dokument.

Företagen genomför dokumenthanteringssystem för att få kontroll och insikter från dokument och data som kommer in och lämna organisationen. HuruvidaArbeta på distansEller på kontoret vill du se till att alla anställda använder de senaste och aktuella versionerna av dokument som de arbetar med utan för mycket krångel eller fram och tillbaka e-post.

Lagmedlemmar kan enkelt lägga till kommentarer, förslag och anteckningar i dokumenthanteringssystemet, vilket gör det enkelt att samarbeta, kommunicera, granska och godkänna arbete.

Dokumenthanteringssystemet löser också säkerhets- och datasyrningsfrågor genom att skapa spår av en livslängdscykel från skapandet till ändring och distribution. Detta är användbart för intern ansvarsskyldighet eller en prompt för en extern revision från industriella myndigheter.

Vilka är fördelarna med dokumenthanteringssystem?

Fördelarna med att genomföra dokumenthanteringssystem är signifikanta och sammansättningen snabbt - marknadsvärdet för dokumenthanteringssystemindustrin förväntasöka till 6,78 miljarder dollar år 2023. Viktiga fördelar med att implementera ett dokumenthanteringssystem inkluderar:

Vad är utmaningarna för dokumenthantering?

Med alla fördelar med dokumenthantering finns det fortfarande några utmaningar att se upp för. Dessa inkluderar:

Hur man implementerar ett dokumenthanteringssystem

Genomförandet av ett dokumenthanteringssystem är en enkel process. Följ stegen nedan för att börja.

1. Granska din nuvarande dokumenthanteringsprocess

Det första steget är att granska vad din organisation saknar i sitt nuvarande dokumenthanteringssystem. Tänk på varje steg i ett dokuments livscykel: vilka lagmedlemmar skapar eller tar emot dessa dokument? Hur delas de och används? Vem har tillgång och kan göra ändringar? Vilken typ av förändringar kan de göra?

Förtydligande hur varje lagmedlem kan använda, hantera och samarbeta med företagsdokument hjälper till att bestämma hur ditt dokumenthanteringssystem kommer att fungera.

2. Testa och välj ett dokumenthanteringssystem baserat på dina behov

Läs kundrecensioner och testdokumenthanteringssystem i liten skala innan du lanserar över hela organisationen. Detta tillvägagångssätt säkerställer att du inte investerar i ett system som inte passar dina behov. Frågor att be om att utvärdera om ett dokumenthanteringssystem är rätt för att du inkluderar:

När du hittar ett system som fungerar för dig, ta med IT-laget för att granska det innan du ställer in det.

3. Ställ in dina dokumenthanteringsregler

Nästa steg är att skapa förfaranden för alla åtgärder som kan tas inom dokumenthanteringssystemet. Detta inkluderar allt från att ladda upp och lägga till metadata för att göra ändringar, nedladdning och hämta arkiverad information. När dina procedurer och policyer är på plats, ladda upp och sortera befintliga dokument i systemet och låta dina lag att börja använda systemet.

Fortsätt att testa det nya systemet för de första veckorna eller månader. Ställ in granskning sessioner med lagledare och lagmedlemmar för att samla in feedback och se till att systemet fungerar som förväntat. Granska hela arbetsflödet för dokumenthantering, inklusive automatiserade aspekter och mänskliga datainmatningspunkter.

Funktioner att leta efter i dokumenthanteringstjänster

Det rätta dokumenthanteringssystemet för dig är starkt beroende av dina organisatoriska behov. De luckor du märker i ditt nuvarande system bör diktera de viktigaste funktionerna för ditt nya system. Grundläggande funktioner att leta efter i dokumenthanteringssystemen inkluderar:

Hur mycket kostar ett dokumenthanteringssystem?

Som med alla typer av mjukvarusystem varierar dokumenthanteringssystempriserna. Du kan använda prenumerationstjänster eller köpa en evig licens. Priserna beror på funktionalitet, volym och storlek på dokument, antal lagmedlemmar och hur / var mjukvaran är värd.

Prenumerationsdokumenthanteringstjänster varierar från $ 15 / månad per användare till cirka $ 200. Vissa system har en fri eller freemiumplan, men det är ofta otillräckligt för att möta långsiktiga affärsbehov. De flesta dokumenthanteringssystemprogramvarulösningar är molnhärdade, men vissa erbjuder ett installationsalternativ på premiss.

Vem är ansvarig för dokumenthanteringssystem?

Större företag kan ha en person som ansvarar för att övervaka aktiviteter i dokumenthanteringssystemet. Den här personen kan vara en registeransvarig eller dokumentkontrolladministratör. I mindre företag kan kontorschefen eller företagsägaren vara ansvarig.

Många företag faller någonstans i mitten, med en utsedd lagmedlem som kör systemet, vanligtvis en IT- eller HR-avdelningschef. Anställda i dessa roller är skickliga på att använda Management-programvaran för att göra sina jobb och ha en stark uppskattning för datasäkerhet och regleringsöverensstämmelse.

Vem skulle dra nytta av ett dokumenthanteringssystem?

Att använda ett kraftfullt dokumenthanteringssystem fördelar företag stora och små. Det är en idealisk lösning för företag där dokument, filer och data, tas emot, skapas och delas ständigt.

Användare av dokumenthanteringssystemförmåner - Anställda kan göra sitt jobb med lätthet oavsett var de arbetar från, och alla vet när ett dokument har förändrats.

Hur man använderUDN Task ManagerSom ett dokumenthanteringssystem

Det är vettigt att kombinera ditt dokumenthanteringssystem ochprojektLedningsprogramvara till en synkroniserad plattform för att göra jobbet enklare för lag, oavsett var de är.

UDN Task Manager s Collaborative Project Management SolutionGör det enkelt för anställda att enkelt och säkert dela projektrelaterade filer, vilket förbättrar samarbetet och kommunikationen, eftersom varje lagmedlem är i slingan om eventuella projektändringar.

Förutom att dela och hantera dokument,UDN Task ManagerIntegrerar med andra affärskritiska applikationer som Google Sheets och Gmail, vilket gör det enkelt att skapa nya automatiserade processer för att påskynda dina arbetsflöden och eliminera lågvärdesuppgifter.UDN Task ManagerS-programvara går utöver projektledning, med mycket säkra collaborative-funktioner som skapar en värdefull digital arbetsyta för lag av vilken storlek som helst.

Är du redo att få din dokumenthanteringsprocess i ordning? Börja med aGratis försök avUDN Task Manager i dag.