ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم (ڈی ایم ایس) کیا ہے؟
آج تنظیموں کو ایک بڑے پیمانے پر دستاویزات اور اعداد و شمار بناتے ہیں کیونکہ وہ گاہکوں، شراکت داروں اور دیگر حصول داروں کے ساتھ کام کرتے ہیں اور اس کے ساتھ ساتھ کام کرتے ہیں. یہاں تک کہ بہت سےکاغذات پر غور کریں، وہ اپنے بہت سے کام کے بہاؤ اور نظاموں سے دستاویزات تخلیق، وصول، اور اشتراک کرتے ہیں.
دستاویزات تخلیق اور مرتب کرنے کے نسبتا آسان ہے. منظم کرنے اور انہیں ذخیرہ کرنے کے لئے تاکہ وہ قابل رسائی اور محفوظ ہیں جہاں زیادہ تر ٹیموں کو مسائل میں چلتے ہیں. یہ مضمون آپ کو اپنے تنظیم میں دستاویزات کو محفوظ طریقے سے منظم کرنے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے. ہم دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو کس طرح لاگو کرنے کے لۓ، آپ کے چہرے کا سامنا کرنا پڑتا ہے، اور دستاویز مینجمنٹ سسٹم کے لئے دیکھنے کے لئے اہم خصوصیات.
دستاویز مینجمنٹ کیا ہے؟
دستاویز مینجمنٹ یہ ہے کہ کس طرح ایک تنظیم کا استعمال، انتظام، اور کاروبار میں دستاویزات کو ذخیرہ کرتا ہے. یہ دستاویزات مختلف شکلوں میں آ سکتے ہیں، جیسے پی ڈی ایف، تصاویر، ویڈیوز، آڈیو، اسپریڈشیٹس، کوڈ پیکجوں وغیرہ.
سب سے زیادہ دستاویز مینجمنٹ سسٹم ڈیجیٹل فائلوں پر توجہ مرکوز کرتے ہیں، جبکہ دوسروں کو جسمانی اشیاء یا دونوں کو ذخیرہ کرتے ہیں. دستاویز مینجمنٹ سسٹم آپ کی تمام کمپنی کی معلومات اور آرکائیوز کے لئے سچ کی واحد ذریعہ کے طور پر کام کرتے ہیں. جب کسی کو صحیح رسائی کے ساتھ کسی چیز کی ضرورت ہوتی ہے، تو وہ جانتے ہیں کہ کہاں نظر آتے ہیں.
دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے دستاویز کی زندگی سائیکل مینجمنٹ کے عمل کو بڑی حد تک آسان بنانے میں مدد ملتی ہے. آپ خود کار طریقے سے کام کے بہاؤ اور عمل کو منظم کرنے، اپ ڈیٹ، اور دستاویزات کو مشترکہ اور کمپنی میں استعمال کرنے کے لئے قائم کر سکتے ہیں. دستاویز مینجمنٹ کو برقرار رکھنے میں بھی مدد ملتی ہے:
ایکشن پلان کا مقصد کیا ہے؟
جب ایک نیا دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو نافذ کرنے یا اپنے موجودہ ایک کو اپ ڈیٹ کرنے کے بعد، آپ کو یہ سب سے پہلے منصوبہ بندی کرنا چاہئے کہ کس طرح عمل کو بہاؤ چاہئے. آپ واضح کرنا چاہتے ہیں کہ کس طرح معلومات شامل کی گئی ہے، منظم، ذخیرہ، اور بازیابی.
آپ کا اشتراک کریںعملی منصوبہآپ کی ٹیموں کے ساتھ ہر ایک کو آگے بڑھنے والے ہدایات پر عمل کرنے کے لۓ. آپ کی کارروائی کی منصوبہ بندی کو موجودہ اور نئی دستاویزات اور ڈیجیٹل اور جسمانی کاپیاں منظم کرنے کے لئے اکاؤنٹ ہونا چاہئے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ پورے تنظیم کو باہر نکالنے سے پہلے چھوٹے پیمانے پر نئے نظام کو آزمائیں.
کس طرح ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم کام کرتا ہے
ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم آپ کے دستاویزات کو کئی طریقوں سے منظم کرتا ہے، مثال کے طور پر، فائل کی قسم، ڈیٹا کی قسم، سیکورٹی، یا ترجیحی سطح. جب نئے دستاویزات موصول ہوتے ہیں یا تخلیق کرتے ہیں، تو وہ قبضہ کر رہے ہیں اور نظام میں منتقل ہوتے ہیں.
دستاویز مینجمنٹ سسٹم خود کار طریقے سے اس وقت فائل میں فائل میں مزید معلومات شامل کرسکتا ہے، مثال کے طور پر، اندرونی ٹیگ، لیبلز، اور میٹاٹاٹا جیسے جس نے ایک دستاویز اور اپ لوڈ کیا یا اپ لوڈ کیا.
دستاویز مینجمنٹ سسٹم پھر پہلے سیٹ کے قوانین پر مبنی نئے دستاویز یا اعداد و شمار کو ترتیب دیں اور ذخیرہ کریں. آپ حساس دستاویزات میں اجازت کو محدود کرسکتے ہیں اور معلومات کو دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں، لہذا صرف منظور شدہ صارفین ان کو دیکھ سکتے ہیں یا تبدیلیاں کرسکتے ہیں.
ایک دستاویز کی ذخیرہ کیا ہے؟
ایک دستاویز کی ذخیرہ ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم کے اسٹوریج بازو ہے. اگرچہ اس کا بنیادی کام دستاویزات کو ذخیرہ کر رہا ہے، یہ ایک سادہ فائلنگ کابینہ سے زیادہ ہے. دستاویز کے ذخائر کو محفوظ اور ہر ایک کے معیار پر مبنی درجے کی اجازت کی سطح فراہم کر کے اندرونی کمپنی کے دستاویزات تک رسائی کو محدود اور محدود.
جب ٹیم ایک دستاویز کے ذخیرہ کے ساتھ کام کرتے ہیں، تو وہ تنظیم کے اندر متضاد اعداد و شمار، مواصلاتی حادثات، اور غلط معلومات کو کم سے کم کرتے ہیں. یہ خاص طور پر مفید ہے جب بیرونی جماعتوں اور شراکت داروں جیسے تیسرے فریق وینڈرز کے ساتھ کام کرتے ہیں. جدید دستاویز کے ذخائر کو خود کار طریقے سے اپنے ڈیٹا بیس کو صاف اور اپ ڈیٹ کرتے ہیں، ڈپلیکیٹ اندراجات اور بازیابی کو ہٹانے.
کمپنیوں کو دستاویز مینجمنٹ سسٹم سافٹ ویئر کیوں کی ضرورت ہے؟
آج کے کاروباری زمین کی تزئین میں، Covid-19 کے مسلسل اثرات کے ساتھ اور سوئچنگہائبرڈ یا دور دراز کام، جدید کاروباری مالکان اور مینیجرز دستاویزات کو منظم کرنے، ذخیرہ کرنے، اور اشتراک کرنے کے لئے اشتھاراتی ہیک کے نظام کا استعمال کرتے ہوئے طویل عرصہ تک ہیں.
کمپنیوں کو دستاویزی مینجمنٹ سسٹم کو کنٹرول اور دستاویزات سے متعلق اداروں سے کنٹرول اور بصیرت حاصل کرنے اور تنظیم کو چھوڑنے کے لۓ لاگو کرنے کے لئے. چاہےدور دراز کام کرنایا دفتر میں، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ تمام ملازمین دستاویزات کے سب سے زیادہ حالیہ اور اپ ڈیٹ ورژن استعمال کرتے ہیں جو وہ بہت زیادہ پریشانی یا بیک اپ کے بغیر کام کرتے ہیں.
ٹیم کے ممبروں کو دستاویز مینجمنٹ سسٹم سافٹ ویئر میں آسانی سے تبصرے، تجاویز، اور تشریحات کو آسانی سے شامل کر سکتے ہیں، یہ کام کرنے، مواصلات، جائزہ لینے، اور کام کو منظور کرنے میں آسان بناتا ہے.
دستاویز مینجمنٹ سسٹم کا سافٹ ویئر بھی سیکورٹی اور ڈیٹا آڈٹ کے مسائل کو حل کرنے کے لئے ایک دستاویز کی زندگی سائیکل کی ٹریلس بنانے کے ذریعہ بھی ترمیم اور تقسیم. یہ اندرونی احتساب یا صنعت کے حکام سے بیرونی آڈٹ کے لئے ایک فوری طور پر مفید ہے.
دستاویز مینجمنٹ سسٹم کے فوائد کیا ہیں؟
دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو لاگو کرنے کے فوائد کو فوری طور پر نمایاں اور کمپاؤنڈ ہے - دستاویز مینجمنٹ سسٹم کی صنعت کی مارکیٹ کی قیمت کو پیش کیا جاتا ہے2023 تک 6.78 بلین ڈالر تک اضافہ. دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو لاگو کرنے کے اہم فوائد میں شامل ہیں:
دستاویز کے انتظام کے چیلنجز کیا ہیں؟
دستاویز مینجمنٹ کے تمام فوائد کے ساتھ، اب بھی دیکھنے کے لئے کچھ چیلنجز موجود ہیں. یہ شامل ہیں:
دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو کیسے لاگو کرنا
ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو لاگو کرنے کے لئے ایک براہ راست عمل ہے. شروع کرنے کے لئے نیچے کے اقدامات پر عمل کریں.
1. اپنے موجودہ دستاویز مینجمنٹ کے عمل کا جائزہ لیں
پہلا قدم یہ ہے کہ آپ کی تنظیم اس کے موجودہ دستاویز مینجمنٹ سسٹم میں کیا کمی ہے. ایک دستاویز کی زندگی سائیکل میں ہر مرحلے پر غور کریں: کون سی ٹیم کے ارکان ان دستاویزات کو تخلیق یا وصول کرتے ہیں؟ وہ کس طرح مشترکہ اور استعمال کرتے ہیں؟ کون تک رسائی حاصل ہے اور تبدیلیاں کر سکتی ہیں؟ وہ کس قسم کی تبدیلییں کرسکتے ہیں؟
واضح طور پر ہر ٹیم کے رکن کس طرح استعمال کرسکتے ہیں، انتظام، اور کمپنی کے دستاویزات کے ساتھ تعاون کرسکتے ہیں اس بات کا تعین کرنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ کا دستاویز مینجمنٹ سسٹم کیسے کام کرے گا.
2. آپ کی ضروریات پر مبنی دستاویز مینجمنٹ سسٹم کا ٹیسٹ کریں اور منتخب کریں
تنظیم بھر میں شروع کرنے سے قبل ایک چھوٹے پیمانے پر کسٹمر کے جائزے اور ٹیسٹ دستاویز مینجمنٹ سسٹم پڑھیں. یہ نقطہ نظر یقینی بناتا ہے کہ آپ اس نظام میں سرمایہ کاری نہیں کرتے جو آپ کی ضروریات کو پورا نہیں کرتے ہیں. سوالات کا جائزہ لینے کے لئے سوالات اگر ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم آپ کے لئے صحیح ہے تو:
جب آپ ایک ایسا نظام تلاش کرتے ہیں جو آپ کے لئے کام کرتا ہے، آئی ٹی ٹیم میں اس کی ترتیب سے پہلے اس کا جائزہ لینے کے لۓ لے آئے.
3. اپنا دستاویز مینجمنٹ کے قوانین کو قائم کریں
اگلے مرحلے میں ہر عمل کے لئے طریقہ کار بنانا ہے جو دستاویز مینجمنٹ سسٹم کے اندر اندر لے جایا جا سکتا ہے. اس میں اپ لوڈ کرنے اور میٹا ڈیٹا کو تبدیل کرنے، ڈاؤن لوڈ کرنے، اور آرکائیو کردہ معلومات کو دوبارہ حاصل کرنے کے لئے سب کچھ شامل ہے. ایک بار جب آپ کے طریقہ کار اور پالیسیوں کو جگہ میں موجود ہیں تو، موجودہ دستاویزات کو نظام میں اپ لوڈ کریں اور ترتیب دیں اور آپ کی ٹیموں کو نظام کا استعمال شروع کرنے کی اجازت دیں.
ہفتوں یا مہینے کے پہلے جوڑے کے لئے نئے نظام کی جانچ پڑتال جاری رکھیں. ٹیم لیڈز اور ٹیم کے ارکان کے ساتھ جائزہ لینے کے سیشن قائم کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ نظام متوقع طور پر کام کررہے ہیں. پورے دستاویز مینجمنٹ ورک فلو کا جائزہ لیں، بشمول خودکار پہلوؤں اور انسانی ڈیٹا انٹری پوائنٹس سمیت.
دستاویز مینجمنٹ سروسز میں تلاش کرنے کے لئے خصوصیات
آپ کے لئے صحیح دستاویز مینجمنٹ سسٹم آپ کے تنظیمی ضروریات پر انتہائی منحصر ہے. آپ کے موجودہ نظام میں آپ کو نوٹس آپ کو اپنے نئے نظام کے لئے سب سے اہم خصوصیات کا تعین کرنا چاہئے. دستاویز مینجمنٹ کے نظام میں تلاش کرنے کے لئے بنیادی خصوصیات میں شامل ہیں:
ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم کی قیمت کتنی ہے؟
کسی بھی قسم کے سافٹ ویئر کے نظام کے ساتھ، دستاویز مینجمنٹ کے نظام کی قیمتوں میں مختلف ہوتی ہیں. آپ سبسکرائب خدمات استعمال کرسکتے ہیں یا ایک مستقل لائسنس خرید سکتے ہیں. قیمتوں پر فعالیت، حجم اور دستاویزات کے سائز، ٹیم کے ارکان کی تعداد، اور سافٹ ویئر کی میزبانی کی جائے گی.
سبسکرائب دستاویز مینجمنٹ سروسز $ 15 / ماہ فی صارف تقریبا $ 200 تک کی حد تک ہے. کچھ نظاموں میں مفت یا فریمیمیم منصوبہ ہے، لیکن یہ اکثر طویل مدتی کاروباری ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ناکافی ہے. زیادہ سے زیادہ دستاویز مینجمنٹ سسٹم سافٹ ویئر کے حل بادل میزبان ہیں، لیکن کچھ ایک پر مبنی تنصیب کا اختیار پیش کرتے ہیں.
دستاویز مینجمنٹ سسٹم کے لئے کون ذمہ دار ہے؟
بڑے کمپنیوں کو دستاویز مینجمنٹ سسٹم میں سرگرمیوں کی نگرانی کے لئے ذمہ دار شخص ہوسکتا ہے. یہ شخص ریکارڈ مینیجر یا دستاویز کنٹرول ایڈمنسٹریٹر ہوسکتا ہے. چھوٹے کاروباروں میں، آفس مینیجر یا کاروباری مالک ذمہ دار ہوسکتا ہے.
بہت سے کمپنیاں درمیانے درجے میں کہیں گے، ایک نامزد ٹیم کے رکن کے ساتھ، عام طور پر یہ یا HR ڈیپارٹمنٹ مینیجر کو چلانے کے نامزد کردہ ٹیم کے رکن کے ساتھ. ان کرداروں میں ملازمین کو ان کی ملازمتیں کرنے کے لئے مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے استعمال کرنے اور ڈیٹا سیکورٹی اور ریگولیٹری تعمیل کے لئے ایک مضبوط تعریف ہے.
دستاویز مینجمنٹ سسٹم سے کون فائدہ ہوگا؟
ایک طاقتور دستاویز مینجمنٹ سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے کاروباری اداروں بڑے اور چھوٹے. یہ کمپنیوں کے لئے ایک مثالی حل ہے جہاں دستاویزات، فائلوں اور ڈیٹا، مسلسل، تخلیق، اور مسلسل مشترکہ ہیں.
دستاویز مینجمنٹ سسٹم کے فوائد کے صارفین - ملازمین آسانی سے ان کے کام کو آسانی سے انجام دے سکتے ہیں جہاں وہ کام کرتے ہیں، اور ہر کوئی جانتا ہے جب ایک دستاویز بدل گیا ہے.
استعمال کرنے کا طریقہUDN ٹاسک مینیجردستاویز مینجمنٹ سسٹم کے طور پر
یہ آپ کے دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو یکجا کرنے کے لئے سمجھتا ہےمنصوبےٹیموں کے لئے کام آسان بنانے کے لئے ایک مطابقت پذیر پلیٹ فارم میں مینجمنٹ سافٹ ویئر، جہاں وہ ہیں.
UDN ٹاسک مینیجرایسباہمی تعاون پروجیکٹ مینجمنٹ حلملازمین کے لئے یہ آسان بناتا ہے کہ اس منصوبے سے متعلقہ فائلوں کو آسانی سے اور محفوظ طریقے سے، تعاون اور مواصلات کو بڑھانے کے لۓ کسی بھی منصوبے کی تبدیلیوں کے بارے میں لوپ میں ہے.
دستاویزات کا اشتراک اور انتظام کرنے کے علاوہ،UDN ٹاسک مینیجرGoogle چادریں اور Gmail جیسے دیگر کاروباری اہم ایپلی کیشنز کے ساتھ ضم کرتے ہیں، آپ کے کاروباری کام کے بہاؤ کو تیز کرنے اور کم قیمت کے کاموں کو ختم کرنے کے لئے نئے خود کار طریقے سے عمل پیدا کرنے میں آسان بناتا ہے.UDN ٹاسک مینیجرسافٹ ویئر پراجیکٹ مینجمنٹ سے باہر جاتا ہے، انتہائی محفوظ باہمی تعاون کے ساتھ خصوصیات کے ساتھ کسی بھی سائز کی ٹیموں کے لئے ایک قابل قدر ڈیجیٹل ورکس کی تشکیل.
کیا آپ اپنا دستاویز مینجمنٹ کے عمل کو ترتیب دینے کے لئے تیار ہیں؟ A کے ساتھ شروعمفت آزمائشیUDN ٹاسک مینیجر آج.
