Hvad er et dokumentstyringssystem (DMS)?

Organisationer skaber i dag en massiv mængde dokumenter og data, som de opererer og forbinder med kunder, partnere og andre interessenter. Selv så mangeOvervej at gå papirløs, de fortsætter med at oprette, modtage og dele dokumenter fra deres mange arbejdsgange og systemer.

Oprettelse og udarbejdelse af dokumenter er forholdsvis nemt. Organisering og opbevaring af dem, så de er tilgængelige og sikre, er hvor de fleste hold løber ind i problemer. Denne artikel deler alt, hvad du behøver at vide, for sikkert at administrere dokumenter i din organisation. Vi går igennem, hvordan man implementerer et dokumentstyringssystem, udfordringer, du kan stå over for, og nøglefunktioner, der skal passe på et dokumentstyringssystem.

Hvad er dokumentstyring?

Dokumentstyring er, hvordan en organisation bruger, styrer og gemmer dokumenter i virksomheden. Disse dokumenter kan komme i forskellige formater, såsom PDF-filer, billeder, videoer, lyd, regneark, kodepakker osv.

De fleste dokumentstyringssystemer fokuserer på digitale filer, mens andre opbevarer fysiske genstande eller begge dele. Document Management Systems tjener som en enkelt kilde til sandhed for alle dine virksomheds information og arkiver. Når nogen med den rigtige adgang har brug for noget, ved de, hvor de skal se.

Brug af dokumenthåndteringssoftware hjælper med at forenkle dokumentets livscyklusstyringsproces i vid udstrækning. Du kan oprette automatiserede arbejdsgange og processer til at administrere, opdatere og gemme dokumenter, der er delt og brugt i virksomheden. Dokumentstyring hjælper også med at opretholde:

Hvad er formålet med en handlingsplan?

Når du implementerer et nyt dokumentstyringssystem eller opdatering af din eksisterende, skal du først planlægge, hvordan processen skal flyde. Du vil være klar over, hvordan information tilføjes, organiseres, gemmes og hentes.

Del dinhandlingsplanMed dine hold for at sikre, at alle følger retningslinjerne, der bevæger sig fremad. Din handlingsplan skal tage højde for forvaltningen af ​​eksisterende og nye dokumenter og digitale og fysiske kopier. Sørg for at du tester det nye system i en lille skala, før du ruller det ud til hele organisationen.

Hvordan et dokumentstyringssystem fungerer

Et dokumentstyringssystem organiserer dine dokumenter på mange måder, f.eks., Filtype, datatype, sikkerhed eller prioritetsniveau. Når nye dokumenter er modtaget eller oprettet, er de fanget og flyttet ind i systemet.

Dokumentstyringssystemet kan automatisk tilføje flere oplysninger til filen på dette tidspunkt, fx interne tags, etiketter og metadata, som f.eks. Opret eller uploadet et dokument og hvornår.

Document Management Systems Sorter derefter og gem det nye dokument eller data baseret på tidligere indstillede regler. Du kan begrænse tilladelser og reduktionsoplysninger i følsomme dokumenter, så kun godkendte brugere kan se dem eller foretage ændringer.

Hvad er et dokumentarkiv?

Et dokumentregister er lagerarmen i et dokumentstyringssystem. Selvom dets hovedfunktion lagrer dokumenter, er det mere end et simpelt arkivskab. Dokumentrepositorier sikrer og begrænser adgangen til interne virksomhedsdokumenter ved at levere tiered tilladelsesniveauer baseret på hver enkelt kriterium.

Når teams arbejder med et dokumentarkiv, minimerer de modstridende data, kommunikations-mishandlinger og misinformation i organisationen. Dette er især nyttigt, når du arbejder med eksterne parter og samarbejdspartnere som tredjepartsleverandører. Moderne dokumentrepositorerne rengør automatisk og opdaterer din database, fjernelse af duplikatposter og afskedigelser.

Hvorfor har virksomheder brug for Document Management System Software?

I dagens forretningslandskab med den fortsatte virkning af Covid-19 og skifte tilHybrid eller fjernbetjening, innovative virksomhedsejere og ledere er lange tidligere ved hjælp af ad hoc-systemer til styring, opbevaring og deling af dokumenter.

Virksomheder implementerer dokumentstyringssystemer for at få kontrol og indsigt i dokumenter og data, der kommer ind og forlader organisationen. Omarbejder eksterntEller på kontoret vil du sikre, at alle medarbejdere bruger de nyeste og up-to-date versioner af dokumenter, de arbejder med uden for meget besvær eller back-and-frem-mailing.

Teammedlemmer kan nemt tilføje kommentarer, forslag og annoteringer i Document Management System Software, hvilket gør det nemt at samarbejde, kommunikere, gennemgå og godkende arbejde.

Document Management System Software løser også sikkerheds- og data-revisionsproblemer ved at oprette stier af en dokumentlivscyklus fra oprettelse til ændring og distribution. Dette er nyttigt for intern ansvarlighed eller en prompt for en ekstern revision fra industriens myndigheder.

Hvad er fordelene ved dokumentstyringssystemer?

Fordelene ved at implementere dokumentstyringssystemer er signifikante og sammensatte hurtigt - markedsværdien af ​​Document Management Systems Industry forventes atStig til 6,78 mia. USD i 2023. Nøglefordele ved at implementere et dokumentstyringssystem omfatter:

Hvad er udfordringerne i dokumentstyring?

Med alle fordelene ved dokumenthåndtering er der stadig nogle udfordringer at passe på. Disse omfatter:

Sådan gennemføres et dokumentstyringssystem

Implementering af et dokumentstyringssystem er en retfærdig proces. Følg trinene nedenfor for at begynde.

1. Gennemgå din nuværende dokumenthåndteringsproces

Det første skridt er at gennemgå, hvad din organisation mangler i sit nuværende dokumentstyringssystem. Overvej hvert trin i et dokuments livscyklus: Hvilke holdmedlemmer opretter eller modtager disse dokumenter? Hvordan deles de og bruges? Hvem har adgang og kan foretage ændringer? Hvilken type ændringer kan de lave?

Afklare, hvordan hvert holdmedlem kan bruge, administrere og samarbejde med virksomhedsdokumenter hjælper med at bestemme, hvordan dit dokumentstyringssystem vil fungere.

2. Test og vælg et dokumentstyringssystem baseret på dine behov

Læs kundeanmeldelser og testdokumentstyringssystemer i en lille skala før lanceringen på tværs af organisationen. Denne tilgang sikrer, at du ikke investerer i et system, der ikke passer til dine behov. Spørgsmål til at bede om at vurdere, om et dokumentstyringssystem passer til dig, inkludere:

Når du finder et system, der fungerer for dig, skal du indsætte it-holdet for at gennemgå det, før du sætter det op.

3. Indstil dine dokumentstyringsregler

Det næste skridt er at skabe procedurer for alle handlinger, der kunne tages i dokumentstyringssystemet. Dette omfatter alt fra at uploade og tilføje metadata til at foretage ændringer, download og hentning af arkiverede oplysninger. Når dine procedurer og politikker er på plads, skal du uploade og sortere eksisterende dokumenter i systemet og lade dine hold begynde at bruge systemet.

Fortsæt med at teste det nye system for de første par uger eller måneder. Opsæt gennemsigtssessioner med holdledninger og holdmedlemmer til at indsamle feedback og sikre, at systemet fungerer som forventet. Gennemgå hele Document Management Workflow, herunder automatiserede aspekter og menneskelige dataindtastningspunkter.

Funktioner til at kigge efter i dokumentstyringstjenester

Det rigtige dokumentstyringssystem for dig er stærkt afhængig af dine organisatoriske behov. De huller, du bemærker i dit nuværende system, skal diktere de vigtigste funktioner til dit nye system. Grundlæggende funktioner til at søge efter i dokumentstyringssystemer omfatter:

Hvor meget koster et dokumentstyringssystem?

Som med enhver form for software system varierer dokumentstyringssystemerne. Du kan bruge abonnementstjenester eller købe en evig licens. Priserne afhænger af funktionalitet, volumen og størrelse af dokumenter, antallet af holdmedlemmer, og hvordan / hvor softwaren er hostet.

Abonnement Document Management Services spænder fra $ 15 / måned pr. Bruger til omkring $ 200. Nogle systemer har en fri eller freemium plan, men det er ofte utilstrækkeligt til at imødekomme langsigtede forretningsbehov. De fleste dokumentstyringssystem Software Solutions er Cloud-Hosted, men nogle tilbyder en on-premise installationsoption.

Hvem er ansvarlig for dokumentstyringssystemer?

Større virksomheder kan have en person ansvarlig for tilsyn med aktiviteter i dokumentstyringssystemet. Denne person kan være en records manager eller dokumentkontroladministrator. I mindre virksomheder kan kontorchef eller virksomhedsejer være ansvarlig.

Mange virksomheder falder et sted i midten, med et udpeget holdmedlem, der kører systemet, typisk en it- eller HR-afdelingsleder. Medarbejdere i disse roller er dygtige til at bruge styringssoftware til at gøre deres job og have en stærk forståelse for datasikkerhed og lovgivningsmæssig overholdelse.

Hvem ville have gavn af et dokumentstyringssystem?

Brug af et kraftfuldt dokumentstyringssystem fordele virksomheder store og små. Det er en ideel løsning for virksomheder, hvor dokumenter, filer og data er modtaget, oprettet og deles konstant.

Brugere af Document Management Systems Fordele - Medarbejdere kan udføre deres job med lethed, uanset hvor de arbejder fra, og alle ved, hvornår et dokument er ændret.

Sådan brugesUDN Task ManagerSom dokumentstyringssystem

Det er fornuftigt at kombinere dit dokumentstyringssystem ogprojektLedelsessoftware til en synkroniseret platform for at gøre arbejdet lettere for hold, uanset hvor de er.

UDN Task ManagerS. S.Collaborative Project Management SolutionGør det nemt for medarbejderne at dele projektrelaterede filer nemt og sikkert, hvilket forbedrer samarbejdet og kommunikationen, da hvert holdmedlem er i loopen vedrørende eventuelle projektændringer.

Ud over at dele og administrere dokumenter,UDN Task ManagerIntegreres med andre forretningskritiske applikationer som Google Sheets og Gmail, hvilket gør det nemt at oprette nye automatiserede processer for at fremskynde dine forretningsfilm og eliminere lavværdiopgaver.UDN Task Manager's software går ud over projektledelsen, med meget sikre samarbejdsfunktioner, der skaber et værdifuldt digitalt arbejdsområde for hold af enhver størrelse.

Er du klar til at få din dokumenthåndteringsproces i rækkefølge? Start med A.Gratis prøveversion af.UDN Task Manager i dag.