Mikä on asiakirjanhallintajärjestelmä (DMS)?

Järjestöt luovat tänään massiivisen määrän asiakirjoja ja tietoja, kun ne toimivat ja yhteydenpito asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien kanssa. Jopa niin montaHarkitse paperittomat, he edelleen luovat, vastaanottaa ja jakaa asiakirjoja monista työnkulkuista ja järjestelmistä.

Asiakirjojen luominen ja kokoaminen on suhteellisen helppoa. Järjestäminen ja säilyttäminen niin, että he ovat saatavilla ja turvallinen, on missä useimmat joukkueet törmäävät ongelmiin. Tämä artikkeli jakaa kaikki mitä sinun tarvitsee tietää turvallisesti hallita asiakirjat organisaatiossasi. Me käymme läpi, miten toteuttaa asiakirjanhallintajärjestelmä, haasteet, joita voit kohdata, ja tärkeimmät ominaisuudet katsomaan asiakirjanhallintajärjestelmää.

Mikä on asiakirjanhallinta?

Asiakirjanhallinta on, miten organisaatio käyttää, hallinnoi ja tallentaa asiakirjoja liiketoiminnassa. Nämä asiakirjat voivat tulla eri muodoissa, kuten PDF: llä, kuvissa, videoilla, ääni-, laskentataulukoilla, koodipaketeilla jne.

Useimmat asiakirjanhallintajärjestelmät keskittyvät digitaalisiin tiedostoihin, kun taas toiset tallentavat fyysisiä esineitä tai molempia. Asiakirjojen hallintajärjestelmät toimivat yhtenä totuuden lähteenä kaikille yrityksesi tiedot ja arkistot. Kun joku, jolla on oikea pääsy tarvitaan jotain, he tietävät, mistä näyttää.

Asiakirjojen hallintaohjelmiston avulla voidaan yksinkertaistaa asiakirjan elinkaaren hallintaprosessia suuressa määrin. Voit määrittää automatisoituja työnkulkuja ja prosesseja hallita, päivittää ja tallentaa yhtiössä jaetaan ja käyttää yhtiössä. Asiakirjanhallinta auttaa myös ylläpitämään:

Mikä on toimintasuunnitelman tarkoitus?

Kun käytät uutta asiakirjanhallintajärjestelmää tai päivittää olemassa olevan yhden, sinun on ensin suunniteltava prosessin virrata. Haluat olla selvillä siitä, miten tiedot lisätään, järjestetään, tallennetaan ja haetaan.

Jaa sinuntoimintasuunnitelmaJoukkueet varmistaa, että jokainen noudattaa suuntaviivoja eteenpäin. Toimintasuunnitelmasi olisi otettava huomioon nykyisten ja uusien asiakirjojen ja digitaalisten ja fyysisten kopioiden hallinta. Varmista, että testaat uuden järjestelmän pienellä mittakaavalla ennen kuin se siirtyy koko organisaatiolle.

Miten asiakirjanhallintajärjestelmä toimii

Asiakirjanhallintajärjestelmä järjestää asiakirjat monella tavalla, esim. Tiedostotyyppi, tietotyyppi, tietotila tai prioriteettitaso. Kun uusia asiakirjoja vastaanotetaan tai luodaan, ne on otettu ja siirretään järjestelmään.

Asiakirjanhallintajärjestelmä voi automaattisesti lisätä lisätietoja tiedostoon tässä kohdassa, esim. Sisäiset tunnisteet, tarrat ja metatiedot, kuten jotka ovat luoneet tai ladattu asiakirja ja milloin.

Asiakirjanhallintajärjestelmät lajittelevat ja tallenna uusi asiakirja tai tiedot aiemmin asetettuihin sääntöihin. Voit rajoittaa käyttöoikeuksia ja redadata tietoja arkaluonteisissa asiakirjoissa, joten vain hyväksyttyjä käyttäjät voivat tarkastella niitä tai tehdä muutoksia.

Mikä on asiakirjan arkisto?

Asiakirjan arkisto on asiakirjanhallintajärjestelmän säilytysvarsi. Vaikka sen päätoiminto tallentaa asiakirjoja, se on enemmän kuin yksinkertainen arkistokaappi. Asiakirjojen arkistot turvattavat ja rajoittavat pääsyä sisäisiin yritysasiakirjoihin tarjoamalla titratut lupatasot jokaisen kriteerin perusteella.

Kun joukkueet toimivat asiakirjojen arkiston kanssa, ne minimoivat ristiriitaiset tiedot, viestintähäiriöt ja väärinkäytökset organisaatiossa. Tämä on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet ulkoisten osapuolten ja yhteistyökumppaneiden kanssa, kuten kolmannen osapuolen toimittajat. Nykyaikaiset asiakirjojen arkistot puhdistavat automaattisesti ja päivittävät tietokannan, poistamalla päällekkäiset merkinnät ja irtisanomiset.

Miksi yritykset tarvitsevat asiakirjanhallintajärjestelmän ohjelmistoja?

Nykypäivän liiketoimintamaisemassa, ja jatkuvat COVID-19: n vaikutukset ja siirtyminenHybridi tai etätyö, Innovatiivisia yritysten omistajat ja johtajat ovat kaukana takanapäin käyttämällä ad-hoc-järjestelmiä hallintaan, tallentamiseen ja jakamiseen asiakirjoja.

Yritykset toteuttavat asiakirjojen hallintajärjestelmiä hallitsemaan ja näkemyksille asiakirjoista ja organisaatiosta tulevista tiedoista. OnkoTyöskentely etänäTai toimistossa haluat varmistaa, että kaikki työntekijät käyttävät viimeisimpiä ja ajan tasalla olevia asiakirjoja, joita he työskentelevät ilman liikaa vaivaa tai edestakaisin sähköpostitse.

Tiimin jäsenet voivat helposti lisätä kommentteja, ehdotuksia ja merkintöjä asiakirjanhallintajärjestelmäohjelmistossa, joten se on helppo tehdä yhteistyötä, kommunikoida, tarkistaa ja hyväksyä työtä.

Document Management System -ohjelmisto ratkaisee myös turvallisuus- ja datantarkastuskysymykset luomalla asiakirjan elinkaaren polkuja muuttamisesta ja jakelusta. Tämä on hyödyllistä sisäiselle vastuullisuudelle tai kehotelle alan viranomaisilta ulkopuolisille tarkastuksille.

Mitkä ovat asiakirjojen hallintajärjestelmien edut?

Asiakirjojen hallintajärjestelmien täytäntöönpanon edut ovat merkittäviä ja saapuvat nopeasti - asiakirjojen hallintajärjestelmäteollisuuden markkina-arvon ennustetaankasvaa 6,78 miljardiin dollariin vuoteen 2023 mennessä. Asiakirjanhallintajärjestelmän täytäntöönpanon tärkeimmät edut ovat:

Mitkä ovat asiakirjojen hallinnan haasteet?

Kaikkien asiakirjojen hallinnan edut ovat edelleen joitakin haasteita tarkkailemaan. Nämä sisältävät:

Asiakirjanhallintajärjestelmän toteuttaminen

Asiakirjanhallintajärjestelmän toteuttaminen on suoraviivainen prosessi. Aloita alla olevia ohjeita.

1. Tarkista nykyinen asiakirjojen hallintaprosessi

Ensimmäinen askel on tarkistaa, mitä organisaatiosi puuttuu nykyisessä asiakirjanhallintajärjestelmässä. Harkitse jokaisen askeleen asiakirjan elinkaaren suhteen: Mitkä tiimin jäsenet luovat tai vastaanottavat nämä asiakirjat? Miten ne jaetaan ja käytetään? Kuka on pääsy ja voi tehdä muutoksia? Millaisia ​​muutoksia he voivat tehdä?

Selvennetään, miten jokainen tiimi jäsen voi käyttää, hallita ja tehdä yhteistyötä yritysasiakirjojen kanssa auttaa määrittämään, miten asiakirjanhallintajärjestelmä toimii.

2. Testaa ja valitse asiakirjahallintajärjestelmä tarpeidesi perusteella

Lue asiakkaiden arvostelut ja testata asiakirjojen hallintajärjestelmät pienellä mittakaavalla ennen organisaation käynnistämistä. Tämä lähestymistapa varmistaa, että et sijoita järjestelmään, joka ei sovi tarpeisiisi. Kysymyksiä pyytää arvioimaan, onko asiakirjanhallintajärjestelmä sopiva sinulle:

Kun löydät järjestelmän, joka toimii sinulle, tuo IT-tiimi tarkistaaksesi sen ennen sen määrittämistä.

3. Aseta asiakirjojen hallintasäännöt

Seuraava vaihe on luoda menettelyjä jokaiselle toiminnalle, jotka voitaisiin ottaa asiakirjanhallintajärjestelmässä. Tämä sisältää kaiken lataamisen ja metatietojen lisäämisen muutoksen tekemiseen, lataamiseen ja arkistoitujen tietojen tekemiseen. Kun menettelyt ja käytännöt ovat paikallaan, lataavat ja lajittelevat nykyiset asiakirjat järjestelmässä ja antavat joukkueesi aloittaa järjestelmää.

Jatka uuden järjestelmän testaamista ensimmäisten kahden viikon tai kuukauden ajan. Aseta tarkastelun istuntoja tiimijohtajien ja tiimin jäsenten keräämään palautetta ja varmistavat, että järjestelmä toimii odotetulla tavalla. Tarkista koko asiakirjanhallinnan työnkulku, mukaan lukien automaattiset näkökohdat ja ihmisen tietojen syöttöpisteet.

Ominaisuudet etsiä asiakirjojen hallintapalvelut

Oikea asiakirjanhallintajärjestelmä sinulle on erittäin riippuvainen organisaatiotarpeistasi. Nykyisessä järjestelmässäsi huomaavat aukot sanovat uuden järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet. Perustoiminnot Haetaan asiakirjojen hallintajärjestelmissä:

Kuinka paljon asiakirjanhallintajärjestelmä maksaa?

Kuten mitä tahansa ohjelmistojärjestelmää, asiakirjojen hallintajärjestelmät vaihtelevat. Voit käyttää tilauspalveluita tai ostaa ikuisen lisenssin. Hinnat riippuvat asiakirjojen toiminnallisuudesta, äänenvoimakkuudesta ja koosta, tiimin jäsenten lukumäärästä ja siitä, miten / missä ohjelmisto on isännöity.

Tilausasiakirjan hallintapalvelut vaihtelevat $ 15 / kuukausi käyttäjältä noin 200 dollaria. Joissakin järjestelmissä on ilmainen tai freemium-suunnitelma, mutta tämä on usein riittämätön pitkäaikaisten liiketoiminnan tarpeisiin. Useimmat asiakirjanhallintajärjestelmän ohjelmistoratkaisut ovat pilvi-isännöityjä, mutta jotkut tarjoavat asiakkaan asennusvaihtoehdon.

Kuka vastaa asiakirjojen hallintajärjestelmistä?

Suuremmilla yrityksillä voi olla henkilö, joka vastaa toiminnan valvonnasta asiakirjojen hallintajärjestelmässä. Tämä henkilö voi olla kirjaa johtaja tai asiakirjanvalvontajärjestelmänvalvoja. Pienemmissä yrityksissä toimistopäällikkö tai yrityksen omistaja voi olla vastuussa.

Monet yritykset kuuluvat jonnekin keskelle, jossa on nimetty tiimin jäsen, joka toimii järjestelmä, tyypillisesti IT- tai HR-osastopäällikkö. Työntekijät näissä rooleissa ovat taitavat käyttämään hallintaohjelmistoja työpaikkojensa tekemiseen ja ovat voimakkaasti arvostusta tietoturvallisuudesta ja sääntelyn noudattamisesta.

Kuka hyötyy asiakirjanhallintajärjestelmästä?

Tehokkaan asiakirjanhallintajärjestelmän käyttäminen hyödyttää yrityksiä suuria ja pieniä. Se on ihanteellinen ratkaisu yrityksille, joissa asiakirjat, tiedostot ja tiedot vastaanotetaan, luodaan ja jaetaan jatkuvasti.

Asiakirjojen hallintajärjestelmät hyötyvät - työntekijät voivat suorittaa työnsä helposti riippumatta siitä, missä he työskentelevät, ja kaikki tietävät, milloin asiakirja on muuttunut.

Kuinka käyttääUDN-tehtävähallintaAsiakirjanhallintajärjestelmänä

On järkevää yhdistää asiakirjanhallintajärjestelmä jahankeJohtamisohjelmisto yhdeksi synkronoituna alustan helpottamiseksi tiimien helpottamiseksi riippumatta siitä, missä ne ovat.

UDN-tehtävähallinta "s YhteistyöprojektinhallintaratkaisuTyöntekijöiden on helppoa jakaa hankkeisiin liittyviä tiedostoja helposti ja turvallisesti, lisätä yhteistyötä ja viestintää kunkin tiimin jäsenenä, joka liittyy silmukan muutoksista.

Asiakirjojen jakamisen ja hallinnan lisäksi,UDN-tehtävähallintaIntegroituu muiden liiketoimintakriittisten sovellusten, kuten Google-arkkien ja Gmailin avulla, helpottaa uusien automaattisten prosessien luomista yrityksesi työnkulkujen nopeuttamiseksi ja vähimmäisarvoisten tehtävien poistamiseksi.UDN-tehtävähallintaOhjelmisto ylittää projektinhallinnan, ja erittäin turvalliset yhteistyöominaisuudet luovat arvokkaan digitaalisen työtilan mihin tahansa kokoon.

Oletko valmis saamaan asiakirjanhallintaprosessin järjestyksessä? Aloita avapaa kokeiluUDN-tehtävähallinta tänään.