एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस) क्या है?

संगठन आज बड़ी मात्रा में दस्तावेजों और डेटा बनाते हैं क्योंकि वे ग्राहकों, भागीदारों और अन्य हितधारकों के साथ काम करते हैं और संपर्क करते हैं। बहुत सेपेपरलेस जाने पर विचार करें, वे अपने कई वर्कफ़्लो और सिस्टम से दस्तावेज़ बनाना, प्राप्त करना और साझा करना जारी रखते हैं।

दस्तावेज बनाना और संकलन तुलनात्मक रूप से आसान है। उन्हें व्यवस्थित करना और संग्रहीत करना ताकि वे सुलभ और सुरक्षित हों, जहां अधिकांश टीम समस्याओं में भाग लेती हैं। यह आलेख आपको अपने संगठन में दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से प्रबंधित करने के लिए जानने की ज़रूरत है। हम दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, चुनौतियों का सामना करने के तरीके, और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए महत्वपूर्ण सुविधाओं को लागू करने के तरीके के माध्यम से जायेंगे।

दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?

दस्तावेज़ प्रबंधन यह है कि एक संगठन व्यवसाय में दस्तावेजों का उपयोग, प्रबंधन और स्टोर करता है। ये दस्तावेज विभिन्न प्रारूपों में आ सकते हैं, जैसे पीडीएफ, छवियों, वीडियो, ऑडियो, स्प्रेडशीट्स, कोड पैकेज इत्यादि।

अधिकांश दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली डिजिटल फाइलों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जबकि अन्य भौतिक वस्तुओं या दोनों को स्टोर करते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपकी सभी कंपनी की जानकारी और अभिलेखागार के लिए सत्य के एक स्रोत के रूप में कार्य करती है। जब किसी भी व्यक्ति को सही पहुंच के साथ कुछ चाहिए, तो वे जानते हैं कि कहां देखना है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग दस्तावेज़ जीवन चक्र प्रबंधन प्रक्रिया को काफी हद तक सरल बनाने में मदद करता है। आप कंपनी में साझा किए गए और उपयोग किए गए दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने, अद्यतन करने और स्टोर करने के लिए स्वचालित वर्कफ़्लो और प्रक्रिया सेट कर सकते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन भी बनाए रखने में मदद करता है:

एक कार्य योजना का उद्देश्य क्या है?

एक नई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली लागू करते समय या अपने मौजूदा को अद्यतन करते समय, आपको पहले योजना बनाना चाहिए कि प्रक्रिया को कैसे प्रवाह करना चाहिए। आप इस बारे में स्पष्ट होना चाहते हैं कि जानकारी कैसे जोड़ा गया है, व्यवस्थित, संग्रहीत और पुनर्प्राप्त किया गया है।

अपने साझा करेंकार्य योजनाआपकी टीमों के साथ यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई आगे बढ़ते दिशानिर्देशों का पालन करता है। आपकी कार्य योजना को मौजूदा और नए दस्तावेज़ों और डिजिटल और भौतिक प्रतियों के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप पूरे संगठन में इसे रोल करने से पहले एक छोटे पैमाने पर नई प्रणाली का परीक्षण करें।

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैसे काम करती है

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपके दस्तावेज़ों को कई तरीकों से व्यवस्थित करती है, उदाहरण के लिए, फ़ाइल प्रकार, डेटा प्रकार, सुरक्षा, या प्राथमिकता स्तर। जब नए दस्तावेज़ प्राप्त या बनाए जाते हैं, तो उन्हें कब्जा कर लिया जाता है और सिस्टम में स्थानांतरित किया जाता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्वचालित रूप से इस बिंदु पर फ़ाइल को अधिक जानकारी जोड़ सकती है, उदाहरण के लिए, आंतरिक टैग, लेबल, और मेटाडेटा जैसे कि दस्तावेज़ बनाया या अपलोड किया गया है और कब।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली फिर पहले सेट नियमों के आधार पर नए दस्तावेज़ या डेटा को सॉर्ट और स्टोर करें। आप अनुमतियों को सीमित कर सकते हैं और संवेदनशील दस्तावेजों में जानकारी को पुनः सक्रिय कर सकते हैं, इसलिए केवल अनुमोदित उपयोगकर्ता उन्हें देख सकते हैं या परिवर्तन कर सकते हैं।

एक दस्तावेज़ भंडार क्या है?

एक दस्तावेज़ भंडार एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की भंडारण शाखा है। यद्यपि इसका मुख्य कार्य दस्तावेजों को संग्रहीत कर रहा है, यह एक साधारण फाइलिंग कैबिनेट से अधिक है। दस्तावेज़ रिपॉजिटरीज़ प्रत्येक के मानदंडों के आधार पर टीयर किए गए अनुमति स्तर प्रदान करके आंतरिक कंपनी दस्तावेजों तक पहुंच सुरक्षित और प्रतिबंधित करें।

जब टीम एक दस्तावेज़ भंडार के साथ काम करती हैं, तो वे संगठन के भीतर विरोधाभासी डेटा, संचार दुर्घटना, और गलत सूचना को कम करते हैं। बाहरी पार्टियों और सहयोगियों के साथ तीसरे पक्ष के विक्रेताओं जैसे सहयोगियों के साथ काम करते समय यह विशेष रूप से उपयोगी होता है। आधुनिक दस्तावेज़ भंडार स्वचालित रूप से आपके डेटाबेस को साफ और अपडेट करते हैं, डुप्लिकेट प्रविष्टियां और अनावश्यकता को हटा देते हैं।

कंपनियों को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर की आवश्यकता क्यों है?

आज के व्यापार परिदृश्य में, कोविड -19 के निरंतर प्रभाव के साथ और स्विचिंगहाइब्रिड या रिमोट वर्किंग, अभिनव व्यापार मालिकों और प्रबंधकों को प्रबंधित, भंडारण और साझा करने के लिए विज्ञापन-हॉक सिस्टम का उपयोग करके लंबे समय से अतीत है।

कंपनियां दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को दस्तावेजों और डेटा से प्रवेश करने और छोड़ने से नियंत्रण और अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए कार्यान्वित करती हैं। चाहेदूर से काम करनाया कार्यालय में, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी कर्मचारी दस्तावेज़ों के सबसे हालिया और अद्यतित संस्करणों का उपयोग करते हैं, वे बिना किसी परेशानी या बैक-एंड-फॉर ईमेलिंग के साथ काम करते हैं।

टीम के सदस्य दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम सॉफ़्टवेयर में आसानी से टिप्पणियां, सुझाव और एनोटेशन जोड़ सकते हैं, जिससे काम सहयोग, संवाद, समीक्षा और अनुमोदन करना आसान हो जाता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर सृजन से संशोधन और वितरण तक दस्तावेज़ जीवन चक्र के ट्रेल्स बनाकर सुरक्षा और डेटा लेखापरीक्षा मुद्दों को भी हल करता है। यह आंतरिक उत्तरदायित्व या उद्योग के अधिकारियों से बाहरी लेखापरीक्षा के लिए एक संकेत के लिए उपयोगी है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ क्या हैं?

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लाभ महत्वपूर्ण और तेजी से बढ़ रहे हैं - दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उद्योग का बाजार मूल्य अनुमानित है2023 तक $ 6.78 बिलियन की वृद्धि। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के प्रमुख लाभों में शामिल हैं:

दस्तावेज़ प्रबंधन की चुनौतियां क्या हैं?

दस्तावेज़ प्रबंधन के सभी लाभों के साथ, अभी भी कुछ चुनौतियों के लिए देखने के लिए हैं। इसमें शामिल है:

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कैसे कार्यान्वित करें

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करना एक सीधी प्रक्रिया है। शुरू करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

1. अपनी वर्तमान दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया की समीक्षा करें

पहला कदम यह है कि आपके संगठन को अपने वर्तमान दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में क्या कमी है। दस्तावेज़ के जीवन चक्र में हर कदम पर विचार करें: कौन सी टीम के सदस्य इन दस्तावेजों को बनाते हैं या प्राप्त करते हैं? वे कैसे साझा किए जाते हैं और उपयोग किए जाते हैं? किसके पास पहुंच है और परिवर्तन कर सकते हैं? वे किस प्रकार के परिवर्तन कर सकते हैं?

यह स्पष्ट करना कि प्रत्येक टीम सदस्य कंपनी दस्तावेजों के साथ कैसे उपयोग, प्रबंधन और सहयोग कर सकता है यह निर्धारित करने में सहायता करता है कि आपकी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैसे काम करेगी।

2. अपनी आवश्यकताओं के आधार पर एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का परीक्षण करें और चुनें

संगठन में लॉन्च करने से पहले एक छोटे पैमाने पर ग्राहक समीक्षा और परीक्षण दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पढ़ें। यह दृष्टिकोण यह सुनिश्चित करता है कि आप ऐसी प्रणाली में निवेश न करें जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं है। यदि कोई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपके लिए सही है तो मूल्यांकन करने के लिए प्रश्न शामिल हैं:

जब आपको एक ऐसी प्रणाली मिलती है जो आपके लिए काम करती है, तो इसे स्थापित करने से पहले इसकी समीक्षा करने के लिए आईटी टीम में लाएं।

3. अपने दस्तावेज़ प्रबंधन नियमों को स्थापित करें

अगला कदम दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के भीतर ली जा सकने वाली प्रत्येक क्रिया के लिए प्रक्रियाएं बनाना है। इसमें संग्रहीत जानकारी को बदलने, डाउनलोड करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए मेटाडेटा अपलोड करने और जोड़ने से सबकुछ शामिल है। एक बार आपकी प्रक्रियाओं और नीतियों की जगह हो जाने के बाद, सिस्टम में मौजूदा दस्तावेज अपलोड और सॉर्ट करें और अपनी टीमों को सिस्टम का उपयोग शुरू करने की अनुमति दें।

पहले जोड़े या महीनों के लिए नई प्रणाली का परीक्षण जारी रखें। प्रतिक्रिया एकत्र करने के लिए टीम लीड्स और टीम के सदस्यों के साथ समीक्षा सत्र स्थापित करें और सुनिश्चित करें कि सिस्टम अपेक्षित के रूप में काम कर रहा है। स्वचालित पहलुओं और मानव डेटा प्रविष्टि बिंदुओं सहित पूरे दस्तावेज़ प्रबंधन वर्कफ़्लो की समीक्षा करें।

दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाओं में देखने के लिए विशेषताएं

आपके लिए सही दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपकी संगठनात्मक आवश्यकताओं पर अत्यधिक निर्भर है। आपके वर्तमान सिस्टम में जो अंतर देखते हैं उन्हें आपके नए सिस्टम के लिए सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं को निर्देशित करना चाहिए। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में देखने के लिए मौलिक विशेषताओं में शामिल हैं:

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की लागत कितनी है?

किसी भी प्रकार की सॉफ़्टवेयर सिस्टम के साथ, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की कीमतें भिन्न होती हैं। आप सदस्यता सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं या एक सतत लाइसेंस खरीद सकते हैं। कीमतें कार्यक्षमता, मात्रा और दस्तावेजों के आकार, टीम के सदस्यों की संख्या, और सॉफ्टवेयर की मेजबानी की जाती हैं।

सदस्यता दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएं प्रति उपयोगकर्ता $ 15 / माह से लगभग $ 200 तक हैं। कुछ प्रणालियों में एक मुक्त या फ्रीमियम योजना होती है, लेकिन लंबी अवधि की व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए यह अक्सर अपर्याप्त होता है। अधिकांश दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर समाधान क्लाउड-होस्ट किए जाते हैं, लेकिन कुछ एक ऑन-प्रिमाइस इंस्टॉलेशन विकल्प प्रदान करते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए कौन जिम्मेदार है?

बड़ी कंपनियों के पास दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में गतिविधियों की निगरानी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति हो सकता है। यह व्यक्ति एक रिकॉर्ड प्रबंधक या दस्तावेज़ नियंत्रण प्रशासक हो सकता है। छोटे व्यवसायों में, कार्यालय प्रबंधक या व्यापार मालिक जिम्मेदार हो सकता है।

कई कंपनियां मध्य में कहीं भी आती हैं, जिसमें एक निर्दिष्ट टीम सदस्य सिस्टम चल रहा है, आमतौर पर एक आईटी या एचआर डिपार्टमेंट मैनेजर। इन भूमिकाओं में कर्मचारी प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए अपनी नौकरियों का उपयोग करने में सक्षम होते हैं और डेटा सुरक्षा और नियामक अनुपालन के लिए मजबूत प्रशंसा करते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली से कौन लाभान्वित होगा?

एक शक्तिशाली दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग व्यवसाय बड़े और छोटे लाभ के लाभ। यह उन कंपनियों के लिए एक आदर्श समाधान है जहां दस्तावेज़, फाइलें और डेटा, प्राप्त, बनाए गए, और लगातार साझा किए जाते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली लाभ के उपयोगकर्ता - कर्मचारी अपनी नौकरी आसानी से कर सकते हैं, भले ही वे कहां से काम करते हैं, और जब कोई दस्तावेज़ बदल गया है तो हर कोई जानता है।

कैसे इस्तेमाल करेयूडीएन कार्य प्रबंधकएक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के रूप में

यह आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को गठबंधन करने के लिए समझ में आता हैपरियोजनाटीमों के लिए काम आसान बनाने के लिए एक सिंक्रनाइज़ किए गए मंच में प्रबंधन सॉफ्टवेयर, चाहे वे कहां हों।

यूडीएन कार्य प्रबंधक'एससहयोगी परियोजना प्रबंधन समाधानकर्मचारियों के लिए परियोजना से संबंधित फ़ाइलों को आसानी से और सुरक्षित रूप से साझा करना आसान बनाता है, सहयोग और संचार को बढ़ाने के लिए प्रत्येक टीम के सदस्य किसी भी परियोजना में परिवर्तन के संबंध में लूप में है।

दस्तावेजों को साझा करने और प्रबंधित करने के अलावा,यूडीएन कार्य प्रबंधकGoogle शीट्स और जीमेल जैसे अन्य व्यावसायिक-महत्वपूर्ण अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत करता है, जिससे आपके व्यावसायिक वर्कफ़्लो को तेज करने और कम मूल्य वाले कार्यों को खत्म करने के लिए नई स्वचालित प्रक्रियाएं बनाना आसान हो जाता है।यूडीएन कार्य प्रबंधकका सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट से परे चला जाता है, अत्यधिक सुरक्षित सहयोगी विशेषताओं के साथ किसी भी आकार की टीमों के लिए एक मूल्यवान डिजिटल वर्कस्पेस बनाते हैं।

क्या आप अपनी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया को क्रम में प्राप्त करने के लिए तैयार हैं? एक के साथ शुरू करोनि: शुल्क परीक्षणयूडीएन कार्य प्रबंधक आज।