Ce este un sistem de gestionare a documentelor (DMS)?

Organizațiile creează astăzi o sumă masivă de documente și date pe măsură ce operează și colaborează cu clienții, partenerii și alte părți interesate. Chiar și la fel de multeLuați în considerare să mergeți fără hârtie, ei continuă să creeze, să primească și să împărtășească documente din numeroasele fluxuri și sisteme de lucru.

Crearea și compilarea documentelor este relativ ușoară. Organizarea și stocarea acestora, astfel încât acestea să fie accesibile și sigure este locul în care majoritatea echipelor se confruntă cu probleme. Acest articol împărtășește tot ce trebuie să știți pentru a gestiona în siguranță documentele din organizația dvs. Vom trece prin modul de implementare a unui sistem de management al documentelor, provocări cu care vă puteți confrunta și caracteristici cheie pentru a căuta un sistem de gestionare a documentelor.

Ce este gestionarea documentelor?

Gestionarea documentelor este modul în care o organizație utilizează, administrează și stochează documente în afaceri. Aceste documente pot veni în diferite formate, cum ar fi PDF-uri, imagini, videoclipuri, audio, foi de calcul, pachete de cod etc.

Cele mai multe sisteme de gestionare a documentelor se concentrează pe fișierele digitale, în timp ce altele stochează obiecte fizice sau ambele. Sistemele de gestionare a documentelor servesc ca o singură sursă de adevăr pentru toate informațiile și arhivele companiei dvs. Când cineva cu accesul potrivit are nevoie de ceva, ei știu unde să se uite.

Utilizarea software-ului de gestionare a documentelor ajută la simplificarea în mare măsură procesul de gestionare a ciclului de viață al documentelor. Puteți configura fluxuri și procese automate de lucru pentru a gestiona, actualiza și stoca documente partajate și utilizate în companie. Managementul documentelor ajută la menținerea:

Care este scopul unui plan de acțiune?

La punerea în aplicare a unui nou sistem de gestionare a documentelor sau actualizarea celui existent, trebuie să planificați mai întâi modul în care procesul ar trebui să curgă. Doriți să fiți clar despre modul în care sunt adăugate informații, organizate, stocate și recuperate.

Imparteplan de acțiuneCu echipele dvs. pentru a vă asigura că toată lumea respectă liniile directoare care se deplasează înainte. Planul dvs. de acțiune ar trebui să țină seama de gestionarea documentelor existente și noi și a copiilor digitale și fizice. Asigurați-vă că testați noul sistem la o scară mică înainte de ao rula la întreaga organizație.

Cum funcționează un sistem de gestionare a documentelor

Un sistem de gestionare a documentelor vă organizează documentele în mai multe moduri, de exemplu, tip de fișier, tip de date, securitate sau nivel prioritar. Când sunt primite sau create documente noi, acestea sunt capturate și mutate în sistem.

Sistemul de gestionare a documentelor poate adăuga automat mai multe informații fișierului în acest moment, de exemplu, etichete interne, etichete și metadate cum ar fi cine au creat sau au încărcat un document și când.

Sistemele de gestionare a documentelor sortați și stocați noul document sau date pe baza regulilor stabilite anterior. Puteți să limitați permisiunile și informațiile de redactare în documente sensibile, astfel încât utilizatorii autorizați să le poată vedea sau să facă modificări.

Ce este un depozit de documente?

Un depozit de documente este brațul de stocare al unui sistem de gestionare a documentelor. Deși principala sa funcție stochează documente, este mai mult decât un simplu cabinet de depunere. Reportări de documente sigurează și restricționează accesul la documentele interne ale companiei prin furnizarea unor niveluri de permisiune de bază pe baza criteriilor fiecăreia dintre acestea.

Atunci când echipele lucrează cu un depozit de documente, acestea minimizează datele contradictorii, nepotul de comunicare și dezinformarea în cadrul organizației. Acest lucru este util în special atunci când lucrați cu părțile externe și colaboratori precum vânzătorii terți. Refuzorii de documente moderne curăță automat și actualizează baza de date, eliminând intrările duplicate și concedierile.

De ce companiile au nevoie de software de sistem de gestionare a documentelor?

În peisajul de afaceri de astăzi, cu impactul continuu al COVID-19 și trecerea lahibrid sau de lucru la distanță, proprietarii de afaceri inovatoare și managerii sunt mult timp folosind sisteme ad-hoc pentru gestionarea, stocarea și partajarea documentelor.

Companiile implementează sisteme de gestionare a documentelor pentru a obține controlul și perspectivele de la documente și date care intră și părăsesc organizația. DacăLucrul de la distanțăsau la birou, pe care doriți să se asigure că toți angajații utilizează cea mai recentă și până la versiuni actualizate ale documentelor cu care lucrează fără prea mari bătăi de cap sau de back-te-vino email.

Membrii echipei pot adăuga cu ușurință comentarii, sugestii și adnotări în software-ul sistemului de management al documentelor, făcându-l ușor de a colabora, de a comunica, de revizuire, și aprobă munca.

Documentul de software de sistem de management rezolvă, de asemenea, probleme de securitate și de audit de date prin crearea de trasee ale unui ciclu de viata al documentelor de la crearea la modificarea și distribuție. Acest lucru este util pentru responsabilitatea internă sau un prompt pentru un audit extern din partea autorităților din industrie.

Care sunt avantajele sistemelor de management al documentelor?

Beneficiile implementării sistemelor de management al documentelor sunt semnificative și compoundare rapid - valoarea de piață a documentului industriei sistemelor de management este proiectat pentru acrește la 6780000000 $ de 2023. Principalele beneficii ale implementării unui sistem de management al documentelor includ:

Care sunt provocările legate de managementul documentelor?

Cu toate beneficiile de management al documentelor, există încă unele provocări pentru a vă feriți. Acestea includ:

Cum să pună în aplicare un sistem de management al documentelor

Implementarea unui sistem de management al documentelor este un proces simplu. Urmați pașii de mai jos pentru a începe.

1. Examinați procesul actual de management al documentelor

Primul pas este de a revizui ceea ce îi lipsește organizația dvs. în sistemul actual de management al documentelor. Luați în considerare fiecare pas în ciclul de viață al unui document: care membrii echipei a crea sau a primi aceste documente? Cum sunt împărtășite și utilizate? Cine are acces și poate face modificări? Ce tip de modificări pot face ei?

Clarificarea modului de fiecare membru al echipei poate folosi, administra, și să colaboreze cu documentele firmei ajută la stabilirea modul în care va funcționa sistemul de management al documentelor.

2. Testați și pentru a alege un sistem de management al documentelor bazat pe nevoile dumneavoastră

Citeste opiniile clienților și sisteme de management al documentelor de testare la scară mică, înainte de a lansa în întreaga organizație. Această abordare vă asigură nu investesc într-un sistem care nu se potrivește nevoilor dumneavoastră. Întrebări pentru a cere să evalueze dacă un sistem de management al documentelor este potrivit pentru tine includ:

Când găsiți un sistem care lucreaza pentru tine, aduce în echipa de IT să-l revizuiască înainte de a-l.

3. Configurați regulile de gestionare a documentelor

Următorul pas este de a crea proceduri pentru fiecare acțiune care ar putea fi luate în cadrul sistemului de management al documentelor. Aceasta include totul, de la încărcarea și metadate adăugarea de a face modificări, descărcarea și recuperarea informațiilor arhivate. Odată ce procedurile și politicile dvs. sunt la locul lor, încărcați și documentele de sortare existente în sistem și permite echipelor dvs. să înceapă utilizarea sistemului.

Continua pentru a testa noul sistem pentru primele două săptămâni sau luni. Configurarea sesiuni de revizuire cu piste de echipă și membrii echipei pentru feedback-ul și de a asigura collect sistemul funcționează conform așteptărilor. Examinați întregul flux de lucru de gestionare a documentelor, inclusiv aspectele automate și punctele de intrare a datelor umane.

Caracteristici să caute în domeniul serviciilor de management al documentelor

Sistemul de management al documentelor pentru dreptul de tine depinde în mare măsură de nevoile tale de organizare. Golurile pe care le observați în sistemul actual ar trebui să dicteze cele mai importante caracteristici pentru noul sistem. caracteristici fundamentale pentru a căuta în sistemele de management al documentelor includ:

Cât costă un sistem de management al documentelor?

Ca și în cazul oricărui tip de sistem software, prețurile sistemelor de gestionare a documentelor variază. Puteți utiliza servicii de abonament sau puteți cumpăra o licență perpetuă. Prețurile depind de funcționalitatea, volumul și mărimea documentelor, numărul membrilor echipei și cum / unde este găzduit software-ul.

Serviciile de gestionare a documentelor de abonament variază de la 15 USD / lună pe utilizator la aproximativ 200 de dolari. Unele sisteme au un plan liber sau de libertate, dar acest lucru este adesea insuficient pentru a satisface nevoile de afaceri pe termen lung. Majoritatea soluțiilor software de gestionare a documentelor sunt găzduite de nor, dar unele oferă o opțiune de instalare on-premisă.

Cine este responsabil pentru sistemele de gestionare a documentelor?

Companiile mai mari pot avea o persoană responsabilă de supravegherea activităților în sistemul de management al documentelor. Această persoană poate fi un manager de înregistrări sau administrator de control al documentelor. În întreprinderile mai mici, managerul de birouri sau proprietarul afacerii pot fi responsabile.

Multe companii cad undeva în mijloc, cu un membru al echipei desemnat care conduce sistemul, de obicei un manager de departament IT sau HR. Angajații din aceste roluri sunt adepți la utilizarea software-ului de management pentru a-și face locurile de muncă și au o apreciere puternică pentru securitatea datelor și respectarea reglementărilor.

Cine ar beneficia de un sistem de management al documentelor?

Folosind un sistem puternic de gestionare a documentelor, beneficiază întreprinderile mari și mici. Este o soluție ideală pentru companiile în care documentele, fișierele și datele sunt primite, create și împărtășite constant.

Utilizatorii de sisteme de management al documentelor Beneficii - Angajații își pot îndeplini sarcina cu ușurință, indiferent de locul în care lucrează și toată lumea știe când un document sa schimbat.

Cum se utilizeazăManager de sarcini UDN.Ca sistem de gestionare a documentelor

Este logic să combinați sistemul de gestionare a documentelor șiproiectSoftware-ul de management într-o singură platformă sincronizată pentru a face munca mai ușoară pentru echipe, indiferent de locul în care sunt.

Manager de sarcini UDN. S. Soluție de gestionare a proiectelor colaborativeEa face ușor angajații să împărtășească fișiere legate de proiect cu ușurință și în siguranță, sporind colaborarea și comunicarea ca fiecare membru al echipei este în bucla cu privire la orice schimbări de proiect.

În plus față de partajarea și gestionarea documentelor,Manager de sarcini UDN.Se integrează cu alte aplicații critice de afaceri, cum ar fi Google Foile și Gmail, făcând ușor să creați noi procese automate pentru a vă accelera fluxurile de lucru de afaceri și pentru a elimina sarcinile cu valoare redusă.Manager de sarcini UDN.Software-ul depășește managementul proiectelor, cu caracteristici de colaborare extrem de sigure creând un spațiu de lucru digital valoros pentru echipe de orice dimensiune.

Sunteți gata să obțineți procesul de gestionare a documentelor în ordine? Începe cu A.procesul gratuit alManager de sarcini UDN. azi.