Γιατί η δημιουργική σας ομάδα δεν χρησιμοποιεί το λογισμικό διαχείρισης έργων σας
Μετά από μήνες κρυπτογράφησης σε έργα του τερματισμού την τελευταία στιγμή, σπαταλώντας ώρες ψάχνοντας για τα σχόλιά θαμμένος στο inbox σας και λείπει ένα πάρα πολλές προθεσμίες, έχετε είχε. Κάτι πρέπει να αλλάξει.
Όντας ο πολυμήχανος Λύνω προβλήματα είσαι, θα βρεθεί μια λύση:διαχείριση έργουλογισμικό. ΕΝΑεπαγγελματικές υπηρεσίες λογισμικού διαχείρισηςθα βελτιώσει έργα, αύξηση της συνεργασίας, την παροχήεργαλεία διαχείρισης της ομάδας, Και να βοηθήσει την ομάδα σας διαχειρίζεται δημιουργικά έργα.
Μετά την αξιολόγηση δεκάδες πλατφόρμες για να βρείτε την τέλεια εφαρμογή, και ο ελεύθερος χρόνος και τα χρήματά σας για να αναπτύξετε το, υπάρχει μόνο ένα πρόβλημα: Κανείς δεν το χρησιμοποιείτε.
Μην ανησυχείτε! Δεν είσαι μόνος. ΕΝΑέρευνα HubSpotΠοσοστό 80% των δημιουργικών φορέων ισχυρίζονται ότι η χρήσηέργολογισμικό διαχείρισης. Ωστόσο:
Το ηθικό δίδαγμα της ιστορίας: Αν και αυτές οι δημιουργικές ομάδες θα μπορούσαν λογισμικό «χρήση» διαχείριση του έργου, από όπου και αν κατά πάσα πιθανότητα δεν κάνει τόσο αποτελεσματικά, ή αρκετά.
Να πάρει ο καθένας επί του σκάφους είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της πλατφόρμας διαχείρισης του έργου. Εδώ είναι πέντε λόγοι για δημιουργική ομάδα σας δεν χρησιμοποιεί δημιουργικά το λογισμικό διαχείρισης του έργου σας, και τι μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την έγκριση.
1. Η δημιουργική διαδικασία αίτημα είναι υπερβολικά περίπλοκο
Οι δημιουργικές σλιπ υποτίθεται ότι κάνει τις ομάδες πιο αποτελεσματική, αλλά μπορεί εύκολα να γίνει ένα βάρος. Κάντε τους είναι πολύ υψηλού επιπέδου και δημιουργικές ομάδες δεν θα έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λειτουργήσει αποτελεσματικά, οδηγώντας σε πρόσθετες κλήσεις παρακολούθησης και συναντήσεις. Από την άλλη πλευρά, όταν σλιπ απαιτεί πάρα πολλές λεπτομέρειες, αιτούντες δεν τα συμπληρώσετε.
Όταν δημιουργική σλιπ σταματήσει να είναι χρήσιμη, ομάδες επανέλθει στις παλιές τους συνήθειες της επικοινωνίας και της γηπεδούχου αιτήματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή Slack, τραβώντας ο καθένας από εργαλείο διαχείρισης του έργου σας. δημιουργική ομάδα σας δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε μια πλατφόρμα διαχείρισης του έργου, αν οι πελάτες τους δεν θα.
Λύση:Υπάρχει μια γραμμή πρόστιμο μεταξύ εύκολη και χρήσιμη, και το λογισμικό διαχείρισης του έργου σας πρέπει να σας δώσει τη δυνατότητα να χτίσει σλιπ που λειτουργούν πραγματικά για σας, όχι εναντίον σας.
Δυναμικά έντυπα αιτήματοςσας επιτρέπουν να δημιουργήσετε δημιουργική σλιπ με βάση τις ανάγκες σας με μια ποικιλία τύπων τομέα, συμπεριλαμβανομένων σύντομες απαντήσεις, τις σκέψεις, πλαίσια ελέγχου, ημερομηνίες, αναπτυσσόμενα μενού, αριθμητικές, συνημμένα αρχεία, και πολλά άλλα. Οι ερωτήσεις αλλάζουν με βάση τις πληροφορίες που ο αιτών παρέχει, καθώς συμπληρώσετε τη σύντομη για να εξασφαλίσει τη δημιουργική ομάδα σας παίρνει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να ρωτήσει περιττές ερωτήσεις.
Αυτές οι μορφές επίσης αυτόματα ανάθεσης καθηκόντων στο δικαίωμα των μελών της ομάδας, ώστε το έργο να ξεκινήσει το συντομότερο την υποβολή της αίτησης.
2. Απλά One More Εργαλείο Ήρθε Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε
Σήμερα υπάρχει ένα εργαλείο για σχεδόν τα πάντα-από την κουβέντα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην προβολή δεδομένων. Κατά μέσο όρο,έμποροι χρησιμοποιούν εργαλεία 12να διαχειριστείτε τις καμπάνιες και τα δεδομένα. Ο χρόνος που δαπανάται μεταφορά πληροφοριών και την εναλλαγή μεταξύ αυτών των εργαλείων προσθέτει επάνω. Η μετατόπιση μεταξύ των καθηκόντων (ή εργαλεία)κοστίζει έως και 40%του παραγωγικού χρόνου ενός ατόμου.
δημιουργική ομάδα σας πιθανότατα έχει μια χούφτα των εργαλείων (ή περισσότερες) που βασίζονται σε κάθε μέρα. Προσθέτοντας τη διαχείριση του έργου για την εργαλειοθήκη τους, μπορεί να αισθάνεται σαν ένα ακόμη βήμα σε μια ήδη μακρά δημιουργική διαδικασία, αλλά δεν πρέπει να είναι.
Λύση:ΔΙΑΛΕΞΕ ΕΝΑσύστημα διαχείρισης εργασιώνο οποίος συγκεντρώνει αυτά τα κομμάτια της δημιουργικής παζλ και να ενσωματώνει με τα προγράμματα δημιουργική ομάδα σας χρησιμοποιεί ήδη. Για παράδειγμα,UDN Task Manager«S Adobe Creative Cloud Suite Παράταση επιτρέπει στους σχεδιαστές να την άποψη των καθηκόντων, τα σχόλια κάνουν, αρχεία μεταφόρτωσης, και πιο άμεσα από το InDesign, Photoshop και άλλα εργαλεία της Adobe.
Η δημιουργική ομάδα της ΠΔΚ HealthCare αγωνιζόταν να διαχειριστεί έως και 400 δημιουργικό αιτήματα κάθε μήνα πριν από την βρήκανUDN Task Manager'μικρόAdobe Creative Cloud Επέκταση, Λέει η Heidi Wessler, Γραφιστική Συντονιστής στην ΠΔΚ HealthCare.
«Από το InDesign, απλά πηγαίνετε στοUDN Task Managerεπέκταση, να δούμε τι αλλαγές θα πρέπει να γίνουν, στη συνέχεια να φορτώσετε μια νέα απόδειξη, μέχρι να προσγειωθεί σε ένα τελικό κείμενο,»λέει ο Wessler. «Δεν έχω πλέον να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις PDF μου, των εξαγωγών στην επιφάνεια εργασίας, ξεκινήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνδέστε το περιουσιακό στοιχείο και να το στείλετε. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί add στοUDN Task Managerαπευθείας από το InDesign και είναι εκεί έξω.»
UDN Task ManagerΕπίσης, διαθέτει ενσωματωμένες Με Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack και πολλά άλλα.
3. Δεν τους αφήνει να δουλέψουν τον τρόπο που θέλουν
Οι πληροφορίες θα πρέπει να οργανωθούν σε πέντε βασικούς τρόπους, σύμφωνα με τον σχεδιαστή γραφικών, τον αρχιτέκτονα, τον ιδρυτή TED και τον συντάκτη του όρου "αρχιτέκτονες πληροφοριών" Richard Saul Wurman. Αυτά είναι: τοποθεσία, αλφάβητο, χρόνος, κατηγορία και ιεραρχία.
Αυτή η έννοια είναι γνωστή ως μάνδαλα, ή τα πέντε ράφια καπέλο και υποστηρίζει την ιδέα ότι διαφορετικές δομές διαχείρισης δεδομένων λειτουργούν καλύτερα για διαφορετικά σύνολα δεδομένων. Ομοίως, η ομάδα σας επεξεργάζεται διαφορετικές πληροφορίες σε ανόμοιους τρόπους. Αναγκάζοντάς τους να εργαστούν σε ένα μονό μέγεθος - όλαΣύστημα διαχείρισης έργουείναι μια συνταγή για αποτυχία.
Τα δημιουργικά είναι ιδιαίτερα οπτικοί και σε έναΈρευνα 143 δημιουργικών μελών της ομάδαςΣτη Βόρεια Αμερική που χρησιμοποιούν τη διαχείριση έργων σε εβδομαδιαία βάση, το 83% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι χρησιμοποιούν λογισμικό διαχείρισης έργου με οπτικά χαρακτηριστικά (ΚανάνΠίνακες, κάρτες μεταφοράς και πτώσης, "Τρυπήστε τις επιλογές προβολής κλπ.)
Με άλλα λόγια: Δεν είναι όλοι άνετοι να κοιτάζουν εργασίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Εάν η πλατφόρμα διαχείρισης έργων σας λειτουργεί για εσάς, αλλά δεν παρέχει ένα ευέλικτο χώρο εργασίας για τη δημιουργική σας ομάδα, μπορεί να το βρουν ακατέργαστο ή δυσκίνητο να χρησιμοποιήσετε.
Λύση:Η πλατφόρμα διαχείρισης έργων σας θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτη ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, επιτρέποντας επίσης στην δημιουργική σας ομάδα να βλέπει τις πληροφορίες, ωστόσο, αισθάνονται πιο άνετα.
Επιλέξτε μια πλατφόρμα που προσφέρει μια ποικιλία απόψεων, συμπεριλαμβανομένωνGantt charts , Kanban Boards, καιΠροβολές πίνακα. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διαδικασίες έργων σε μια προβολή και την δημιουργική σας ομάδα για να ελέγξετε τις εργασίες σε άλλη άποψη. Μια προσαρμόσιμη δομή φακέλου για τη διαλογή εργασιών και έργων υποστηρίζει επίσης τις μοναδικές διαδικασίες των δημιουργικών ομάδων.
4. Η στεγανοποίηση και οι εγκρίσεις δεν εξορθολογίζονται
Τα εργαλεία διαχείρισης εργασίας συχνά καταχρηστεύονται ως ένα ακόμη μέρος για να διατηρούν λίστες ανατροφοδότησης πλυντηρίων. Εάν η λύση διαχείρισης του έργου σας χρησιμοποιείται μόνο για να αφήσετε τις σημειώσεις και να μοιραστείτε λίστες υποχρεώσεων, δεν παρέχει πολύ μεγαλύτερη αξία από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τη συνομιλία.
Αν σαςΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςΔεν παρέχει ένα εξαιρετικά διαδραστικό, συνεργατικό χώρο για επεξεργασίες σε πραγματικό χρόνο και σχόλια σε πραγματικό χρόνο, τα δημιουργικά είναι κολλημένα με τη χρονοβόραέργονα βγει και να εδραιώσει τα σχόλια. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
Η επεξεργασία βίντεο απαιτεί συνήθως από τον αναθεωρητή να γράψει μια λίστα με τα σχόλια, συμπεριλαμβανομένων των χρονομετρών για κάθε αλλαγή. Ο επόμενος αναθεωρητής κάνει το ίδιο πράγμα. Αφού ολοκληρωθούν όλες οι κριτικές, το Creative πρέπει να συγκρίνει και να εδραιώσει τις σημειώσεις, γεφυρώνει πολλαπλές πλατφόρμες και να εργάζεται μέσω συγκρουόμενων σχόλια κατά μήκος του δρόμου.
Είναι μια επίπονη διαδικασία. Ευτυχώς, υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος να το κάνετε.
Λύση:Με τη στερέωση και τις εγκρίσεις, οι αναθεωρημένοι αναθεωρητές και οι εκτιμήσεις σημειώστε ένα ενιαίο, κεντρικό έγγραφο ή βίντεο. Οι συνεργάτες βλέπουν τα σχόλια του άλλου και εργάζονται μέσω συγκρουόμενων ανατροφοδότησης σε πραγματικό χρόνο. Οι επεξεργασίες διασταυρώνονται καθώς γίνονται και τα έγγραφα χαρακτηρίζονται σαφώς ως "αναθεωρημένα" ή "εγκεκριμένα".
Η παραγωγή συμβολοσειρών εκτύπωσης και βίντεο αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό μέρος του σχεδιαστή γραφικού σχεδιαστή SF Paul de Leon. Ήταν δύσκολο να πλοηγηθεί οι λίστες γραπτών σχημάτων με χρονικά σήματα δίπλα τους κατά την επεξεργασία βίντεο.
Οι σχεδιαστές μπορούν πλέον να φτάσουν γρήγορα στο ακριβές μέρος στο βίντεο όπου απαιτείται η αλλαγή με ένα απλό δεξί κλικ σε ένα σχόλιο με ένα σχόλιο με ένα σχόλιο με UDN Task ManagerΒιντεοκάμερα και προχωρημένη σήμανση. Το κύριο όφελος είναι "πιο άμεσο και εντοπισμένο σχόλιο", λέει ο De Leon.
"Αντί να γράψετε μια λεπτομερή λίστα σε ένα σχόλιο ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου πρέπει να σεναστείτε μέσα από τα διαφορετικά χρονικά μήκη, είναι σε θέση να με βοηθήσει να κάνω κλικ στο σχόλιο και να μάθω ακριβώς τι αναφερόταν ο θεατής", λέει ο De Leon.
5. Δεν τους παίρνει την αναγνώριση που τους αξίζουν
παρόλο που τοΣύνδεση μεταξύ μεγάλων σχεδίων και επιχειρηματικών αποτελεσμάτωνΓίνεται όλο και πιο σαφής, η εργασία των δημιουργικών ομάδων συχνά επισκιάζεται συχνά από έργα πιο στενά συνδεδεμένα με δραστηριότητες δημιουργίας εσόδων. Οι δημιουργικές ομάδες θεωρούνται ως ακόστοςκέντρο - και το ξέρουν.
Εάν η πλατφόρμα διαχείρισης έργων σας δεν βοηθά στην επίλυση αυτού του προβλήματος, είναι ένας μικρότερος λόγος για τη δημιουργική σας ομάδα να το υιοθετήσει. Τα δημιουργικά γνωστά βασικοί ενδιαφερόμενοι έχουν μηδενική ορατότητα στη σκληρή δουλειά τους είτε το χρησιμοποιούν είτε όχι.
Λύση:Είναι πάντα πιο εύκολο να πάρετε κάποιον να υιοθετήσει ένα νέο σύστημα αν υπάρχει κάτι σε αυτό για αυτούς. Ενθάρρυνση της δημιουργικής σας ομάδας με μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας που κάνει κάτι ιστορικά αόριστο: αποδεικνύουν την αξία τους.
Ορισμένες λύσεις διαχείρισης εργασίας ενισχύουνφαίοςΟρατότητα μέσω ισχυρών, σε πραγματικό χρόνοΑναφορά και αναλύσεις. Η δυνατότητα να παρουσιάζεται ακριβώς πόσα έργα είναι κατά την πτήση, ο οποίος εργάζεται για το τι, πόσο συχνά πληρούνται οι προθεσμίες και άλλα βασικά σημεία δεδομένων βοηθούν τους δημιουργικούς ηγέτες να τονίζουν τη σκληρή δουλειά των ομάδων τους και την αξία που παραδίδουν.
Το kicker; Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας δεν γνωρίζει ότι καμία από αυτές τις αναφορές δεν είναι δυνατή εάν η δουλειά τους δεν διαχειρίζεται μέσα στην πλατφόρμα!
Πάρτε τη δημιουργική σας ομάδα επί του σκάφους
Καλή διαχείριση έργων για δημιουργικές ομάδες εξοικονομήστε χρόνο και ενέργεια που χρειάζεται για να παράγει μεγάλη δουλειά. Εάν η ομάδα σας δεν προσαρμόζεται στο δικό σαςΕργαλεία διαχείρισης έργων, μπορεί να αναρωτηθείτεΤι είδους λογισμικό είναι χρήσιμο για τη διαχείριση των ομάδων. Μπορεί να αναρωτιέστε αν αγωνίζεστε να πάρετε τη δημιουργική σας ομάδα για να υιοθετήσετε την πλατφόρμα διαχείρισης έργου σας, ένας ή περισσότερους από αυτούς τους πέντε λόγους θα μπορούσαν να είναι γιατί:
Για να βρείτε έναΕπαγγελματικό λογισμικό διαχείρισης έργωνΗ ομάδα σας θα αγαπήσει, κατεβάστε το δωρεάνΔημιουργικός οδηγός αγοραστή .
