Cómo dominar las 5 fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos.

Cada proyecto Su equipo trabaja en siente drásticamente diferente. Diferentes miembros del equipo. Diferentes plazos. Diferentes requisitos. Diferentes metas.

Pero, esos diversos proyectos tienen más en común de lo que podría pensar. Todos ellos tienen un comienzo, medio y final que siguen un proceso repetible.

Entonces, ¿cómo puede aprovechar al máximo esta secuencia constante y unen cada etapa, independientemente de los detalles de su proyecto? Exploremos lo típico gestión de proyectos Ciclo de vida y cómo usted y su equipo pueden maximizar. Las fases de la gestión de proyectos. .

Gestión de proyectos Fases del ciclo de vida.[dieciséis]

Vamos a empezar con las tuercas y los tornillos. El Libro de Gestión del Proyecto del Conocimiento ( Pmbok " Define el ciclo de vida del proyecto. Como "la serie de fases que un proyecto pasa desde su inicio a su cierre".

El diagrama de ciclo de vida del proyecto estándar se compone de cinco fases:

Mientras que las fases de la gestión del proyecto se realizan generalmente en orden al iniciar un nuevo proyecto, no siempre tienen que ser. Por ejemplo, si aparece un cambio que altera ligeramente el curso de su proyecto, probablemente regresará a la etapa de planificación para tener en cuenta los ajustes, pero no volverá a iniciarlo a la iniciación del proyecto.

Es este nivel exacto de flexibilidad que hace gestión del cambio procesos durante el Gestión de productos ciclo de vida Eso es mucho más fácil de manejar.

Qué La importancia del proyecto. ¿ciclo vital? Esta serie de fases puede parecer una formalidad, pero en realidad pueden ser bastante útiles. Proporcionan un enfoque estructurado para administrar un proyecto de principio a fin, lo que significa que tendrá roles y responsabilidades más claras, la comunicación simplificada y, en última instancia, una fórmula repetible para el éxito del proyecto (con menos bolas caídas y tareas olvidadas).

Ahora que estás familiarizado con lo que es Nitty-Gritty, ¿qué son? Las 5 etapas del ciclo de vida del producto. ? Veamos en detalle cada fase, junto con algunos ejemplos de ciclo de vida del proyecto.

Fase # 1: Iniciación

Para comprender completamente cada etapa de este ciclo, aléjese de un ejemplo de trabajo y, en su lugar, piense en construir una casa. Durante la etapa de inicio de la construcción de su hogar, estaría haciendo cosas como realizar pruebas de suelo, descubrir los requisitos de permiso y determinar si su vecindario tiene algún convenio restrictivo que deba seguir.

En otras palabras, puede pensar en esto como la fase de construcción, donde está asegurando que un proyecto realmente valga la pena el tiempo de su equipo antes de invertir demasiada energía en la planificación o las tareas relacionadas reales.

Pensando en esto en un contexto de trabajo, esta etapa incluye cosas como la definición del proyecto, construyendo un caso de negocio para ello, identificando a sus partes interesadas clave y obteniendolo aprobado por las partes apropiadas.

Ace esta fase:

No subestimes la importancia de esto. fase de iniciación . Es tentador pensar que no se está haciendo ningún trabajo real, pero aquí es donde coloca la Fundación (ya sea que se pegue con nuestra metáfora de construcción de la casa o no) para un proyecto exitoso.

Empezar creando un carta del proyecto , que establece tu visión inicial para el proyecto junto con el alcance y las restricciones.

Esa pieza de visión del rompecabezas es especialmente importante, ya que es fácil perder de vista por qué un determinado proyecto importa cuando comienza a envolverse en tareas y plazos. De hecho, solo 55% de las personas involucrado en proyectos: líderes de equipo y gerentes de proyectos, sienten que los objetivos comerciales del proyecto son claros para ellos.

Tu carta del proyecto También requiere que apunte a un beneficio comercial real asociado con su proyecto. Esto no solo lo ayuda a usted y a su equipo a mantener sus ojos en el premio, sino que también lo obliga a garantizar que el proyecto sea un buen uso del tiempo de su equipo por adelantado.

Tirar de una carta de proyecto Ahora significa que tendrá un tiempo mucho más fácil que presenta los hechos y obtenga su proyecto aprobado por el liderazgo.

Fase # 2: Planificación

Vamos a seguir con nuestro ejemplo de construir una casa. Durante la fase de planificación, estaría elaborando planos, planchando su presupuesto y estableciendo una línea de tiempo para mudarse.

Es difícil exagerar la importancia de una planificación cuidadosa, sin embargo, demasiados equipos y negocios saltan a esta etapa a favor de obtener el derecho al trabajo. A Estudio de la Oficina de Contabilidad Gubernamental de los Estados Unidos Encontró que el 49% de 840 proyectos financiados con fondos federales estaban mal planeados, deficientes o ambos.

Vale la pena invertir tiempo y energía en la fase de planificación. Tenga la seguridad de que le ahorrará toneladas de tiempo y dolores de cabeza a medida que su proyecto avance hacia adelante. Después de todo, ¿comenzarías al balancear un martillo sin un plan para guiarte?

Una fase de planificación a fondo requiere que usted dé un pensamiento cuidadoso a numerosos elementos relacionados con su proyecto, incluso (pero ciertamente no se limita a):

Todas estas logísticas deben ser juntas en un detallado plan de proyecto que compartirás con todo el equipo en el reunión y luego continúe haciendo referencia a lo largo de la duración de su proyecto.

Hablando de reuniones de asesinatos, esos sentados merecen algo de atención especial como una de las piezas más importantes que clavan esta etapa de planificación.

Durante su reunión Usted y su equipo completo de todo su proyecto hablarán a través de algunos de esos elementos clave de su plan de proyecto (incluidas las responsabilidades, las pautas de comunicación y cómo sepa cuándo su proyecto tiene éxito). También puede averiguar qué software de administración de ciclo de vida del proyecto u otras herramientas utilizará para optimizar el proceso.

Recuerde que esta reunión no es solo una oportunidad para que transmita su mensaje y desanimado direcciones. Deje mucho tiempo para las preguntas y la retroalimentación de otros miembros del equipo del proyecto para que pueda aclarar proactivamente las preocupaciones de confusión y abordar. Todos estarás saliendo de allí con expectativas compartidas sobre cómo derribar ese proyecto fuera del parque.

Fase # 3: Ejecución

Dentro de nuestra analogía de la construcción de viviendas, esto es cuando se vierte el concreto, las paredes se están enmarcando y se están instalando Windows. Durante la fase de ejecución, usted está poniendo toda su cuidadosa planificación en acción para enrollar realmente las mangas y hacer el trabajo.

Suena como la parte fácil, ¿verdad? Pero, sorprendentemente, este es un lugar donde las ruedas realmente pueden caerse. La planificación de tomar medidas es mucho más fácil que la acción.

Piénsalo en un contexto personal para una claridad: crear y Planificación Tu rutina de entrenamiento ideal era fácil. En realidad, está siguiendo ese plan y se arrastra al gimnasio después de un largo y duro día, eso es mucho más desafiante.

Eso es probablemente por eso, según Pulso 2017 del Instituto de Gestión del Proyecto de la Encuesta de Profesión Los líderes ejecutivos dijeron que solo el 60% de sus iniciativas estratégicas cumplían con sus objetivos originales.

La reunión de inicio (que discutimos en detalle en la sección anterior) en realidad marca el inicio de la fase de ejecución. Cuando todos salen de esa sala de reuniones, es hora de que lleven las órdenes de marcha y llegan a trabajar.

Pero tenga en cuenta que las cosas no caen mágicamente en su lugar solo porque tiene un plan. Necesitas asegurarte de que todos se peguen con él y haciendo su parte.

Siguiendo esto patada inicial , envíe recursos de respaldo, elementos de acción, enlaces y plan de su proyecto que las personas pueden hacer referencia. Hacer esto de inmediato mantiene el impulso que va, así que no hay una gran pausa en la acción.

Fase # 4: Control de control y monitoreo

Esta fase a menudo ocurre simultáneamente con la ejecución del proyecto. Volviendo a nuestro ejemplo, ya que la tripulación es difícil de trabajar, construyendo su casa, está parando por el sitio de construcción para Mantén un ojo cercano en progreso y también haciendo referencia a su presupuesto y cronograma para asegurarse de que las cosas no vendrán la pista.

Tenga en cuenta que el ciclo de vida de la gestión del proyecto requiere cierta flexibilidad.

Durante la fase de control y control, pueden surgir algunas cosas que requieren que ajuste su plan de proyecto original. Está bien, ¡y es por eso que existe esta fase! Mientras que su plan de proyecto es un útil mapa vial , Definitivamente no está en piedra.

La reunión de inicio de su proyecto no debería ser la única conversación en el calendario. Recibe la bola, pero también debe tener reuniones de check-in frecuentes para monitorear el progreso y el curso correcto cuando sea necesario. Estas reuniones también son una gran oportunidad para solicitar comentarios en tiempo real para que no dejes que las frustraciones o los problemas se fester.

Utilizando una plataforma de gestión de trabajo (como Gestor de tareas UDN !) Ofrece una transparencia muy necesaria en la totalidad del proceso. Con este tipo de herramienta, puede obtener una vista de pájaro de cómo se está moviendo el proyecto, mientras que también se zonifica en las tareas individuales y las cargas de trabajo, sin obstruir los calendarios de las personas con más reuniones o sesiones de actualización.

A medida que esté monitoreando el progreso, asegúrese de tener un ojo cercano en los recursos de su proyecto (que incluye todo, desde el momento hasta los materiales). ¿Se están asignando aquellos adecuadamente, o están empezando a estirarse? Son importantes para manejar de manera proactiva, especialmente cuando La encuesta del Instituto 2018 del Instituto de Gestión del Proyecto encontró que el 21% de los proyectos fallan debido a recursos limitados o gravados.

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Fase # 5: Cierre

Eso es todo. Tu casa está construida. Estás limpiando las molduras, firmando el papeleo final y moviendo todos tus muebles.

La fase de cierre marca el final de su proyecto, y es fácil dejar los cabos sueltos en lugar de atarlos en un arco limpio. Sin embargo, las últimas impresiones importan, y el cierre verdadero requiere que revise algunas cajas finales para obtener ese proyecto hasta el final de la línea de meta.

En lugar de simplemente revisar ese proyecto como "completo" y lavarse las manos, hay algunas tareas finales que querrá cuidar durante la fase de cierre, que incluyen:

¡Finalmente, no te olvides de celebrar! El final de un proyecto implica mucho trabajo duro, y es un logro que merece algún reconocimiento. Celebrar esos logros es importante, particularmente cuando 54% de los encuestados En una encuesta, dijo que se sienten subestimados en el lugar de trabajo.

Así que sigue adelante y ordena esa pizza y sopla algún vapor con los miembros del equipo de su proyecto. ¡Todos lo has ganado!

Master el ciclo de vida de la gestión del proyecto.[dieciséis]

Cuando piense en construir una casa, tiene sentido que la mayoría de los proyectos, independientemente de sus detalles, confíen en un sistema similar para su finalización. Hay una orden bastante estándar para seguir para administrar un proyecto desde un ciclo de vida completo de extremo a extremo.

Hay un montón de modelos de ciclo de vida del proyecto, pero el más frecuente incluye cinco fases únicas:

Ya sea que esté lanzando un nuevo libro electrónico, renovando su empleado a bordo El proceso, o: usted sabe, construir una casa, trabajar su camino a través de cada una de esas etapas lo ayudará a tomar un enfoque estructurado para realizar el trabajo mientras se reduce los dolores de cabeza y las molestias, y asegurando que no esté saltando nada importante.

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