Πώς να κυριαρχήσετε τις 5 φάσεις του κύκλου ζωής της ζωής του έργου

ΚάθεέργοΗ ομάδα σας εργάζεται για να αισθάνεται δραστικά διαφορετική. Διαφορετικά μέλη της ομάδας. Διαφορετικά χρονοδιαγράμματα. Διαφορετικές απαιτήσεις. Διαφορετικούς στόχους.

Αλλά αυτά τα διαφορετικά έργα έχουν περισσότερα κοινά από ό, τι νομίζετε. Έχουν όλοι μια αρχή, μεσαία και τελειώνει που ακολουθούν μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία.

Πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτή τη συνεπή ακολουθία και να καρφώσετε κάθε σκηνικό, ανεξάρτητα από τις ιδιαιτερότητες του έργου σας; Ας εξερευνήσουμε το τυπικόδιαχείριση έργουΚύκλος ζωής και πώς μπορείτε να μεγιστοποιήσετε εσείς και η ομάδα σαςΟι φάσεις της διαχείρισης έργων .

Φάσεις κύκλου ζωής διαχείρισης έργων

Ας ξεκινήσουμε με τα καρύδια και τα μπουλόνια. Το βιβλίο διαχείρισης του έργου της γνώσης (Pmbok ) Ορίζει τον κύκλο ζωής του έργουως "η σειρά των φάσεων που ένα έργο περνά από την έναρυσή της στο κλείσιμο του."

Το πρότυπο διάγραμμα κύκλου ζωής του έργου αποτελείται από πέντε φάσεις:

Ενώ οι φάσεις της διαχείρισης του έργου πραγματοποιούνται γενικά προκειμένου όταν ξεκινάει ένα νέο έργο, δεν πρέπει πάντα να είναι. Για παράδειγμα, αν έρθει μια αλλαγή, γεγονός που μεταβάλλει ελαφρά την πορεία του έργου σας, πιθανότατα θα επιστρέψουμε στο στάδιο σχεδιασμού για να λάβετε υπόψη αυτές τις προσαρμογές αλλά να μην πάτε μέχρι την έναρξη της έναρξης του έργου.

Είναι αυτό το ακριβές επίπεδο ευελιξίας που κάνειΔιαχείριση αλλαγώνδιαδικασίες κατά τη διάρκεια τουΔιαχείριση διαχείρισης προϊόντωναυτό είναι πολύ πιο εύκολο να διαχειριστεί.

Τι συμβαίνειτη σημασία του έργουκύκλος ζωής? Αυτή η σειρά φάσεων μπορεί να φαίνεται σαν μια τυπικότητα, αλλά μπορεί πραγματικά να είναι αρκετά χρήσιμη. Παρέχουν μια δομημένη προσέγγιση για τη διαχείριση ενός έργου από την αρχή μέχρι το τέλος, πράγμα που σημαίνει ότι θα έχετε σαφέστερους ρόλους και ευθύνες, εξορθολογισμένη επικοινωνία και τελικά μια επαναλαμβανόμενη φόρμουλα για την επιτυχία του έργου (με λιγότερες μειώσεις και ξεχασμένες εργασίες!).

Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με το nitty-gritty, τι είναιΤα 5 στάδια του κύκλου ζωής του προϊόντος? Ας δούμε λεπτομερώς κάθε φάση, μαζί με μερικά παραδείγματα κύκλου ζωής του έργου.

Φάση # 1: Έναρξη

Για να κατανοήσουμε πλήρως κάθε στάδιο αυτού του κύκλου, ας βγούμε από ένα παράδειγμα εργασίας και αντίθετα να σκεφτείτε την οικοδόμηση ενός σπιτιού. Κατά τη διάρκεια της σκηνής έναρξης της οικιακής κατασκευής σας, θα κάνατε πράγματα όπως η διεξαγωγή δοκιμών εδάφους, υπολογίζοντας τις απαιτήσεις άδειας, και ο προσδιορισμός εάν η γειτονιά σας έχει οποιεσδήποτε περιοριστικές διαφορές που πρέπει να ακολουθήσετε.

Με άλλα λόγια, μπορείτε να το σκεφτείτε ως τη φάση της βάσης - όπου εξασφαλίζετε ότι ένα έργο αξίζει πραγματικά το χρόνο της ομάδας σας προτού επενδύσετε υπερβολική ενέργεια σε σχεδιασμό ή πραγματικές σχετικές εργασίες.

Σκεφτόμαστε αυτό σε ένα πλαίσιο εργασίας, αυτό το στάδιο περιλαμβάνει πράγματα όπως ο καθορισμός του έργου, η οικοδόμηση μιας επιχειρηματικής περίπτωσης γι 'αυτό, προσδιορίζοντας τους βασικούς ενδιαφερόμενους και την έγκριση από τα κατάλληλα μέρη.

Ace αυτή τη φάση:

Μην υποτιμάτε τη σημασία αυτούφάση έναρξης. Είναι δελεαστικό να πιστεύουμε ότι καμία πραγματική δουλειά δεν γίνεται, αλλά αυτό είναι όπου βάζετε το ίδρυμα (είτε κολλάτε με τη μεταφορά στο σπίτι μας είτε όχι!) Για ένα επιτυχημένο έργο.

Ξεκινήστε δημιουργώντας έναΧάρτης έργου, που καθορίζει το αρχικό σας όραμα για το έργο μαζί με τοπεδίο εφαρμογήςκαι τους περιορισμούς.

Αυτό το όραμα κομμάτι του παζλ είναι ιδιαίτερα σημαντικό, δεδομένου ότι είναι εύκολο να χάσετε το λόγο για το γιατί ένα συγκεκριμένο έργο έχει σημασία όταν αρχίζετε να γίνετε τυλιγμένοι σε καθήκοντα και προθεσμίες. Στην πραγματικότητα, μόνο55% των ανθρώπωνΣυμμετέχουν σε έργα - ηγέτες ομάδων και διαχειριστές έργων - αισθάνονται ότι οι επιχειρηματικοί στόχοι του έργου είναι σαφείς σε αυτούς.

Τα δικα σουΧάρτης έργουΕπίσης απαιτεί να επισημάνετε ένα πραγματικό επιχειρηματικό όφελος που σχετίζεται με το έργο σας. Όχι μόνο αυτό σας βοηθά και η ομάδα σας κρατάτε τα μάτια σας στο βραβείο, αλλά σας αναγκάζει επίσης να διασφαλίσετε ότι το έργο είναι μια καλή χρήση του χρόνου της ομάδας σας.

Τραβήξτε μαζί ένα χάρτη έργου τώρα σημαίνει ότι θα έχετε έναν πολύ πιο εύκολο χρόνο να παρουσιάσετε τα γεγονότα και να λάβετε το σχέδιό σας από την ηγεσία.

Φάση # 2: Σχεδιασμός

Ας κολλήσει με το παράδειγμά μας της οικοδόμησης ενός σπιτιού. Κατά τη φάση σχεδιασμού, θα πρέπει να την κατάρτιση σχεδιαγράμματα, σιδέρωμα από τον προϋπολογισμό σας, και τον καθορισμό ενός χρονοδιαγράμματος για τη μετακόμιση.

Είναι δύσκολο να υπερεκτιμούν τη σημασία του προσεκτικού σχεδιασμού, ακόμα πάρα πολλές ομάδες και επιχειρήσεις παραλείψετε αυτό το στάδιο υπέρ του να πάρει το δικαίωμα στην εργασία. ΕΝΑμελέτη από την κυβέρνηση Λογιστήριο του Κράτους Η.Π.Α.διαπίστωσε ότι το 49% των 840 ομοσπονδιακά χρηματοδοτούμενα έργα ήταν κακώς προγραμματιστεί, με χαμηλή απόδοση, ή και τα δύο.

Είναι καλά αξίζει να επενδύσουν χρόνο και ενέργεια στη φάση του σχεδιασμού. Να είστε βέβαιοι, αυτό θα σε σώσει τόνους του χρόνου και πονοκεφάλους καθώς κινείται το έργο σας προς τα εμπρός. Μετά από όλα, θα αρχίσετε αιώρησης ένα σφυρί, χωρίς ένα σχέδιο για να σας καθοδηγήσει;

Μια διεξοδική φάση σχεδιασμού απαιτεί να σκεφθούμε προσεκτικά πολλά στοιχεία που σχετίζονται με το έργο σας, συμπεριλαμβανομένων (αλλά σίγουρα δεν περιορίζονται σε):

Όλα αυτά τα logistics θα πρέπει να τράβηξε μαζί σε μια λεπτομερήσχέδιο έργουότι θα μοιραστεί με ολόκληρη την ομάδα τηςσυνάντηση kickoff, Και στη συνέχεια να συνεχίσει με αναφορά καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου σας.

Μιλώντας για συναντήσεις σέντρας, αυτά τα sit-downs αξίζει κάποια ιδιαίτερη προσοχή ως ένα από τα πιο σημαντικά κομμάτια της κάρφωμα σε αυτό το στάδιο του σχεδιασμού.

Κατά τη διάρκεια σαςσυνάντηση kickoff, Εσάς και όλη την ομάδα του έργου σας, θα μιλήσει σε μερικά από αυτά τα βασικά στοιχεία του σχεδίου του έργου σας (συμπεριλαμβανομένων των ευθυνών, τις κατευθυντήριες γραμμές επικοινωνίας, και πώς θα το μάθετε όταν το έργο σας είναι επιτυχής). Μπορείτε, επίσης, να καταλάβω τι λογισμικό έργο ζωής διαχείριση του κύκλου ή άλλα εργαλεία που θα χρησιμοποιήσετε για να απλοποιηθεί η διαδικασία.

Να θυμάστε ότι αυτή η συνάντηση δεν είναι μόνο μια ευκαιρία για να μεταδίδουν το μήνυμά σας και να διανέμουν σε μικρές δόσεις τις κατευθύνσεις. Αφήστε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις και σχόλια από τα άλλα μέλη της ομάδας έργου, ώστε να μπορείτε να προληπτικά να ξεκαθαρίσει τη σύγχυση και τη διεύθυνση ανησυχίες. Μπορείτε όλοι θα περπατήσετε από εκεί με κοινές προσδοκίες για το πώς να χτυπήσει ότι το σχέδιό του πάρκου.

Φάση # 3: Εκτέλεση

Στο πλαίσιο κατασκευής κατοικιών παράδειγμά μας, αυτό είναι όταν το σκυρόδεμα χύνεται, τοίχοι που πλαισιώνεται, και τα παράθυρα που έχουν εγκατασταθεί. Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης, βάζετε όλα τα προσεκτικό σχεδιασμό σας σε δράση πραγματικά να σηκώσουμε τα μανίκια σας και να πάρετε το έργο που επιτέλεσε.

Ακούγεται σαν το εύκολο μέρος, έτσι δεν είναι; Αλλά, παραδόξως, αυτό είναι ένα σημείο όπου οι τροχοί μπορεί πραγματικά να πέσουν. Σχεδιάζετε να αναλάβει δράση είναι πολύ πιο εύκολο από ό, τι στην πραγματικότητα την ανάληψη δράσης.

Σκεφτείτε το σε έναν προσωπικό πλαίσιο για κάποια σαφήνεια: Δημιουργία καιχρονοδρομολόγησηιδανική ρουτίνα workout σας ήταν εύκολο. Είναι πραγματικά μετά από αυτό το σχέδιο και σέρνοντας τον εαυτό σας στο γυμναστήριο μετά από μια μακρά, δύσκολη μέρα που είναι πολύ πιο προκλητική.

Αυτός είναι πιθανώς ο λόγος, σύμφωνα μεΙνστιτούτο Διοίκησης Έργων 2017 Παλμός της έρευνας Επάγγελμα, Εκτελεστικό ηγέτες είπαν ότι μόνο το 60% των στρατηγικών πρωτοβουλιών τους, συναντήθηκαν την αρχική τους στόχους.

Η συνάντηση σέντρας (που θα συζητηθεί λεπτομερώς στην προηγούμενη ενότητα) ουσιαστικά σηματοδοτεί την έναρξη της φάσης εκτέλεσης. Όταν εξόδους όλους ότι αίθουσα συνεδριάσεων, χρόνο για να λάβουν αυτές τις εντολές πορείας και να πάμε στη δουλειά.

Αλλά πρέπει να γνωρίζουν ότι τα πράγματα δεν μαγικά μπαίνουν στη θέση τους μόνο και μόνο επειδή έχετε ένα σχέδιο. Θα πρέπει να διασφαλιστεί ο καθένας να κολλήσει με αυτό και κάνει το μέρος τους.

Ακολουθώντας αυτόκλώνος, Να στείλει την υποστήριξη των πόρων, στοιχεία δράσης, συνδέσμους, και το σχέδιο του έργου σας ότι οι άνθρωποι μπορούν να αναφέρονται. Να κάνει αυτό αμέσως διατηρεί την ορμή και έτσι δεν υπάρχει μια μεγάλη παύση της δράσης.

Φάση # 4: Έλεγχος και παρακολούθηση

Η φάση αυτή συμβαίνει συχνά ταυτόχρονα με την εκτέλεση του έργου. Πηγαίνοντας πίσω στο παράδειγμά μας, όπως το πλήρωμα είναι σκληρή στην εργασία οικοδόμηση του σπιτιού σας, είστε διακοπή από το εργοτάξιο για τηνπαρακολουθεί εκ του σύνεγγυς την πρόοδο τηςκαι, επίσης, αναφορά προϋπολογισμό και χρονοδιάγραμμα για να εξασφαλίσει τα πράγματα δεν προσανατολίζονταν εκτός πορείας.

Λάβετε υπόψη ότι ο κύκλος ζωής διαχείρισης του έργου απαιτεί κάποια ευελιξία.

Κατά τη διάρκεια του ελέγχου και παρακολούθησης φάση, κάποια πράγματα μπορεί να καταλήξει ότι χρειάζεστε για να ρυθμίσετε το αρχικό σχέδιο του έργου σας. Αυτό είναι εντάξει - και είναι ακόμη λόγος για τον οποίο υπάρχει αυτή η φάση! Αν και το σχέδιο του έργου σας είναι χρήσιμεςπορεία, Είναι σίγουρα δεν έχει οριστεί σε πέτρα.

Η συνάντηση του έργου σας δεν θα πρέπει να είναι η μόνη συζήτηση στο ημερολόγιο. Παίρνει τη μπάλα, αλλά θα πρέπει επίσης να έχετε συχνές συναντήσεις check-in για την παρακολούθηση της προόδου και τη σωστή πορεία όταν είναι απαραίτητο. Αυτές οι συναντήσεις είναι επίσης μια μεγάλη ευκαιρία να ζητήσετε ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μην αφήνετε τις απογοητεύσεις ή τα ζητήματα.

Χρησιμοποιώντας μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας (όπως UDN Task Manager !) προσφέρει κάποια πολύ αναγκαία διαφάνεια στο σύνολο της διαδικασίας. Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε να πάρετε μια προβολή ενός πτηνού για τον τρόπο με τον οποίο το έργο κινείται μαζί ενώ επίσης ζωνίζεται σε μεμονωμένες εργασίες και φόρτο εργασίας - χωρίς να φράξει τα ημερολόγια των ανθρώπων με περισσότερες συναντήσεις ή ενημέρωση συνεδρίες.

Όπως παρακολουθείτε την πρόοδο, βεβαιωθείτε ότι έχετε κλείσει προσεκτικά τους πόρους του έργου σας (που περιλαμβάνει τα πάντα από καιρό σε υλικά). Είναι αυτά που κατανέμονται κατάλληλα ή αρχίζουν να τεντώνονται; Είναι σημαντικό να διαχειριστούν προληπτικά, ειδικά ότανΗ έρευνα του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργωνδιαπίστωσε ότι το 21% των έργων αποτυγχάνει λόγω περιορισμένων ή φορολογούμενων πόρων.

Θέλουν να μάθουν ακόμα περισσότεροδιαχείριση πόρων ? Πιάσε αυτό το δωρεάν eBook !

Φάση # 5: Κλείσιμο

Αυτό είναι. Το σπίτι σας είναι χτισμένο. Ξεπλύνετε τα καλούπια, υπογράφετε την τελική γραφική εργασία και μετακινώντας όλα τα έπιπλα σας μέσα.

Η φάση κλεισίματος σηματοδοτεί το τέλος του έργου σας και είναι εύκολο να αφήσετε χαλαρά άκρα αντί να τα συνδέσετε σε ένα τακτοποιημένο τόξο. Ωστόσο, οι τελευταίες εντυπώσεις, και το αληθινό κλείσιμο απαιτεί να ελέγχετε ορισμένα τελικά κουτιά για να πάρετε αυτό το έργο σε όλη τη διάρκεια της γραμμής τερματισμού.

Αντί να ελέγχετε μόνο το έργο αυτό ως "πλήρεις" και πλύνετε τα χέρια σας, υπάρχουν μερικές τελευταίες εργασίες που θα θελήσετε να φροντίσετε κατά τη διάρκεια της φάσης κλεισίματος, συμπεριλαμβανομένων:

Τέλος, μην ξεχάσετε να γιορτάσετε! Η ολοκλήρωση ενός έργου περιλαμβάνει μεγάλη σκληρή δουλειά και είναι ένα επίτευγμα που αξίζει κάποια αναγνώριση. Που γιορτάζουν αυτά τα επιτεύγματα είναι σημαντική, ιδιαίτερα όταν54% των ερωτηθέντωνΣε μια έρευνα δήλωσε ότι αισθάνονται υποτιμημένα στο χώρο εργασίας.

Έτσι προχωρήστε και παραγγείλετε την πίτσα και φυσάτε λίγο ατμό με τα μέλη της ομάδας έργων σας. Έχετε κερδίσει όλα!

Διευθυντής του κύκλου ζωής της διαχείρισης του έργου

Όταν σκέφτεστε να οικοδομήσετε ένα σπίτι, έχει νόημα ότι τα περισσότερα έργα - ανεξάρτητα από τις ιδιαιτερότητες τους - βασίζονται σε ένα παρόμοιο σύστημα ολοκλήρωσης. Υπάρχει μια αρκετά τυπική εντολή να ακολουθήσετε για τη διαχείριση ενός έργου από έναν πλήρη κύκλο ζωής από άκρο σε άκρο.

Υπάρχουν πολλά μοντέλα κύκλου ζωής του έργου εκεί έξω, αλλά το πιο διαδεδομένο περιλαμβάνει πέντε μοναδικές φάσεις:

Είτε ξεκινάτε ένα νέο ebook, ανακατασκευάστε το δικό σαςεργαζόμενος στο πλοίοδιαδικασία, ή - γνωρίζετε - την οικοδόμηση ενός σπιτιού, η εργασία σας μέσα από κάθε ένα από αυτά τα στάδια θα σας βοηθήσει να πάρετε μια δομημένη προσέγγιση για να κάνετε το έργο, ενώ μειώνοντας τους πονοκεφάλους και τις παρενοχλήσεις και εξασφαλίζοντας ότι δεν παρακάμπτεστε τίποτα σημαντικό.

Θέλετε να μάθετε μερικά πολύτιμα μαθήματα από κορυφαίες εταιρείες και να ανακαλύψετε μερικάδιαχείριση προϊόντωνβέλτιστες πρακτικές? Μην αφήνετε χωρίς να αρπάζειΑυτό το δωρεάν eBook !