Cum de a stăpâni cele 5 faze ale ciclului de viață al managementului proiectului

FiecareproiectEchipa ta funcționează simte drastic diferită. Diferiți membri ai echipei. Diferite cronologii. Cerințe diferite. Obiective diferite.

Dar aceste proiecte diferite au mai multe în comun decât credeți. Toți au un început, mijloc și sfârșit care urmează un proces repetabil.

Deci, cum puteți profita la maximum de această secvență consistentă și fiecare etapă, indiferent de specificul proiectului dvs.? Să explorăm tipicmanagement de proiectCiclul de viață și modul în care dumneavoastră și echipa dvs. puteți maximizaFazele managementului de proiect .

Managementul proiectului Fazele ciclului de viață

Să începem cu nucile și șuruburile. Cartea de cunoaștere a proiectului (PMBOK. ) Definește ciclul de viață al proiectuluica "seria de faze pe care un proiect trece de la inițierea sa la închiderea sa."

Diagrama standard a ciclului de viață a proiectului este alcătuită din cinci faze:

În timp ce fazele managementului de proiect sunt în general efectuate pentru a începe un nou proiect, ei nu trebuie întotdeauna să fie. De exemplu, dacă apare o schimbare care modifică ușor cursul proiectului dvs., probabil că vă veți întoarce la etapa de planificare pentru a ține cont de acele ajustări, dar nu mergeți înapoi la inițierea proiectului.

Este un nivel exact de flexibilitate care facemanagementul schimbăriiprocese în timpul procesuluiMANAGEMENTUL MANAGEMENTULUI DE MANAGEMENTatât mai ușor de gestionat.

Ceea ce esteimportanța proiectuluiciclu de viață? Această serie de faze ar putea părea o formalitate, dar pot fi de fapt destul de utile. Acestea oferă o abordare structurată pentru a gestiona un proiect de la început până la sfârșit, ceea ce înseamnă că veți avea roluri și responsabilități mai clare, o comunicare raționalizată și, în cele din urmă, o formulă repetabilă pentru succesul proiectului (cu mai puține bile și sarcini uitate!).

Acum că sunteți familiarizat cu Nitty-Gritty, ce suntCele 5 etape ale ciclului de viață al produsului? Să ne uităm la fiecare fază în detaliu, împreună cu câteva exemple ale ciclului de viață al proiectului.

Faza # 1: Inițiere

Pentru a înțelege pe deplin fiecare etapă a acestui ciclu, să plecăm de la un exemplu de lucru și, în schimb, să ne gândim la construirea unei case. În timpul etapei de inițiere a construcției de case, ați face lucruri cum ar fi efectuarea testelor de sol, imaginând cerințele permisului și determinarea dacă cartierul dvs. are legături restrictive pe care trebuie să le urmați.

Cu alte cuvinte, vă puteți gândi la aceasta ca faza de bază - în cazul în care vă asigurați că un proiect merită, de fapt, timpul echipei dvs. înainte de a investi prea multă energie în planificare sau sarcini legate de realitate.

Gândindu-se la acest lucru într-un context de lucru, această etapă include lucruri precum definirea proiectului, construirea unui caz de afaceri pentru aceasta, identificând părțile interesate cheie și obținerea acestuia de către părțile corespunzătoare.

Acestă fază:

Nu subestima importanța acestui lucruFaza de inițiere. Este tentant să credeți că nu se face nici o lucrare reală, dar aici puneți fundația (indiferent dacă vă lipiți cu metafora sau nu!) Pentru un proiect de succes.

Începeți prin crearea unui aCarta proiectului, care vă stabilește viziunea inițială pentru proiect împreună cuDomeniul de aplicareși restricțiile.

Această piesă de viziune a puzzle-ului este deosebit de importantă, deoarece este ușor să pierdeți din vedere de ce un anumit proiect contează când începeți să vă înfășurați în sarcini și termene limită. De fapt, numai55% dintre oameniImplicat în proiecte - Liderii de echipă și managerii de proiect - considerați că obiectivele de afaceri ale proiectului sunt clare pentru ei.

Ta Carta proiectuluiDe asemenea, solicită să indicați un beneficiu real de afaceri asociat proiectului dvs. Nu numai că acest lucru vă ajută și echipa dvs. vă păstrează ochii pe premiu, dar vă forțează, de asemenea, să vă asigurați că proiectul este o utilizare bună a timpului echipei dvs. în avans.

Tragerea împreună a unei charter de proiect înseamnă acum că veți avea un timp mult mai ușor prezentând faptele și obțineți proiectul aprobat de conducere.

Faza # 2: Planificare

Să rămânem cu exemplul nostru de a construi o casă. În timpul fazei de planificare, ați fi întocmit de planuri, călcând bugetul și stabilirea unei cronologii pentru a vă deplasa.

Este greu să supraestimați importanța unei planificări atente, dar prea multe echipe și întreprinderi sări peste această etapă în favoarea de a avea dreptate la muncă. AStudiu de către biroul de contabilitate al Guvernului U.S.a constatat că 49% din 840 de proiecte finanțate federal au fost planificate prost, performanțe slabe sau ambele.

Este bine meritat să investiți timpul și energia în faza de planificare. Fiți asigurați, vă va salva tone de timp și dureri de cap, deoarece proiectul dvs. se îndreaptă înainte. La urma urmei, ai începe să legi un ciocan fără un plan să te ghideze?

O fază amănunțită a planificării necesită să vă gândiți atenți la numeroase elemente legate de proiectul dvs., inclusiv (dar cu siguranță nu se limitează la):

Toate aceste logistice trebuie trase împreună într-o detaliatăplan de proiectcă veți împărtăși întreaga echipă laÎntâlnire de kickoff, apoi continuați să faceți referire pe întreaga durată a proiectului dvs.

Vorbind de întâlniri de kickoff, acele situri merită o atenție deosebită ca fiind una dintre cele mai importante piese de cuie această etapă de planificare.

În timpul tăuÎntâlnire de kickoff, tu și întreaga echipă de proiect va vorbi prin unele dintre elementele cheie ale planului dvs. de proiect (inclusiv responsabilități, orientări de comunicare și cum veți ști când proiectul dvs. are succes). De asemenea, puteți să vă dați seama ce software de gestionare a ciclului de viață al proiectului sau alte instrumente pe care le veți folosi pentru a eficientiza procesul.

Amintiți-vă că această întâlnire nu este doar o șansă să vă difuzați mesajul și să vă dați instrucțiunile. Lăsați o mulțime de timp pentru întrebări și feedback de la alți membri ai echipei de proiect, astfel încât să puteți clarifica în mod proactiv confuzia și abordarea preocupărilor. Vei pleca cu toții de acolo cu așteptări comune despre cum să bateți proiectul din parc.

Faza # 3: Executie

În cadrul analogiei noastre de construcție, acest lucru este atunci când betonul este turnat, pereții sunt încadrați, iar Windows sunt instalați. În timpul fazei de execuție, vă puneți toată planificarea atentă în acțiune pentru a vă roti de fapt mânecile și pentru a face munca făcută.

Sună ca partea ușoară, nu? Dar, în mod surprinzător, acesta este un loc în care roțile pot cădea cu adevărat. Planificarea de a lua măsuri este mult mai ușoară decât luarea de fapt.

Gândiți-vă la acest lucru într-un context personal pentru o anumită claritate: crearea șiprogramareRutina ideală de antrenament a fost ușoară. De fapt, urmărește acest plan și trageți-vă la sala de gimnastică după o zi lungă și grea, care este mai dificilă.

Este probabil de ce, în conformitate cuInstitutul de Management al proiectului 2017 Pulsul Anchetei Profesiei, liderii executivi au declarat că doar 60% din inițiativele lor strategice și-au îndeplinit obiectivele originale.

Întâlnirea de kickoff (pe care am discutat în detaliu în secțiunea anterioară) marchează de fapt începutul fazei de execuție. Când toată lumea iese din sala de întâlnire, este timpul ca ei să ia acele ordine de marș și să ajungă la muncă.

Dar fiți conștienți de faptul că lucrurile nu se încadrează în mod magic doar pentru că aveți un plan. Trebuie să vă asigurați că toată lumea este lipită de ea și de a-și face partea.

După aceeaîncepe, trimiteți resurse de sprijin, articole de acțiune, link-uri și planul dvs. de proiect pe care oamenii îl pot referi. A face acest lucru imediat păstrează impulsul care merge astfel încât nu există o pauză mare în acțiune.

Faza # 4: Controlul și monitorizarea

Această fază se întâmplă adesea simultan cu execuția proiectului. Revenind la exemplul nostru, deoarece echipajul este greu la locul de muncă, construindu-ți casa, te oprești de către șantierul clădiriițineți un ochi apropiatși, de asemenea, trimiterea bugetului și a cronologiei pentru a vă asigura că lucrurile nu se află în afara piesei.

Rețineți că ciclul de viață al managementului proiectului necesită o anumită flexibilitate.

În timpul fazei de control și monitorizare, pot apărea unele lucruri care necesită ajustarea planului inițial de proiect. E în regulă - și de ce există această fază! În timp ce planul dvs. de proiect este utilFoaia de parcurs, cu siguranță nu este pus în piatră.

Întâlnirea dvs. de kickoff nu ar trebui să fie singura conversație din calendar. Ea devine rularea cu mingea, dar ar trebui, de asemenea, să aveți întâlniri frecvente de check-in pentru a monitoriza progresul și corectarea corectă atunci când este necesar. Aceste întâlniri sunt, de asemenea, o șansă deosebită de a cere feedback în timp real, astfel încât să nu lăsați frustrațiile sau problemele de la FESTER.

Utilizarea unei platforme de gestionare a muncii (cum ar fi Manager de sarcini UDN. !) Oferă o mare transparență necesară în întregul proces. Cu acest tip de instrument, puteți obține o viziune a ochilor de păsări asupra modului în care proiectul se mișcă de-a lungul în timp ce, de asemenea, zonând sarcinile individuale și volumul de lucru - fără a înfunda calendarele oamenilor cu mai multe întâlniri sau sesiuni de actualizare.

Pe măsură ce monitorizați progresul, asigurați-vă că păstrați un ochi apropiat asupra resurselor proiectului dvs. (care include totul din când în când). Sunt cei care sunt alocați corespunzător sau încep să se întindă? Ele sunt importante pentru a gestiona proactiv, mai ales cândStudiul Institutului de Management al proiectului 2018a constatat că 21% din proiecte nu reușesc din cauza resurselor limitate sau impozitate.

Doriți să învățați și mai multe despremanagementul resurselor ? Apucați această carte electronică gratuită A!

Faza # 5: închidere

Asta este. Casa ta este construită. Plesi de pe matrițe, semnând documentele finale și mișcați toate mobilierul dvs. în.

Faza de închidere marchează sfârșitul proiectului dvs. și este ușor să părăsiți capetele libere în loc să le legați într-un arc curat. Cu toate acestea, ultimele impresii materne și închiderea adevărată necesită să verificați câteva casete finale pentru a obține acest proiect pe tot parcursul liniei de sosire.

Mai degrabă decât să verificați acest proiect ca "completă" și să vă spălați mâinile, există câteva sarcini finale pe care le veți dori să aveți grijă în timpul fazei de închidere, inclusiv:

În cele din urmă, nu uitați să sărbătoriți! Finalizarea unui proiect implică o mulțime de muncă grea și este o realizare care merită o recunoaștere. Sărbătorirea acestor realizări este importantă, în special când54% dintre respondențiÎntr-un sondaj a spus că se simt subapreciate la locul de muncă.

Deci, mergeți și comandați pizza și aruncați ceva abur cu membrii echipei de proiect. Toți ați câștigat-o!

Master Ciclul de viață al managementului proiectului

Când vă gândiți să construiți o casă, este logic faptul că majoritatea proiectelor - indiferent de specificul lor - se bazează pe un sistem similar de completare. Există o comandă destul de standard pentru a gestiona un proiect dintr-un ciclu de viață complet la capăt la capăt.

Există o mulțime de modele de cicluri de viață ale proiectului, dar cea mai răspândită include cinci faze unice:

Indiferent dacă lansați o carte electronică, redmoindu-văAngajatul OnboardingProcesul, sau - știi - construirea unei case, lucrați prin fiecare dintre aceste etape vă va ajuta să luați o abordare structurată pentru a obține munca făcută în timp ce reduceți durerile de cap și hassle și asigurarea faptului că nu săriți nimic important.

Doriți să aflați câteva lecții valoroase de la companiile de vârf și să descoperiți uniimanagement de produscele mai bune practici? Nu plecați fără să luațiAceastă carte electronică gratuită A!