Jak opanować 5 faz cyklu życia zarządzania projektami

KażdyprojektTwój zespół działa na czujnikach tak różnych. Różni członkowie zespołu. Różne terminy. Różne wymagania. Różne cele.

Ale te różnorodne projekty mają bardziej wspólnego niż myślisz. Wszyscy mają początek, środkowy i kończą się, które podążają za powtarzalnym procesem.

Jak więc można w pełni wykorzystać tę stałą sekwencję i paznokci każdego etapu, niezależnie od specyfiki projektu? Przeglądajmy typoweZarządzanie projektamiCykl życia i jak i twój zespół może maksymalizowaćfazy zarządzania projektami .

Fazy ​​cyklu życia zarządzania projektami

Zacznijmy od orzechów i śrub. Księga wiedzy o zarządzaniu projektem (Pmbok. ) Określa cykl życia projektujako "seria faz, które projekt przechodzi z jego inicjacji do jego zamknięcia".

Standardowy diagram cyklu życia projektu składa się z pięciu faz:

Podczas gdy fazy zarządzania projektami są zazwyczaj wykonywane w kolejności przy rozpoczęciu nowego projektu, nie zawsze muszą być. Na przykład, jeśli zmiana pojawia się, że nieznacznie zmienia przebieg projektu, prawdopodobnie powróciłbyś do etapu planowania, aby uwzględnić te korekty, ale nie pójść dalej do inicjacji projektu.

To dokładny poziom elastyczności, który sprawiaZarządzanie zmianamiProcesy podczasZarządzanie produktem Lifecycle.znacznie łatwiejsze do zarządzania.

Co.znaczenie projektukoło życia? Ta seria faz może wydawać się formalnością, ale mogą być całkiem bardzo pomocne. Zapewniają strukturalne podejście do zarządzania projektem od początku do końca, co oznacza, że ​​będziesz miał wyraźniejsze role i obowiązki, usprawnioną komunikację, a ostatecznie powtarzalna formuła do sukcesu projektu (z mniejszymi upuszczonymi kulkami i zapomniane zadania!).

Teraz, że znasz Nitty-Grytty, co są5 etapów cyklu życia produktu? Spójrzmy na szczegóły każdej fazy, wraz z przykładami cyklu życia projektu.

Faza # 1: inicjacja

Aby w pełni zrozumieć każdy etap tego cyklu, odejdźmy od przykładu roboczego i zamiast tego pomyśl o budowaniu domu. Podczas etapu inicjacji konstrukcji domowej robiłbyś takie jak prowadzenie testów gleby, wymienić wymagania dotyczące pozwolenia i określenie, jeśli twoje sąsiedztwo ma jakiekolwiek sądzone przymierza, które musisz podążać.

Innymi słowy, możesz myśleć o tym jako fazę podstawową - gdzie zapewniasz, że projekt jest rzeczywiście wartym czasem twojego zespołu, zanim zainwestujesz zbyt dużo energii na planowanie lub rzeczywiste zadania pokrewne.

Myślenie o tym w kontekście pracy, ten etap obejmuje takie rzeczy jak definiowanie projektu, budując dla niego sprawę biznesową, identyfikując kluczowych interesariuszy i uzyskując go zatwierdzone przez odpowiednie partie.

Ace Ta faza:

Nie lekceważ znaczenia tegoFaza inicjacji. Chcemy myśleć, że nie robi się prawdziwej pracy, ale to miejsce, w którym położyłeś fundament (niezależnie od tego, czy trzymasz się naszego metafory domowej, czy nie!) W przypadku udanego projektu.

Zacznij od tworzeniaCzarter projektu, co ustanawia twoją pierwszą wizję projektu wraz zzakresi ograniczenia.

Ten wizja kawałek układanki jest szczególnie ważna, ponieważ łatwo jest utratę oczu, dlaczego niektóre projekty sprawy, gdy zaczniesz zapakować się w zadania i terminy. W rzeczywistości tylko55% osóbZaangażowany w projekty - Liderzy Zespołu i Zarządzający projektami - uważa, że ​​cele biznesowe projektu są dla nich jasne.

TwójCzarter projektuWymaga również, aby wskazać prawdziwe korzyści biznesowe związane z twoim projektem. To nie tylko pomaga, a twoim zespołem trzyma oczy na nagrodę, ale również zmusza, że ​​projekt jest dobrym użyciem czasu twojego zespołu z góry.

Ciągnięcie Karta projektu oznacza teraz znacznie łatwiejszy czas przedstawienie faktów i uzyskania projektu zatwierdzonego przez przywództwo.

Faza # 2: Planowanie

Trzymajmy się naszym przykładem budowy domu. Podczas fazy planowania sprowadzasz plany, prasując swój budżet i ustanawiając osi czasu do przejścia.

Trudno przecenić znaczenie starannego planowania, ale zbyt wielu zespołów i firm pomijają ten etap na rzecz do pracy. AStudiuj przez rząd księgowy U.S.Okazało się, że 49% projektów z 840 finansowanych funduszy zostało słabo zaplanowanych, słabo wykonujących, lub obu.

Warto inwestować czas i energię w fazę planowania. Odpocznij pewnie, uratuje ci mnóstwo czasu i bólu głowy, gdy twój projekt porusza się do przodu. W końcu zacząłbyś kołysać młotek bez planu, aby Cię prowadzić?

Dokładna faza planowania wymaga, aby dokładnie przemyślał wiele elementów związanych z projektem, w tym (ale na pewno nie między innymi):

Wszystkie te logistyki powinny być wciągane do szczegółowegoPlan projektuże podzielasz się z całym zespołem wotwarcie spotkania, a następnie kontynuuj odniesienie przez cały czas trwania projektu.

Mówiąc o spotkaniach Kickoff, te sit-Downs zasługują na pewną szczególną uwagę jako jedną z najważniejszych kawałków przybicia tego etapu planowania.

Podczas ciebieotwarcie spotkania, Ty i cały zespół projektu będą rozmawiać przez niektóre z tych kluczowych elementów swojego planu projektu (w tym obowiązki, wytyczne komunikacyjne i jak będziesz wiedział, kiedy twój projekt się powiedzie). Możesz również dowiedzieć się, jakie oprogramowanie do zarządzania cyklem życia projektu lub inne narzędzia, których użyjesz do usprawnienia procesu.

Pamiętaj, że to spotkanie nie jest tylko szansą na rozgłaszanie wiadomości i Dole Out Directions. Zostaw dużo czasu na pytania i informacje zwrotne od innych członków zespołu projektowych, dzięki czemu możesz aktywnie wyjaśnić zamieszanie i zajmować się obawami. Wszyscy znajdujesz się stamtąd ze wspólnymi oczekiwaniami na temat pukania tego projektu z parku.

Faza # 3: Wykonanie

W naszej homebuilding analogii jest to wtedy, gdy beton jest wylewany, ściany są oprawione, a system Windows są zainstalowane. Podczas fazy wykonania wprowadzasz całą ostrożną planowanie w działaniu, aby faktycznie zwinąć rękawy i wykonać pracę.

Brzmi jak łatwa część, prawda? Ale zaskakująco, jest to miejsce, w którym koła mogą naprawdę odpadać. Planowanie podjęcia działań jest dużo łatwiejsze niż faktycznie podejmowanie działań.

Pomyśl o tym w osobistym kontekście dla jakiejś jasności: tworzenie iplanowanieTwoja idealna procedura treningowa była łatwa. W rzeczywistości podąża za tym planem i przeciągając się na siłownię po długim, ciężkim dniu, w ten sposób trudniejsze.

To prawdopodobnie dlaczego wedługProject Management Institute's 2017 Pulse ankiety zawodu, liderzy wykonawczy powiedzieli, że tylko 60% ich strategicznych inicjatyw spełniło ich pierwotne cele.

Spotkanie Kickoff (które omówiliśmy szczegółowo w poprzedniej sekcji) w rzeczywistości oznacza rozpoczęcie fazy wykonania. Kiedy wszyscy wyjdi na sala konferencyjnego, nadszedł czas, aby wziąć te marszowe zamówienia i do pracy.

Ale bądź świadomy, że rzeczy nie przypuszczają w magicznie, tylko dlatego, że masz plan. Musisz upewnić się, że wszyscy trzymają się go i ich częścią.

Idąc za tymRozpoczęcie, Wysyłaj zasoby wspierające, elementy działania, linki i plan projektu, które ludzie mogą odwołać. Robiąc to natychmiastowe pęd, więc nie ma dużej przerwy w akcji.

Faza # 4: Kontrolowanie i monitorowanie

Ta faza często dzieje się jednocześnie z realizacją projektu. Wracając do naszego przykładu, ponieważ załoga jest trudna w pracy, budując swój dom, zatrzymujesz się przy placu budowyZachowaj blisko postępuI odwołują się również do budżetu i osi czasu, aby upewnić się, że rzeczy nieoceniają ścieżki.

Należy mieć na uwadze, że cykl życia zarządzania projektem wymaga pewnej elastyczności.

Podczas fazy kontrolnej i monitorującej niektóre rzeczy mogą pojawić się, które wymagają dostosowania oryginalnego planu projektu. W porządku - i nawet dlaczego ta faza istnieje! Podczas gdy twój plan projektu jest pomocnyMapa drogowa, zdecydowanie nie jest ustawiony w kamieniu.

Spotkanie rozpoczynającego projektu nie powinno być jedyną rozmową na kalendarzu. Dostaje walcowanie piłki, ale powinieneś mieć również częste spotkania odprawowe, aby monitorować postępy i oczywiście w razie potrzeby. Te spotkania są również wielką szansą na poproś o informacje zwrotne w czasie rzeczywistym, więc nie pozwoliłeś frustracji ani problemów pić.

Korzystanie z platformy zarządzania pracą (jak Menedżer zadań UDN. !) oferuje pewien bardzo potrzebną przejrzystość w całości procesu. Z tego rodzaju narzędziem można uzyskać widok z lotu ptaka, w jaki sposób projekt porusza się wraz z informacją o indywidualnych zadaniach i obciążeniach - bez zatykania kalendarzy ludzi z większą ilością spotkań lub sesji aktualizacji.

Jak monitorujesz postęp, upewnij się, że zachowujesz oko na zasoby projektu (co obejmuje wszystko od czasu do materiałów). Czy te są odpowiednio przydzielane, czy zaczynają się rozciągać? Są ważne, aby zarządzać aktywnie, zwłaszcza gdyBadanie Zarządzania Project Management Institute 2018stwierdził, że 21% projektów zawodzi z powodu ograniczonych lub opodatkowanych zasobów.

Chcesz nauczyć się jeszcze więcejzarządzanie zasobami ? Chwyć ten darmowy eBook !

Faza # 5: Zamknięcie

To jest to. Twój dom jest zbudowany. Odkurzysz listwy, podpisując ostatnią dokumentację i przenosi wszystkie meble.

Faza zamknięcia oznacza koniec projektu i łatwo pozostawić luźne końce zamiast wiązać je w schludnym łuku. Jednak ostatnie wrażenia i prawdziwe zamknięcie wymaga sprawdzenia końcowych pudełek, aby uzyskać ten projekt przez cały czas.

Zamiast po prostu sprawdzić ten projekt jako "kompletny" i mycie go ręce, istnieje kilka ostatnich zadań, które chcesz zająć się podczas fazy zamknięcia, w tym:

Wreszcie nie zapomnij świętować! Wykończenie projektu wiąże się z dużą ilością ciężkiej pracy i jest to osiągnięcie, które zasługuje na pewne uznanie. Świętujemy te osiągnięcia są ważne, zwłaszcza gdy54% respondentówW jednym badaniu powiedział, że czują się niedoceniani w miejscu pracy.

Więc idź dalej i zamów tę pizzę i zdmuchnął parę z członkami zespołu projektu. Wszyscy to zdobyłeś!

Master The Project Management Life Cykl

Kiedy myślisz o budowaniu domu, ma sens, że większość projektów - niezależnie od ich specyfiki - polegać na podobnym systemie do ukończenia. Istnieje dość standardowa kolejność, aby zarządzać projektem z pełnego cyklu życia końcowego.

Istnieje wiele modeli cyklu życia projektu, ale najbardziej rozpowszechnione zawiera pięć unikalnych faz:

Niezależnie od tego, czy uruchamiasz nowy ebook, obróć swojepracownik przybierającyProces, lub - wiesz - budowanie domu, pracując przez każdą z tych etapów pomoże Ci wziąć ustrukturyzowane podejście do wykonywania pracy podczas redukcji bólów głowy i kłopotów oraz zapewnienie, że nie pomijasz niczego ważnego.

Chcesz nauczyć się cennych lekcji z wiodących firm i odkryć niektórezarządzanie produktemnajlepsze praktyki? Nie zostawiaj bez chwytaniaTen darmowy eBook. !