Come padroneggiare le 5 fasi del ciclo di vita della gestione del progetto

OgniprogettoLa tua squadra funziona su sente drasticamente diversa. Diversi membri del team. Timeline diverse. Requisiti diversi. Obiettivi diversi.

Ma quei diversi progetti hanno più in comune di quanto tu possa pensare. Hanno tutti un inizio, medio e terminano che seguono un processo ripetibile.

Quindi, come puoi sfruttare al massimo questa sequenza e unghia coerente ogni fase, indipendentemente dalle specifiche del tuo progetto? Esploriamo il tipicogestione di progettoCiclo di vita e come tu e la tua squadra possano massimizzareLe fasi della gestione del progetto .

Fasi del ciclo di vita della gestione del progetto

Iniziamo con i dadi e i bulloni. Il progetto di gestione del progetto di conoscenza (PMBOK. ) Definisce il ciclo di vita del progettoCome "la serie di fasi che un progetto passa attraverso la sua iniziazione alla sua chiusura".

Il diagramma standard del ciclo di vita del progetto è composto da cinque fasi:

Mentre le fasi della gestione del progetto vengono generalmente eseguite in ordine quando si avvia un nuovo progetto, non devono sempre essere. Ad esempio, se si verifichi un cambiamento che allinea leggermente il corso del tuo progetto, probabilmente torneresti alla fase di pianificazione per tenere conto di tali regolazioni, ma non tornano fino al progetto iniziazione.

È questo esatto livello di flessibilità che rendecambio gestioneProcessi durante ilGestione del prodotto Lifecycle.È molto più facile da gestire.

Cosa c'èL'importanza del progettociclo vitale? Questa serie di fasi potrebbe sembrare una formalità, ma possono effettivamente essere abbastanza utili. Forniscono un approccio strutturato per gestire un progetto dall'inizio al fine di finire, il che significa che avrai ruoli e responsabilità più chiari, la comunicazione semplificata e, in definitiva una formula ripetibile per il successo del progetto (con meno palline cadute e compiti dimenticati!).

Ora che hai familiarità con il nitty-grintty, cosa sonoLe 5 fasi del ciclo di vita del prodotto? Diamo un'occhiata a ogni fase in dettaglio, insieme ad alcuni esempi di ciclo di vita del progetto.

Fase n. 1: Iniziazione

Per comprendere appieno ogni fase di questo ciclo, andiamo da un esempio di lavoro e pensa invece a costruire una casa. Durante la fase di iniziazione della tua costruzione di casa, faresti cose come condurre test del suolo, immaginando i requisiti di autorizzazione e determinare se il tuo vicinato ha qualsiasi alleanza restrittiva devi seguire.

In altre parole, puoi pensare a questo come la fase di base - dove stai assicurando che un progetto sia in realtà la pena del tempo della tua squadra prima di investire troppa energia in pianificazione o compiti effettivi effettivi.

Pensando a questo in un contesto lavorativo, questa fase include cose come la definizione del progetto, costruendo un caso di business per esso, identificando le tue principali parti interessate e ottenendo di essere approvato dalle parti appropriate.

ACE questa fase:

Non sottovalutare l'importanza di questoFase di inizio. È allettante pensare che non venga compiuto alcun lavoro reale, ma è qui che posa le fondamenta (se stai attaccando con la nostra metafora di costruzione domestica o no!) Per un progetto di successo.

Inizia creando aCharter del progetto, che stabilisce la tua visione iniziale per il progetto insieme alscopoe le restrizioni.

Quel pezzo di visione del puzzle è particolarmente importante poiché è facile perdere la vista del motivo per cui un certo progetto è importante quando inizi a essere avvolto in compiti e scadenze. Infatti, solo55% delle personeCoinvolto nei progetti - Team Leader e Project Manager - Senti che gli obiettivi aziendali del progetto sono chiari a loro.

Il tuoCharter del progettoRichiede anche di indicare un beneficio reale associata al tuo progetto. Non solo questo ti aiuta e il tuo team tieni gli occhi sul premio, ma ti costringe anche a garantire che il progetto sia un buon uso del tempo del tuo team in anticipo.

Tirando insieme un charter di progetto ora significa che avrai un tempo molto più semplice che presenta i fatti e ottenendo il tuo progetto approvato dalla leadership.

Phase # 2: Pianificazione

Asmettiamo il nostro esempio di costruire una casa. Durante la fase di pianificazione, starai disegnando i progetti, stirando il budget budget e stabilendo una timeline per trasferirsi.

È difficile esagerare l'importanza di un'attenta pianificazione, ma troppe squadre e aziende saltano questa fase a favore di ottenere diritto al lavoro. UNStudio da parte dell'ufficio contabile del governo degli Stati UnitiTrovato che il 49% di 840 progetti finanziati federalmente finanziati erano previsti, scarsamente pianificati, o entrambi.

Vale la pena investire il tempo e l'energia nella fase di pianificazione. Assicurati, ti farà risparmiare tonnellate di tempo e mal di testa mentre il tuo progetto si muove in avanti. Dopotutto, inizieresti a oscillare un martello senza un progetto per guidarti?

Una fase di pianificazione approfondita richiede di dare un pensiero attento a numerosi elementi relativi al tuo progetto, incluso (ma certamente non limitato a):

Tutte queste logistiche dovrebbero essere tirate insieme in un dettaglioschema del progettoche condividerai con l'intero team alIniziare la riunione, quindi continua a fare riferimento per tutta la durata del tuo progetto.

A proposito di incontri di kickoff, quelle sit-down meritano un'attenzione particolare come uno dei pezzi più importanti di inchiodare questa fase di pianificazione.

Durante il tuo.Iniziare la riunione, Tu e il tuo intero team di progetto parlerà con alcuni di quegli elementi chiave del tuo piano di progetto (comprese le responsabilità, le linee guida sulla comunicazione e come sarai quando il tuo progetto ha successo). Puoi anche capire quale software di gestione del ciclo di vita del progetto o altri strumenti che utilizzerai per semplificare il processo.

Ricorda che questo incontro non è solo una possibilità per te di trasmettere il tuo messaggio e donare le indicazioni stradali. Lasciare un sacco di tempo per domande e feedback da altri membri del team di progetti in modo da poter chiarire proattivamente confusione e affrontare le preoccupazioni. Andrai tutti fuori di lì con aspettative condivise su come bussare a quel progetto fuori dal parco.

Fase # 3: esecuzione

All'interno della nostra analogia di casa di costruzione, questo è quando il calcestruzzo è versato, le pareti vengono incorniciate e vengono installate Windows. Durante la fase di esecuzione, stai mettendo tutta la tua attenta pianificazione in azione per arrotolare effettivamente le maniche e ottenere il lavoro svolto.

Sembra la parte facile, giusto? Ma, sorprendentemente, questo è un punto in cui le ruote possono davvero cadere. Pianificazione di agire è molto più facile di agire in realtà.

Pensaci in un contesto personale per qualche chiarezza: creazione epianificazioneLa tua routine di allenamento ideale è stata facile. In realtà sta seguendo quel piano e trascinandoti in palestra dopo una lunga durata giornata che è molto più impegnativa.

Questo è probabilmente perché, secondoPulse 2017 dell'istituto di gestione del progetto del sondaggio di professione, i leader esecutivi hanno detto che solo il 60% delle loro iniziative strategiche ha raggiunto i loro obiettivi originali.

L'incontro di kickoff (che abbiamo discusso in dettaglio nella sezione precedente) segnala effettivamente l'inizio della fase di esecuzione. Quando ognuno esce quella sala riunioni, è il momento per loro di prendere gli ordini di marcia e arrivare al lavoro.

Ma sii consapevole che le cose non cadono magicamente solo perché hai un piano. È necessario assicurarsi che tutti stiano attaccando e facendo la loro parte.

Seguendo quellocalcio d'inizio, inviare a supportare risorse, articoli d'azione, collegamenti e il tuo progetto di progetto che le persone possono fare riferimento. Facendo questo subito mantiene lo slancio che non c'è una grande pausa nell'azione.

Fase n. 4: controllo e monitoraggio

Questa fase accade spesso simultaneamente con l'esecuzione del progetto. Tornando al nostro esempio, poiché l'equipaggio è duro al lavoro costruendo la tua casa, ti stai fermando con il cantiereTieni d'occhio il progressoE anche a fare riferimento al tuo budget e timeline per garantire che le cose non stiano viaggiando.

Tieni presente che il ciclo di vita della gestione del progetto richiede una certa flessibilità.

Durante la fase di controllo e monitoraggio, alcune cose potrebbero essere inventate che richiedono di regolare il piano di progetto originale. Va bene - ed è anche perché questa fase esiste! Mentre il tuo piano di progetto è utileroadmap., non è sicuramente impostato in pietra.

La tua riunione di Kickoff del progetto non dovrebbe essere l'unica conversazione sul calendario. Ottiene il rotolamento della palla, ma dovresti anche avere frequenti riunioni di check-in per monitorare i progressi e il corso corretti quando necessario. Questi incontri sono anche una grande occasione per chiedere un feedback in tempo reale in modo da non lasciare che le frustrazioni o i problemi si fermano.

Utilizzando una piattaforma di gestione del lavoro (come UDN Task Manager !) Offre un po 'di trasparenza tanto necessaria nella totalità del processo. Con questo tipo di strumento, è possibile ottenere una visione a volo d'uccello di come il progetto si muove mentre si muove mentre anche la zonizzazione su singoli compiti e carichi di lavoro - senza intasare i calendari delle persone con più riunioni o sessioni di aggiornamento.

Mentre stai monitorando i progressi, assicurati di tenere d'occhio le risorse di progetto (che include tutto da tempo ai materiali). Sono quelli che vengono assegnati in modo appropriato, o stanno iniziando a essere allungati? Sono importanti a gestire in modo proattivo, specialmente quandoL'indagine del 2018 dell'istituto di gestione del progettotrovato che il 21% dei progetti non riesce a causa di risorse limitate o tassate.

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Fase n. 5: chiusura

Questo è. La tua casa è costruita. Stai spolvendo le modanature, firmando i documenti finali e spostando tutti i tuoi mobili.

La fase di chiusura segna la fine del tuo progetto, ed è facile lasciare le estremità libere invece di legarli in un fiocco pulito. Tuttavia, le ultime impressioni contano e la vera chiusura richiede di controllare alcune caselle finali per ottenere quel progetto fino al traguardo.

Piuttosto che controllare quel progetto come "completo" e lavarti le mani, ci sono alcuni compiti finali che vorresti prendersene cura durante la fase di chiusura, tra cui:

Infine, non dimenticare di festeggiare! La finitura di un progetto coinvolge un sacco di duro lavoro, ed è un risultato che merita un po 'di riconoscimento. Celebrando quei risultati è importante, in particolare quando54% degli intervistatiIn un sondaggio ha detto che si sentono sottovalutati sul posto di lavoro.

Quindi vai avanti e ordina quella pizza e soffia un po 'di vapore con i membri del tuo progetto. Tu sei stato guadagnato!

Master il ciclo di vita della gestione del progetto

Quando pensi di costruire una casa, ha senso che la maggior parte dei progetti - indipendentemente dalle loro specifiche - si affidano a un sistema simile per il completamento. C'è un ordine abbastanza standard da seguire per gestire un progetto da un ciclo di vita a estremità end-to-end.

Ci sono molti modelli di ciclo di vita del progetto là fuori, ma il più prevalente include cinque fasi uniche:

Se stai lanciando un nuovo eBook, rinnovando il tuoImpiegato Onboarding.Processo, o - sai - costruire una casa, lavorando via attraverso ciascuna di quelle fasi ti aiuterà a prendere un approccio strutturato per ottenere il lavoro riducendo il mal di testa e le fastidi e assicurando che tu non stia saltando nulla di importante.

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