Hoe de 5 fasen van de levenscyclus van het projectmanagement te beheersen

ElkprojectJe team werkt op aanvoelend drastisch anders. Verschillende teamleden. Verschillende tijdlijnen. Verschillende vereisten. Verschillende doelen.

Maar die variërende projecten hebben meer gemeen dan u zou denken. Ze hebben allemaal een begin, midden en uiteinden dat een herhaalbaar proces volgen.

Dus hoe kun je het meeste uit deze consistente reeks halen en elke fase spijkeren, ongeacht de details van je project? Laten we het typische verkennenproject managementLevenscyclus en hoe u en uw team kunnen maximaliserenDe fasen van projectmanagement .

Projectmanagement Levenscyclusfasen

Laten we beginnen met de noten en bouten. Het projectmanagementboek van kennis (Pmbok ) Bepaalt de levenscyclus van het projectals "de reeks van fasen die een project passeert van zijn initiatie tot zijn sluiting."

Het standaard project Life Cycle Diagram bestaat uit vijf fasen:

Terwijl de fasen van projectmanagement over het algemeen worden uitgevoerd om een ​​nieuw project te starten, hoeft ze niet altijd te zijn. Als er bijvoorbeeld een verandering opkomt die de loop van uw project enigszins verandert, keert u waarschijnlijk terug naar de planningsfase om rekening te houden met die aanpassingen, maar niet helemaal terug naar projectinitiatie.

Het is dit exacte niveau van flexibiliteit dat maaktverandermanagementprocessen tijdens deProductmanagement Levenscyclusdat veel gemakkelijker te beheren.

Wat ishet belang van het projectlevenscyclus? Deze reeks fasen lijkt misschien een formaliteit, maar ze kunnen eigenlijk heel behulpzaam zijn. Ze bieden een gestructureerde aanpak om een ​​project te beheren van begin tot finish, wat betekent dat u een duidelijkere rollen en verantwoordelijkheden hebt, gestroomlijnde communicatie en uiteindelijk een herhaalbare formule voor projectsucces (met minder gevallen ballen en vergeten taken!).

Nu je bekend bent met de Nitty-Gritty, wat zijnDe 5 fasen van de levenscyclus van het product? Laten we elke fase in detail bekijken, samen met een aantal voorbeelden van projectlevenscyclus.

Fase # 1: Initiation

Om elke fase van deze cyclus volledig te begrijpen, laten we dan weggaan van een werkvoorbeeld en in plaats daarvan denken aan het bouwen van een huis. Tijdens de initiatiefase van uw huisconstructie zou u dingen doen zoals het uitvoeren van bodemtests, het uitzoeken van vergunningvereisten en het bepalen of uw buurt restrictieve convenanten heeft die u moet volgen.

Met andere woorden, je kunt dit zien als de Groundwork-fase - waar je ervoor zorgt dat een project eigenlijk de tijd van je team waard is voordat je te veel energie investeert in planning of daadwerkelijke verwante taken.

Denken hierover in een werkcontext, deze fase omvat dingen zoals het definiëren van het project, het bouwen van een businesscase voor het, het identificeren van uw belangrijkste belanghebbenden en het goedgekeurd door de juiste partijen.

Aas deze fase:

Onderschat het belang hiervan nietinitiatiefase. Het is verleidelijk om te denken dat er geen echt werk wordt gedaan, maar dit ligt waar je de basis legt (of je nu gaat vasthouden aan onze thuisgebouw metafoor of niet!) Voor een succesvol project.

Begin met het maken van eenprojectcharter, wat uw eerste visie voor het project bevat, samen met dedomeinen de beperkingen.

Dat visie-stuk van de puzzel is vooral belangrijk, omdat het gemakkelijk is om uit het oog te verliezen waarom een ​​bepaald project is wanneer u begint te worden ingepakt in taken en deadlines. In feite alleen55% van de mensenBetrokken bij projecten - teamleiders en projectmanagers - het gevoel dat de bedrijfsdoelstellingen van het project hen duidelijk zijn.

Uw projectchartervereist ook dat u wijst op een echt zakelijk voordeel dat is gekoppeld aan uw project. Niet alleen helpt dit je en je team houdt je ogen op de prijs, maar het dwingt je ook om ervoor te zorgen dat het project een goed gebruik is van de tijd van je team.

Het samentrekken van een projectcharter betekent nu dat je een veel eenvoudiger tijd hebt voor het presenteren van de feiten en het krijgen van je project goedgekeurd door leiderschap.

Fase # 2: planning

Laten we vasthouden aan ons voorbeeld van het bouwen van een huis. Tijdens de planningsfase zou u blauwdrukken opstellen, uw budget uitstralen en een tijdlijn vaststellen voor het verplaatsen.

Het is moeilijk om het belang van zorgvuldige planning te overschrijden, maar toch te veel teams en bedrijven slaan deze fase over ten gunste van het recht om te werken. EENstudie door het Amerikaanse boekhoudkantoorGevonden dat 49% van de 840 federale gefinancierde projecten slecht gepland waren, slecht presterende of beide.

Het is zeker de moeite waard om tijd en energie te investeren in de planningsfase. Wees gerust, het zal je tonnen tijd en hoofdpijn besparen, omdat je project naar voren gaat. Zou je tenslotte beginnen met een hamer zonder een blauwdruk om je te begeleiden?

Een grondige planningsfase vereist dat u een zorgvuldige gedachte geeft aan tal van elementen met betrekking tot uw project, inclusief (maar zeker niet beperkt tot):

Al deze logistiek moet in een gedetailleerde worden getrokkenproject Plandat je met het hele team op deKickoff-bijeenkomsten blijf dan gedurende de hele duur van uw project.

Spreken van aftrapsbijeenkomsten verdienen die sit-downs een speciale aandacht als een van de belangrijkste stukjes spijker van deze planningsfase.

Tijdens jeKickoff-bijeenkomst, jij en je hele projectteam zal praten via enkele van die belangrijke elementen van je projectplan (inclusief verantwoordelijkheden, communicatierichtlijnen en hoe je weet wanneer je project succesvol is). U kunt er ook achter komen welke projectlevenscyclusbeheer software of andere tools u gebruikt om het proces te stroomlijnen.

Vergeet niet dat deze bijeenkomst niet alleen een kans is om uw boodschap en Dole Out-aanwijzingen uit te zenden. Laat voldoende tijd voor vragen en feedback van andere projectteamleden, zodat u de verwarring en het aanpakken van problemen proactief kunt opruimen. Je loopt er allemaal weg met gedeelde verwachtingen over hoe je dat project uit het park kunt kloppen.

Fase # 3: uitvoering

Binnen onze homebuilding-analogie is dit wanneer het beton wordt gegoten, muren worden ingelijst en worden Windows geïnstalleerd. Tijdens de uitvoeringsfase breng je al je zorgvuldige planning in actie om je mouwen daadwerkelijk op te rollen en het werk te laten doen.

Klinkt als het gemakkelijke deel, toch? Maar verrassend genoeg is dit een plek waar de wielen echt kunnen vallen. Het plannen om actie te ondernemen is een stuk eenvoudiger dan daadwerkelijk actie te ondernemen.

Denk erover na in een persoonlijke context voor enige duidelijkheid: het creëren enhet roosterenUw ideale trainingsroutine was eenvoudig. Het volgt eigenlijk dat plan en jezelf naar de sportschool slepen na een lange, zware dag die veel uitdagender is.

Dat is waarschijnlijk, volgensProject Management Instituut 2017 Puls van het beroepsonderzoek, Executive Leaders zeiden dat slechts 60% van hun strategische initiatieven hun oorspronkelijke doelen voldeed.

De Kickoff-bijeenkomst (die we in het vorige gedeelte in detail hebben besproken) markeert eigenlijk het begin van de uitvoeringsfase. Wanneer iedereen die vergaderruimte verlaat, is het tijd voor hen om die marcherende bestellingen te nemen en aan het werk te gaan.

Maar wees je ervan bewust dat dingen niet op magische wijze vallen, alleen maar omdat je een plan hebt. Je moet ervoor zorgen dat iedereen ermee vasthoudt en hun deel doet.

Dat volgtaftrap, stuur het ondersteunen van hulpbronnen, actie-items, links en uw projectplan dat mensen kunnen verwijzen. Doe meteen dat dit het momentum gaat, dus er is geen grote pauze in de actie.

Fase # 4: Controleren en bewaken

Deze fase gebeurt vaak gelijktijdig met projectuitvoering. Teruggaan naar ons voorbeeld, omdat de bemanning hard is aan het werk dat je huis bouwt, stop je met de bouwplaats aanhoud de voortgang van de gatenen ook verwijzen naar uw budget en tijdlijn om ervoor te zorgen dat dingen niet van de baan vieren.

Houd er rekening mee dat de levenscyclus van het projectmanagement enige flexibiliteit vereist.

Tijdens de controlerende en bewakingsfase kunnen sommige dingen komen die vereisen dat u uw oorspronkelijke projectplan aanpast. Dat is goed - en het is zelfs waarom deze fase bestaat! Terwijl je projectplan een nuttig isroutekaart, het is absoluut niet in steen.

Uw project Kickoff-bijeenkomst zou niet het enige gesprek op de kalender moeten zijn. Het krijgt de bal aan het rollen, maar je moet ook frequente incheckvergaderingen hebben om de voortgang en de cursus correct te volgen wanneer dat nodig is. Deze bijeenkomsten zijn ook een geweldige kans om om realtime feedback te vragen, zodat je geen frustraties of problemen hebt.

Met behulp van een werkbeheerplatform (zoals Udn taakmanager !) Biedt een aantal broodnodige transparantie in het geheel van het proces. Met dit soort gereedschap kunt u een vogelvlucht krijgen van hoe het project zich beweegt, terwijl u ook op individuele taken en workloads bevindt - zonder de kalenders van mensen te verstoppen met meer vergaderingen of updatesessies.

Terwijl u de voortgang bewaakt, moet u ervoor zorgen dat u uw projectbronnen in de gaten houdt (die alles van tijd tot materialen omvat). Zijn degenen die op de juiste manier worden toegewezen of beginnen ze zich uitgerekt te raken? Ze zijn belangrijk om proactief te beheren, vooral wanneerHet onderzoek van 2018 van het projectmanagementinstituutbleek dat 21% van de projecten faalt als gevolg van beperkte of belastbare middelen.

Wil je nog meer over lerenResource Management ? Grijp dit gratis e-boek !

Fase # 5: sluiting

Dit is het. Uw huis is gebouwd. Je afstopping van de lijstwerk, ondertekening van het uiteindelijke papierwerk en het verplaatsen van al je meubels in.

De sluitingsfase markeert het einde van uw project en het is gemakkelijk om losse eindjes te verlaten in plaats van ze in een nette boog te binden. Last Impressions Matter en True Sluiting vereist echter dat u een aantal definitieve vakken controleert om dat project helemaal over de finishlijn te krijgen.

In plaats van alleen dat project te controleren als 'compleet' en je handen van het wassen, zijn er een paar definitieve taken die je tijdens de sluitfase wilt zorgen, waaronder:

Eindelijk, vergeet niet te vieren! Het afwerken van een project omvat veel hard werken, en het is een prestatie die enige erkenning verdient. Het vieren van die prestaties is belangrijk, vooral wanneer54% van de respondentenIn één enquête zei dat ze zich ondergewaardeerd voelen op de werkplek.

Dus ga je gang en bestel die pizza en blaas wat stoom af met je projectteamleden. Je hebt het allemaal verdiend!

Master de levenscyclus van het projectmanagement

Wanneer je denkt aan het bouwen van een huis, is het logisch dat de meeste projecten - ongeacht hun specifieke details - vertrouwen op een vergelijkbaar systeem voor voltooiing. Er is een vrij standaard om te volgen om een ​​project te beheren van een volledige eind-tot-end-eindcyclus.

Er zijn tal van projectlevenscyclusmodellen, maar de meest voorkomende omvat vijf unieke fasen:

Of u nu een nieuw e-boek lanceert, uwwerknemer aan boordProces, of - weet je - een huis bouwen, je een weg door elk van die fasen werkt, zal je helpen een gestructureerde aanpak te maken om het werk gedaan te krijgen tijdens het verminderen van hoofdpijn en gedoe en ervoor te zorgen dat je niets belangrijks overslaat.

Wil je een aantal waardevolle lessen leren van toonaangevende bedrijven en ontdekken watproduct managementbeste praktijken? Ga niet weg zonder te grijpenDit gratis e-boek !