كيفية إتقان 3 مراحل من دورة حياة إدارة المشاريع
كل المشروع فريقك يعمل على شعور مختلف بشكل كبير. أعضاء الفريق المختلفة. الجداول الزمنية المختلفة. متطلبات مختلفة. أهداف مختلفة.
ولكن، فإن هذه المشاريع المختلفة مشتركة أكثر مما تعتقد. لديهم جميعا بداية، وسط، ونهاية تتبع عملية قابلة للتكرار.
فكيف يمكنك الاستفادة القصوى من هذا التسلسل الثابت والأظافر كل مرحلة، بغض النظر عن تفاصيل مشروعك؟ دعونا استكشاف النموذجي ادارة مشروع دورة الحياة وكيف يمكنك وفريقك تعظيممراحل إدارة المشاريعوبعد
مراحل دورة إدارة المشروعات
دعنا نبدأ مع المكسرات والبراغي. كتاب إدارة المشروع من المعرفة (PMBOK. في يحدد دورة حياة المشروعك "سلسلة المراحل التي يمر بها المشروع من بدءها إلى إغلاقها".
يتكون مخطط دورة حياة المشروع القياسية من خمس مراحل:
في حين أن مراحل إدارة المشاريع يتم تنفيذها عموما عند بدء مشروع جديد، فلا يجب أن تكون دائما. على سبيل المثال، إذا ظهر التغيير الذي يغير قليلا في مسار مشروعك، فمن المحتمل أن تعود إلى مرحلة التخطيط لحساب هذه التعديلات ولكن لا تذهب إلى بداية المشروع.
إنه هذا المستوى الدقيق للمرونة التي تجعلإدارة التغييرالعمليات خلالدورة حياة إدارة المنتجهذا أسهل بكثير لإدارة.
ما هىأهمية المشروعدورة الحياة؟ قد تبدو هذه السلسلة من المراحل وكأنها شكلية، لكنها يمكن أن تكون مفيدة للغاية. وهي توفر نهجا منظما لإدارة مشروع من البداية إلى النهاية، مما يعني أنه سيكون لديك أدوار ومسؤوليات أكثر وضوحا، وتبسيط التواصل، وفي نهاية المطاف صيغة قابلة للتكرار لنجاح المشروع (مع عدد أقل من الكرات المسقطة والمهام المنسية!).
الآن بعد أن كنت على دراية بالكحنة، ما هيمراحل 5 دورة حياة المنتجب دعونا نلقي نظرة على كل مرحلة بالتفصيل، إلى جانب بعض أمثلة دورة حياة المشروع.
المرحلة رقم 1: بدء
لفهم كل مرحلة كاملة من هذه المرحلة من هذه الدورة، دعنا ننقل عن مثال عمل وبدلا من ذلك فكر في بناء منزل. خلال مرحلة البدء من بناء منزلك، كنت تقوم بعمل أشياء مثل إجراء اختبارات التربة، وأدعت متطلبات التصريح، وتحديد ما إذا كان جويك لديه أي عهود تقييدية تحتاج إلى اتباعها.
بمعنى آخر، يمكنك التفكير في ذلك كمرحلة أساسية - حيث يمكنك ضمان أن يكون المشروع يستحق في الواقع وقت فريقك قبل أن تستثمر الكثير من الطاقة في التخطيط أو المهام ذات الصلة الفعلية.
التفكير في ذلك في سياق العمل، تشمل هذه المرحلة أشياء مثل تحديد المشروع، وبناء حالة عمل لذلك، وتحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين، والحصول عليها من قبل الأطراف المناسبة.
ايس هذه المرحلة:
لا نقلل من أهمية هذاالمرحلة البدءوبعد من المغري الاعتقاد بأنه لا يتم إحراز عمل حقيقي، ولكن هذا هو المكان الذي تضع فيه الأساس (سواء كنت تتمسك باستعارة المباني المنزلي أم لا!) لمشروع ناجح.
ابدأ بإنشاءميثاق المشروع، التي تضع رؤيتك الأولية للمشروع معمجالوالقيود.
تعتبر هذه قطعة الرؤية من اللغز أمرا مهما بشكل خاص نظرا لأن من السهل أن تغرق عن سبب وجود مشروع معين مسائل عندما تبدأ في الحصول على ملفوفة في المهام والمواعيد النهائية. في الواقع، فقط55٪ من الناسيشارك في المشاريع - قادة الفريق ومديرو المشاريع - يشعرون أن أهداف أعمال المشروع واضحة لهم.
لك ميثاق المشروعيتطلب أيضا أن تشير إلى فائدة تجارية حقيقية مرتبطة بمشروعك. لا يساعدك هذا فقط وفريقك يبقي عينيك على الجائزة، لكنه يفرض عليك أيضا التأكد من أن المشروع هو استخدام جيد لوقت فريقك مقدما.
إن سحب ميثاق المشروع يعني الآن أن يكون لديك وقت أسهل بكثير مما يوفر الحقائق والحصول على مشروعك المعتمدة من قبل القيادة.
المرحلة رقم 2: التخطيط
دعونا تلتصق بمثالنا لبناء منزل. خلال مرحلة التخطيط، ستقوم بوضع مخططات، وكي ميزانيتك، وإنشاء جدول زمني للتحرك في.
من الصعب المبالغة في تقدير أهمية التخطيط الدقيق، ولكن الكثير من الفرق والشركات تخطي هذه المرحلة لصالح الحصول على الحق في العمل. أدراسة من قبل المكتب المحاسبي للحكومة الأمريكيةوجدت أن 49٪ من 840 مشاريع ممولة فيدرالية كانت مخطط لها بشكل سيئ أو أداء سيئة أو كليهما.
يستحق تحقيق الوقت والطاقة في مرحلة التخطيط. تطمئن، سيوفر لك الكثير من الوقت والصداع حيث يتحرك مشروعك إلى الأمام. بعد كل شيء، هل تبدأ التأرجح مطرقة بدون مخطط لإرشادك؟
تتطلب مرحلة التخطيط الشاملة أن تقدم فكر موثق للعديد من العناصر المتعلقة بمشروعك، بما في ذلك (ولكن بالتأكيد لا تقتصر على):
يجب سحب كل هذه الخدمات اللوجستية معا في مفصلة خطة المشروع أن تشارك مع الفريق بأكمله فيالإجتماع الإفتتاحيثم الاستمرار في الإشارة طوال مدة مشروعك.
التحدث عن اجتماعات الانطلاق، فإن هؤلاء الجلوس يستحقون اهتماما خاصا باعتبارها واحدة من أهم القطع من مرحلة التخطيط هذه.
خلال الخاص بكالإجتماع الإفتتاحي، سيتحدث أنت وفريق مشروعك بالكامل من خلال بعض العناصر الرئيسية لخطة المشروع (بما في ذلك المسؤوليات ومبادئ توجيهية الاتصالات، وكيف تعرف متى يكون مشروعك ناجحا). يمكنك أيضا معرفة برامج إدارة دورة حياة المشروع أو أدوات أخرى ستستخدمها لتبسيط العملية.
تذكر أن هذا الاجتماع ليس مجرد فرصة لك لبث رسالتك ودوله التوجيهات. اترك الكثير من الوقت للأسئلة والتعليقات من أعضاء فريق المشروع الآخر حتى تتمكن من مسح التشويش المخاوف بشكل استباقي ومعالجة المخاوف. ستنخر جميعها من هناك مع توقعات مشتركة حول كيفية طرق هذا المشروع خارج الحديقة.
المرحلة رقم 3: التنفيذ
ضمن تشبيه المنازل لدينا، يكون ذلك عندما يتم سكب الخرسانة، يتم تأطير الجدران، ويتم تثبيت النوافذ. خلال مرحلة التنفيذ، فأنت تضع كل تخطيطك الدقيق في الإجراءات لتراجع الأكمام الخاصة بك فعليا والحصول على العمل المنجز.
يبدو وكأنه جزء سهل، أليس كذلك؟ ولكن، من المستغرب أن هذا هو المكان الذي يمكن أن تسقط العجلات حقا. التخطيط لاتخاذ الإجراء أسهل بكثير من اتخاذ إجراءات فعلا.
فكر في الأمر في سياق شخصي لبعض الوضوح: خلق والجدولةكان روتين التمرين المثالي سهل. يتابع ذلك بالفعل هذه الخطة وسحب نفسك إلى صالة الألعاب الرياضية بعد يوم طويل، وهذا أكثر صعوبة أكثر صعوبة.
ربما لهذا السبب، وفقا لنبض معهد إدارة المشاريع 2017 من مسح المهنةوقال القادة التنفيذيون إن 60٪ فقط من مبادراتهم الاستراتيجية التقت بأهدافهم الأصلية.
يجتمع الاجتماع الإنجيلي (الذي ناقشناه بالتفصيل في القسم السابق) في الواقع بداية مرحلة الإعدام. عندما يخرج الجميع من غرفة الاجتماعات، فقد حان الوقت لهم لاتخاذ تلك الأوامر المسيرة والحصول على العمل.
ولكن كن على علم بأن الأمور لا تقع سحرية في مكانها لمجرد أن لديك خطة. تحتاج إلى ضمان أن الجميع يلتصق به والقيام بدورهم.
بعد ذلكانطلاق، أرسل الموارد الداعمة، عناصر العمل، الروابط، وخطة مشروعك التي يمكن للناس الرجوع إليها. القيام بذلك على الفور يبقي الزخم يحدث حتى لا يكون هناك توقف مؤقت في العمل.
المرحلة رقم 4: السيطرة والرصد
غالبا ما تحدث هذه المرحلة في وقت واحد مع تنفيذ المشروع. العودة إلى مثالنا، حيث أن الطاقم صعب في العمل بناء منزلك، فأنت تتوقف عن طريق بناء موقعإبقاء العين الوثيقةوكذلك الرجوع إلى ميزانيتك والجدول الزمني لضمان أن الأمور لا تتحرر المسار.
ضع في اعتبارك أن دورة حياة إدارة المشروع تتطلب بعض المرونة.
أثناء مرحلة التحكم والرصد، قد تتوصل بعض الأشياء التي تتطلب منك ضبط خطة المشروع الأصلية الخاصة بك. هذا جيد - ولهذا السبب في هذه المرحلة موجودة! في حين أن خطة مشروعك مفيدةخريطة الطريقبالتأكيد لم يتم تعيينها في الحجر.
لا ينبغي أن يكون اجتماع مبيعاتك هو المحادثة الوحيدة في التقويم. يحصل على الكرة المتداول، ولكن يجب أن يكون لديك أيضا اجتماعات تسجيل الوصول المتكررة لرصد التقدم والطبع الصحيح عند الضرورة. هذه الاجتماعات هي أيضا فرصة رائعة لطلب ملاحظات في الوقت الحقيقي حتى لا تدع الإحباط أو القضايا
باستخدام منصة إدارة العمل (مثل UDN مدير المهام !) يقدم بعض الشفافية التي تمس الحاجة إليها في مجمل العملية. باستخدام هذا النوع من الأداة، يمكنك الحصول على عرض للعين من الطيور حول كيفية قيام المشروع الذي يتحرك مع تقسيمه أيضا في المهام الفردية وأعمال العمل - دون انسداد تقويمات الناس مع المزيد من الاجتماعات أو دورات التحديث.
كما تقوم بمراقبة التقدم، تأكد من أن تبقي عينا وثيقا على موارد المشروع (والتي تشمل كل شيء من وقت إلى مواد). هل يتم تخصيصهم بشكل مناسب، أم أنهم بدأوا في الحصول على امتدادهم؟ إنهم مهمون لإدارة استباقية، خاصة عندمامسح معهد إدارة المشروع 2018وجدت أن 21٪ من المشاريع تفشل بسبب الموارد المحدودة أو الخاضعة للضريبة.
تريد أن تتعلم المزيد عنإدارة الموارد ب الاستيلاء على هذا الكتاب الاليكترونى المجاني في
المرحلة رقم 5: إغلاق
هذه هي. تم بناء منزلك. أنت تهرب من القوالب، وتوقيع الأوراق النهائية، وتحريك كل أثاثك في.
يمثل مرحلة الإغلاق نهاية مشروعك، ومن السهل ترك نهايات فضفاضة بدلا من ربطها في القوس الأنيق. ومع ذلك، فإن الانطباعات الأخيرة يهم، ويتطلب الإغلاق الحقيقي التحقق من بعض الصناديق النهائية للحصول على هذا المشروع على طول الطريق عبر خط النهاية.
بدلا من مجرد التحقق من هذا المشروع ك "كاملة" وغسل يديك، هناك عدد قليل من المهام النهائية التي ترغب في الاعتناء بها خلال مرحلة الإغلاق، بما في ذلك:
أخيرا، لا تنس الاحتفال! الانتهاء من المشروع ينطوي على الكثير من العمل الشاق، وهو إنجاز يستحق بعض الاعتراف. الاحتفال بهذه الإنجازات مهمة، خاصة عندما54٪ من المجيبينفي أحد الاستشرار قال إنهم يشعرون غير متوقع في مكان العمل.
لذلك المضي قدما وطلب أن البيتزا ونفخ بعض البخار مع أعضاء فريق المشروع الخاص بك. لقد كسبت جميعها!
إتقان دورة حياة إدارة المشاريع
عندما تفكر في بناء منزل، فمن المنطقي أن معظم المشاريع - بغض النظر عن تفاصيلها - تعتمد على نظام مماثل للإكمال. هناك طلب قياسي إلى حد ما لمتابعة إدارة مشروع من دورة حياة نهاية إلى نهاية.
هناك الكثير من نماذج دورة حياة المشروع هناك، ولكن الأداة الأكثر انتشارا يشمل خمس مراحل فريدة:
سواء كنت تطلق كتاب إلكتروني جديد، إعادة تجديد الموظف على متن العملية، أو - أنت تعرف - بناء منزل، والعمل في طريقك من خلال كل من تلك المراحل سوف تساعدك على اتخاذ نهج منظم للحصول على العمل المنجز مع تقليل الصداع والمتاعب، وضمان عدم تخطي أي شيء مهم.
تريد أن تتعلم بعض الدروس القيمة من الشركات الرائدة واكتشاف بعضادارة المنتجأفضل الممارسات؟ لا تترك دون الاستيلاءهذا الكتاب الاليكترونى الحرة في
