Hvordan mestre de 5 fasene av prosjektledelsen Livssyklus

Hver prosjekt Teamet ditt fungerer på føles drastisk annerledes. Forskjellige lagmedlemmer. Forskjellige tidslinjer. Ulike krav. Forskjellige mål.

Men de varierende prosjektene har mer felles enn du kanskje tror. De har alle en begynnelse, midt og ende som følger en repeterbar prosess.

Så hvordan kan du få mest mulig ut av denne konsekvente sekvensen og spiker hver eneste fase, uavhengig av spesifikasjonene i prosjektet ditt? La oss utforske den typiske prosjektledelse livssyklus og hvordan du og laget ditt kan maksimere Fasene i prosjektledelsen[1. 3] .

Prosjektledelse Livssyklusfaser

La oss starte med nøtter og bolter. Prosjektstyringsboken av kunnskap ( PMBok.[1. 3] ) Definerer prosjektets livssyklus[1. 3]som "serien av faser som et prosjekt passerer gjennom sin innvielse til sin nedleggelse."

Standardprosjektets livssyklusdiagram består av fem faser:

Mens faser av prosjektledelse generelt utføres i orden når de starter et nytt prosjekt, trenger de ikke alltid å være. For eksempel, hvis en endring kommer opp som litt endrer løpet av prosjektet, vil du sannsynligvis gå tilbake til planleggingsstadiet for å regne for de tilpasningene, men ikke gå helt tilbake til prosjektinitieringen.

Det er dette eksakte nivået av fleksibilitet som gjør endringsledelse[1. 3]prosesser under den Produktstyring Lifecycle.[1. 3]så mye lettere å håndtere.

Hva er det betydningen av prosjektet[1. 3]Livssyklus? Denne serien av faser kan virke som en formalitet, men de kan faktisk være ganske hjelpsomme. De gir en strukturert tilnærming til å styre et prosjekt fra start til slutt, noe som betyr at du vil ha tydeligere roller og ansvar, strømlinjeformet kommunikasjon, og til slutt en repeterbar formel for prosjektsuksess (med færre falt baller og glemte oppgaver!).

Nå som du er kjent med det nitty-gritty, hva er De 5 stadiene av produktlivssyklusen[1. 3]? La oss se på hver fase i detalj, sammen med noen prosjektets livssykluseksempler.

Fase nr. 1: Initiasjon

For å forstå hvert trinn i denne syklusen, la oss gå bort fra et arbeidseksempel og i stedet tenke på å bygge et hus. I løpet av startstadiet i hjemmekonstruksjonen din, ville du gjøre ting som å gjennomføre jordtester, finne ut tillatelse krav, og å bestemme om nabolaget ditt har noen restriktive pakter du må følge.

Med andre ord kan du tenke på dette som grunnfasen - hvor du sikrer at et prosjekt faktisk er verdt lagets tid før du investerer for mye energi til planlegging eller faktiske relaterte oppgaver.

Å tenke på dette i en arbeidskontekst, inkluderer dette stadiet ting som å definere prosjektet, bygge et forretningssak for det, og identifisere dine viktige interessenter, og få det godkjent av de aktuelle partene.

ACE denne fasen:

Undervurder ikke betydningen av dette Initiasjonsfase[1. 3]. Det er fristende å tro at ingen ekte arbeid blir gjort, men dette er hvor du legger grunnlaget (enten du stikker med vår hjembyggende metafor eller ikke!) For et vellykket prosjekt.

Begynn med å skape en Prosjekt Charter[1. 3], som legger ut din første visjon for prosjektet sammen med omfang[1. 3]og begrensninger.

At visjonstykket av puslespillet er spesielt viktig siden det er lett å miste på hvorfor et bestemt prosjekt betyr noe når du begynner å bli innpakket i oppgaver og tidsfrister. Faktisk, bare 55% av menneskene[1. 3]Involvert i prosjekter - Lagledere og prosjektledere - Føler at prosjektets forretningsmessige mål er klare for dem.

Din Prosjekt Charter[1. 3]Krever også at du peker på en reell forretningsfordeling knyttet til prosjektet ditt. Ikke bare hjelper dette deg og ditt team, holder øynene på premien, men det tvinger deg også til å sikre at prosjektet er en god bruk av lagets tid på forhånd.

Å trekke sammen et prosjekt charter betyr nå at du får en mye enklere tid å presentere fakta og få prosjektet ditt godkjent av lederskap.

Fase # 2: Planlegging

La oss holde fast i vårt eksempel på å bygge et hus. I løpet av planleggingsfasen skal du tegne opp Blueprints, stryke ut budsjettet ditt, og etablere en tidslinje for å flytte inn.

Det er vanskelig å overstige betydningen av nøye planlegging, men for mange lag og bedrifter hopper over dette stadiet til fordel for å få rett til jobb. EN studere av det amerikanske regjeringskontoret[1. 3]fant at 49% av 840 føderalt finansierte prosjekter var dårlig planlagt, dårlig utførelse, eller begge deler.

Det er vel verdt å investere tid og energi i planleggingsfasen. Vær trygg på, det vil spare deg for tonnevis av tid og hodepine som prosjektet beveger seg fremover. Tross alt, ville du begynne å svinge en hammer uten en blueprint for å veilede deg?

En grundig planleggingsfase krever at du gir nøye tanke på mange elementer relatert til prosjektet ditt, inkludert (men absolutt ikke begrenset til):

Alle disse logistikkene skal trekkes sammen til en detaljert prosjektplan at du deler med hele laget på kick off-møte[1. 3], og fortsett å referere gjennom hele prosjektets varighet.

Når det gjelder kickoff møter, fortjener disse sit-downs litt spesiell oppmerksomhet som en av de viktigste delene av spikring av dette planleggingsfasen.

Under din kick off-møte[1. 3], du og hele prosjektgruppen din snakker gjennom noen av disse sentrale elementene i prosjektplanen din (inkludert ansvar, kommunikasjonsretningslinjer, og hvordan du vet når prosjektet ditt er vellykket). Du kan også finne ut hva prosjektets livssyklusstyringsprogramvare eller andre verktøy du vil bruke til å effektivisere prosessen.

Husk at dette møtet ikke bare er en sjanse for at du sender meldingen din og dole ut retninger. Legg mye tid på spørsmål og tilbakemelding fra andre prosjektgruppemedlemmer, slik at du enkelt kan fjerne forvirring og adresse bekymringer. Du vil alle gå ut av det med delte forventninger om hvordan å banke det prosjektet ut av parken.

Fase # 3: Gjennomføring

Innenfor vår homebuilding analogi, er dette når betongen helles, veggene blir innrammet, og Windows blir installert. Under utførelsesfasen legger du all din nøye planlegging til handling for å faktisk rulle opp ermene og få arbeidet.

Høres ut som den enkle delen, ikke sant? Men overraskende er dette et sted hvor hjulene virkelig kan falle av. Planlegging å handle er mye enklere enn faktisk å ta tiltak.

Tenk på det i en personlig kontekst for noe klarhet: å skape og planlegging[1. 3]Din ideelle treningsrutine var lett. Det følger faktisk den planen og drar deg selv til treningsstudioet etter en lang, hard dag som er mer utfordrende.

Det er sannsynligvis hvorfor, ifølge Prosjektledelse Instituttets 2017 Pulse av yrkesundersøkelsen[1. 3], ledere sa at bare 60% av deres strategiske initiativer møtte sine opprinnelige mål.

Kickoff-møtet (som vi diskuterte i detalj i forrige avsnitt) markerer faktisk starten på utførelsesfasen. Når alle går ut av det møterommet, er det på tide å ta de marcherende ordrene og komme på jobb.

Men vær oppmerksom på at ting ikke faller magisk på plass bare fordi du har en plan. Du må sørge for at alle stikker med det og gjør sin del.

Følger det kickoff.[1. 3], send ut støttende ressurser, handlingsartikler, lenker og prosjektplanen som folk kan referere til. Å gjøre dette med en gang holder momentumet, så det er ikke en stor pause i handlingen.

Fase nr. 4: Kontrollere og overvåke

Denne fasen skjer ofte samtidig med prosjektgjennomføring. Går tilbake til vårt eksempel, da mannskapet er vanskelig på jobben som bygger huset ditt, stopper du med byggeplassen til Hold øye med fremgang[1. 3]Og også referere til budsjettet og tidslinjen for å sikre at ting ikke driver spor.

Husk at prosjektlivets livssyklus krever litt fleksibilitet.

Under kontrollerende og overvåkingsfasen kan noen ting komme opp som krever at du justerer den opprinnelige prosjektplanen din. Det er greit - og det er selv hvorfor denne fasen eksisterer! Mens prosjektplanen din er nyttig veikart[1. 3], det er definitivt ikke satt i stein.

Prosjektet ditt kickoff møte bør ikke være den eneste samtalen på kalenderen. Det blir ballen som ruller, men du bør også ha hyppige innsjekkingsmøter for å overvåke fremdriften og kurset riktig når det er nødvendig. Disse møtene er også en god sjanse til å be om tilbakemelding i sanntid, slik at du ikke lar frustrasjoner eller problemer fester.

Bruke en arbeidsstyringsplattform (som UDN Task Manager [1. 3]!) Tilbyr en stor trengte åpenhet i hele prosessen. Med denne typen verktøy kan du få et fugleperspektiv av hvordan prosjektet beveger seg sammen, mens du også setter inn på individuelle oppgaver og arbeidsbelastninger - uten å tette opp folks kalendere med flere møter eller oppdateringsøkter.

Når du overvåker fremgang, må du sørge for at du holder øye med prosjektene dine (som inkluderer alt fra tid til materialer). Er de som blir tildelt hensiktsmessig, eller begynner de å bli strukket? De er viktige for å håndtere proaktivt, spesielt når Prosjektledelsesinstituttets 2018-undersøkelse[1. 3]fant at 21% av prosjektene mislykkes på grunn av begrensede eller beskatte ressurser.

Ønsker å lære enda mer om ressursforvaltning[1. 3] ? Ta tak i denne gratis eBoken[1. 3] !

Fase # 5: Lukking

Det var det. Huset ditt er bygget. Du dusting av lister, som signerer det endelige papirarbeidet, og flytter alle dine møbler i.

Lukkfasen markerer enden av prosjektet ditt, og det er lett å forlate løse ender i stedet for å binde dem i en pen bue. Men siste inntrykk betyr noe, og ekte nedleggelse krever at du sjekker noen endelige bokser for å få det prosjektet helt over målstreken.

I stedet for å bare sjekke det prosjektet som "komplett" og vaske hendene på det, er det noen få endelige oppgaver du vil ta vare på i lukkefasen, inkludert:

Til slutt, ikke glem å feire! Etterbehandling av et prosjekt innebærer mye hardt arbeid, og det er en prestasjon som fortjener noen anerkjennelse. Å feire disse prestasjonene er viktig, spesielt når 54% av respondentene[1. 3]I en undersøkelse sa at de føler seg underappreciated på arbeidsplassen.

Så fortsett og bestil den pizzaen og blås av litt damp med prosjektgruppemedlemmene dine. Du har alle tjent det!

Master prosjektleder for prosjektledelse

Når du tenker på å bygge et hjem, er det fornuftig at de fleste prosjekter - uavhengig av deres spesifikasjoner - stole på et lignende system for ferdigstillelse. Det er en ganske standard rekkefølge å følge for å administrere et prosjekt fra en full end-to-end livssyklus.

Det er mange prosjektlivssyklus modeller der ute, men den mest utbredte en inkluderer fem unike faser:

Enten du lanserer en ny ebook, revurdering din ansatt ombord på Prosess, eller - du vet - bygge et hus, som arbeider deg gjennom hver av disse stadiene, vil hjelpe deg med å ta en strukturert tilnærming til å få arbeidet med å redusere hodepine og problemer, og sørge for at du ikke hopper over alt som er viktig.

Ønsker å lære noen verdifulle leksjoner fra ledende selskaper og oppdage noen produktledelse[1. 3]beste praksis? Ikke la uten å ta tak i denne gratis eBok.[1. 3] !