परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 5 चरणों को कैसे मास्टर करें
हर एक परियोजना आपकी टीम बहुत अलग महसूस करती है। विभिन्न टीम के सदस्य। विभिन्न समयरेखा। विभिन्न आवश्यकताओं। विभिन्न लक्ष्यों।
लेकिन, उन अलग-अलग परियोजनाओं में आपके विचार से अधिक आम है। उन सभी में एक शुरुआत, मध्य और अंत है जो एक दोहराने योग्य प्रक्रिया का पालन करता है।
तो आप अपनी परियोजना के विनिर्देशों के बावजूद, इस सुसज्जित अनुक्रम का सबसे अधिक अनुक्रम और प्रत्येक चरण को कैसे बना सकते हैं? आइए ठेठ का पता लगाएं परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र और आप और आपकी टीम को अधिकतम कैसे कर सकते हैं परियोजना प्रबंधन के चरण ।
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र चरण
चलो पागल और बोल्ट के साथ शुरू करते हैं। ज्ञान की परियोजना प्रबंधन पुस्तक ( पीएमबोक ) परियोजना जीवन चक्र को परिभाषित करता है के रूप में "चरणों की श्रृंखला जो एक परियोजना अपनी शुरूआत से अपनी शुरूआत से गुजरती है।"
मानक परियोजना जीवन चक्र आरेख पांच चरणों से बना है:
जबकि एक नई परियोजना शुरू करते समय परियोजना प्रबंधन के चरणों को आम तौर पर किया जाता है, उन्हें हमेशा नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई बदलाव आता है तो आपकी परियोजना के पाठ्यक्रम को थोड़ा सा बदल देता है, तो आप शायद उन समायोजन के लिए योजना चरण में वापस आ जाएंगे लेकिन परियोजना की शुरुआत में वापस जाने के लिए सभी तरह से नहीं जाते हैं।
यह लचीलापन का यह सटीक स्तर है जो बनाता है परिवर्तन प्रबंधन के दौरान प्रक्रिया उत्पाद प्रबंधन जीवन चक्र प्रबंधन के लिए बहुत आसान है।
क्या है परियोजना का महत्व जीवन चक्र? चरणों की यह श्रृंखला औपचारिकता की तरह प्रतीत हो सकती है, लेकिन वे वास्तव में काफी उपयोगी हो सकते हैं। वे एक परियोजना को शुरू से ही खत्म करने के लिए एक संरचित दृष्टिकोण प्रदान करते हैं, जिसका अर्थ है कि आपके पास स्पष्ट भूमिकाएं और जिम्मेदारियां, सुव्यवस्थित संचार, और अंततः परियोजना की सफलता के लिए एक दोहराने योग्य सूत्र होंगे (कम गिराए गए गेंदों और भूल गए कार्यों के साथ!)।
अब जब आप नितरी-किरकिरा से परिचित हैं, क्या हैं उत्पाद जीवन चक्र के 5 चरण ? आइए कुछ परियोजना जीवन चक्र उदाहरणों के साथ-साथ प्रत्येक चरण को विस्तार से देखें।
चरण # 1: दीक्षा
इस चक्र के प्रत्येक चरण को पूरी तरह से समझने के लिए, चलो एक कार्य उदाहरण से दूर कदम रखें और इसके बजाय घर बनाने के बारे में सोचें। आपके घर के निर्माण के प्रारंभ चरण के दौरान, आप मिट्टी के परीक्षणों का संचालन करने, परमिट आवश्यकताओं को समझने, और यह निर्धारित करने जैसी चीजें कर रहे हैं कि क्या आपके पड़ोस में आपके पास किसी भी प्रतिबंधात्मक अनुबंध हैं जिन्हें आपको अनुसरण करने की आवश्यकता है।
दूसरे शब्दों में, आप इसे ग्राउंडवर्क चरण के रूप में सोच सकते हैं - जहां आप यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि योजना या वास्तविक संबंधित कार्यों में बहुत अधिक ऊर्जा निवेश करने से पहले एक परियोजना वास्तव में आपकी टीम के समय के लायक है।
एक कार्य संदर्भ में इसके बारे में सोचते हुए, इस चरण में परियोजना को परिभाषित करने, इसके लिए एक व्यावसायिक मामले का निर्माण, अपने प्रमुख हितधारकों की पहचान करने और उचित पार्टियों द्वारा अनुमोदित होने जैसी चीजें शामिल हैं।
इस चरण में:
इस के महत्व को कम मत समझो दीक्षा चरण । यह सोचने के लिए प्रेरित है कि कोई वास्तविक काम नहीं कर रहा है, लेकिन यह वह जगह है जहां आप एक सफल परियोजना के लिए नींव रखते हैं (चाहे आप हमारे घर के निर्माण रूपक के साथ चिपके हुए हों या नहीं!) एक सफल परियोजना के लिए।
एक बनाकर शुरू करें परियोजना चार्टर , जो परियोजना के लिए आपके प्रारंभिक दृष्टि को प्रस्तुत करता है दायरा और प्रतिबंध।
पहेली का वह विजन टुकड़ा विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि जब आप कार्यों और समय सीमाओं में लपेटना शुरू करते हैं तो एक निश्चित परियोजना क्यों मायने रखती है। वास्तव में, केवल 55% लोग परियोजनाओं में शामिल - टीम के नेताओं और परियोजना प्रबंधकों - महसूस करें कि परियोजना के व्यावसायिक उद्देश्यों को उनके लिए स्पष्ट किया गया है।
तुम्हारी परियोजना चार्टर यह भी आवश्यक है कि आप अपनी परियोजना से जुड़े वास्तविक व्यापार लाभ को इंगित करें। न केवल यह आपकी मदद करता है और आपकी टीम आपकी आंखों को पुरस्कार पर रखती है, लेकिन यह आपको यह सुनिश्चित करने के लिए भी मजबूर करती है कि यह परियोजना आपकी टीम के समय के लिए एक अच्छा उपयोग है।
एक प्रोजेक्ट चार्टर को एक साथ खींचकर अब आपके पास तथ्यों को प्रस्तुत करने और नेतृत्व द्वारा अनुमोदित अपनी परियोजना को प्राप्त करने में बहुत आसान समय होगा।
चरण # 2: योजना
चलो एक घर के निर्माण के हमारे उदाहरण के साथ चिपके रहते हैं। नियोजन चरण के दौरान, आप ब्लूप्रिंट तैयार करेंगे, अपने बजट को इस्त्री करेंगे, और अंदर जाने के लिए एक समयरेखा स्थापित करेंगे।
सावधानीपूर्वक योजना के महत्व को ओवरस्टेट करना मुश्किल है, फिर भी कई टीमों और व्यवसायों ने इस चरण को काम करने के लिए सही होने के पक्ष में छोड़ दिया है। ए अमेरिकी सरकार लेखा कार्यालय द्वारा अध्ययन पाया गया कि 840 संघीय वित्त पोषित परियोजनाओं में से 49% खराब योजनाबद्ध, खराब प्रदर्शन, या दोनों।
यह योजना चरण में निवेश समय और ऊर्जा के लायक है। बाकी आश्वासन दिया, यह आपको टन और सिरदर्द बचाएगा क्योंकि आपकी परियोजना आगे बढ़ती है। आखिरकार, क्या आप आपको मार्गदर्शन करने के लिए ब्लूप्रिंट के बिना एक हथौड़ा झूलना शुरू कर देंगे?
एक संपूर्ण योजना चरण की आवश्यकता है कि आप अपनी परियोजना से संबंधित कई तत्वों को सावधानीपूर्वक विचार दें, जिसमें (लेकिन निश्चित रूप से सीमित नहीं है):
इन सभी रसद को एक विस्तृत रूप से एक साथ खींचा जाना चाहिए परियोजना योजना कि आप पूरी टीम के साथ साझा करेंगे शुरुआती मीटिंग , और फिर अपनी परियोजना की अवधि में संदर्भ जारी रखें।
किकऑफ मीटिंग्स के बारे में बात करते हुए, उन sit-downs इस योजना चरण को नौकायन के सबसे महत्वपूर्ण टुकड़ों में से एक के रूप में कुछ विशेष ध्यान देने योग्य है।
अपने दौरान शुरुआती मीटिंग , आप और आपकी पूरी परियोजना टीम आपकी परियोजना योजना के उन प्रमुख तत्वों (जिम्मेदारियों, संचार दिशानिर्देशों सहित, और जब आपकी परियोजना सफल होती है तो आप कैसे जानेंगे) के कुछ प्रमुख तत्वों के माध्यम से बात करेंगे। आप यह भी पता लगा सकते हैं कि प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए आप किस परियोजना जीवन चक्र प्रबंधन सॉफ्टवेयर या अन्य उपकरण का उपयोग करेंगे।
याद रखें कि यह बैठक आपके संदेश को प्रसारित करने और निर्देशों को डोल करने का मौका नहीं है। अन्य परियोजना टीम के सदस्यों से प्रश्नों और प्रतिक्रिया के लिए बहुत समय छोड़ दें ताकि आप भ्रम और संबोधन चिंताओं को सक्रिय रूप से साफ़ कर सकें। आप सभी को पार्क से बाहर निकलने के बारे में साझा अपेक्षाओं के साथ वहां से बाहर निकल जाएंगे।
चरण # 3: निष्पादन
हमारे होमबिल्डिंग समानता के भीतर, यह तब होता है जब कंक्रीट डाला जाता है, दीवारों को तैयार किया जा रहा है, और विंडोज स्थापित किया जा रहा है। निष्पादन चरण के दौरान, आप वास्तव में अपनी आस्तीन को रोल करने और काम करने के लिए अपनी सभी सावधानीपूर्वक योजना बना रहे हैं।
आसान भाग की तरह लगता है, है ना? लेकिन, आश्चर्य की बात है, यह एक ऐसी जगह है जहां पहियों वास्तव में गिर सकते हैं। कार्रवाई करने की योजना वास्तव में कार्रवाई करने से बहुत आसान है।
इसके बारे में कुछ स्पष्टता के लिए व्यक्तिगत संदर्भ में सोचें: बनाना और निर्धारण आपका आदर्श कसरत दिनचर्या आसान था। यह वास्तव में उस योजना का पालन कर रहा है और लंबे समय तक, कठिन दिन के बाद जिम में खुद को खींच रहा है जो अधिक चुनौतीपूर्ण है।
शायद यही कारण है कि के अनुसार पेशे सर्वेक्षण की परियोजना प्रबंधन संस्थान की 2017 पल्स , कार्यकारी नेताओं ने कहा कि उनकी रणनीतिक पहलों का केवल 60% अपने मूल लक्ष्यों को पूरा करता है।
किकऑफ मीटिंग (जिसे हमने पिछले खंड में विस्तार से चर्चा की) वास्तव में निष्पादन चरण की शुरुआत को चिह्नित करता है। जब हर कोई उस बैठक कक्ष से बाहर निकलता है, तो उनके लिए उन मार्चिंग ऑर्डर लेने और काम करने के लिए समय है।
लेकिन ध्यान रखें कि चीजें जादुई रूप से जगह में नहीं आती हैं क्योंकि आपके पास एक योजना है। आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि हर कोई इसके साथ चिपक रहा हो और अपना हिस्सा कर रहा हो।
अनुकरन करना शुरू करना , सहायक संसाधन, एक्शन आइटम, लिंक, और अपनी प्रोजेक्ट प्लान भेजें जो लोग संदर्भित कर सकते हैं। यह तुरंत चल रहा है गति को जारी रखता है इसलिए कार्रवाई में कोई बड़ा विराम नहीं है।
चरण # 4: नियंत्रण और निगरानी
यह चरण अक्सर परियोजना निष्पादन के साथ एक साथ होता है। हमारे उदाहरण पर वापस जाकर, जैसा कि चालक दल आपके घर के निर्माण में कठिन है, आप इमारत स्थल से रोक रहे हैं प्रगति पर नजर रखें और यह सुनिश्चित करने के लिए कि चीजें बंद नहीं हो रही हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने बजट और समयरेखा का भी संदर्भ लें।
ध्यान रखें कि परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र को कुछ लचीलापन की आवश्यकता होती है।
नियंत्रण और निगरानी चरण के दौरान, कुछ चीजें आ सकती हैं जिसके लिए आपको अपनी मूल परियोजना योजना को समायोजित करने की आवश्यकता होती है। यह ठीक है - और यह भी यह चरण मौजूद क्यों है! जबकि आपकी परियोजना योजना एक सहायक है रोडमैप , यह निश्चित रूप से पत्थर में सेट नहीं है।
आपकी परियोजना किकऑफ मीटिंग कैलेंडर पर एकमात्र बातचीत नहीं होनी चाहिए। यह गेंद रोलिंग हो जाता है, लेकिन आवश्यक होने पर प्रगति और पाठ्यक्रम की निगरानी के लिए आपको लगातार चेक-इन मीटिंग्स भी होनी चाहिए। ये बैठकें रीयल-टाइम फीडबैक मांगने का एक शानदार मौका भी है ताकि आप निराशा या मुद्दों को फेस्टर न दें।
एक कार्य प्रबंधन मंच (जैसे) का उपयोग करना यूडीएन कार्य प्रबंधक !) प्रक्रिया की पूरी तरह से कुछ आवश्यक पारदर्शिता प्रदान करता है। इस प्रकार के टूल के साथ, आप एक पक्षी के आंखों के दृश्य को प्राप्त कर सकते हैं कि परियोजना व्यक्तिगत कार्यों और वर्कलोड पर ज़ोनिंग के साथ कैसे आगे बढ़ रही है - अधिक बैठकों या अद्यतन सत्रों के साथ लोगों के कैलेंडर को क्लोजिंग के बिना।
जैसे ही आप प्रगति की निगरानी कर रहे हैं, सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रोजेक्ट संसाधनों पर नज़दीकी नजर रखें (जिसमें समय से सामग्री तक सबकुछ शामिल है)। क्या वे उचित रूप से आवंटित किए जा रहे हैं, या वे फैले हुए हैं? वे सक्रिय रूप से प्रबंधित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, खासकर जब परियोजना प्रबंधन संस्थान के 2018 सर्वेक्षण पाया गया कि 21% परियोजनाएं सीमित या कर संसाधनों के कारण विफल हो जाती हैं।
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